История становления делопроизводства
в России и его значение в современных
условиях
С древнейших времен дошли до
нас различные виды документов, с помощью
которых мы узнаем историю своей страны,
особенности быта людей и различных отношений,
складывавшихся в далекие времена. Документы
возникли вместе с письменностью, вначале
как средство закрепления имущественных
отношений, а затем, с развитием письменности,
стали средством общения, передачи информации.
Документы являются одним из важнейших
хранилищ человеческой памяти, по которым
мы можем изучить в том числе и историю
делопроизводства.
Летопись, повествуя об отношениях Древнерусского
государства (IX-XII вв.) и Византии, сообщает
содержание договоров, заключенных между ними. Это свидетельствует
о наличии дипломатической документации.
Дипломатические отношения фиксировались
также в грамотах. Грамота удостоверяла
личность посла, его полномочия для подписания
договора.
Складывание система правовой
документации
В XI в. были созданы выдающиеся письменные памятники
русского права: Русская Правда, Правда
Ярослава, Правда Ярославичей. К началу
XII в. они были объединены в Краткую правду.
Большое значение, придававшееся
охране частной собственности, вызвало
необходимость фиксировать факт владения
ею в различных грамотах. В грамотах фиксировались
также привилегии купцов, доходы церкви,
различные соглашения, завещания.
В период феодальной раздробленности
(XIII-XV вв.) развитие феодальных отношений
фиксировалось в частноправовых актах (вкладные,
купчие грамоты на землю и иное имущество,
кабалы закладные, заемные, служилые, на
заем денег, движимого и недвижимого имущества,
полные грамоты на продажу в рабство, отпускные
грамоты при отпуске на свободу и др.).
Отношения между княжествами закреплялись
в договорах великих и удельных князей.
Создаются письменные памятники права
— судные грамоты.
Властные указания подчиненным верховная
власть фиксировала в указных грамотах.
Судебная деятельность сопровождалась
составлением судных списков» правовых
грамот, бессудных грамот» мировых.
Появляются дьяки — лица, владеющие
приемами работы с документами.
Документы писали на дорогостоящем материале
— пергаменте. Он
изготовлялся из козлиной или телячьей
кожи, а лучшие сорта доставляли из ганзейских
городов и Греции. В целях экономии текст,
утративший ценность и значение, счищали,
а лист пергамента использовали заново.
Это время накопления опыта в области
составления документов, когда формировались
традиции в оформлении документов, устанавливались
приемы их удостоверения — подписи, скрепы, печати, возникали стадии написания
документа — черновик и беловик. Однако
говорить о делопроизводстве как о системе
определенных правил в период существования
Древнерусского государства и во время
феодальной раздробленности нельзя. Это период накопления традиций
и обычаев в работе с официальными документами.
История отечественного делопроизводства
складывается из нескольких периодов:
дореволюционного делопроизводства
(XVI — начало XX в.);
советского делопроизводства
(октябрь 1917-1991 г.);
постсоветского периода (1991
— по настоящее время).
Делопроизводство дореволюционной
России включает три этапа:
первый этап — приказное делопроизводство (XVI — XVII в.);
второй этап — коллежское делопроизводство (XIII в.);
третий этап — исполнительное делопроизводство (XIX — начало XX в.).
Приказное делопроизводство
- работа с документами, проводившаяся
в приказах (Поместный приказ, Разрядный
приказ и т.д.)
В приказах постепенно формировался слой
профессиональных чиновников из незнатных
служилых людей, прекрасно знающих свое
дело и со временем начавших оказывать
влияние на решение государственных вопросов.
Документы этого периода имели форму свитка,
длина свитка часто была значительной.
Порядок составления документа в приказе
был следующий: по указанию дьяка проект
документа - "черное письмо" - составлял
подьячий "средней руки", дьяк "чернил"
его, т.е. писал начисто. Беловик сверяли
с черновиком, "старый" подьячий "справлял"
переписанный документ, удостоверяя своей
подписью соответствие его исправленному
черновику. "Справленные" документы
подписывали дьяки. Подпись растягивали
во всю ширину документа с целью охраны
от подлогов.
