Единая государственная система делопроизводства

Министерство образования и науки Российской Федерации

Государственное образовательное  учреждение высшего профессионального  образования

«Южно-Уральский государственный  университет»

Факультет «Торгово-экономический»

Кафедра «Экономика торговли»

 

 

 

 

 

 

Единая государственная система делопроизводства

 

 

 

 

 

 

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА К КУРСОВОЙ РАБОТЕ

по дисциплине «Документирование управленческой деятельности»

ЮУрГУ–________.2012.___.ПЗ КР

 

 

 

 

 

 

Нормоконтролер, ст.преподаватель                       Руководитель, ст.преподаватель

________________С.Е.Дмитренко                          _______________С.Е.Дмитренко

____________________ 2012 г.                                _____________________ 2012 г.

 

 

    Автор работы

    Студент группы ТЭ-281

    _____________Е.С. Фарафонова

    ____________________ 2012 г.

 

 

     Работа защищена

    с оценкой  (прописью, цифрой)

    ___________________________

    _____________________ 2012 г.

 

 

 

Челябинск 2012

 

Федеральное агентство по образованию Российской Федерации

Государственное образовательное  учреждение высшего профессионального  образования

«Южно-Уральский государственный  университет»

Факультет « Торгово  – Экономический »

Кафедра « Экономика  торговли »

Специальность «Экономика и управление на предприятии(торговля и общественное питание)»

 

 

 

                                                                                УТВЕРЖДАЮ

                                                                         Заведующий кафедрой

                                                                           ____________________(И.О. Ф.)

                                                                           ____________________2012 г.

 

 

ЗАДАНИЕ

на курсовую работу студента

Фарафонова Елена Сергеевна

Группа 281

 

1 Дисциплина (специализация) Документирование управленческой деятельности

2 Тема работы (проект) Единая государственная система делопроизводства

3 Срок сдачи студентом законченной  работы  18 мая 2012г.

4 Перечень вопросов, подлежащих разработке

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________ 

 

 

 

5 Календарный план

Наименование разделов курсовой работы	Срок выполнения разделов работы	Отметка о выполнении руководителя
1 Делопроизводство в советский  период	29.04.12– 30.04.12
2 Основные требования к оформлению  управленческих(организационно-распорядительных) документов	30.04.12– 02.05.12
3 Современное деловое письмо	03.05.12– 05.05.12
4 Документирование организационно-распорядительной  деятельности	05.05.12– 08.05.12
5 Документирование деятельности  коллегиальных органов	08.05.12– 10.05.12
6 Документирование информационно-справочных  материалов	10.05.12– 11.05.12
7 Требования к оформлению документов  по личному составу	11.05.12– 13.05.12
8 Делопроизводство по письменным  и устным обращениям	14.05.12– 15.05.12
9 Организация работы с документами	15.05.12– 16.05.12
10 Некоторые рекомендации по  составлению текстов служебных документов	17.05.12– 18.05.12

 

Руководитель работы ______________________/С.Е. Дмитренко__________/

Студент ________________________________/Е.С. Фарафонова __________/

 

АННОТАЦИЯ

Фарафонова Е.С. Единая государственная система делопроизводства. – Челябинск: ЮУрГУ, ТЭ-281, 46 с., библиогр. список – 31 наим.

 

Данная курсовая работа выполнена с целью изучения делопроизводства в советский период и подробное рассмотрение Единой Государственной системы делопроизводства.

Особое внимание уделено основным требованиям к оформлению управленческих (организационно-распорядительных) документов, составлению современных деловых писем, документированию организационно - распорядительной деятельности.

Рассмотрено документирование деятельности коллегиальных органов, документирование информационно-справочных материалов (справки, докладные записки, объяснительная записка, акты).

Подробно изучены требования к  оформлению документов по личному составу, делопроизводство по письменным и устным обращениям граждан, организация работы с документами и некоторые рекомендации по составлению текстов служебных документов.

 

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………………………..6

1. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В СОВЕТСКИЙ ПЕРИОД……………………………..7
1. Единая Государственная система делопроизводства……………………7
2. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ (ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ) ДОКУМЕНТОВ…………..10
3. СОВРЕМЕННОЕ ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО…………………………………………13
1. Правила оформления делового письма…………………………………..14
4. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ………………………………………………………………….16
1. Организационная документация………………………………………...16
2. Распорядительные документы…………………………………………..19
5. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КОЛЛЕГИАЛЬНЫХ ОРГАНОВ………………………………………………………………………….25
6. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННО - СПРАВОЧНЫХ МАТЕРИАЛОВ……………………………………………………………………28
1. Справки…………………………………………………………………...28
2. Докладные записки………………………………………………………29
3. Объяснительная записка…………………………………………………29
4. Акты……………………………………………………………………….30
7. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ………………………………………………………………………….32
8. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ПО ПИСЬМЕННЫМ И УСТНЫМ ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН………………………………………………………………………….34
9. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ……………………………….39
10. НЕКОТОРЫЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОСТАВЛЕНИЮ ТЕКСТОВ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ………………………………………………….42

ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………………..43

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК………………………………………………..44

ВВЕДЕНИЕ

Единая государственная система  делопроизводства. Государственный комитет стандартов Совета Министров СССР по науке и технике постановлением N 435 от 4 сентября 1973 года одобрил “Единую государственную систему делопроизводства” (основные положения) и рекомендовал министерством и ведомством руководствоваться ней с целью усовершенствования делопроизводства в центральных аппаратах, а также в подведомственных им учреждениях, организациях и на предприятиях. Данная система зарекомендовала себя с положительной стороны и до сих пор действует в Украине с небольшими изменениями. 

