Документооборот

Под документооборотом понимается движение документов на предприятии, в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.

Основными принципами организации  документооборота являются следующие:

• прохождение документов должно быть оперативным. Чтобы сократить время их пребывания в сфере делопроизводства, следует различные операции по обработке документов выполнять параллельно (например, копирование и раздача копий документа лицам, в исполнении которого они участвуют одновременно, и т. д.);
• каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов;
• порядок прохождения и процессы обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Иначе говоря, основная задача организации документооборота — прямоточность в движении документов, однократность и единообразие их обработки.

По отношению к аппарату управления различают потоки поступающих, отправляемых и внутренних документов (практики называют эти документы соответственно входящими, исходящими и внутренними документами).

Основными характеристиками потоков, которые учитываются при организации  документооборота, являются:

• объем потока, который определяется количеством документов, проходящих через канцелярию (секретаря-референта) за год, полугодие или квартал;
• структура потока, определяемая разновидностью документов, авторством и другими классификационными признаками;
• режим потока, который определяется периодичностью движения документов через канцелярию (секретаря-референта).

Учет объема документооборота осуществляется с целью получения  данных для расчета штатной численности  персонала делопроизводственной службы, выбора технических средств при  механизации и компьютеризации  делопроизводственных процессов и  корректировки загрузки подразделений и отдельных исполнителей работой с документами.

Для оптимизации маршрутов движения различных категорий документов (входящих, исходящих, внутренних; приказов по основной деятельности и личному  составу, писем и предложений  граждан; заявок; рекламаций и т. д.), разрабатываются маршрутные схемы. Схемы документооборота включаются в Инструкцию по документационному обеспечению управления в качестве неотъемлемого приложения.

Правила бухгалтерского учета:

• бухгалтерский учет ведется в валюте РФ (в рублях);
• собственное имущество организаций и предприятий учитывается отдельно от имущества других юридических лиц, если оно находится у данного предприятия;
• бухгалтерский учет ведется непрерывно с момента регистрации предприятия до реорганизации или ликвидации;
• организация ведет бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций путем двойной записи на взаимосвязанных счетах бухгалтерского учета. При этом данные аналитического учета должны соответствовать оборотам и остаткам по счетам синтетического учета;
• хозяйственные операции и результаты инвентаризации подлежат своевременной регистрации на счетах бухгалтерского учета без пропусков или изъятий;
• текущие затраты на производство продукции и капитальные вложения учитываются раздельно;
• основанием для записи в учетных регистрах являются первичные учетные документы, которые должны составляться в момент совершения хозяйственных операций или непосредственно после их завершения;
• первичные учетные документы должны содержать все обязательные реквизиты, оформлены четко и разборчиво.

Кредитная организация  может совершать только банковские операции, которые указаны в лицензии. В настоящее время в ст. 5 Закона о банках дан исчерпывающий перечень банковских операции, к которым относятся:

• привлечение денежных средств физических и юридических лиц во вклады (до востребования и на определенный срок);
• размещение привлеченных средств от своего имени и за свой счет;
• открытие и ведение банковских счетов физических и юридических лиц;
• осуществление расчетов по поручению физических и юридических лиц, в том числе банков-корреспондентов, по их банковским счетам;
• инкассация денежных средств, векселей, платежных и расчетных документов и кассовое обслуживание физических и юридических лиц;
• купля-продажа иностранной валюты в наличной и безналичной формах;
• привлечение во вклады и размещение драгоценных металлов;
• выдача банковских гарантий;
• осуществление переводов денежных средств по поручению физических лиц без открытия банковских счетов.

Организация кассовой работы и порядок наличного денежного обращения на территории России определяются БР, который устанавливает порядок ведения кассовых операций и правила хранения, перевозки и инкассации банкнот и монет банка России в кредитных организациях на территории РФ.  
 
Регламент ведения кассовых операций и работы с денежной наличностью, установленный Положением 318-П является основным механизмом организации наличного денежного обращения в кредитных организациях. 
В банке создаются внутрибанковские регламенты, регулирующие организацию и учет кассовых операций. 
- Положения об операционной кассе; 
 
- Порядок ревизии наличных денег и ценностей 
 
-     Порядок работы кассы во внеоперационное время и в выходные, праздничные дни 
 
-      Порядок приема наличных денежных средств от организаций и выдачи наличных денежных средств организациям 
 
-          Порядок получения и выдачи денежных чеков клиентов.

График документооборота это график или схема, которые описывают движение первичных документов на предприятии от момента их создания до момента передачи на хранение. График документооборота содержит:

• порядок создания документа: кол0во экземпляров, ответственный за выписку, ответственный за оформление, ответственный за исполнение, срок исполнения;
• порядок проверки документа: ответственный за проверку,, кто представляет на проверку, порядок предстваления, срок представления;
• порядок обработки документа: исполнитель, срок исполнения;
• порядок передачи документоа в архив: исполнитель, срок передачи.