Контрольная работа по делопроизводству

Протоколы делятся на полные и краткие. Кратко протоколируются оперативные совещания, а также такой протокол допустим при наличии стенограмм. Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем.

Главная особенность организационно-распорядительных документов состоит в том, что они являются внутренними документами. Иными словами, для того, чтобы разработать и ввести их в действие, не требуется участия сторонних организаций или представителей каких-либо других предприятий. Достаточно решения руководства или других должностных лиц того предприятия, деятельности которого эти документы касаются. Для подписания же внешних документов договоров, накладных, актов приемки работ и пр. волеизъявления представителей только одного юридического лица недостаточно. Необходимо решение должностных лиц как минимум двух организаций, неподотчетных друг другу.

В системе ОРД важное место занимает распорядительная документация. Распорядительная документация - это совокупность распорядительных документов, издаваемых коллегиальными органами управления, а также руководителями государственных и негосударственных организаций в целях реализации возложенных на них функций. В распорядительных документах в юридически значимой форме фиксируются основные управленческие решения.

 

 

 

Архив учреждения. Его функции  и основные требования к нему.

 

Архив – это учреждение или структурное подразделение организации,

осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование  архивных документов.

Архив учреждения создается как самостоятельное подразделение, возглавляемое заведующим архивом, либо его функции возлагаются на лицо, ответственное за ведение архива. В своей работе архив учреждения руководствуется законодательством Российской Федерации, законодательными актами по архивному делу, приказами, указаниями вышестоящих организаций, руководства учреждения, правилами и другими нормативно-методическими документами Комитета по делам архивов при Правительстве Российской Федерации, методическими документами соответствующего учреждения Государственной архивной службы и настоящим положением.

В архивах учреждений документальные материалы хранятся в течение следующих сроков:

• в архивах высших органов государственной власти и органов государственного управления Союза ССР, союзных и автономных республик, ВЦСПС, Центросоюза и совнархозов - 15 лет;
• в архивах учреждений:
• общесоюзного и республиканского подчинения - 15 лет;
• краевого, областного, окружного подчинения - 10 лет;
• городского и районного подчинения - 5 лет;
• на машинно-тракторных и ремонтно-технических станциях, в колхозах и совхозах - 5 лет;
• материалы по личному составу в архивах учреждений хранятся 40 лет, записи актов гражданского состояния - 75 лет.

В архив поступают:

законченные делопроизводством учреждения документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу.

 документы постоянного  хранения и по личному составу учреждений-предшественников.

документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных учреждений, непосредственно подчиненных данной организации.

 личные фонды ведущих  работников учреждения, поступившие в архив.

 служебные и ведомственные  издания;

 научно-справочный аппарат  к документам архива.

                           Архив осуществляет следующие функции:

 принимает не позднее, чем через 3 года после завершения  делопроизводством, учитывает и  хранит документы структурных  подразделений учреждения, обработанные  в соответствии с требованиями, установленными Государственной  архивной службой РФ;

 разрабатывает и согласовывает с соответствующим архивным органом графики представлений описей на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии соответствующего учреждения ГАС РФ и передачи документов Архивного фонда РФ на государственное хранение;

 составляет  и представляет не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводством, годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной службы учреждения и экспертно-проверочной комиссии соответствующего учреждения ГАС РФ;

осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых дел;

создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом соответствующего государственного архива;

 Организует использование  документов: информирует руководство  и работников учреждения о  составе и содержании документов  архива;

выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования, для работы в помещении архива;

исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;

ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;

проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии учреждения;

 оказывает методическую  помощь службе делопроизводства в составлении номенклатуры дел учреждения, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив учреждения;

 участвует в проведении  мероприятий по повышению квалификации  работников архива и службы  делопроизводства учреждения;

 ежегодно представляет  в соответствующий государственный  архив сведения о составе и  объеме документов по установленной  форме;

 подготавливает и в  установленном порядке передает  на хранение в соответствующий  государственный архив документы  Архивного фонда Российской Федерации.

 

                                             Права архива:

Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:

 

• контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях учреждения.
• запрашивать от структурных подразделений учреждения сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций.
• участвовать в мероприятиях, проводимых Федеральной архивной службой России, органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации, федеральными архивами Российской Федерации, по вопросам архивного дела и документационного обеспечения управления.

 

Требования к  архиву:

Архив совместно с руководителем организации несет ответственность за:

несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;

утрату и несанкционированное уничтожение документов;

необоснованный отказ в приеме на хранение документов постоянного хранения и по личному составу подведомственных организаций, при ликвидации организации или изменении формы собственности;

нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством.

