Формирование и разработка концепции ДОУ

 

 

МИНОБРНАУКИ РОССИИ

Филиал

Федерального  государственного бюджетного образовательного

учреждения

Высшего профессионального  образования «Российский государственный  гуманитарный университет» в г. Красноярске

(филиал РГГУ  в г. Красноярске)

 

 

Курсовая работа

                                 По дисциплине «Документоведение»

Тема: «Формирование и разработка концепции ДОУ»

Контрольная работа студентки 2 го курса заочной формы обучения

Направления подготовки : «Документоведение и архивоведение»

 

 

 

Выполнила:

Павличенко А.В

 

                                                                 Проверила:

 

                                                                                                    «__»________2013г

Красноярск 2013

 

Содержание

          Введение ……………………………………………………………………3

1. Понятие документационного  обеспечения управления и его  роль....5

1.1 Понятие службы ДОУ,  ее задачи и функции ……………………….9

1.2 Концепция ДОУ: формирование  и разработка ……………………13

2. Концепция ДОУ на  предприятия ЗАО «Восход» …………………..17

2.1 Характеристика предприятия  ………………………………………17

       2.2 Концепция документационного обеспечения на предприятии ООО «Восход»……………………………………………………………………….19

2.3 Автоматизация документационного обеспечения управления в организации и на предприятии. Этапы внедрения …………………………25

Заключение ……………………………………………………………….27

Список использованной литературы …………………………………...29

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Документационное обеспечение  управления - это специфическое направление  деятельности, которое заключается  в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того, насколько правильно составлен  и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность  и правильность принятия управленческого  решения. В документах отражается и  учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение  многих документов предписано законами.

Организация и ведение  делопроизводства требуют профессиональных знаний и навыков, поэтому эту  работу в учреждении (фирме) ведут  специальные подразделения (службы делопроиз¬водства), а в небольших организациях и фирмах — секретари-ре¬ференты (секретари).

Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется не только ее количеством, но и оперативностью, степенью сложности и стоимостью.

Если на предприятии отсутствует  четкая организация работы с документами, то, как следствие этого закономерно  появление документов низкого качества, как в оформлении, так и в  полноте и ценности содержащейся в них информации, увеличение сроков их обработки.

Основными задачами анализа  документации предприятия являются: - общая оценка; изучение соответствия между средствами и источниками, рациональность их размещения и эффективности  их использования; определение ликвидности  и финансовой устойчивости предприятия; соблюдение финансовой, расчетной и  кредитной дисциплины.

Цель данной работы –  изучить концепцию ДОУ, ее формирование и развития.

Для достижения поставленной цели необходимо решить задач:

- рассмотреть понятие  системы ДОУ,

- изучить процесс формирования  и развития концепции ДОУ,

- проанализировать концепцию  ДОУ на предприятии ЗАО «Восход»,

- разработать концепцию  ввода электронного документооборота  на предприятии.

Предметом исследования данной работы является система документационного  обеспечения на предприятии.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Понятие документационного обеспечения управления и его роль

 

Залог обоснованного и  эффективного управленческого решения, продуктивной и целесообразной деятельности - своевременность получения и  достаточность информации. По мнению экспертов, объемы информации в мире каждые три года удваиваются, что  отражает высокие темпы развития человеческого сообщества по всем направлениям. В нашей стране каждый год появляется масса новых предприятий различных  форм собственности, созданных с  различными целями, и которые становятся объектами и субъектами передачи информации. Таким образом, актуальность знания вопросов документирования велика и постоянно возрастает.

Информация - важнейший товар. В условиях жесткой конкуренции  выживает тот, кто умеет получить своевременно в нужном объеме информацию о рынке, о новинках техники, технологий и т.д. Средством материализации информации, закрепления ее в пространстве и во времени является документ, а деятельность по составлению и  оформлению документов называется документационным обеспечением управления.

Необходимой составной частью современного управления является обеспечение  высокого уровня делопроизводства. Если на предприятии не налажена четкая работа с документами, то ухудшается и само управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности информации, оперативности ее приема и передачи, четкой организации поиска, хранения и использования документов Кудрявцев В.А. и др. "Организация работы с документами: учебник - М.: ИНФРА-М, 1998.

В современных условиях значительного  роста объемов информации, увеличения номенклатуры выпускаемой продукции, расширения международных экономических  связей, роль организации процесса создания и оформления документов, а также контроля за их исполнением значительно возросла. Повысилась значимость единого порядка составления документов и работы с ними, возросла необходимость составления на предприятиях специальных инструкций по делопроизводству, обязательного ознакомления с ними всех сотрудников.

Документационное обеспечение  управленческой деятельности (управления) - сфера деятельности, обеспечивающая документирование и организацию  работы с документами в органах  государственной власти, органах  местного самоуправления, организациях. Часть делопроизводства, непосредственно  связанная с созданием документов называется документированием. Вопросы  движения и учета документов связаны  с понятием документооборот. Деятельность по организации хранения документов относится к архивному делу.

