Комплекс документации ООО «МЕЧТА»

 

Содержание

Введение…………………………………………………………………………...4

1 Подготовка предприятия к началу деятельности……………………………..6

1.1 Описание деятельности  предприятия…..........................................................6

2 Организация документооборота……………………………………………….8

2.1 Организационно–правовая документация ООО «МЕЧТА»…...…………..9

2.2 Распорядительная документация ООО «МЕЧТА»………………………..14

2.3 Система справочнои–нформационной документации ООО «МЕЧТА»..17

2.4 Документы предприятия по личному составу…………………………….21

2.5………………………………………………………………………………...23

3 Использование информационных технологий при работе с документами  26

Заключение………………………………………………………………………30

Список использованных источников и используемой литературы………….31

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Делопроизводство представляет собой отрасль деятельности, обеспечивающей документирование и организацию работы с официальными документами. Из этого определения вытекает несколько важных выводов:

1. Делопроизводство представляет  собой особый вид деятельности, осуществляемой как юридическими, так и физическими лицами;

2. Делопроизводство –  понятие комплексное, двухкомпонентное: это деятельность по организации  работы с документами (деловыми, служебными) и одновременно по  документированию, т.е. по записи (в более широком смысле – фиксации) информации на различных носителях в соответствии с установленными правилами;

3. Делопроизводство –  это разновидность обеспечивающей (вспомогательной по отношению  к основной деятельности предприятия  (организации, учреждения) деятельности.

Необходимо добавить к сказанному, что в ряде источников делопроизводство квалифицируется и как комплекс организационно-технических мероприятий, и как технология работы с документами. 
Все сказанное выше позволяет яснее представить ту роль, которую призвано играть делопроизводство в обеспечении повседневной деятельности предприятий, в число которых входят туристские компании. Осуществление указанных видов деятельности немыслимо без надлежащего документационного обеспечения, поскольку организация соответствующих мероприятий предполагает, помимо прочего, и организацию работы с теми или иными документами, и организацию документирования таких мероприятий. Поэтому определив актуализацию данной курсовой работы, приступаю к ее началу.

Целью данной курсовой работы является  разработка комплекса документации условного предприятия, необходимой для осуществления его деятельности.

Задачи курсовой работы:

• выбрать наименование фирмы;
• разработать фирменный товарный знак условного предприятия с использованием графических редакторов;
• изучить комплекс учредительных документов;
• проанализировать и охарактеризовать организационно-правовую документацию предприятия;
• изучить комплекс распорядительных документов предприятия;
• разработать примеры распорядительных документов (распоряжение, приказ по основной деятельности);
• изучить комплекс справочно–информационной документации предприятия;
• разработать примеры справочно-информационных документов (заявление о приеме на работу, деловое письмо на бланке, акт, телефонограмма, докладная записка);
• изучить состав и назначение документов по личному составу;
• составить резюме, автобиографию, личный листок, заявление о приеме на работу, приказы по личному составу;
• грамотно организовать автоматизированное рабочее место секретаря предприятия.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1 Подготовка  предприятия к началу деятельности

1.1. Описание  деятельности предприятия

В данной курсовой работе создается условное туристская компания «МЕЧТА».

Началу деятельности любого предприятия предшествует ряд  формальных процедур, определяемых законодательством РФ:

1. Выбор названия предприятия

ООО «МЕЧТА»

2. Разработка фирменного  товарного знака или эмблемы  предприятия.

Фирменный знак охраняется Законом как интеллектуальная собственность  его владельца и подлежит обязательной государственной регистрации. Фирменный знак создается с учетом требований.

3. Выбор организационно–правовой формы (для коммерческих предприятий), в которой будет  создаваться предприятие.

Общество с ограниченной ответственностью (ООО) – это коммерческая организация, учредителем  которой выступает одно или несколько физических или юридических лиц, которые несут ответственность по обязательствам общества и риск убытков  в пределах только внесенных ими вкладов.

4.Подготовка учредительных  документов.

Гражданский кодекс РФ определяет обязательный состав учредительных документов для коммерческих предприятий каждой из организационно – правовых форм. Обязательным для любого предприятия, вне зависимости от его организационно – правовой формы, является Устав.

 Устав предприятия является основным документом, регламентирующим его деятельность. Устав определяет:

– Организационно-правовую форму предприятия (юридический  статус);

– Юридический адрес;

– Предмет деятельности;

– Права и обязанности  учредителей;

– Порядок приема новых  членов;

– Порядок распределения прибыли и покрытия убытков;

– Состав и полномочия органов управления и контроля;

– Порядок прекращения  деятельности и ликвидации предприятия.

5. Определение цели  и основных направлений деятельности  предприятия. 

Цель деятельности коммерческого предприятия – извлечение прибыли. Получение прибыли зависит от видов деятельности, которые указываются  в Уставе предприятия. В случае изменения каких–либо положений устава предприятие обязано заново пройти государственную регистрацию.

6.Регистрация предприятия.