 

Использование  компьютерной техники  в делопроизводстве.

Программное обеспечение, основные достоинства используемых программ.

В современном делопроизводстве в настоящее время используется большое разнообразие отечественной и импортной оргтехники. В соответствии с назначением все технические средства можно разбить на следующие группы:

* средства для составления  документов;

* копировальная и множительная  техника;

* средства обработки документов;

* средства хранения, поиска  и передачи документа;

* техника управленческой  связи.

Оргтехника - это технические средства, используемые в управлении и делопроизводстве. Технические средства, используемые для составления документов, классифицируют по способу создания документов.

Основой организации рациональной и оперативной работы по созданию и обработке огромного потока документации на предприятиях стали персональные компьютеры (ПК). Компьютерные технологии радикально изменили сам характер труда в делопроизводстве и управлении.

Наибольшей популярностью в настоящее время пользуются персональные компьютеры фирмы IBM и их аналоги фирм. Существенно им уступают по

популярности ПК фирм Apple и-DEC (Digital Equipment Corporation) и их аналоги, занимающие по распространенности 2-е место.

 Основные возможности  компьютерных технологий в делопроизводстве:

* помощь в создании документа (конструирование бланков для организации; подготовка документа и размещение его в памяти; использование шаблонов в создании документов; поиск, хранение и редактирование текста документов);

* передача документа на  расстояние любому адресату, у  которого есть факсимильная связь  или ПК и модем (документ передается  в электронном виде с компьютера  на компьютер, в компьютерной  локальной сети, а также с помощью  электронной почты и сети Интернет);

* регистрация документа (заполняется регистрационная карточка  на экране ПК, а регистрационный  номер наносят на сам документ  в штамп для отметки о получении  документа);

* контроль за исполнением  документа (в электронной карточке  делается отметка о контроле, и это автоматически позволяет  информировать руководство организации  об уровне исполнительской дисциплины  работающих сотрудников, а также  составлять разного рода справки-отчеты  по документообороту);

* перевод текста документа  с одного языка на другой (осуществляется  в автоматическом режиме при  наличии соответствующего пакета  программ и некотором дополнительном  редактировании текста);

* защита документов (от  случайного доступа к информации  в ПК; восстановление текста; антивирусная  защита).

Современные ПЭВМ и их программное обеспечение позволяют решать практически все задачи, связанные с организацией документооборота:

* пересылать корреспонденцию  в диалоговом и пакетном режимах; -

* ставить письма «на  контроль»;

* отслеживать исполнение  документов;

* вести иерархические  «папки» для хранения документов;

* сортировать документы  в папках по различным критериям;

* автоматизировать большую  часть рутинных операций при  создании документов, их редактировании  и рецензировании;

* осуществлять контроль за работой исполнителей над документами и соблюдением ими временных графиков;

* обеспечивать конфиденциальное  хранение и обработку документов  с различными степенями защиты  на рабочем месте и др.

Внедрение электронного документооборота в организации позволяет повысить эффективность труда его сотрудников за счет сокращения времени на поиск, разработку, тиражирование и пересылку документов.

К принципам внедрения электронного документооборота в организации следует отнести:

* постепенное увеличение  удельного веса ПЭВМ при создании  документов (особенно внутри предприятия);

* своевременную модернизацию  технического и программного  обеспечения;

* первоочередное использование  ПЭВМ для сокращения рутинных  операций при создании документов;

* предпочтительное использование  ПЭВМ на этапах документооборота  с наибольшими временными затратами (как правило - переписке);

* ясное понимание необходимости  внедрения подобных систем руководством  организации.

В настоящее время рынок программных продуктов ПЭВМ предоставляет широкие возможности для выбора подходящих средств, позволяющих организовать документооборот любого предприятия на современном уровне.

В состав Microsoft Office 2000, предназначенного для профессионального использования, входят следующие прикладные программы:

Microsoft Word 2000 - универсальный  редактор текстов и средство  подготовки оригинал-макетов;

Microsoft Excel 2000 - электронная  таблица с мощными средствами  анализа данных и построения  диаграмм, а также аналитическими  функциями;

Microsoft PowerPoint 2000 - программа  презентационной графики для  создания слайдов, настенных проекций  и мультимедиа-презентаций;

Microsoft Access 2000 - система управления  реляционными (переменными) базами  данных с возможностями построения  запросов, отчетов и управлением  списками почтовой рассылки;

Microsoft Outlook 2000 - информационная  система для работы с электронной  почтой и документами, включающая  календарь, программы планирования  собраний и распределения ресурсов.