Экспертиза ценностей документов

Прием, учет, организация  использования машиночитаемых документов  осуществляется службой хранения машиночитаемых документов вычислительного центра (ВЦ).

 В своей   работе  служба  хранения  руководствуется  общесоюзными и ведомственными нормативно-методическими материалами, ГСДОУ, разрабатываемыми на их основе Положением о службе хранения машиночитаемых  документов,  технологическими,   эксплуатационными   и должностными инструкциями, приказами руководителя организации.

Положение о  службе хранения машиночитаемых документов устанавливает структуру, права  и  обязанности  этого подразделения, исходя из условий конкретного ВЦ.

В  службе  хранения,  с учетом особенностей используемых носителей записи,  создаются хранилища  для  документов  на  магнитных носителях (магнитных лентах,  магнитных дисках),  в которых могут быть выделены  участки  оперативного  хранения  и   участки   долгосрочного хранения машиночитаемых документов.

Для  организации  оперативного   поиска   документов   и машинных   носителей,   на   которых  они  записаны,  служба  хранения документов ВЦ создает ИПС.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

Основу информационно-поискового   аппарата   составляют   учетные  документы (журналы и карточки  магнитных  носителей  и  машиночитаемых документов).   Учетные   карточки   машиночитаемых   документов  могут систематизироваться по задачам,  названиям,  и кодам документов,  а внутри - по  номерам или наименованиям подразделений,  фамилиям пользователей и т.д.

 В случае  необходимости  служба хранения может создавать и другие виды информационно-поисковых справочников:  перечни   информационных массивов, различные указатели, отражающие организацию массивов информации конкретного ВЦ.

 При больших  объемах учетных документов и частых запросах целесообразно создавать механизированные и автоматизированные ИПС.

Служба хранения выдает машиночитаемые   документы  структурным подразделениям ВЦ, передает документы другим организациям для временного или постоянного использования, осуществляет контроль за своевременностью их возвращения.

Подлинники машиночитаемых документов выдаются службой хранения для внесения в них изменений,  а также для изготовления с  них  копий. Дубликаты  и копии машиночитаемых документов   выдаются   для использования.

 

 

Список литературы

 

1. Федеральный закон РФ от 22 октября 2004г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
2. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения, Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., ВНИИДАД, 1991.
3. Гост 17914-72. Обложки дел длительных сроков хранения. Технические условия. М., 1984.
4. Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002)
5. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 06.10.2000)
6. Богатая и.Н., Кузнецова Л.Н. Делопроизводство и бухгалтерия: Учеб. Пособие. – М.: Дело, 2007.
7. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. — 3-е изд. — М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003.
8. Рогожин М.Ю. Настольная книга секретаря: подготовка документов: Практ. Пособие. – М.: ТКВелби, Изд-во Проспект, 2004. С.198.

 

¹ Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. — 3-е изд. — М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003. С.267

² Богатая и.Н., Кузнецова Л.Н. Делопроизводство и бухгалтерия: Учеб. Пособие. – М.: Дело, 2001. С.179

³ Рогожин М.Ю. Настольная книга секретаря: подготовка документов: Практ. Пособие. – М.: ТКВелби, Изд-во Проспект, 2004. С.198.