Электронный документооборот

Автор работы: Пользователь скрыл имя, 21 Марта 2015 в 11:25, реферат

Краткое описание

Главное назначение системы электронного документооборота. Нормативное правовое регулирование электронных документов. Антивирусные программы и программы диагностики. Процедуры по обеспечению сохранности электронных документов.

Содержание

Введение……………………………………………………………………... 3
1 Основные понятия о системе электронного документооборота…………….. 4
2 Нормативно-правовое и методическое регулирование работы и обеспечения сохранности электронных документов……………………………………..... …7
3 Программные средства обеспечения безопасности электронных документов…………………………………………………………………….10
4 Обеспечение длительного хранения электронных документов…………….... 13
Заключение……………………………………………………………………….... 19
Список литературы…………………………………………………………….......

Прикрепленные файлы: 1 файл

referat_deloproizvodstvo.doc

— 96.50 Кб (Скачать документ)

Содержание

Введение……………………………………………………………………... 3

1 Основные понятия о системе электронного документооборота…………….. 4

2 Нормативно-правовое  и  методическое регулирование работы  и обеспечения сохранности  электронных  документов……………………………………..... …7

3 Программные средства обеспечения безопасности электронных документов…………………………………………………………………….…... 10

4 Обеспечение длительного хранения электронных документов…………….... 13

Заключение……………………………………………………………………….... 19

Список литературы……………………………………………………………....... 20

 

 

 

Введение

       Постоянный рост объемов информации, необходимой для принятия управленческих решений, приводит к тому, что приходится получать ,обрабатывать и хранить документы в большем количестве, чем раньше. Традиционные методы работы с документами становятся при этом малоэффективными.

     Применение современных информационных технологий позволило человечеству начать перевод накопленной им информации в электронную форму и создание новых видов информационных ресурсов (ИР) и электронных документов (ЭД), без использования которых немыслимо становление современного информационного общества. 
      После перевода в электронную форму и интеграции в единую систему, ИР приобретают качественно иной статус, обеспечивающий более эффективную организацию, производство, распространение, хранение и использование информации. 
      Интеграция ИР разнообразных сфер жизнедеятельности обществ обеспечивается созданием необходимых условий по обеспечению своевременности, достоверности и полноты представления информации всем субъектам хозяйствования, управления и гражданам; а также по взаимодействию с ИР других государств и международных организаций.

     Сегодня все больше документов и важных данных создаются в компьютере и хранятся в электронной форме. Восстановление данных в случае их утери может потребовать значительных денежных временных затрат, если вообще окажется возможным. О сохранности данных следует позаботиться заранее. Использование несложных средств и процедур занимает немного времени и обеспечивает сохранность документов.

 

 

     1 Основные понятия о системе электронного документооборота

      Электронный документ– информация, зафиксированная на машинном

носителе и соответствующая требованиям, установленным Законом об электронном документе.

      По мнению отраслевых аналитиков, электронный документооборот включает: создание документов, их обработку, передачу, хранение, вывод информации, циркулирующей в организации или предприятии, на основе использования компьютерных сетей. Под руководством электронным документооборотом в общем случае принято понимать организацию движения документов между подразделениями предприятия или организации, группами пользователей или отдельных пользователей. При этом, под движением документов подразумевается не их физическое перемещение, а передача прав на их применение с уведомлением конкретных пользователей и контролем за их выполнением.

      Главное назначение системы электронного документооборота (СЭД) - это организация хранения электронных документов, а также работы с ними (в частности, их поиска как по атрибутам, так и по содержанию). В СЭД должны автоматически отслеживаться изменения в документах, сроки исполнения документов, движение документов, а также контролироваться все их версии и подверсий. Комплексная СЭД должна охватывать весь цикл делопроизводства предприятия или организации - от постановки задачи на создание документа до его списания в архив, обеспечивать централизованное хранение документов в любых форматах, в том числе, сложных композиционных документов. СЭД должны объединять разрозненные потоки документов территориально удаленных предприятий в единую систему. Они должны обеспечивать гибкое управление документами как с помощью жесткого определения маршрутов движения, так и путем свободной маршрутизации документов. В СЭД должно быть реализовано жесткое разграничение доступа пользователей к различным документам в зависимости от их компетенции, занимаемой должности и назначенных им полномочий. Кроме того, СЭД должна настраиваться на существующую организационно-штатную структуру и систему делопроизводства предприятия, а также интегрироваться с существующими корпоративными системами.

      Основными пользователями СЭД являются крупные государственные организации, предприятия, банки, крупные промышленные предприятия и все другие структуры, чья деятельность сопровождается большим объемом создаваемых, обрабатываемых и хранимых документов.

