История развития делопроизводства на территории Республики Беларусь

    Эта группа документов  даёт стоимостную, количественную  и качественную характеристику  товара. Эти документы оформляет  на своём бланке продавец, а  покупатель против них производит  оплату.

 

25. Технология и организация  документооборота.

Форма делопроизводства в организации может быть централизованной (Централизованная форма делопроизводства предполагает, что все виды работ с документами проводятся в одном месте (в канцелярии, в службе документационного обеспечения управления, у секретаря), то есть централизованно), децентрализованной (Децентрализованная форма делопроизводства применяется в организациях, имеющих территориально разобщенные структурные подразделения, с большим документооборотом) и смешанной (одна часть делопроизводственных операций осуществляется централизованно (например, прием и первоначальная обработка документов, их регистрация), а другая (например, текущее хранение и подготовка к сдаче дел в архив) проводится в структурных подразделениях).

Основные этапы документооборота:

прием и первичная обработка поступающих документов;

 предварительное рассмотрение  и распределение документов;

 регистрация документов;

 информационно-справочная работа; в направление на исполнение;

 контроль исполнения;

 исполнение документов;

 отправка документов адресатам;

 подготовка и передача дел  в архив.

В случае обнаружения каких-либо недостатков на самом документе и в регистрационной форме об этом делается отметка, ставится в известность отправитель письма, затем составляется акт.

 На сортировку документ передается  вместе с этим актом.

 

 

 

 

 

 

26. Составление номенклатуры  дел

Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

При составлении номенклатуры следует руководствоваться уставом или положение организации, положениями ее структурных подразделений, штатными расписаниями, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы.

Порядок составления номенклатуры в федеральных органах исполнительной власти регламентирован типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Разделы номенклатуры располагаются в соответствии с утвержденной структурой (штатным расписанием) организации.

В разделы включаются заголовки дел, отражающие все направления деятельности структурных подразделений. Заголовки дел располагаются по значимости.

В 1 графе номенклатуры проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел. Заголовок дела – это краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле.

Графа 3 заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается сроки хранения дел, номера статей по типовому или ведомственным перечням дел.

В графе 5 "Примечание", как правило, проставляются отметки о переходящих делах, о лицах, ответственных за формирование дел.

 

27. Формирование и оформление  дел

Формированием дел называется группировка документов в дела в соответствии с номенклатурой. Формирование дела – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Основными нормативными документами, которыми необходимо пользоваться при организации работы по формированию, оформлению и хранению дел являются:

Порядок формирования, хранения и оформления дел должен быть определен на основании указанных нормативных актов, изложен в инструкции по делопроизводству конкретной организации (учреждения). Этой инструкцией должны руководствоваться работники организации (учреждения), ответственные за формирование и хранение дел. Дела формируются и хранятся в структурных подразделениях организации (учреждения). В структурных подразделениях выделяются лица, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела.

Формирование дела начинается сразу с начала года.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

В дело помещаются документы, по своему содержанию соответствующие заголовку дела.

Организационно-распорядительные документы группируются в дела по видам в хронологическом порядке с относящимися к ним приложениями.

Организационно-правовые документы, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются в дела вместе с ними.

 

28. Обеспечение сохранности  документов архива.

Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются: строительством, реконструкцией и ремонтом зданий архивов; оборудованием хранилищ средствами пожаротушения, охранной и противопожарной сигнализации; применением технических средств для создания оптимального температурно-влажностного режима хранения, проведения санитарно-гигиенических мероприятий в помещениях хранилищ; применением специальных средств хранения документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки и тому подобное).

Состав, расположение, оборудование помещений основного назначения должны обеспечивать сохранность архивных документов на всех участках работы с ними, соблюдение требований технологии работ, охраны труда, техники безопасности и производственной санитарии, а также рациональное взаимодействие подразделений архива.

Архив обеспечивается архивохранилищами, читальным залом, рабочими комнатами, помещениями для автоматизированной библиотеки съемных электронных носителей, серверного и коммуникационного оборудования.

Хранение архивных документов осуществляется в темноте. Защита документов от действия света обеспечивается хранением документов в коробках, папках и переплётах, применением на окнах светонепроницаемых и светорассеивающих штор и т. п. Документы на электронных носителях хранятся в условиях, исключающих прямое попадание света, и подлежат дополнительной защите от агрессивных примесей в воздушной среде (сернистого газа, сероводорода, паров ртути, окислов азота, аммиака), электромагнитно-ионизационного (радиационного) воздействия.

Охранный режим архива обеспечивается комплексом мер по обеспечению инженерно-технической укрепленности, оборудованию здания (помещения) архива средствами охранной сигнализации, организации поста(ов) охраны, опечатыванию помещений, соблюдению внутри объектового и пропускного режимов, хранению ключей от служебных помещений.

