Нормативное обеспечение делопроизводства организации

Как правило, наряду с  разработкой Табеля форм документов проводится разработка Альбома унифицированных форм документов, включенных в табель, эта работа является логическим продолжением табеля и связана с ним на содержательном уровне. [3]

 

 

7. Альбом форм документов

Унификация форм документов – это отбор и закрепление в унифицированных формах документов, информационных показателей и реквизитов соответствующего назначению документов и установление единых требований к их составлению и оформлению.

Унификация форм документов реализуется через Альбом унифицированных форм документов.

Альбом унифицированных  форм документов учреждения – это совокупность унифицированных форм документов, применяемых деятельности учреждения в соответствии с Табелем унифицированных форм документов.

В управленческой документации унифицируется потребительская  бумага (А4), размеры полей (верхнее, левое, нижнее – 2 см., правое – 1 см.), состав и содержание реквизитов и их оформление. 

Разработка и последующее  введение табеля и альбома, то есть внесение в них изменений, контроль за их применением осуществляются службой  ДОУ, которая отвечает за поддержание табеля в актуальном состоянии. [3]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

В заключение курсовой работы можно сделать следующие выводы:

• К основным документам, которые регламентируют правовой статус, структуру, функции, организацию работы с документами – это положение о службе ДОУ, должностные инструкции сотрудников, инструкция по делопроизводству;
• Каждый работник должен ознакомиться с должностной инструкцией по своей должности, правилами внутреннего трудового распорядка для того, чтобы точно знать свои права и обязанности, ответственность, которую он несет, нормы трудовой дисциплины и корпоративной культуры и поэтому не возникало конфликтных ситуаций;
• Каждое структурное подразделение должно иметь экземпляр Инструкции по делопроизводству, Табеля и Альбома унифицированных форм документов;
• Для повседневного использования этих документов наиболее целесообразной является их электронная форма, обеспечивающая быстрый доступ к этим документам на любом рабочем месте, оснащенном персональным компьютером.

Итак, информация, содержащаяся в документах учреждения, является важнейшим управленческим ресурсом. Каждый руководитель должен отдавать себе отчет в том, что эффективная работа информацией и документацией возможна только тогда, когда деятельности подразделений, отвечающих за документационное обеспечение, будет организована на самом современном уровне, и это надо понимать не только как обеспечение службы ДОУ, но, в первую очередь, как нормативную регламентацию деятельности службы ДОУ и ее работников, а также технологических процессов работы с документами.

В результате исследования данного вопроса сделаны выводы, что для составления нормативной  базы деятельности службы ДОУ и ее работников необходимы квалифицированные  сотрудники с профессиональным образованием.

 

Список литературы

 

1. Басаков М.И. Справочник секретаря-референта: Практическое пособие. - Ростов н/Д.: Феникс, 2001. – 512 с.
2. Басовская Е.Н. Делопроизводство: Учеб. для нач. проф. образования. – М.: ПрофОбрИздат, 2001. – 176с.
3. Кузнецова Т.В. \\Делопроизводство – информационно-практический журнал. – 2001. – № 1
4. .Кузнецова Т.В. Развернутая должностная инструкция секретаря \\Секретарское  дело. – 2005 – №2
5. Павлюк. Справочник по делопроизводству, архивному делу и работе за компьютером. – СПб.: Издательство Герда, 2002. – 304 с.
6. Парамонов А.А. Портфель кадровика: Сборник документов с дискетой. – 3-е изд. – М.: МЦ ФЭР, 2006. – 368 с.
7. Поспелова Е.Н., Подоплелова Н.Н. Развернутая должностная инструкция секретаря: опыт составления \\Секретарское дело – 2005 – №4
8. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство): Учеб. Пособие. – М.:ФОРУМ: ИНФРА-М, 2004. – 256 с. – (Серия «Профессиональное образование»).
9. Секретарское дело: азбука мастерства/ по ред. Г.Ю.Касьяновой. – М.: АБАК, 2006. – 252 с.
10. Татарников М.А. Делопроизводство в учреждениях, организациях и на предприятиях. – М.: ИНФРА-М, 2004 – 208 с.
11. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. – М.: Росархив, ВНИИДАД. 2001.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Открытое акционерное  общество    УТВЕРЖДАЮ

«Метеорит»     Генеральный директор

(подпись) А.С. Степанов

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ    14.02.2006

 

      13.02.2006    № 3

 

г. Сарапул

 

Начальника канцелярии

 

 

1. Общие положения
1. Начальник канцелярии осуществляет руководство канцелярией и обеспечивает ведение делопроизводства и работу архива в организации в соответствии с Инструкцией по делопроизводству.

1.2. Начальник канцелярии назначается и освобождается от занимаемой должности в установленном порядке генеральным директором организации.

1.3. Начальник канцелярии  непосредственно подчиняется генеральному директору организации.

1.4. Начальник канцелярии  в своей деятельности руководствуется  положениями об организации и канцелярии; приказами, постановлениями, распоряжениями, инструкциями организации, инструкцией по делопроизводству, настоящей должностной инструкцией.

1.5. На должность начальника  канцелярии принимается лицо  с высшим образованием и стажем работы по делопроизводству не менее пяти лет.

 

2. Основные задачи и обязанности

2.1. Основной задачей начальника канцелярии является обеспечение четкой организацией делопроизводства, координация деятельности различных участков и служб канцелярии.

2.2. Для выполнения  указанной задачи начальник канцелярии  обязан:

• обеспечивать осуществление своевременного приема, регистрации, учета, хранения и рассылки поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, оперативного поиска и выдачи информации по документам;
• обеспечивать своевременное рассмотрение и проверять качество оформления документов, представляемых для доклада и на подпись руководству организации;
• обеспечивать организацию контроля за своевременным исполнением документов в соответствии с резолюцией руководства организации;
• обеспечивать соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них;
• осуществлять контроль за организацией документационного обеспечения и методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях организации;
• обеспечивать единый порядок отбора, учета, сохранности, качества обработки документов, образующихся в деятельности организации, для передачи на государственное хранение;
• принимать участие в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документами, постановке задач, проектировании и совершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий;
• разрабатывать нормативно-методические документы по ведению делопроизводства в организации и организовывать разработку сводной номенклатуры дел организации;
• ос<span class="dash041e_0431_044b_0447_043d_044b_0439__Char" style=" font-size: 14pt; text-decoration: no