В наследство от приказного делопроизводства
получили мы и слово "волокита". Подклееные
в столбцы длиной в среднем 50-80 м, документы
наматывали на палочки в свитки. Ленты
при чтении волочились, отсюда и родилось
понятие, обозначающее сегодня несвоевременное
и не по существу решение того или иного
вопроса. В аппарате приказного делопроизводства
процветали взяточничество, чинопочитание,
формализм.
Взамен устаревшей системы
приказов в 1717 - 1718 гг. царем - реформатором
Петром I было создано 12 коллегий, каждая
из которых ведала определенной отраслью,
или сферой управления, и подчинялась
Сенату. Генеральным регламентом государственных
коллегий была фактически создана канцелярия
и утверждена должность секретаря; 27 февраля
1720 г. можно считать датой рождения секретарской
должности в России. Кроме секретаря, в
состав канцелярии входили: регистраторы,
актуариусы (составители актов), архивариусы
(работники архивов), копеисты (изготовители
копий документов), писцы, фискалы (надзиратели
за деятельностью госучреждений). В Генеральном
регламенте четко определены права, обязанности,
пределы компетенции и режим работы конторских
служителей.
Коллежское делопроизводство - организация
работы с документами в коллегиях (с 1717
г.). Этот способ организации работы с документами
был более прогрессивным и европеизированным
по сравнению с предыдущим. Появились
упорядоченные системы регистрации, которая
велась в специальных журналах. В период
коллежского делопроизводства были заложены
основы организации учета и хранения документов,
тогда же впервые появилось название "архив".
В
На рубеже XVIII - XIX вв. делопроизводство
в России пережило новые значительные
изменения. В 1802 г. был издан указ о замене
петровских коллегий министерствами,
что опять же было в русле общеевропейских
преобразований. Указом об учреждении
министерств, изданным в 1811 г., были строго
распределены пределы компетенции руководящих
чиновников. В зависимости от занимаемой
ими должности они имели право получать
и подписывать лишь определенные виды
документов. От Императора получали манифесты,
рескрипты, Высочайшие указы, Высочайшие
повеления; от Сената и других органов
высшей власти - указы и предписания; местные
губернские власти имели право рассылать
указы от имени "Его Императорского
Величества"; министры и руководящие
чины министерств направляли нижестоящим
органам предложения, циркуляры, запросы.
В вышестоящие учреждения направлялись
рапорты, доношения, представления. К высочайшей
власти обращались со всеподданнейшими
докладами, прошениями, жалобами.
Делопроизводство
в советскую эпоху (1917-1991 гг.)
Первые годы советской власти ознаменованы
поисками правил организации делопроизводства,
отвечавших задачам, которые ставила новая
власть.
Были изданы декреты, регламентировавшие порядок
законотворческой деятельности (декрет
СНК от 30 октября 1917 г. «О порядке утверждения
и опубликования законов», декрет СНК
от 18 ноября 1918 г. «О времени вступления
в силу узаконений и распоряжений правительства»).
1920-1930-е годы особый период в развитии
советского делопроизводства, так как
это время массового движения, названного научной организацией труда (НОТ) и научной организацией управленческого
труда (НОУТ). Движение за НОУТ оказало
значительное влияние на формирование
и развитие делопроизводства.
В этот период были созданы общественные
организации, занимавшиеся вопросами
управления: Клуб работников административного
дела, Объединение работников учета, Ассоциация
работников управленческого дела.
Кроме того, в рамках движения
за НОУТ в каждом крупном учреждении и
на предприятии создаются ячейки (бюро,
сектора и др.) НОУТ.
