Документооборот в организации

Содержание      

Введение………………………………………………………………………3

1 Понятие документооборота……………………………………………….4

1.1 Основные  направления…………………………………………………...6

совершенствования документооборота……………………………………...7

1.2 Системы  делопроизводства………………………………………………7

1.3 Основные  правила 

организации документооборота……………………………………………...7

1.4 Принципы  документооборота…………………………………………..11 

2 Регистрация документов…………………………………………………..12        

2.1 Регистрация и учет  поступающих          

  в организацию документов…………………………………………………12       

2.2 Подготовка и регистрация отправляемых  документов………………22     

2.3 Внутренний документооборот…………………………………………24      

3 Культура работы с документами  на рабочем месте……………………30     

3.1 Организация ознакомления       

исполнителей  с документацией…………………………………………....30      

3.2 Документооборот исполнителя документа…………………………...31      

3.3 Технологии подготовки инициативных       

 и ответных документов…………………………………………………....32      

4 Обработка отправляемой корреспонденции…………………………....34      

5 Электронный документооборот………………………………………..36      

Заключение…………………………………………………………………38      

Список  используемой литературы……………………………………......39  
  
      

Введение     

Делопроизводство- отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами. Делопроизводство охватывает весь процесс с момента создания документа до его уничтожения или передачи в архив.     

Предмет делопроизводства – организация  документных работ: создание,

изготовление, прием, распределение, регистрация документов, контроль

исполнения, справочная работа, хранение и использование документов.      

В 90-е годы появились термины –  «документационное обеспечение 

управления» и  «информационно-документированное  обеспечение управления».     

Организацию делопроизводства условно можно  разделить на две части:     

- документирование- составление и  оформление документов;     

- организация работы с документами  – получение-отправка, обработка,      

регистрация, контроль, хранение, подготовка в архив, уничтожение.     

Развитие  служб документооборота в России:     

- Судебник 1550 г. И Соборное уложение 1649 г.;     

- генеральный регламент 1720 г.;      

- «Табель о рангах» 1722 г.;     

- «Учреждения для управления губерний  Российской империи» 1775 г.;     

- «Положение о письмоводстве и  делопроизводстве в военном ведомстве»  1911 г.;     

- Законодательный материал – «Полное  собрание законов Российской  империи» и «свод законов Российской империи»;     

- Правовые и нормативные акты  РФ.  
  
  
  
  
  
 

1. Электронный документооборот

1.1 Понятие документооборота   

Документооборот – движение документов в организации  с момента их

создания или получения  до завершения их исполнения и передачи в архив.      

Электронный документооборот – электронный  обмен деловыми документами между  автоматизированными системами  различных компаний (или внутри

компании) в стандартизированной  форме.         

Документооборот образует потоки входящих (поступающих из других

организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и внутренних

(созданных и  действующих в пределах организации)  документов. Объем 

документооборота рассчитывается по формуле:   

Уд = SBX. + исх. + вн. за определенный период времени (обычно за год).

При расчете  объема документооборота учитываются  только подлинники документов или их заверенные копии.      

Четкая  организация документооборота обеспечивает полноту и своевременность получения необходимой информации для работы предприятия и отдельных лиц, что повышает действенность бухгалтерского контроля.      

Основные  этапы документооборота:       

- составление и оформление документов;       

- движение документов по рабочим  местам;      

- прием документов в бухгалтерии;       

- сдача документов в архив.      

Процесс документооборота регулируется графиком, который выставляет главный бухгалтер  и утверждает руководитель предприятия.       

График  должен устанавливать на предприятии  рациональный документооборот, т.е. предусматривать  оптимальное число подразделений  и исполнителей для прохождения  каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. График документооборота должен способствовать улучшение всей учетной работы на предприятии, повышению  контрольных функций бухгалтерии.       

График  может быть оформлен в виде схемы  или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, с указанием их взаимосвязи  и сроков выполнения работ. Каждому  исполнителю вручается выписка  из графика документооборота, в ней  перечисляются исполнители, документы, сроки их представления и подразделения  предприятия, куда представляются документы. Работники предприятия, которые  имеют дело с прохождением учетной  документации, создают и представляют документы, связанные с их деятельность., в соответствии с графиком. Ответственность  за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное  и доброкачественное создание документов и их передачу несут лица, составившие  документ, Контроль за процессом документооборота на предприятии осуществляет главный  бухгалтер.       

В настоящее время законодательство РФ предусматривает ответственность  главное бухгалтера за разглашение  коммерческой информации предприятия.      

Переход на компьютерную форму организации  бухгалтерского учета выдвигает  задачи защиты информации от чужого вторжения. К средствам защиты относят идентификацию  субъектов и объектов, разграничение  доступа к информации на компьютере, регистрацию действий.      

В процедуре идентификации используются ключи, пароли, средства анализа индивидуальных характеристик (голос, отпечатки пальцев  и др.). Только идентифицировав себя, сотрудник получает доступ к вычислительной системе, где необходимо предусмотреть  три уровня защиты: аппаратуры, программного обеспечения и данных.  
  
  
  
  
      

1.1 Основные направления  совершенствования  документооборота      

Документация  предприятии и их обработка составляют около 50 % объема учетных работ, поэтому  снижение затрат по составлению и  обработке документов является резервом сокращения времени по ведению бухгалтерского учета.      

На  практике различаются три направления  совершенствование документооборота:      

- использование документов с заранее  заполненными постоянными реквизитами  (фирменные бланки) и широкое применение  компьютерных программ с разовым  вводом исходных данных и многократным  получением выходной информации;      

- сокращение количества выписываемых  и обрабатываемых документов  в результате применения накопительных  многострочных документов, удобного  расположения реквизитов, широкого  применения унификации документов.       