 

29. Понятие служебной  и коммерческой тайны.

Коммерческая тайна - режим конфиденциальности информации, позволяющий ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду.

Информация, составляющая коммерческую тайну - сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности в научно-технической сфере, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности, которые имеют действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности их третьим лицам, к которым у третьих лиц нет свободного доступа на законном основании и в отношении которых обладателем таких сведений введен режим коммерческой тайны.

В белорусском Словаре юридических терминов для определения понятия «служебная тайна» используются формулировки, данные в ст. 140 Гражданского кодекса Республики Беларусь  и ст. 17 Закона Республики Беларусь от 4 января 2003 г. № 172-З «О государственных секретах».

Служебная тайна – государственные секреты, разглашение или утрата которых могут причинить существенный вред национальной безопасности Республики Беларусь, а также конституционным правам и свободам граждан. Сведения, составляющие служебную тайну, имеют характер отдельных данных, входящих в состав сведений, составляющих государственную тайну и не раскрывающих ее в целом.

 

30. Сущность и особенности  конфиденциального делопроизводства.

Конфиденциальное делопроизводство следует определять как деятельность, обеспечивающую документирование конфиденциальной информации, организацию работы с конфиденциальными документами и защиту содержащейся в них информации.

Способами дестабилизирующего воздействия на информацию являются ее копирование (фотографирование), записывание, передача, съем, заражение программ обработки информации вирусом, нарушение технологии обработки и хранения информации, вывод (или выход) из строя и нарушение режима работы технических средств обработки и передачи информации, физическое воздействие на информацию и др.

Сущность конфиденциального делопроизводства обусловливает его организационные и технологические особенности, к числу основных из которых относятся:

жесткое регламентирование состава издаваемых документов и процессов документирования, в том числе на стадии подготовки черновиков и проектов документов;

обязательный поэкземплярный и полистный учет всех, без исключения, документов, проектов и черновиков;

максимально необходимая полнота регистрационных данных о каждом документе;

фиксация прохождения и местонахождения каждого документа;

регламентация общей технологии документирования, организации работы с документами и их защиты;

проведение систематических проверок наличия документов;

разрешительная система доступа к документам и делам, обеспечивающая правомерное и санкционированное ознакомление с ними;

жесткие требования к условиям хранения документов и обращения с ними, которые должны обеспечивать сохранность и конфиденциальность документированной информации;

регламентация обязанностей лиц, допущенных к работе с конфиденциальной документированной информацией, по ее защите;

персональная и обязательная ответственность за учет, сохранность документов и порядок обращения с ними.

 

31. Организация делопроизводства  с обращениями граждан.

Обращение гражданина - направленное в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменные предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления. Таким образом, понятие «обращение» включает в себя предложения (Предложение - рекомендация гражданина по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов, деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, развитию общественных отношений, улучшению социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества), заявления (Заявление - просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц), жалобы (Жалоба - просьба гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других лиц).

Технология работы с обращениями граждан требует организации и прописана в законе. Она включает:

· прием и первичную обработку письменных обращений;

· регистрацию обращений;

· направление обращений на рассмотрение;

· уведомление заявителя о направлении обращения в другие учреждения;

· уведомление заявителя о длительном расследовании обращения;

· передачу обращений на исполнение;

· текущее хранение обращений;

· анализ обращений граждан;

· подготовку и передачу обращений в архив.

 

32. Особенности делопроизводства  в различных сферах.

В сферах промышленности, связи, транспорта и энергетики применяется русский язык, а также другие языки в соответствии с международными и межреспубликанскими. На местном уровне в указанных сферах наряду с русским языком, государственными языками республик могут употребляться другие языки с учетом интересов местного населения.

Делопроизводство в сфере обслуживания и коммерческой деятельности ведется на русском языке и иных языках, предусмотренных договорами между деловыми партнерами.

 

33. Роль секретаря в  организации информационного и  документационного обеспечения.

Важными факторами успеха в работе секретаря является умение вести себя

с людьми и способность создавать благоприятное впечатление, повышающее авторитет его руководителя. Секретарь является личным организатором руководителя, обычно решает, с кем ему необходимо встретиться, с кем переговорить, какие вопросы заслуживают его внимания и срочного решения и какие вопросы можно переадресовать другим сотрудникам. Именно это отличает работу личного секретаря от работы обычной канцелярии. Секретарь - личный представитель своего руководителя, и выполнение этой ключевой роли требует умения производить благоприятное впечатление на работников организации и представителей других фирм.