Информационно-справочные документы в кадровой службе

Трудовой договор может  иметь типовое или индивидуальное содержание и вступает в силу с  момента его подписания работником и работодателем, если иное не оговорено  в самом договоре. Если работник не приступил к работе в установленный  срок без уважительных причин в течение  недели, то трудовой договор аннулируется путем издания соответствующего приказа.

6 Распорядительная документация.

В комплекс распорядительной документации входит набор различных по назначению приказов (распоряжений) по личному составу, предназначенных для юридического оформления заключенного трудового договора гражданина с учреждением, организацией или фирмой. Распорядительная, как и организационно-правовая, кадровая документация входит составной частью в унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД). В соответствии с требованиями этой системы регламентируется состав реквизитов документов, порядок их оформления, расположения и построения формуляра каждого документа.

Издание приказов по личному  составу обязательно: при назначении работников на должность (даже при наличии контракта), освобождении от должности и перемещениях по службе; при вынесении поощрений и наложении дисциплинарных взысканий; при введении единых и типовых норм выработки (обслуживания), тарифно-квалификационных справочников, единых тарифных сеток, утверждении систем оплаты труда работников; в случаях премирования работников и выплаты единовременных денежных вознаграждений; при приобретении и повышении квалификации, присвоении разрядов, классности, а также при предоставлении неочередного отпуска, перемене фамилии и в других случаях.

Приказы служат единственным основанием внесения соответствующих  записей в трудовые книжки, ученые и другие документы.

Приказы составляются совместно  секретарем-референтом и заинтересованными  структурными подразделениями фирмы. В установленных законом случаях  приказы должны иметь гриф согласования с профсоюзным органом. Проект приказа  согласовывается с главным бухгалтером, юрисконсультом, руководителями заинтересованных и функциональных структурных подразделений. Обязательна виза секретаря-референта  и заместителя руководителя, отвечающего  за общие вопросы организации  работы фирмы. Приказ подписывается  первым руководителем.

7 Унифицированные формы  приказов по личному составу

Общероссийский классификатор  управленческой документации (ОКУД) регламентировал  индивидуальную и сводную структуру  приказов по личному составу. Предусмотрено, что формы приказов (распоряжений) УСПУД распространяются на юридические лица всех организационно-правовых форм и форм собственности, а по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда — на юридические лица всех организационно-правовых форм собственности, кроме бюджетных учреждений.

6 апреля 2001 г. Госкомстат  России постановлением № 26 утвердил  следующие унифицированные формы  первичной учетной документации  по учету кадров:

• приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-1, индивидуальная);
• приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма № Т-1а, сводная);
• личная карточка работника (форма № Т-2);
• личная карточка государственного служащего (форма № Т-2ГС);
• учетная карточка научного, научно-педагогического работника (форма № Т-4);
• приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма № Т-5);
• приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма № Т-5а, сводная);
• приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6);
• приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма № Т-6а, сводная);
• приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (форма № Т-8);
• приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работниками (форма № Т-8а, сводная);
• приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9);
• приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма № Т-9а);
• командировочное удостоверение (форма № Т-10);
• служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а);
• приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма № Т-11);
• приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма № Т-11а, сводная).

Указанные формы приказов (распоряжений) могут иметь электронную  форму и заполняться на экране дисплея с последующей распечаткой  бумажного экземпляра подготовленного  приказа, предназначенного для проставления виз согласования и росписи руководителя.

Основания к приказам в  соответствии со сроками хранения этих документов или включаются в личное дело работника, или образуют самостоятельное  дело приложений к приказам по личному  составу.

8 Учетная документация.

Комплекс учетной кадровой документации выполняет функцию персонального учета работников и является накопителем (базой) персональных данных, получаемых при первичной регистрации и последующем обновлении необходимых индивидуальных сведений по составу и движению кадров.

С точки зрения технологии регистрации и накопления персональных данных работников комплекс первичной  учетной документации можно разделить  на две подгруппы:

1) первичные учетные документы;

2) производные (вторичные)  учетные документы.

