Классификация деловых писем

Содержание

 

 

Введение…………………………………………………….…………3

Классификация деловых писем………………………………………5

Структура содержания делового письма…………………………….8

Рекомендации к написанию деловых писем………………………..10

Виды писем………………………………………………………...…14

Структура и состав реквизитов делового письма ………………….21

Заключение……………………………………………………………26

Список литературы………………………………………….........…..28

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 
Официальное письмо — один из важнейших  каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии. Письма сопровождают материальные ценности в пути и т.д. Несмотря на наличие современных форм связи: телефона, телеграфа, факса, модемной связи и т.п., — объем переписки даже на небольшом предприятии весьма велик. Однако диапазон управленческих ситуаций, дающих повод для составления деловых писем, далеко не беспределен и поддается сравнительно четкой классификации. Огромное количество писем при однотипности управленческих ситуаций, требующих их составления, вызывает острую необходимость в унификации делового письма. К сожалению, анализ современной деловой переписки показывает отсутствие у многих управленческих работников навыков составления писем. Между тем неправильное оформление письма затрудняет работу с ним. Эксперты единодушны в том, что деловое письмо должно занимать не более страницы. Авторы изданного в 70-е годы в США под руководством канцелярии Белого дома сборника «Простые письма» считают, что расточительство в словах ведет к расточительству в долларах. Нельзя не учитывать и того обстоятельства, что деловые документы вовсе не материал для «чтения», а информация, которая должна побуждать к определенным поступкам. 
Очень важно, чтобы текст официального письма не допускал нескольких толкований. Ввиду правовой зависимости официальных писем их язык и стиль должны удовлетворять тем же требованиям, что и язык законов. «Всегда, во все века однозначность языка деловой бумаги, строгая его формализованность рассматривались людьми как средство ограничения произвола власти. Еще в V в. до н.э. древнеримский плебс требовал введения четких «писаных» законов. Создание зафиксированных на бумаге установлений и правил было также главным требованием многих средневековых восстаний. Когда же такие законы появились, от делопроизводителей требовались абсолютная точность формулировок, доскональное соблюдение формы. Иначе документ терял юридическую силу». Сегодня во многих странах активно идет процесс унификации делового письма. Так, в Англии разработан кодифицированный стиль официального общения, известный под названием Zip-Cole, что в буквальном переводе означает «код-молния». Но особенно сильна тенденция к унификации делопроизводства в США, что обусловлено широкой автоматизацией информационных процессов в управлении. Сейчас, когда компьютеризация охватывает все новые и новые сферы информационной деятельности учреждений, предприятий, организаций, факт преднамеренной эволюции американского делового письма служит убедительным доводом в пользу того, что весь состав информации в служебной документации настолько стандартен, что его выражение через индивидуальную исполнительскую технику совершенно не оправданно. Унификация затрагивает все уровни и аспекты языка: его словарный состав, морфологию, синтаксис, графику, пунктуацию и стиль. В частности, поскольку деловые письма отражают в основном не индивидуальные, а групповые интересы — интересы государственных учреждений, фирм, компаний и т.д., практически во всех странах письма сегодня составляются чаще всего от имени коллективного субъекта. Иными словами, унифицированный стиль изложения в деловой переписке в сфере промышленности и торговли имеет свою социальную базу — коллективный характер производственных отношений. Технической его базой является, как уже отмечалось, компьютеризация.

 

 

 

 

 

 

Классификация деловых писем 

 

Деловые письма сегодня представляют собой официальную корреспонденцию различных типов. Многообразие их всё увеличивается: от расписки дол развернутого протокола с дополнительным соглашением, от рекламного проекта до повестки в суд. Существует несколько видов классификаций деловых писем, в основе их лежат не различные подходы, а различные квалификационные признаки. Письма составляют большую часть исходящих и входящих документов любой организации.         

 По тематическому признаку  проводится условное разделение  корреспонденции на деловую и  коммерческую.         

Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении сделки от имени юридических лиц и часто имеют правовую силу. Коммерческая переписка решает вопросы сбыта продукции (услуг) и снабжения. К чисто коммерческим видам деловой корреспонденции относятся: письма – запросы, предложения (оферта), письма – рекламации и ответы на эти виды писем.         

Деловые письма решают организационные вопросы, правовые проблемы, а также вопросы экономических отношений корреспондентов. Многообразие форм и тематических разновидностей деловых писем отражает многообразие рассматриваемых в них вопросов – от коротких сообщений, расписок, приглашений до многостраничных протоколов.        

