Экспертиза ценности документов

Учитывая определенную специфику документов по личному составу, их видовое наполнение, особенности ведения кадрового делопроизводства, а также направления и цели, в которых такие документы могут использоваться отечественными архивистами на основе общих критериев экспертизы ценности документов, еще в середине     1970-х гг. были выработаны критерии экспертизы ценности документов по личному составу:

• характер личных заслуг;
• служебное положение лица (его служебная номенклатура);
• полнота информации о лице в составе документов личного дела.

Согласно новому Перечню  типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., 2000 г.), значительная часть документов по личному составу, и в первую очередь личные дела, имеют срок хранения 75 л ЭПК. Отметка «ЭПК» означает, что указанная документация в организациях государственного типа может иметь если не указанный срок 75 лет, то «срок постоянно», что решается после изучения документов и по согласованию с экспертно-проверочной комиссией государственного и муниципального архива.

В организациях негосударственного типа данная отметка верна лишь в  том случае, если организация заключила  договор с архивным учреждением  на передачу документов. Если негосударственная  организация «не контактирует»  с архивным учреждением, то вопрос о сроках хранения таких документов по личному составу (срок хранения которых по перечню указан с отметкой ЭПК) решается экспертной комиссией (ЭК) самой организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. ПРОВЕДЕНИЕ ЭКСПЕРТИЗЫ  ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

 

2.1. Система экспертных  органов

 

Для организации и проведения работ по экспертизе ценности документов, образующихся в деятельности любой  организации, независимо от формы собственности  или функций, приказом директора (президента, начальника) создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК), в состав которой входят квалифицированные специалисты основных структурных подразделений (не менее трех-девяти человек).

В организациях, имеющих подведомственную сеть, создаются Центральные экспертные комиссии (ЦЭК), а при необходимости и экспертные комиссии структурных подразделений.

Председателем ЭК (ЦЭК) назначается  один из руководителей организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива, секретарем – сотрудник  службы ДОУ.

Примерный состав экспертной комиссии:

• зам.директора (главный бухгалтер);
• ведущий специалист (юрист, работник службы делопроизводства, отдела кадров, архива);
• секретарь-референт.

В связи с тем, что учетно-финансовая документация составляет значительный процент в общей массе документов, в состав ЭК (ЦЭК) обычно входит экономист или работник бухгалтерии. В состав ЭК (ЦЭК) также целесообразно включить специалиста по защите информации.

Функции и права экспертной комиссии, организация ее работы определяются положением об экспертной комиссии. При разработке этого положения следует руководствоваться «Примерным положением об экспертной комиссии (ЭК) организации (утв. Приказом Росархива от 10 мая 1995 г. № 32 «Об утверждении примерных положений о дирекции, экспертно-методической комиссии государственного архива, центра хранения документации республики, края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа»). В положениях об ЭК и ЦЭК изложены правовые положения, функции комиссий и порядок работы.

ЭК и ЦЭК – совещательные органы при руководителе организации, заседания которых проводятся по мере необходимости. Все решения ЭК (ЦЭК) фиксируются в протоколах, которые подписывают председатель и секретарь комиссии. Эти решения вступают в силу после утверждения протоколов ЭК и ЦЭК руководителем организации.

Протоколы, содержащие решения  о типовых и примерных номенклатурах  дел, утверждаются руководителем организации  после их рассмотрения ЭПК (экспертно-проверочной  комиссией) соответствующего архивного  учреждения. Если ЭК (ЦЭК) – первая, то ЭПК – вторая инстанция контроля над отбором документов на хранение и уничтожение.

При Росархиве и архивных управлениях и комитетах автономных республик созданы Центральные  экспертно-проверочные комиссии (ЦЭПК). Это высшая инстанция по вопросам экспертизы ценности документов.

В государственных архивах  есть экспертно-методические комиссии (ЭМК), в ведении которых находятся:

• экспертиза ценности документов внутри госархива;
• рассмотрение разработанных в архиве методических пособий;
• работа по комплектованию госархива.

 

Таким образом, система экспертной службы состоит из архивных учреждений (ЦЭПК, ЭПК, ЭМК) и прочих учреждений (ЭК, ЦЭК).

Основными функциями ЦЭК и ЭК являются:

• рассмотрение, вынесение на утверждение и согласование с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения проектов сводной номенклатуры дел организации, если архив организации является источником комплектования Архивного фонда РФ;
• организация и проведение совместно с делопроизводственной и архивной службами ежегодного отбора дел для дальнейшего хранения или выделения к уничтожению;
• рассмотрение, представление на утверждение руководителю организации и на одобрение ЭПК описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;
• рассмотрение и согласование с госархивом графиков передачи документов из структурных подразделений в архив организации и графиков передачи дел постоянного хранения из архива организации в госархив;

рассмотрение вопросов приема на ведомственное хранение документов личного происхождения.

