Юридическая сила документа. Реквизиты, придающие документу юридическую силу

Данный реквизит располагается  в левом верхнем углу под реквизитом «наименование организации».

Реквизит 10. Наименование вида документа должно соответствовать табелю форм документов, применяемых в организации в соответствии с уставом (положением об организации). В табель включаются виды документов, включенные в ОКУД (класс 0200000), и иные виды, используемые организацией в соответствии с ее организационно-правовой формой, ее задачами и видами деятельности.

Данный реквизит является одним из важнейших, поскольку позволяет  судить о назначении документа, определяет состав реквизитов и структуру текста. Наименование вида документа проставляется на всех документах, за исключением писем, и печатается прописными буквами под реквизитом "Наименование организации": ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, АКТ и т. п.

Реквизит 11. Дата документа – обязательный реквизит, содержащий указание на время его создания и/или подписания, утверждения, принятия решения (далее – подписания). На документе проставляются и другие даты: согласования, поступления, резолюции и т.п.; правила их оформления во всех случаях аналогичны.

Если документ издают две  и более организации, то он должен иметь одну (единую) дату.

Дату проставляет должностное  лицо, подписывающее документ, непосредственно  при подписании. При подготовке проекта  документа обычно печатается только обозначение месяца и года, а число проставляется от руки должностным лицом непосредственно при подписании документа.

Для документов, фиксирующих решения, принимаемые  коллегиально (протокол, акт и др.), датой является дата принятия решения, а не подписания. В этом случае дата печатается на документе при его  подготовке.

Все даты в документе  оформляются арабскими цифрами  в одну строку в следующей последовательности: число, месяц, год. Например: дату 17 марта 2005 г. следует оформить 17.03.2005. В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, нормативных документах допускается применять словесно-цифровой способ оформления дат: 17 марта 2005 г.

Если число  или месяц состоит из одной  цифры, перед ней необходимо проставлять 0, например 01.02.2006.

Проставление  нуля в данном случае является во всех случаях обязательным, т.к. затрудняет подделку документа.

В международных стандартах рекомендуется цифровой способ датирования в следующей последовательности: год, месяц, число: 2005.12.06. Данный ГОСТ допускает датирование в соответствии с международными стандартами, однако в нем не оговариваются конкретные случаи применения такого датирования.

Место проставления даты на документе зависит от наличия  бланка и вида документа.

Реквизит 12. Регистрационный номер документа – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Регистрация документа заключается в записи необходимых сведений о документе в регистрационные формы, присвоении документу соответствующего регистрационного номера и проставлении его непосредственно на документе.

Регистрации подлежат все создающиеся в организации  документы и поступающие от других организация и частных лиц.

Наличие на документе  регистрационного номера свидетельствует  о том, что он включен в документальный фонд организации и находится  под ее контролем и ответственностью.

Структура регистрационного номера зависит от вида документа, типа действующей в организации системы делопроизводства, наличия классификаторов информации  или ориентации на общероссийские классификаторы. В его состав обязательно входит порядковый номер регистрации, который может дополняться по усмотрению организации индексом дела, в который будет подшит документ, кодом документа по тематическому классификатору, если он применяется в организации, кодом автора, корреспондента и др.

Место проставления регистрационного номера определяется в бланке и зависит от вида документа.

Регистрационный номер документа, составленного  совместно двумя или более  организациями, состоит из регистрационных  номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых отдельно или через косую черту в  порядке указания авторов в документе.

Реквизит 13. ссылка на регистрационный номер и дату документа используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (преимущественно в ответных письмах, заключениях по поручениям и т.п.). Сведения в этот реквизит переносятся с поступившего документа.

Наличие этого  реквизита исключает необходимость  упоминания регистрационного номера и  даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст  от чисто вспомогательной, справочной информации.

Реквизит 14. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Данный реквизит указывается для исключения ошибок в местонахождении организации; он может проставляться во всех документах, кроме письма, в котором эти сведения помещаются в реквизите «Справочные данные об организации».

Место издания  в документе не указывается, если оно включено в состав наименования организации, например:

Московский  государственный университет

Данный реквизит указывают в соответствии с учетом действующего административно-территориального деления и общепринятых географических сокращений.

Для юридического лица местом издания документа будет  место его нахождения, которое определяется местом его государственной регистрации и фактическим адресом.

В документе, автором  которого является филиал организации, указывается место нахождения последнего.

Реквизит 15. Адресат рассматривается как совокупность точной и полной информации, на основании которой документ может быть доставлен адресату точно и без неоправданных затрат времени и труда.

Документ адресуется организациям, структурным подразделениям организации, должностным лицам, физическим лицам.

При адресовании  наименование организации и ее струтурного подразделения указывают в именительном падеже, например:

Росархив

Отдел информатизации

При адресовании  документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией.

Должность лица, которому адресован документ, указывают  в дательном падеже, например:

Генеральному  директору

ЗАО «Штурм»

С.П. Иванову

или

ЗАО «Ростекстиль»

Главному  инженеру

С.М. Лапину

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько  структурных подразделений одной  организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Администрации районов

Тульской  области

Допускается центрировать каждую строку реквизита по отношению  к самой длинной строке. Например:

Главному  редактору

Издательского центра

«Полиграф»

Н.В. Овчинниковой

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывают.

При количестве адресатов более четырех, рекомендуется  составлять список рассылки документа

Составные части  почтового адреса указывают в  последовательности, установленной  действующими Правилами оказания услуг  почтовой связи. В соответствии с  ними определен следующий порядок  написания почтового адреса на конвертах  и других почтовых отправлениях (это положение распространяется на написание почтового адреса в документе в реквизитах: Справочные данные об организации; Адресат):

– наименование адресата (для граждан – фамилия, имя, отчество);

– название улицы, номер дома, номер квартиры;

– название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

– название района;

– название республики, края, области, автономного округа (области);

– название страны (для международных почтовых отправлений);

– почтовый индекс.

В такой же последовательности производится написание адреса отправителя на конверте.

Почтовый адрес  корреспондента пишется в нижней правой части почтового конверта, почтовой карточки или оболочки почтового  отправления, а адрес отправителя  – в левом верхнем углу.

Почтовый адрес  не указывается, если документ направляется в высшие органы государственной власти и управления, вышестоящую организацию, подведомственные организации или постоянным корреспондентам.

Если письмо адресуется организации, в реквизите  Адресат указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский

институт  документоведения и архивного дела

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

При адресовании  документа физическому лицу указывают  фамилию и инициалы получателя, затем  почтовый адрес, например:

Сидорову  Ю.П.

ул. Речная, д. 6, корп. 4, кВ. 17,

г. Южный, Петровский р-н,

Новосибирская обл., 630038

Реквизит 16. Гриф утверждения документа – реквизит документа, указывающий нормативный или правовой характер его содержания или требующий правовой санкции.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документов. При утверждении документа должностным  лицом гриф утверждения документа  должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ЗАО «Метуллургия»

Личная  подпись Г.С. Жеглов

12.09.2005

Допускается в  реквизите центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ЗАО «Электронные технологии»

Личная  подпись Л.В. Кузнецов

12.03.2005

При утверждении  документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении  документа постановлением, решением, приказом, протоколом, гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕН

решением  общего

собрания  акционеров

От 05.04.2005 № 14

или

УТВЕРЖЕНО

Приказом  Росархива

От 07.06.2005 № 94

Приказ об утверждении  следует издавать в том случае, если в нем будет содержаться  дополнительная информация о необходимых  действиях.

Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется Табелем унифицированных форм документов или инструкцией по делопроизводству организации. Основанием для составления Перечня являются Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти, а также законодательные и ведомственные нормативные акты, устанавливающие обязательную процедуру утверждения тех или иных документов.

Утверждаемый  документ должен иметь дату и подпись.

Как правило, утверждению  подлежат акты, инструкции, нормативы, отчеты, планы, положения, уставы, сметы, штатные расписания, расценки и др.

Реквизит 17. Резолюция – реквизит, документа, в котором руководителем организации или структурного подразделения указываются задания по исполнению данного документа (что делать и как), срок исполнения и конкретные исполнители.

В резолюции  определяются организации, подразделения  или должностные лица, которым  поручается выполнение задания, выработка  предложений и др.

Резолюция включает фамилию исполнителя (фамилии исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. Срок исполнения обозначается датой, например:

Чернову В.Н.

Матюниной С.Н.

Прошу подготовить проект

контракта с ОАО «Глобус»

к 16.12.2005

 

Личная  подпись 05.12.2005

Если исполнителей несколько, ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым.

Резолюция, как  правило, пишется от руки соответствующим  руководителем на подлиннике документа  на свободном от текста месте.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе  формата А6 с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится; такой документ в практике делопроизводства называется поручением.