При регистрации предприятия  регистрирующий орган проводит экспертизу  на уникальность наименования предприятия  и вносит данные о создаваемом  предприятии в единый реестр юридических  лиц. В случае принятия регистрирующим органом положительного решения, оно выдает зарегистрированному предприятию свидетельство о государственной регистрации, дающее ему статус юридического лица.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2 Организация документооборота

Делопроизводство –  это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Документ – это  материальный носитель данных с записанной на нем информацией, предназначенный  для ее передачи во времени и пространстве.

Документирование –  процесс записи информации на различных  носителях по установленным правилам.

Документооборот – это  порядок движения документов в организации. Документооборот предприятия образуют:

– организационные документы – Устав, Положения о структурных подразделениях, Штатное расписание, должностные инструкции руководства и служащих отделов;

– распорядительные документы  – приказы и распоряжения всех уровней;

– справочно-информационные и справочно-аналитические документы  – заявления, обращения граждан  по различным вопросам, регистрационно-контрольные  карточки, докладные и объяснительные записки, акты, факсы, справки, сводки, отчеты, а так же весь комплекс переписки;

– документы по личному  составу, т.е. кадровая документация;

– бухгалтерские документы.

Каждый отдел предприятия  создает и обрабатывает свой поток  информации, который вливается в общий, образуя документационный оборот предприятия.

Установление порядка  движения документов, или управление документацией предприятия заключается  в создании условий, обеспечивающих хранение необходимой информации, ее быстрый поиск и доведение ее до потребителей в установленные сроки с наименьшими затратами. Таким образом, управление документацией предприятия включает в себя организацию документооборота, в том числе технологию личной работы исполнителей, создание информационно-поисковых систем по документам организации, контроль их исполнения, организацию хранения документов. Организацией документооборота предприятия занимается служба документационного обеспечения управления (ДОУ).

 

2.1 Организационно–правовая документация ООО «МЕЧТА»

Организационная деятельность предприятия выражается в разработке и утверждении комплекса документов, которые устанавливают статус организации, ее компетенцию, структуру, штат, численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности, права, обязанности и ответственность работников.

К организационно–правовой документации относятся:

     – Устав организации или Положение об организации;

     – Положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах;

      – Регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления или руководства;

     – Штатное расписание;

     – Инструкции по отдельным видам деятельности, нуждающимся в peгламентации;

      – Должностные инструкции;

      – правила, памятки  и пр.

Организационно–правовые документы (ОПД) содержат положения, строго обязательные для исполнения, реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности предприятия. Они в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом.

Разрабатываются ОПД руководством предприятия или подразделения с привлечением квалифицированных специалистов в определенных областях деятельности. Они оформляются на стандартном листе бумаги формата А4 (реже А5) с обязательным нанесением всех необходимых реквизитов: названия предприятия и/или подразделения (если документ утверждается руководителем подразделения), наименования вида документа, его даты и номера, заголовка к тексту, подписи, грифа утверждения. Датой организационно-правового документа является дата его утверждения.

Положение – правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение и организацию работы предприятия или его структурного подразделения. Оно может быть типовым или индивидуальным.

Положения о структурных подразделениях можно разделить на три группы:

– положения о структурных подразделениях;

– положения о коллегиальных и совещательных органах как руководящих (совет директоров, правление), так и специализированных (ученый совет, научно-технический совет);

– положения о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах).

Структура текста положения о подразделении нормативно не закреплена, но практика показывает широкую распространенность следующего ее варианта:

1 Общие положения.

2 Основные задачи.

3 Функции.

4 Права и обязанности.

5 Ответственность.

6 Взаимоотношения.

В разделе 1 указываются: полное официальное наименование подразделения; дата, номер и название правового акта, на основании которого оно создано и действует; основные принципы его деятельности; структура руководящих и вышестоящих органов; порядок назначения и освобождения от должности руководителя; наличие печати.

В разделе 2 перечисляются основные проблемы, решаемые подразделением и определяющие характер и направления его деятельности.

В разделе 3 указываются действия или виды работ, которые должно выполнять подразделение для осуществления поставленных задач.

В разделе 4 перечисляются права, которыми наделяется подразделение в руководителя, а также обязанности, возлагаемые на всех сотрудников.

В разделе 5 устанавливаются виды дисциплинарной, административной (при необходимости и уголовной) ответственности, которую может нести руководитель при невыполнении подразделением предусмотренных обязанностей.

В разделе 6 регламентируются информационные и документационные потоки подразделения; основные документы, создаваемые им; порядок взаимодействия с другими подразделениями и организациями, а также разрешения возникающих разногласий.

Должностная инструкция – правовой акт, издаваемый предприятием в целях регламентации положения работника и обеспечивающий условия для его эффективной роботы. Она разрабатывается для всех должностей, предусмотренных штатным расписанием. Она состоит из 5 разделов:

1 Общие положения.

2 Должностные обязанности.

3 Права.

4 Ответственность.