Для того чтобы организовать работу по экспертизе ценности документов в учреждении должна быть создана  экспертная комиссия (ЭК) из числа заинтересованных работников: архивист (секретарь комиссии), делопроизводитель, кадровик, бухгалтер и возглавить ее должен один из руководителей (председатель комиссии). Комиссия создается приказом руководителя и руководствуется в своей деятельности нормативно-методическими документами и Положением о ней, утвержденным в установленном порядке. Решения комиссии оформляются в протоколах, подписываются председателем и секретарем и обязательны для исполнения всеми сотрудниками учреждения. Основной задачей ЭК является организация экспертизы ценности документов на разных этапах ее проведения.

 

2.2. Функции, права и  организация работы экспертной  комиссии

 

Функции и права ЭК, а  также организация ее работы определяются положением. При разработке положения  об ЭК следует руководствоваться  Примерным положением о постоянно  действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утв. приказом Росархива от 19.01.95 №2.

Основными задачами ЭК являются:

- организация  и проведение экспертизы ценности  документов на стадии делопроизводства  при составлении номенклатуры  дел и формировании дел;

- организация  и проведение экспертизы ценности  документов на стадии их подготовки  к передаче в архив учреждения;

- организация  и проведение отбора документов, подготовка их к передаче на  постоянное хранение в государственный  или муниципальный архив (в  случае если документы отнесены к составу Архивного фонда РФ).

В соответствии с возложенными на нее задачами ЭК выполняет следующие функции:

1. Организует  и проводит совместно с делопроизводственной  и архивной службами работу  по ежегодному отбору документов учреждения (в том числе научно-технической и специальной документации) для дальнейшего хранения и к уничтожению.

2. Осуществляет  методическое руководство работой  по экспертизе ценности документов  учреждения и по подготовке  их к архивному хранению, по  разработке номенклатуры дел, дает экспертную оценку проектам нормативно-методических документов по названным вопросам.

3. Оказывает  содействие и методическую помощь  специалистам учреждения:

по  выявлению владельцев личных архивов  в учреждении, по возможной передаче ими дневников, записей воспоминаний, других документов в состав Архивного фонда России;

по  выявлению и возврату в Россию документов по истории России и своей  отрасли, которые по различным причинам оказались за пределами России;

по  инициативному документированию (записи воспоминаний старейших работников, кинофотосъемки) с целью создания устной истории своего учреждения.

4. Рассматривает,  принимает решения об одобрении  и представляет:

4.1. На  утверждение ЭПК архивного учреждения, а затем на утверждение руководителя своего учреждения:

описи дел постоянного хранения управленческой и специальной документации;

перечни проектов, проблем (тем), научно-техническая  документация по которым подлежит передаче на государственное хранение;

акты  о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения: документов со сроками хранения 10 лет и более, с отметкой "ЭПК" в перечне, документов до 1945 года включительно.

4.2. На согласование ЭПК  архивного учреждения, а затем на утверждение руководителя своего учреждения:

сводную номенклатуру дел  учреждения;

описи дел по личному составу;

акты об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного  хранения.

4.3. На рассмотрение ЭПК  архивного учреждения:

предложения об изменении  сроков хранения категорий документов, установленных перечнем, и об определении  сроков хранения документов, не предусмотренных  перечнем.

4.4. На утверждение руководителя  учреждения:

акты о выделении к  уничтожению документов с истекшими сроками хранения (кроме перечисленных в п. 4.1);

акты об утрате или неисправимом повреждении документов по личному  составу.

5. Совместно со службами  делопроизводства и кадров проводит  для сотрудников учреждения консультации  по вопросам работы с документами, участвует в проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.

Экспертная комиссия имеет  право:

1. В пределах своей компетенции  давать рекомендации структурным  подразделениям и отдельным сотрудникам  учреждения по вопросам разработки номенклатуры дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов.

2. Запрашивать от руководителей  структурных подразделений:

письменные объяснения о  причинах утраты, порчи или незаконного  уничтожения документов постоянного  и долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному  составу;

предложения и заключения, необходимые для определения  сроков хранения документов.

3. Заслушивать на своих  заседаниях руководителей структурных  подразделений о ходе подготовки  документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения  сохранности документов Архивного  фонда России, о причинах утраты  документов.

4. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений, представителей учреждений Государственной архивной службы России, сторонних организаций.

5. ЭК в лице ее председателя, его заместителя и секретаря комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.

6. Информировать руководство  учреждения по вопросам, относящимся  к компетенции комиссии.

7. В установленном порядке  представлять свое учреждение в органах Государственной архивной службы России.

Экспертная комиссия учреждения работает в тесном контакте с экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) учреждений Росархива, с Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) отраслевого органа управления, получает от них соответствующие организационно-методические указания.

ЭК работает по годовому плану, утвержденному руководством.

Вопросы, относящиеся к  компетенции ЭК, рассматриваются  на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раз в год. Все заседания комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрение ЭК документы рассматриваются на ее заседании не позднее чем через 10 дней.