 Правовой статус деловой  корреспонденции объясняется тем  обстоятельством, что деловое  письмо – это всегда официальное  сообщение. Информация, содержащаяся  в деловом письме, носит протокольный  характер. Вот почему письма регистрируются, и факт устного сообщения не  исключает необходимости почтового  отправления.        

 По функциональному  признаку деловые письма делятся  на инициативные письма и письма  – ответы:

1.     письма, требующие письма – ответа;

2.     письма, не требующие письма – ответа.

Обязательного ответа требуют  коммерческие инициативные письма (письмо – запрос, письмо – предложение, письмо рекламация).

Кроме этого обязательного  ответа требуют просьбы, письма –  обращения.

Письма – подтверждения, письма – напоминания, письма –  предупреждения, письма – извещения, письма – заявления констатируют свершившийся факт и поэтому не требуют  ответа. Не требуют ответа и сопроводительные письма. Они выполняют функцию  квитанции, ярлыка, прикладываемого  к отправляемым документам.

 По признаку адресата  деловые письма делятся на обычные и циркулярные.

Циркулярное письмо направляется из одного источника в несколько  адресов, как правило, подчинённых  инстанций (организаций). 

 По форме отправления  можно выделить наряду с традиционным  почтовым отправлением электронную  деловую корреспонденцию и факсовые  отправления. При этом электронная  почта и телефакс используются  для решения оперативных вопросов. Письма, имеющие большое юридическое  значение – договоры, предложения  (оферта), рекламации и т.п., - высылаются  обычными отправлениями.    

 По структурным признакам  деловые письма делятся на регламентированные(стандартные) и нерегламентированные (нестандартные). Регламентированные письма составляются по определённому образцу (это касается не только стандартных аспектов содержания, но и формата бумаги, состава реквизитов и.д.).         

Регламентированное письмо решает типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализируется в виде стандартных синтаксических конструкций.         

Нерегламентированное деловое письмо представляет собой авторский текст, реализирующийся в виде формально – логического повествования или этикетного текста. Стандартизация, пронизывающая все уровни деловых бумаг, документов носит в нерегламентированных письмах менее выраженный характер, что связано, прежде всего, с отсутствием жесткой текстовой структуры письма.        

 По композиционным  особенностям деловые письма  делятся на одноаспектные и  многоаспектные. Одноаспектное письмо  рассматривает одну проблему, вопрос, а многоаспектное – несколько.         

 Многоаспектное письмо  может содержать предложение,  просьбу и напоминание одновременно. Многоаспектным считается письмо, содержащее однотипные и разнотипные  аспекты – просьбы, сообщения,  предложения. Каждый аспект формируется речевым действием: просьбой, сообщением, предупреждением, приглашением и т.п.

    

 

Структура содержания делового письма

1. Определение цели. Какую мысль Вы хотите донести до адресата, на что вы хотите сделать акцент, что должно остаться в памяти у адресата после прочтения письма.

2. Введение. Включает в себя обращение, привлечение внимания с помощью вводной части письма, которая служит для подготовки адресата к восприятию собственно текста документа; может также указывать на причины, вызвавшие составление письма.

Пример: 
- В связи с... 
- Приносим свои извинения за задержку с ответом на Ваше письмо… 
- В рамках  заключенного ранее соглашения мы  считали бы полезным организовать рабочую встречу представителей наших компаний для… 
- Мы считаем целесообразным… 
- Учитывая предварительную договоренность, мы считаем целесообразным уточнить сроки… 
- Мы обращаемся к Вам в связи с необходимостью уточнить/подтвердить и др.

3. Основная часть. Здесь формулируется основная цель письма – предложение/презентация, просьба, информирование, приглашение и др. 
В основной части письма используются такие формулировки: 
- В связи с изложенным, мы бы хотели… 
- Наше предложение заключается в следующем…. 
- Целью предполагаемого соглашения является достижение договоренности по вопросу… 
- Согласно заключенному договору…

4. Заключительная часть.  Здесь могут излагаться просьбы, предложения и др., а также фиксируется договоренность о времени следующего контакта, фиксируются сроки ожидания ответа на письмо, выражается отношение к адресату.