Издавались журналы, на страницах
которых рассматривались проблемы управления
и работы с документами: «Техника управления»,
«Вопросы организации и управления», «Система
и организация», «Время», «Организация
труда». Издается много литературы по
вопросам делопроизводства. Среди них
были и фундаментальные теоретические
исследования и пособия по делопроизводству
для учащихся и практиков.
Большое значение для развития
советского делопроизводства имело создание
при НКРКИ в 1925 г. акционерного общества— Государственного бюро организационного
строительства (Оргстрой).
Главным направлением деятельности
Оргстроя была рационализация делопроизводства.
В 1943 г. Главное архивное управление
СССР предприняло еще одну попытку создать единые нормы в работе с официальными
документами. Был подготовлен проект «Инструкции
по постановке документальной части и
охране документальных материалов в текущем
делопроизводстве учреждений, организаций
и предприятий СССР». Однако и в этот раз
документ не был утвержден.
В том же году издан первый перечень типовых управленческих документов, установивший сроки их хранения.
Перечень стал основой экспертизы ценности документов и в делопроизводстве, и в архиве.
Важной вехой для развития советского
делопроизводства явилось решение Правительства
СССР 1959 г. о разработке единой государственной
системы делопроизводства для учреждений
и предприятий страны на основе широкого использования
технических средств.
Одновременно начинается решение
вопроса о подготовке кадров: в ряде средних
школ с 1962/63 уч. г. начата подготовка учащихся
по специальности «Делопроизводство».
В 1964 г. в Московском государственном историко-архивном
институте (МГИАИ) был открыт первый в
СССР факультет государственного делопроизводства
(ФГД), готовящий специалистов с высшим
образованием для работы по до- кументационному
обеспечению управления.
Вторым значительным направлением
совершенствования делопроизводства
стала унификация и стандартизация состава
и правил оформления управленческой документации,
активно развивающаяся с 1970-х годов.
Первые ГОСТы на организационно-распорядительную
документацию (ОРД) были введены в действие
в 1972 г. — ГОСТ 6.38-72 «Система организационно-распорядительной
документации. Основные положения» и ГОСТ
6.39-72 «Система организационно-распорядительной
документации. Формуляр-образец».
Отдельным направлением совершенствования
работы с документами стала унификация
терминологии, применяемой в делопроизводстве
и архивном деле.
В 1980-е годы переработана нормативно-методическая
база хранения документов в делопроизводстве
и архиве. В 1986 г. изданы «Основные правила
работы ведомственных архивов», которые
содержали правила хранения документов,
формирования документов в дела, их экспертизы,
учета и комплектования архива. В 1989 г.
издан «Перечень типовых документов, образующихся
в деятельности госкомитетов, министерств,
ведомств, учреждений, организаций и предприятий,
с указанием сроков хранения», который
также явился практическим пособием каждой
делопроизводственной службы при организации
хранения документов.
В 1980-е годы разрабатывались
нормативы времени на делопроизводственные
операции. На основе установленных формул
трудозатрат можно было рассчитать количественный
состав работников делопроизводственной
службы. Основанием для этого служили
вышедшие в 1988 г. Укрупненные нормативы
времени на работы по делопроизводственному
обслуживанию и Единые нормы времени (выработки)
на машинописные работы, разработанные
Центральным бюро нормативов по труду
Государственного комитета СССР по труду
и социальным вопросам.
Делопроизводство в современной
России
Развитие делопроизводства
в 1970-80-е годы явилось основой для постановки
делопроизводства в Российской Федерации.
Этот третий этап истории делопроизводства
характеризуется, прежде всего, существенными
изменениями в социальной и экономической
сферах. С 1990-х годов в России началось
активное создание негосударственных
организаций (акционерные общества, общества с ограниченной ответственностью, унитарные предприятия и др.). В большей части этих
организаций делопроизводство создавалось
заново. С начала 1990-х годов в Российской
Федерации стала развиваться законодательная
и нормативная правовая база, которая установила требования
как к документам, так и к работе с ними.