Первичные учетные документы  содержат исходную информацию, заполняются в точном соответствии с персональными документами граждан (работников) и включают в себя: личный листок по учету кадров, дополнение к личному листку по учету кадров, машиноориентированные входные формы автоматизированных информационных систем, в том числе электронные, форма (шаблон) которых заполняется на дисплее.

К исходным учетным документам относится также личная карточка унифицированной формы № Т-2, если на работника не заводится личное дело. В эту подгруппу входят традиционные и электронные документы-корректировки  для внесения текущих изменений  в массив (картотечный или машинный) учетных данных. Сюда же входят различные формы специализированных анкет.

Информационные показатели во вторичных учетных формах перегруппировываются в соответствии с целевым назначением  учетного документа или запроса. Одновременно в автоматизированном режиме могут производиться необходимые  расчеты и составляться графики, диаграммы и т. п.

9 Документация по учету  использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.

Комплекс документации по учету использования рабочего времени  и расчетов с персоналом по оплате труда информационно базируется на сведениях, содержащихся в трудовом договоре, плановых и распорядительных документах, например штатном расписании и приказах (распоряжениях) по личному составу. Комплекс образуется в процессе учета рабочего времени и расчета соответствующего материального вознаграждения рабочих и служащих за труд.

Данный комплекс документации включает в себя следующие унифицированные  формы:

• табель использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12);
• табель использования рабочего времени (форма № Т-13);
• расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49);
• расчетная ведомость (форма № Т-51);
• платежная ведомость (форма № Т-53);
• журнал регистрации платежный ведомостей (форма № Т-53а);
• лицевой счет (форма № Т-54);
• лицевой счет (для средств вычислительной техники) (форма № 54а);
• записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-60);
• записка-расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (форма № Т-61);
• акт о приемке работ, выполненных по трудовому договору (контракту), заключенному на время выполнения определенной работы (форма № Т-73).

10. Отчетная и отчетно-справочная документация.

Комплекс отчетной и отчетно-справочной документации концентрирует в обобщающем виде сводные, итоговые и аналитические информационные показатели, отражающие эффективность выполнения функций управления персоналом за определенный период времени.

Отчетная документация характеризуется четкой периодичностью предоставления ее адресатам (годовой, полугодовой, квартальной и т. п.) и наличием в большинстве случаев единообразных унифицированных или типовых форм, утвержденных органами функционального управления. Отчетная документация информационно тесно связана, с одной стороны, с плановой документацией, а с другой — с учетными документами. Массивы плановых, учетных и отчетных информационных показателей должны находиться в тесной взаимосвязи, совместимости и единстве трактовки (понимания).

В работе кадровых подразделений (служб персонала) значительное место  занимает так называемая внутренняя отчетно-справочная (справочная) документация (справки, сводки, перечни и т. п.), необходимая руководству фирмы или функциональным подразделениям.

Как правило, требования на информацию внутри фирмы не имеют  заранее разработанной формы  и отличаются непериодичностью запроса, обилием запрашиваемых показателей (не менее 7—10 показателей в каждом запросе), индивидуальной трактовкой показателей. При этом запросы могут быть как сводного, обобщающего характера, так и индивидуальные, по конкретным работникам.

Список использованных источников

1. Березина Н.М., Бахарева М.М. Кадровое делопроизводство. – СПб.: Питер, 2009. – 224 с.
2. Галахов В.В., Корнеев И.К. Секретарское дело: учеб.-практ. пособие. – М.: Проспект, 2010. – 608 с.
3. Калачева С.А. Как оформить приказ. – М.: Книга сервис, 2006. – 80 с.
4. Непогода А.В., Семченко П.А. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации. – М.: Омега-Л, 2011. – 480 с.
5. Орловский Ю.П. Кадровое делопроизводство: практич. пособие. – М.: Контракт, 2011. – 239 с.
6. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления: учеб.-практ. Пособие. – М.: Проспект, 2010. – 384 с.