Стандартные формулировки: 
- Если у Вас возникнут вопросы, позвоните нам. 
- Мы охотно /будем рады ответим на все Ваши вопросы. 
- Мы искренне надеемся, что наше предложение о сотрудничестве… 
- Мы надеемся, что представленная информация… 
- Мы рассчитываем на проявление с Вашей стороны интереса к предложенному проекту… 
- Мы надеемся на получение от Вас ответа… 
- Мы рассчитываем на проявление с Вашей стороны понимания… 
- В соответствии с ранее достигнутой договоренностью предлагаем Вам… 
- Принимая во внимание изложенные обстоятельства, мы рассчитываем… 
- Исходя из результатов предварительных переговоров, мы можем предложить Вам…

Письма обычно заканчивают фразами: 
- Надеемся, что наша просьба не будет для Вас затруднительной (обременительной) 
- Мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества

 

 

Рекомендации  к написанию деловых писем

1. Получатель Вашего письма  должен почувствовать Ваше уважение  к нему (письма должны быть  прямые и однозначные, любезные, индивидуальные, позитивные).

2. По поводу сроков  ответа или контакта с адресатом.  Обычно, об этом речь идет в  конце письма. И эти договоренности  позволяют Вам установить связи  с адресатом. При этом важно  помнить, что спрашивая, можно быстрее достичь цели. Тексты, состоящие только из повествовательных предложений, воспринимаются как обезличенные. Они сообщают получателю информацию, но не устанавливают связи с ним. Вопросы в данном контексте более приемлемы, чем повествовательные предложения. Они побуждают Вас к действию и требуют ответа. «Вы сможете позвонить мне во вторник? Могу ли я Вам перезвонить во вторник, чтобы узнать результат Вашего решения» скорее приведет к ответу «Да, я могу Вам позвонить», чем просьба «Пожалуйста, позвоните мне во вторник».

3. В официально-деловом  стиле, в котором, обычно, пишутся  письма, принято употребление следующих  синтаксических конструкций, которые  обеспечивают логическую взаимосвязь  между смысловыми частями делового  письма: Синтаксические конструкции, используемые для изложения мотивов, объяснения причин для принятия тех или иных действий:

В порядке оказания помощи прошу Вас… 
В целях обмена опытом направляю в Ваш адрес… 
В порядке исключения… 
Ввиду особых обстоятельств… 
В связи с завершением работ по… 
В связи с принятием решения о… 
В соответствии с ранее достигнутой договоренностью… 
По взаимной договоренности между… 
Согласно Вашей заявке… 
Несмотря на то-то и то-то, продолжает иметь место… 
Сообщаем, что в период с... по...; 
Сообщаем, что по состоянию на...; 
Направляем Вам согласованный...; 
Просим Вас рассмотреть вопрос о..., 
Проверкой установлено, что....; 
В связи с отсутствием финансовой помощи...; 
В связи со сложной экономической ситуацией...; 
В соответствии с Вашим письмом...; 
В порядке проведения совместной работы...; 
В соответствии с протоколом...; 
В подтверждение нашей договоренности… 
В целях укрепления ответственности…

Формулировки для выражения  отказа:

Несмотря на предпринятые нами (организацией) усилия, Ваше указание остается невыполненным в связи  с… 
К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не представляется возможным, поскольку… 
Ваше распоряжение не может быть выполнено к установленному сроку по следующим причинам… 
Мы не можем предоставить интересующую Вас информацию, так как… 
Организация не располагает возможностью для выполнения данной задачи из-за отсутствия...

Формулировки для выражения  предупреждения (уведомления):

Обращаем Ваше внимание на то, что через такое-то время срок соглашения истекает… 
Организация вынуждена предупредить Вас о том, что… 
Считаем необходимым еще раз напомнить Вам о том, что… 
Организация сохраняет за собой право в одностороннем порядке приостановить действие договора в связи с… 
Взятые на себя организацией гарантийные обязательства утрачивают свою силу… 
Ставим Вас в известность о том, что… 
Организация извещает о… 
Сообщаю Вам… 
Довожу до Вашего сведения, что… 
Докладываю о…

Устойчивые распорядительные обороты:

Ввести в эксплуатацию… 
Обязать руководителя…. 
Возложить контроль за исполнением настоящей директивы на… 
Назначить расследование по факту… 
Изыскать дополнительные возможности для…

Формулировки для выражения  просьб:

Прошу Вас направить  в мой адрес… 
В связи с острой необходимостью в… настоятельно прошу Вас… 
Убедительно прошу Вас решить вопрос о… 
В рамках предварительной договоренности с представителем Вашей организации прошу рассмотреть возможность…

Формулировки для подчеркивания  особой важности сведений: