Електронний документообіг

Гибкие возможности администрирования  системы ЕВФРАТ обеспечивают удобство ее использования и делают процесс эксплуатации не требующим больших производственных ресурсов:

• • организация резервного копирования информационной базы данных по расписанию;
• • работа Сервер ЕВФРАТ как сервиса;
• • экспорт/импорт типовых маршрутов, форм документов, шаблонов отчетов;
• • администрирование хранилища форм документов.

Для создания дополнительных модулей, организации экспорта/импорта  информации и интеграции с другими  программными продуктами в системе  ЕВФРАТ предусмотрен инструментарий для  разработчиков, в который входят:

• • автоматический импорт данных, представленных в формате XFF (разработан на основе XML);
• • открытый API (Application Program Interface) с документацией.

3. Функціональні можливості системи "ДЕЛО"

1. Реєстрація документів  
2. Робота з файлами (електронними документами)  
3. Робота з дорученнями  
4. Кабінети  
5. Робота з проектами документів  
6. Прийом і зовнішня розсилка документів  
7. Рух документів усередині організації  
8. Формування справ  
9. Інформаційно-довідкова робота  
10. Віддалений доступ

1. Реєстрація документів

Перш ніж приступати до роботи з документом, його необхідно ввести в систему, тобто зареєструвати. Реєструються як надійшли ззовні, так і створені усередині організації документи: листи, накази, договори, звернення громадян та інше.

Система дозволяє в автоматизованому режимі реєструвати передані по електронній  пошті документи, в тому числі  забезпечені електронним цифровим підписом (ЕЦП). Для документів, які готуються за допомогою MS Word і Excel, також реалізована спрощена процедура реєстрації прямо зі звичної для користувача середовища редактора.

Для полегшення і прискорення  процедури реєстрації використовуються наступні інструменти:завдання автоматично заповнюваних значень реквізитів (за умовчанням); заповнення реквізитів шляхом вибору потрібного значення з заздалегідь налаштованого довідника; перелік найбільш часто використовуваних стандартних текстів; встановлення посилань на інші документи; віднесення документа до тематичними рубриками та ін

2. Робота з файлами  (електронними документами)

До реєстраційній картці можуть прикріплятися файли будь-яких форматів, що містять текст або  графічні образи документів. Файли  записуються в базу даних системи "Дело", що гарантує їх збереження, після чого вони можуть бути видалені з локального комп'ютера користувача. При цьому система забезпечує повноцінну роботу з файлами: перегляд, редагування, видалення, підписання електронним цифровим підписом, розмежування прав доступу (як на рівні РК, так і самого електронного документа).

Переклад документів з  паперової в електронну форму

Система надає можливість сканування і розпізнавання паперових  документів прямо з інтерфейсу реєстраційної  картки та автоматично прикріплює отримані файли до РК (Опція "Сканування").

Для організацій з великим документопотоком реалізована можливість масового введення в систему паперових документів і розпізнавання їх електронних образів. Це значно скорочує трудовитрати на введення інформації і створює передумови для переходу до електронного документообігу. (Опція "Потокове сканування").

Система надає можливість гнучкої настройки параметрів потокового сканування:розташування штрих-коду на документі або чистому аркуші паперу; підтримка роботи з двостороннім сканером;спосіб обробки (створення графічного зображення, текстового файлу або комбінований варіант);формати зображення (TIFF, GIF, JPG, PNG), і розпізнавання (TXT, RTF, DOC, HTML, CSV, DBF, XLS, PDF);

3. Робота з дорученнями  (видача, виконання і контроль)

Система забезпечує роботу з кількома видами доручень.

Керівники можуть вводити  доручення і автоматично розсилати  їх виконавцям, делегуючи повноваження з контролю спеціально виділеним посадовим особам чи відділам контролю.

Після введення доручень документи автоматично пересилаються виконавцям у їх робочі кабінети в системі "Дело". Отримало документ посадова особа може або сама виконати його та ввести в систему відповідний звіт, або своєю резолюцією направити документ далі – виконавцям більш низького рівня.

Для контрольних документів, щодо яких запроваджено доручення, автоматично  відстежуються терміни виконання, особливо виділяються контрольовані  документи та документи з закінченими  термінами виконання. Система автоматично  сповіщати про порушення терміну  розгляду або виконання документів і дозволяє отримувати зведення про  виконання контрольних документів. Контроль також може здійснюватися  шляхом пошуку документів за реквізитами контрольних доручень.

Зняття з контролю відбувається після отримання підсумкового звіту від виконавця. Коли доручення знято з контролю, відомості про нього автоматично видаляються з усіх робочих кабінетів системи.

4. Кабінети Система надає користувачеві "віртуальне робоче місце" – його особистий кабінет, надає зручні засоби для роботи з документами: видачі, контролю та виконання доручень, візування та підписання проектів та ін

Кабінет являє собою набір папок, в які групуються документи, що надійшли на ім'я посадової особи: надіслані на візування або підписання, які очікують винесення резолюції, що підлягають контролю, прийняті до виконання і т.д.

Розподіл по папках кабінету дозволяє впорядкувати велику кількість документів, що знаходяться в поточній роботі.

5. Робота з проектами  документів

Всі вихідні документи  в процесі обробки проходять  стадію проектів. Система підтримує повний цикл роботи з проектами: створення, редагування зі збереженням попередніх версій, погодження та затвердження (Підписання) і, нарешті, реєстрація вихідного або внутрішнього документу, створеного на основі проекту.

Посадові особи, яким направлено документ, можуть ознайомитися з його змістом і внести корективи. Редагування  може здійснюватися шляхом виправлення  поточної версії, прикріплення до картки файлу із зауваженнями, а також  шляхом створення нової версії проекту. Система підтримує роботу з необмеженою кількістю версій, що дозволяє зручно організувати колективну роботу з проектом, ефективно відстежувати та впорядковувати створення різних його варіантів і, при необхідності, на будь-якій стадії процесу узгодження повернутися до попередньої редакції.

У разі, якщо посадова особа  задоволено змістом проекту, воно може його завізувати або підписати в електронній формі, в тому числі із застосуванням персональної електронного цифрового підпису (ЕЦП). Статус проекту, що відображає хід візування та підписання, автоматично оновлюється і відображається на робочому місці виконавця.

Пройшовши всі етапи процедури  узгодження, затверджений проект стає вихідним або внутрішнім документом, який повинен бути зареєстрований в системі. Його реєстраційна картка автоматично створюється на основі РК проекту.

6. Прийом і зовнішня  розсилка документів

Сучасний рівень розвитку управлінських зв'язків та засобів комунікації веде до постійного збільшення обсягу службової переписки.

Для полегшення обробки документів, переданих по електронній пошті, система "Дело" підтримує роботу з MAPI-сумісними поштовими програмами, в т.ч. з MS Outlook. Користувачеві надаються наступні можливості:прийом і відправка документів по електронній пошті з інтерфейсу системи;автоматизована реєстрація документів, що надійшли;підписання повідомлення, що відправляється ЕЦП;шифрування повідомлень із застосуванням засобів криптозахисту; контроль за повідомленнями про реєстрацію документів (у системі "Дело", встановленої в організації-адресата).

Система "ДІЛО" дозволяє значно полегшити та автоматизувати трудомісткий процес складання реєстрів.

Всі підлягають відправці вихідні документи, що мають зовнішнього адресата, автоматично розміщуються в окрему папку. Система настроюється на будь-яку кількість видів відправки і категорій адресатів, а також призначених для них типів реєстрів.

Співробітник експедиції або секретар може в електронній  формі підготувати розсилку, використовуючи зручні інструменти сортування документів за реєстрами, сформувати вміст пакетів і роздрукувати готові реєстри та конверти.

Система надає також зручний  механізм пошуку по змісту реєстрів, що дозволяє, при необхідності, швидко звертатися до відправленому раніше документу.

7. Рух документів  усередині організації

 Автоматична передача  документів по локальній мережі значно спрощує і прискорює обмін інформацією та взаємодію між співробітниками.

Система дозволяє пересилати реєстраційну картку з прикріпленими  до неї файлами в кабінет будь-якого співробітника. При цьому сама РК зберігається на сервері, а в папці кабінету відображається посилання у формі запису про документ. Таким чином, можна розіслати документ у всі підрозділи без його фізичного копіювання. При цьому видалення запису з кабінету не призводить до повного видалення РК.

При традиційній технології діловодства документ зазвичай передається  між відповідальними виконавцями  під розпис у спеціальному журналі. Для цього в системі передбачено ведення журналу передачі, де зазначається, ким і коли отримано оригінал або копія документа. Там же вказується номер справи, в яку направлено документ або факт його знищення.

На підставі записів журналу передачі секретар може автоматично сформувати і роздрукувати реєстри передачі документа всередині організації (в т ч. по підрозділах).  
Крім того, існує можливість відобразити в електронній формі масове ознайомлення посадових осіб з документом.

Факт пересилання РК і  передачі паперового оригіналу (копії) автоматично фіксується системою у відповідних журналах, що дозволяє оперативно відслідковувати всі переміщення документа всередині організації.

8. Формування справ 

Протягом поточного року виконані документи "списуються в  справу", і, таким чином, формується архівний фонд організації. Система надає зручні засоби для організації зберігання як паперових, так і електронних документів (прикріплених до РК файлів).

Функція "опис справ" забезпечує автоматизацію основних завдань  оперативного зберігання документів і  справ:підтримка прийнятої в організації номенклатури справ;механізм списання документа в справу;перегляд переліку документів, списаних у справу;підтримка роботи з багатотомними справами;автоматичний перерахунок сторінок у справі;можливість відкрити і закрити справу для вступу до нього нових документів.

Система "ДІЛО" забезпечує основні функції роботи з архівом, але для більш глибокої роботи з ведення та обліку архівних справ створена окрема система "Архівна справа". Для ефективної взаємодії двох систем реалізована можливість експорту-імпорту даних.

 

9. Інформаційно-довідкова  робота 

Система надає широкі пошукові можливості для швидкого і зручного одержання будь-якої інформації, накопиченої  та збереженою в базі даних. Вона дозволяє миттєво знаходити документи, доручення та проекти документів за значенням будь-яких реквізитів та їхнього довільного поєднання. Також можливий повнотекстовий пошук за змістом файлів, прикріплених до реєстраційних картках.

Для зручності доступу  відібрані в результаті пошуку документи  можна зберігати в персональних папках користувачів або роздрукувати у вигляді переліку.

Механізми рубрикації документів (віднесення до певної теми) та їх зв'язування між собою дозволяють швидко, точно і без додаткових зусиль знаходити всі документи з певної тематики чи питання і при необхідності легко розбиратися в історії проблеми.

Слід зазначити, що можливості пошуку документів для кожного користувача  визначаються відповідно до налаштованими  для неї правами доступу до інформації. Наприклад, можна обмежити доступ до документів будь-якої картотеки, групи або грифа секретності.

Ця функція дозволяє миттєво  отримувати цікавлять керівництво  статистичні дані по документообігу у відповідності з заданими параметрами. Система автоматично обробляє дані і являє їх у вигляді готового документа у форматі Word з можливістю виводу на друк за допомогою текстового редактора.

10. Віддалений  доступ до даних і функцій 

У системі "ДІЛО" реалізований повноцінний web-інтерфейс доступу  до всіх даних і функцій (Опція "Дело-WEB"), що дозволяє працювати з документами через InternetIntranet. Для успішної організації віддаленої роботи досить web-браузера Microsoft Internet Explorer 5.5 SP (і вище) або повністю сумісного з ним програмного забезпечення.

"СПРАВА-WEB" надає практично  всі основні вищеописані функціональні  можливості: реєстрація документів (з автоматичним заповненням деяких полів РК);реєстрація пов'язаних документів;прикріплення файлів до РК;завірення і перевірка ЕЦП прикріплених до РК файлів;винесення резолюцій по документу і контроль виконання;введення звітів про виконання доручень;робота в папках кабінету (перегляд надійшли до кабінету документів);узгодження (візування) і підписання проектів документів;пошук документів та доручень за значеннями їх реквізитів;повнотекстовий пошук документів;використання різноманітних вбудованих пошукових запитів;розмежування прав доступу до даних і функцій.

Застосування веб-технологій дозволяє значно спростити архітектуру корпоративної системи документообігу, оскільки не вимагає установки на робочих місцях користувачів основного клієнтського додатку. Робота самих користувачів системи також спрощується, завдяки інтуїтивно зрозумілого і простого у використанні інтерфейсу.