Документационное обеспечение  управления является основополагающей технологией менеджмента, основной целью которого является обеспечение  руководства информацией о состоянии  дел на предприятии для принятия обоснованных управленческих решений  и контроле их выполнения.

Объектом ДОУ являются как отдельные документы, так  и вся совокупность документации.

Предмет ДОУ - правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия; надлежащая организация документооборота согласно требованиям ГОСТа¹

Общеизвестно, что любое  управленческое решение основывается на информации, основными критериями которой являются: своевременность, объективность, многоаспектность, достаточность  по объему. Для оперативного принятия управленческого решения также  важна быстрая ее обработка.

 

Информация закрепляется в документах на различных носителях  с применением методов, обеспечивающих эффективное использование информации внутри организации в полном объеме. Документы требуют определенной процедуры документирования, которую совершают в процессе деятельности юридические лица независимо от формы их собственности и организационно-правовой формы. Значительный массив документации составляют управленческие документы. Характер информации в них зависит от тех функций, которые реализуются с помощью этой документации. Документы могут иметь как сугубо социальное назначение, затрагивающее узкий круг лиц и отношений, так и общее назначение, распространяющееся на несколько или на все субъекты и объекты управления.

Неправильно составленный или  не вовремя полученный и обработанный документ часто приводит к негативным экономическим последствиям. Чрезвычайно  актуальной является и проблема обеспечения  сохранности документов. Обязательное сохранение определенных видов документов предписывается законодательными актами.

Любому органу управления для исполнения своих функций  необходимы эффективная система  документационного обеспечения  управления (ДОУ) и профессионально  подготовленные специалисты в этой области.

 

Основные задачи ДОУ:

 

1. Отражение управленческой, производственной и иной деятельности  предприятия в соответствующих  документах;

2. Обеспечение рационального  использования документов в деловой  практике предприятия.

Работа с документами  должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы не отвлекать работников от главных целей предприятия. В  связи с этим каждое предприятие  самостоятельно выбирает форму организации  делопроизводства: централизованную, децентрализованную и смешанную.

 

При централизованной форме  все операции по обработке документов сосредоточиваются в едином центре- канцелярии, общем отделе или у  секретаря.

Децентрализованная форма  предусматривает рассредоточение  делопроизводственных операций между  структурными подразделениями.

При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация) и децентрализовано (хранение, формирование дел). Форму организации  делопроизводства выбирают с учетом размера предприятия, объема документооборота, состава структурных подразделений. (В небольших ком

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.1 Понятие службы  ДОУ, ее задачи и функции

Понятие службы ДОУ

 

Служба ДОУ - это организационное  обособленное структурное подразделение  учреждения, выполняющее работу с  документами, и подчиняющееся непосредственно  руководителю.

Служба документационного  обеспечения управления может быть представлена в организации как  самостоятельное структурное подразделение (канцелярия, общий отдел, секретариат) так и отдельным сотрудником, (секретарь-референт).

Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) и оформлению необходимой для  осуществления управленческих действий информации на различных носителях  по установленным правилам.

Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы), а также на искусственных  языках с использованием новых носителей (перфокарты, перфоленты, магнитные  ленты, карты, диски и др.).

Деятельность службы ДОУ  регламентируется Положением о службе Документационного обеспечения  управления. Деятельность работников службы ДОУ регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают  равномерную загрузку работников, распределение  работ по сложности выполнения и  квалификации исполнителей. Должностные  инструкции разрабатываются службой  ДОУ и утверждаются ее руководителем  или его заместителем. При изменении  функций и задач службы ДОУ  должностные инструкции пересматриваются. Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательными и иными нормативно - правовыми  актами органов государственной  власти и управления Российской Федерации, правилами, инструкциями, методическими  рекомендациями учреждений Государственной Автоматизированной Системы Российской Федерации (ГАС) и иными действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления. Руководство службой ДОУ должно осуществляться специалистами с высшим или средним специальным образованием соответствующего профиля. Служба ДОУ имеет свою печать с обозначением своего наименования². 

 

Цели и задачи службы ДОУ

 

Основными целями службы ДОУ  являются: организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному  обеспечению управления. Служба ДОУ решает следующие задачи: - совершенствование форм и методов работы с документами; - обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем; - контроль исполнения и подготовки документов к передаче в государственный архив в соответствии с действующими нормативами; - сокращение документооборота, количества форм документов; - разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения организации; - участие в разработке и внедрении прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники, персональных компьютеров³.

 

  Функции Сужбы ДОУ

 

В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие  функции:

1) разработка, внедрение  и ведение табеля и альбома  унифицированных форм документов  организации, внесение в них  изменений;