Единая государственная система  делопроизводства (ЕГСД) - это научно упорядоченный комплекс основных положений, норм, правил и рекомендаций, которые означают и регламентируют процесс делопроизводства, начиная с момента поступления или изготовления документов и до их сдачи в архив. Государственные стандарты (ГОСТы), которые вошли в состав этой системы, вводятся одновременно с ней.

Созданию ЕГСД предшествовало всестороннему  изучению систем делопроизводства в разных коллективах государственного аппарата с целью выявления общих закономерностей в работе с управленческой документацией, а также выявлению возможностей, границ и масштабов системного упорядочения однотипных операций в делопроизводстве.

Характерная особенность этой системы  лежит в том, что она базируется на общепринятой передовой теории и практики применения прогрессивных форм и методов работы с документами. Основное задание ЕГСД - способствовать рационализации и унификации документальных процессов в деятельности государственного аппарата на разных уровнях управления. Это система требует доведения до уровня общих и обязательных учреждений норм уже проверенных практикой рациональных методов делопроизводства.

  1 ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В СОВЕТСКИЙ ПЕРИОД

1.1 Единая Государственная система  делопроизводства

После Великой Октябрьской социалистической революции В.И. Ленин поставил вопрос о коренной перестройке ведения служебной документации и практики подготовки официальных писем.

На I Московской инициативной конференции  по нормализации техники управления, состоявшейся в сентябре 1922 г., был  поставлен вопрос о стандартизации деловой переписки. В 20-е гг. специалистами Института техники управления была сформулирована задача унификации и стандартизации документных форм и процессов.

В 60-80-е гг. в связи с общесоюзным  масштабом работ по созданию АСУ  и АСНТИ были возобновлены работы по унификации языка и стиля официальных писем. Были разработаны Государственные стандарты и методические рекомендации по унификации текстов служебных документов в виду перспективы их машинной обработки. Стало очевидным, что нормализацию (унификацию) текстов служебных документов надо проводить с учетом видов и разновидностей служебных документов, поскольку многие виды документов имеют свои языковые формулы, модели сочетания слов, их стандартный перечень и правила построения предложений.

В советский период было выработано делопроизводство, характерное для централизованного управления народным хозяйством. Еще в 1970 г. был введен Государственный общесоюзный стандарт (ГОСТ) 16487-70 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», включивший определения 18 терминов (документ, подлинник документа, черновик документа, копия, выписка из документа, формуляр, реквизит, делопроизводство, документирование, документооборот, регистрация, формирование дела, номенклатура дел, оформление дела, документоведение и др.). Стандарт установил единую терминологию и их обязательность для применения в документации всех видов научно-технической, учебной, справочной литературы. Благодаря этому стандарту специалисты получили единый терминологический язык, толкование тех или иных понятий стало однозначным, так как применение терминов-синонимов запрещалось.

Дальнейшая работа в этой области  привела к созданию Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). Несмотря на то, что с момента ее разработки прошло уже более четверти века, ее положения используются во многом и в настоящее время.

Целью ЕГСД являлась выработка и  внедрение в практику апробированных рациональных форм и методов делопроизводственного обслуживания. Внедрение основных положений ЕГСД в практику работы учреждений страны, хотя она и не имела юридической силы нормативного документа, позволило в 1974- 1987 гг. усовершенствовать документирование управленческой деятельности, создать условия для разработки основ информационного обеспечения автоматизированных систем управления (АСУ) и их отдельных подсистем.

Основные положения ЕГСД состоят  из общей части и восьми тематических разделов и положений. Здесь сформулированы общие правила документирования управленческой деятельности, изложен принцип унификации документов, требования к формулярам организационно-распорядительных документов, построению текстов документов, их языку и стилю.

Главное требование ЕГСД к организации  документооборота - максимально возможная  централизация операций по обработке  документов, регулирование их движения внутри учреждения. Упорядочение документооборота - одно из условий успешного внедрения автоматизированной обработки документов.

Важнейшими требованиями к регистрации  и поиску документов по ЕГСД являются: однократность регистрации, введение единой унифицированной регистрационной карточки, единый учет инициативного и ответного документов, взаимосвязь их индексов, организация на базе регистрационных карточек справочно-информационной службы.

Основная цель контроля исполнения заключается в своевременном  и качественном решении вопросов, содержащихся в документах. В приложении ЕГСД дан примерный перечень документов, подлежащих контролю за их исполнением, с указанием сроков исполнения, формы учета исполнения.

В ЕГСД изложены принципы группировки  исполненных документов в дела и систематизации документов внутри дела. Основным учетно-информационным справочником по составу и содержанию исполненных документов должна служить номенклатура дел.

Положения ЕГСД, связанные с подготовкой  документов к последующему хранению и использованию, включают рекомендации по организации работы экспертной комиссии, правильному оформлению обложек дел, составлению описей и порядку передачи дел в архив учреждения.

Рекомендации ЕГСД, касающиеся обеспечения  максимальной эффективности труда, заключаются в установлении единообразия в построении делопроизводственных служб, четком определении их функций, регламентации должностного и численного состава делопроизводственного персонала.