Документоведение

Наименование вида  включается в состав бланка документа. В бланке письма наименование вида документа  не указывается.

Дата документа  –это дата принятия решения, зафиксированного в документе. Датой документа преимущественно является дата его подписания, а для утверждаемых документов – дата утверждения. Датой протокола является  дата заседания (принятия решения), датой акта – дата события, датой постановления, приказа, письма – дата  подписания.

Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания.

Дату проставляет должностное  лицо, подписывающее документ непосредственно  при подписании. При подготовке проекта  документа печатается только обозначение месяца и года, а число проставляется непосредственно при подписании.

Датой протокола, акта является дата проведения заседания, дата события  печатается  на документе при  его подготовке.

Установлены два способа проставления даты: цифровой и словесно-цифровой.

При цифровом способе день месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год  – четырьмя арабскими цифрами.

Например, 25.06.2004.

При словесно-цифровом способе проставления даты день месяца пишется двумя цифрами, месяц – буквами, год – четырьмя цифрами.

Например, 05 января 2004 г. Проставлять  ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру – обязательно.

При подготовке особо важных документов все элементы даты пишутся буквами.

В международных стандартах допускается цифровой способ датирования в следующей последовательности: год, месяц, число (2004.07.07 или 20040707). Действующий ГОСТ Р 6.30-2003 допускает датирование в соответствии с международными стандартами, не оговаривая конкретные случаи.

Место проставления даты на документе зависит от используемого бланка и вида документа.

Если на бланке предусмотрено  место  для даты, то она там и ставится. Если место для даты никак не отмечено, дата проставляется ниже подписи.

Подпись является обязательным реквизитом документа. В состав подписи входит наименование должности лица, подписавшего документ (полное, с указанием названия организации, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

не на бланке организации:

Вице-президент  ОАО «Софинтер»

личная подпись

А.И Шабанов

на бланке организации:

Вице-президент

личная подпись

А.И Шабанов

При оформлении документа на должностном бланке  должность в подписи не указывают.

При подписании документа  несколькими должностными лицами  их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

В документах, составленных комиссией, указывают  не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением обязанностей или по алфавиту, например:

Председатель комиссии	Личная подпись	В. Д. Банасюкевич
Члены комиссии	Личная подпись Личная подпись Личная подпись	А. Н. Сокова А. С. Красавин О. И. Рысков

Документы коллегиального органа подписываются председателем (или председательствующим на заседании) этого органа и секретарем.

При отсутствии должностного лиц, фамилия  которого напечатана на проекте документа, он может быть подписан и.о. руководителя или его заместителем, на которого в установленном порядке возложено руководство соответствующей отраслевой службой. При этом должна быть указана его фактическая должность и фамилия с указанием, что он временно исполняет обязанности должностного лица.

Использование факсимильной подписи определяется распорядительным документом организации, в котором  устанавливается: чья факсимильная подпись в организации может  использоваться как аналог собственноручной подписи; в каких случаях ставится факсимильная подпись и кто проставляет  факсимильную подпись.

Как правило, рекомендуется  проставлять факсимильную подпись  руководителя на рассылаемых приглашениях, поздравлениях и т.п. документах. Подлинный экземпляр такого документа  должен иметь личную подпись руководителя.

Удостоверение подлинности  электронного документа (ЭД) осуществляется посредством электронной цифровой подписи (ЭЦП) или иными способами, предусмотренными законодательством Российской Федерации. Для удостоверения подлинности ЭД посредством ЭЦП применяют процедуры выработки и проверки ЭЦП в соответствии с Федеральным законом «Об электронной цифровой подписи».

Регистрационный номер документа  является обязательным реквизитом документа.  Регистрационный номер состоит из его порядкового номера в соответствующем регистрационном массиве, который может быть  дополнен по усмотрению организации буквенным обозначением названия документа, первой буквой  фамилии лица, подписавшего документ, индексом дела по номенклатуре дел, условным обозначением корреспондента, способа доставки документа (эп – электронная почта, факс, тф – телефон, и т.п.) или автора, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрации подлежат все  создающиеся в организации документы  и поступающие от других организаций  и физических лиц. Документы регистрируются децентрализовано. Регистрационный номер является обязательным реквизитом каждого документа.

Регистрация документа  заключается в записи необходимых  сведений о документе в регистрационные  формы, присвоении документу соответствующего регистрационного номера и проставлении его непосредственно на документе.

Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что  он включен в информационный массив организации и находится под  ее контролем.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых под соответствующими названиями организаций или через косую черту в порядке указания авторов  в документе.

Место проставления регистрационного номера зависит от используемого  бланка и вида документа.

Ссылка на регистрационный  номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Ссылка на номер используется преимущественно при оформлении писем-ответов, которые являются ответами на поступивший запрос (письмо,  заключение  и т.п.), или документов-отчетов о выполнении поступивших поручений. Сведения в реквизит переносятся с инициативного документа и соответствуют его регистрационному номеру и дате.

Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания индекса и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от чисто вспомогательной, справочной информации.

Реквизит Адресат используется преимущественно в различных формах переписки. Управленческие документы адресуются организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.

Наименование адресата – организации  и ее структурного подразделения  указывают в именительном падеже.

Например,

Корпорация «Квант»

Департамент информатизации

и научно-технического обеспечения

Должность и фамилию лица, которому адресован документ, указывают в  дательном падеже; его инициалы указываются  перед фамилией, например:

                                         Генеральному директору

                                         ЗАО «Универсал»

                                         К.Б. Головину

или

                                          АО «НИКФ»

                                          Главному бухгалтеру

                                          А.С. Елашову

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько  структурных подразделений одной  организации, то их следует указывать  обобщенно, например:

                                        Администрациям районов

                                        Ленинградской области

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению  к самой длинной строке. Например:

                                     Главному редактору

                             Издательского дома  «Регионпресс»

                                           М.Ю. Игнатьеву

Документ не должен содержать более  четырех адресатов. На всех отправляемых экземплярах перечисляются все  адресаты, если автор считает это  необходимым. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита «Адресат» может  входить почтовый адрес. Элементы почтового  адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи.

Почтовый  адрес может не проставляться  на документах, направляемых постоянным корреспондентам: в этом случае в  организации целесообразно применять  списки рассылки,  электронные адресные шаблоны или  конверты с заранее  напечатанными адресами.

В соответствии с Правилами устанавливается  следующий порядок написания  почтового адреса на конвертах и  других почтовых отправлениях:

• наименование адресата (наименование организации – юридического лица или фамилия, имя, отчество для физических лиц);
• название улицы, номер дома, номер квартиры;
• название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
• название области, края, автономного округа (области), республики;
• страна (для международных почтовых отправлений);
• почтовый индекс.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

                                                  Государственное учреждение

                                                Всероссийский научно-исследовательский

                                              институт документоведения и архивного дела  

                                                  Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

При адресовании документа физическому  лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Рысковой О.Ю.

Ул. Энгельса, д.6, кв. 31, г. Химки,

Московская обл., 141400

Утверждение документа 

Документ утверждается руководителем  организации или специально издаваемым распорядительным документом. Распорядительный документ рекомендуется издавать в случае, когда введение утверждаемого документа требует дополнительных действий и предписаний.

Утверждаемый документ должен быть полностью оформлен (обязательно  подписан).

При утверждении документа должностным  лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Президент ЗАО «Мосхлебзакупка»

Личная подпись             В.А. Степанов

Дата

Допускается в реквизите «Гриф утверждения  документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ОАО «Офисная мебель»

Личная подпись               Л.В. Кузнецов

Дата

При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения  состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ ИЛИ УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕН

Решением общего собрания

акционеров от 15.11.2004  N 3

 

или

УТВЕРЖДЕНО

                                                         Приказом ВНИИДАД

от 05.10.2004 № 22

Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется в Табеле унифицированных форм документов или в Инструкции по делопроизводству организации. Основанием для составления Перечня являются  законодательные и ведомственные нормативные акты, устанавливающие обязательную процедуру утверждения тех или иных документов.