Формирование дел

На обложке дела указывается наименование вышестоящей организации; наименование организации; наименование структурного подразделения или направление деятельности организации в соответствии с номенклатурой дел; индекс дела по номенклатуре дел; заголовок дела; год, в котором заводиться дело; срок хранения дела. [2, с. 27].

По окончании делопроизводственного года реквизиты обложек дел, подлежащих полному оформлению , уточняются:

• при изменении наименования вышестоящей организации, организации или структурного подразделения, при передаче дела в другую организацию или структурное подразделение в период формирования дела на обложке указывается новое наименование сверху, а прежнее заключается в скобки;
• в заголовках дел с распорядительными документами, протоколами, состоящих из нескольких томов, указываются их номера;
• на обложке дела проставляется дата дела (крайние даты документов, включенных в дело);
• если в дело включены документы за более ранний период, чем год формирования дела, то под датой дела делается отметка;
• из листа-заверителя на обложку дела выносится количество листов в деле;
• при внесении дела в сводную опись на обложке дела проставляется архивный шифр (номер фонда, описи и дела по описи). [14, с. 6].

Дата на обложке дела обозначается арабскими цифрами. Даты дел с планами, отчетами, штатными расписаниями, личными карточками уволенных работников, лицевыми счетами, дел, сформированных из нескольких личных дел уволенных работников, и дел, содержащих один документ, включают только год. Крайними датами личного дела являются даты приказов о приеме и увольнении работника, на которого заведено дело.

В верхней части обложек дел постоянного хранения, подлежащих передаче в государственный архив, предусматривается место для указания наименования соответствующего государственного архива.

Надписи на обложках делаются четко светостойкими чернилами, тушью или шариковой ручкой. Допускается оформление реквизитов обложки с помощью технических средств на отдельном листе с последующей наклейкой его на обложку дела. [3, с. 165].

После проведения полного оформления дел они готовы к длительному хранению в архиве организации, а также в установленном порядке к последующей передаче их на государственное хранение.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

 

Формированием дел называется группировка документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри него. Основой формирования дел в делопроизводстве является номенклатура дел.

Дело — это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

• раскладка документов по папкам и их подшивка;
• расположение документов внутри дел в определенной последовательности;
• оформление дел.

Все эти операции выполняются регулярно в пределах календарного года. В конце года в структурном подразделении подготавливается столько папок, сколько дел числится в номенклатуре. На обложки из номенклатуры дел переносят их заголовки и индексы, на корешки папок — только индексы. По мере включения в папки первых документов на обложках проставляют дату начала дела. Дело считается заведенным после подшивки в папку первого исполненного документа. Одновременно должна быть оформлена и обложка заведенного дела.

В зависимости от принятой в учреждении или организации системы делопроизводства формирование дел ведется централизованно или децентрализовано. В крупных организациях дела формируются в структурных подразделениях, т.е. там, где созданы документы, отражающие деятельность данного подразделения. В небольших организациях формирование всех дел проводится централизованно службой делопроизводства (канцелярией, общим отделом, секретариатом). В организациях, не имеющих такой службы, формирование дел поручается секретарю. Но независимо от централизованного или децентрализованного принципа организации делопроизводства не рекомендуется хранение дел и их формирование непосредственно исполнителями. Периодический контроль над правильным формированием дел в структурных подразделениях осуществляет канцелярия в форме разъяснений и консультаций. Архив организации оказывает методическую помощь при формировании дел.

Документы подшиваются в дела только после их исполнения, окончательного решения затрагиваемых в них вопросов. На документе должна быть отметка об исполнении и направлении документов в дело. Запрещено подшивать в дела не исполненные, ожидающие ответа документы. В процессе формирования документов проверяется правильность оформления документов — наличие и подлинность подписей должностных лиц, дата, регистрационные индексы, отметки о контроле и исполнении.

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

 

 

1 Белка, Л.Г. Документационное  обеспечение управления / Л.Г. Белка. – Минск: Издательство Гревцова, 2012. – 256 с.

2 Вялова, Л.М. Номенклатура  дел. Порядок оформления / Л.М. Вялова // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2002. – № 6. – С. 26 – 32.

3 Гваева, И.В. Делопроизводство  / И.В. Гваева, А.А. Тепляков. – Мн.: Акад. упр. при Призиденте Респ. Беларусь, 2005. – 222 с.

4 Давыдова, Э.Н. Формирование  дел в учреждениях, организациях, на предприятиях / Э.Н. Давыдова // Архивы  и делопроизводство. – 2006. – № 1. – С. 26 – 35.

5 Давыдова, Э.Н. Оформление  дел при подготовке к передаче  в архив: нумерация листов в  деле, составление листа-заверителя  дела / Э.Н. Давыдова // Архивы и делопроизводство. – 2006. – № 3. – С. 22 – 26.

6 Кузнецов, И.Н. Документационное  обеспечение управления и делопроизводство / И.Н. Кузнецов. – М.: Издательство  Юрайт, 2010. – 576 с.

7 Кузнецов, И.Н. Офисная документация: подготовка и оформление / И.Н. Кузнецов. – Минск: Книжный Дом, 2004. – 831 с.

8 Кодекс Республики Беларусь об Административных правонарушениях: принят Палатой представителей 17 декабря 2002 г.: одобр. Советом Респ. 2 апреля 2003 г.: текст Кодекса по состоянию на 1 марта 2007 г. – Минск: Амалфея, 2009. – 165 с.

9 Мишина, Л.А. Документация. Делопроизводство / Л.А. Мишина. – Мн.: Амалфея, 2008. – 452 с.

10 Паневчик, В.В. Делопроизводство: Учеб. пособие / В.В. Паневчик. 3-е изд. – Мн.: Выш. шк., 2004. – 348 с.

11 Паневчик, В.В. Секретарское  дело: Практ. пособие / В.В. Паневчик, С.В. Некраха, В.В. Акулич; под ред. В.В. Паневчика. – Мн.: Дикта, 2006. – 408 с.

12 Паневчик, В.В. Делопроизводство: Учеб. пособие / В.В. Паневчик, В.В. Акулич, С.В. Некраха. – Минск: БГЭУ, 2008. – 244 с.

13 Перечень  типовых документов органов государственной  власти и управления, организаций  Республики Беларусь, индивидуальных  предпринимателей по организации  системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению  государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с  указанием сроков хранения (далее  – Перечень-2001) / Утвер. пост. Министерства  юстиции Респуб. Беларусь, 24 мая  2012 г., №140 //  Нац. реестр правовых  актов Респ. Беларусь. – 2012. – № 81. – 5/177142.

14 СТБ 6.38-2004 Система организационно-распорядительной  документации: унифицированные системы  документации Республики Беларусь; требования к оформлению документов. – Введ. 21 декабря 2004 г.; взамен СТБ 6.38-95. – Минск: Госстандарт, 2004. – 15 с.

15 Семченко, П.А. Делопроизводство  организации: подготовка, оформление  и ведение документации / П.А. Семченко, А.В. Непогода. – Москва: Омега-Л, 2007. – 389 с.