      Что касается хранения документов, то СЭД работают, преимущественно, на базе распределенных архитектур и используют разнообразные комбинации технологий сбора, индексирования, хранения, поиска и просмотра электронных документов. В большинстве СЭД реализована иерархическая система хранения документов (по принципу "шкаф /папка"). Каждый документ помещается в папку, в свою очередь, находится на полке и т.д. Количество уровней вложения при хранении документов не ограничено. Тот же документ может входить в состав нескольких папок и полок за счет применения механизма ссылок (исходный документ в этом случае остается неизменным и хранится на месте, определенном администратором СЭД). В ряде СЭД реализованы еще более мощные возможности хранения за счет организации связей между документами (эти связи можно устанавливать и редактировать в графическом виде).

     Любому документу в СЭД присущ определенный набор атрибутов (например, его название, автор документа, время его создания и др.).. Набор атрибутов может меняться от одного типа документа к другому (в пределах одного типа документов он сохраняется неизменным). В СЭД атрибуты документа хранятся в реляционной базе данных. Для каждого типа документов с помощью визуальных средств создается шаблон карточки, где в понятном графическом виде представлены наименования атрибутов документа. При вводе документа в СЭД берется необходимый шаблон и заполняется карточка (заносятся значения атрибутов). После заполнения карточка оказывается связанной с самим документом [2, 11].

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  1. Нормативно-правовое  и методическое регулирование работы  и обеспечения сохранности  электронных документов

      Нормативное правовое регулирование электронных документов является отдельным компонентом системы национального информационного права, который зафиксировал определяющую форму организационного выражения документированной информации, используемой в ее производстве (отборе, переработке, сохранении) и потреблении. 
      Поэтому важнейшей проблемой процесса информатизации является разработка нормативных правовых и методических документов в области создания, использования и хранения электронных документов, образующихся в результате культурной, научной и производственной деятельности организаций любой формы собственности, а также при документировании управленческих функций органов государственной власти и управления Республики Беларусь.

      Определяющими нормативными документами в области электронного документооборота (ЭДО) и его безопасности как в международном праве, так и в ряде национальных законодательств являются законы об электронном документе (ЭД), об электронной (цифровой) подписи (ЭЦП), об электронной коммерции и им соответствующие, а также стандарты, принимаемые международными организациями и национальными органами по стандартизации.

      В Республике Беларусь основную нормативную нагрузку в области обеспечения электронного документооборота, а также работы архивов электронных докуметов несут:

  • Закон РБ «Об информатизации» от 06.09.1995 N 3850-XII
  • Закон РБ «Об электронном документе» от 10.01.2000 N 357-З
  • Закон РБ «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» от 06.10.1994 N 3277 (в редакции Закона от 06.01.1999 N 236-З) 
           В основании нормативной базы РБ в области регулирования и безопасности ЭДО, а также работы архивов ЭД находятся: 
     
    1) Государственные стандарты РБ: 
    - СТБ ИСО/МЭК 15489-1:2001 «Информация и документация. Управление документами. Часть 1: Общие принципы»; 
    - СТБ ИСО/МЭК 17799:2005 «Технологии информационные. Методы обеспечения защиты. Кодекс установившейся практики по управлению безопасностью информации»; 
    - СТБ 1221-2000 «Документы электронные. Правила выполнения, обращения и хранения»; 
    - СТБ 1176.1-99 «Информационная технология. Защита информации. Функция хеширования»; СТБ 1176.2-99 «Информационная технология. Защита информации. Процедуры выработки и проверки ЭЦП»; 
    - ГОСТ 28147-89 «Система обработки информации. Защита криптографическая. Алгоритм криптографического преобразования»; 
    - стандарты серии СТБ 34.101, разрабатываемые в области методов и средств безопасности ИТ на основе международного стандарта ИСО/МЭК 15408-99 «Информационная технология. Методы и средства безопасности. Критерии оценки безопасности информационных технологий» («Общие критерии»). 
     
    2) Руководящие документы, регулирующие применение ЭД и ЭЦП в финансовой сфере: «Технология ЭЦП. Термины и определения»; «Средства ЭЦП программные. Общие требования»; «Формат карточки открытого ключа»; «Формат сертификатов открытых ключей и списков отозванных сертификатов», «Автоматизированная система межбанковских расчетов. Архивы электронных документов. Общие требования» и др. 
     
    3) Система государственной сертификации средств защиты информации и государственного лицензирования деятельности по представлению услуг в области защиты информации; 
     
    4) Требования к криптозащите информации, налагаемые Государственным центром безопасности информации.

       Действующий Закон Республики Беларусь «Об информатизации» от 06.09.1995 № 3850-XII «Об информатизации» - системообразующий акт национального информационного права - регулирует правоотношения, возникающие в процессе формирования и использования документированной информации и информационных ресурсов (ИР); создания ИТ, инфосистем и инфосетей; определяет порядок защиты ИР, а также прав и обязанностей субъектов, принимающих участие в процессах информатизации. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3 Программные средства обеспечения безопасности электронных документов

      Одно из важных условий безопасного хранения данных – наличие на компьютере вспомогательных программ для своевременного обнаружения проблем, которые могут возникнуть на компьютере сотрудника (пользователя). Это антивирусные программы и программы диагностики.

      Антивирусные программы предотвращают проникновение вирусов на компьютеры организации, выявляют инфицированные файлы и осуществляют лечение зараженного компьютера. Особенно опасны вирусы в условиях локальной сети, когда проникнув на один компьютер вирус может поразить все компьютеры, объединенные в сеть. Основные источники вирусов:

  • нелегальное программное обеспечение (чаще всего игры);
  • дискеты, зараженные вирусом, находящимся в загрузочном секторе;
  • документы MS Word и Excel, зараженные макровирусами.

      Каждый сотрудник, обменивающийся информацией , а в небольших фирмах им чаще всего является секретарь, должен первым делом, получив носитель, запустить антивирусную программу и потратить минуту на проверку на наличие вирусов. Эта процедура должна быть обязательной для всех сотрудников организации. Простейший способ сократить вероятность заражения компьютера, подключенного к локальной сети, - программно (на уровне BIOS) отключить дисководы большей части сотрудников. Параллельно такая мера обеспечивает и предотвращение несанкционированной утечки информации. В этом случае запись информации на носители и ввод информации, осуществляется уполномоченными сотрудниками, обязательно осуществляющими предварительную проверку на наличие вирусов. Еще один плюс от такого мероприятия – сотрудники не будут устанавливать на свои компьютеры игровые программы, которые часто являются носителями вирусов, а также приводят к потерям рабочего времени.

      Максимальную защиту от вирусов, обеспечивают антивирусные программы, включающие в себя резидентный монитор – программу, автоматически запускаемую в момент включения компьютера и отслеживающую все обращения к дискетам и файлам (AntiViral Toolkit Pro 3.0; Norton AntiVirus 4.0). Эти программы обнаруживают вирусы в момент обращения к дискете и позволяет сразу же их удалять или лечить зараженные файлы. Даже если сотрудник вставил зареженную вирусом дискету в компьютер и не запустил антивирусную программу, все равно вирус будет сразу же обнаружен и обезврежен.

      Для максимальной безопасности компьютера рекомендуется периодически запускать антивирусную программу для проверки всех дисков компьютера либо только тех, в которые помещаются вновь поступающие документы. Такая проверка может запускаться как вручную, так и автоматически. В общем, вирусы «совершенствуются», совершенствуется и антивирусная защита, поэтому необходимо постоянно использовать свежие версии антивирусной защиты.

      Однако важно не только создать аппаратное обеспечение сохранности электронных документов и использовать его, но не менее важно уметь обрабатывать и работать с этими документами в системе делопроизводства, что позволяет делопроизводителю эффективно работать и обеспечивать качество своей работы, а также обеспечить их сохранность. Так это касается размещения информации в памяти компьютера. Целесообразно представлять каждый документ как самостоятельный файл. Имя файлу лучше давать по типу документа и его порядкового номера, например, pismo1; akt5; protok12; spravk3 и т.д. Периодическая ревизия каталогов документов помогает сортировать и своевременно освобождаться от устаревших и ненужных. Документы, не использующиеся в текущей работе следует сбрасывать в архив. В качестве архива можно использовать жёсткий диск, CD и DVD-диски, флеш-память. Следует помнить, что хранить информацию целесообразно на носителях, предназначенных специально для этой цели. В этом случае значительно снижается вероятность потери информации по вине активно работающих пользователей и порчи устройств.

      В электронный архив документ  отправляют сразу по завершении его в делопроизводстве. Архивом служит баз данных – это хранилище информации в систематизированном виде. Периодически базу данных сортируют по столбцам, т.е. выстраивают данные в определённой последовательности, например временной, что очень важно в делопроизводстве. Базу данных можно использовать для формирования личных дел, а также для формирования номенклатуры дел на основе табличного редактора Excel.

      После того, как все документы за истёкший год будут исполнены, базу данных используют только для справочной работы. База данных может быть переписана на любой архивный носитель, например, диск, если информацию используют редко. В случае постоянной работы с информацией лучше применять устройства со сменными дисками.

     Известно, что документы различаются по своей ценности, а значит и сроком хранения. Все сроки хранения, принятые в традиционном, бумажном делопроизводстве, действительны и для электронных архивов. Присущая электронному хранению – лёгкость создания копий здесь очень удобна. Однако для документов постоянного срока хранения (например, приказы по основной деятельности) и долговременного (например, приказы по личному составу) используют совместное хранение – оригиналов на бумажной основе и копий в электронных архивах. При составлении номенклатуры дел особо помечают срок хранения документа в соответствии с данными в специальных справочниках. Правильное хранение документа должно не только обеспечивать ему целостность, но и быстрый поиск.

Информация о работе Электронный документооборот