- рационализация путем сокращения  количество лиц, участвующих в  составлении документа, ликвидации  бесполезной документации, применения  прогрессивных форм организации  учета, предварительного планирования  документооборота.      

Унификаций  документов представляет собой установление единой формы первичных документов для отражения в них однородных хозяйственных операций.

Постановлением  Правительства РФ от 8 июля 1997 г. № 35 «О первичных учетных документах» на Госкомитет РФ по статистике возложены функции по разработке и утверждению альбомов унифицированных форм первичной документации и их электронных версий. Унификация сокращает работу по ведению учета и упрощает работу с документами.       

Совершенствование документации способствует и стандартизация, под которой понимается установление одинаковых форм и размеров документов одного названия. Стандартизация облегчает  хранение документов в архиве, способствует его быстрому усвоению, позволяет  рационально использовать бумагу.      

1.2 Системы делопроизводства. Централизованный, децентрализованный, смешанный документооборот     

Основные  положения организации документооборота:      

- распределение документов по  исполнителям;     

- сокращение инстанций их прохождения;      

- направление документов непосредственному  исполнителю;     

- регламентация подписания.      

Первая  попытка нормативной регламентации  единых принципов организации документооборота – 1931 г. В проекте «Общих правил документации и документооборота».     

Государственные стандарты 1970, 1983 г.г., «Единая государственная система делопроизводства» - установила понимание документооборота как «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки».     

1988 год, «Государственная система  документационного обеспечения  управления. Основные положения.  Общие требования к документам  и службам документационного  обеспечения» - включила в понятие  «документооборот» операцию «пошивка  документа вдело».     

ГОСТ  Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» - установил  определение «документооборот –  движение документов в организации  с момента их создания или получения  до завершения исполнения или отправки».      

1.3 Основные правила  организации документооборота  в организации      

Организация работы с документами – организация  документооборота, хранения и использования  документов в текущей деятельности учреждения.      

Документооборот является важным звеном в организации  делопроизводства в организации (учреждении), так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов.     

Документооборот – это информационное обеспечение  деятельности аппарат управления, его  документирования, хранения и использования  ранее созданных документов.      

Основные  правила организации документооборота:            

- оперативное прохождение  документа, с наименьшими затратами  времени;     

- максимальное сокращение инстанций  прохождения документов (каждое  перемещение документа должно  быть оправданным);     

- порядок прохождения и процесс  обработки основных видов документов  должны быть единообразными.      

Соблюдение  этих правил позволяет реализовать  основной организационный     

Принцип службы делопроизводства – возможность  централизованного выполнения однородных технологических операций. Основой  структуры любого документооборота является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях).     

Организация документооборота:      

- это правила, в соответствии  с которыми должно происходить  движение документов;      

- объединяет всю последовательность  перемещений документов в аппарате  управления организации, все операции  по приему, передаче, составлению  и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело;      

-  порядок прохождения документов  и организации всех операции  при работе с ними должны  быть регламентированы инструкцией  по делопроизводству и табелем  унифицированных форм документов.     

Разделяют:     

- централизованный документооборот;      

- децентрализованный (документооборот  уровня структурного подразделения).     

Организация документооборота – это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов. Организация  документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления организации (учреждения), все операции по приему, передаче, составлению  и оформлению, отправке (и подшивке) документов  в дело. Документооборот  является важной составной часть. Делопроизводства и информационного обеспечения  управления. Четко организованный документооборот  ускоряет прохождение и исполнение документов в организации (учреждении).     

Порядок прохождения документов и организация  всех операций при работе с ними, должен быть регламентирован инструкцией  по делопроизводству в организации (учреждении) и табелем унифицированных  форм документов.      

Разделяют централизованный документооборот  и документооборот уровня структурного подразделения.     

В централизованный документооборот  входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных  подразделениях, составляют документооборот  уровня структурного подразделения.     

Как правило, централизованный документооборот  представлен организационно- распорядительной документацией, а документооборот  уровня структурного подразделения  – специализированной документацией, обеспечивающей основные направления  деятельности организации (в него могут  входить и организационно-распорядительные документы).     

В крупных организация существует отдельное структурное подразделение, в задачи которого входит обеспечение  централизованного документооборота. Структурное подразделение может  называться по-разному: управление делами, канцелярии, общий отдел и т.п. В организация, где объем централизованного  документооборота не настолько велик, чтобы им занималось самостоятельное  подразделение, функции по его поддержанию могут быть возложены на секретаря руководителя организации.      

Выделяют  три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот:     

1.Входящие     

Входящий  документ – документ, поступивший  в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие  исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены  нормативными актами, предписывающими  то или иное время ответа на соответствующий  входящий документ, или могут быть указанные непосредственно во входящем документе.      

2.Исходящие     

Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящий  документов являются ответом организации  на входящие документы. Некоторая часть  исходящих документов на основе внутренних документов организации. Небольшое  число исходящих документов может  требовать поступления входящих документов (например запросы в другие организации).      

3. Внутренние      

Внутренний  документ – официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей  его организации. Данные документы  используются для организации работы учреждения (организации), так как  они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в  пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего  документооборота составляют протоколы  и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительная записка), личного состава и т.д.       

Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений  организации (особенно если они территориально разнесены) и приказы руководителя  организации. Через канцелярию также проходят внутренние документы, порождающие исходящие документы.   

1.4 Принципы документооборота      

Документооборот – это прохождение документа  с момента его создания или  получения до завершения исполнения или отправки.     

Принципы  документооборота:      

- четкая организация движения  документов, т.е. поток документов  должен быть прямоточным, исключающим  возвратные или повторные маршруты;     

- однократное пребывание в одном  подразделении или у одного  исполнителя;      

- оперативность обработки документов;      

- согласование документов на всех  этапах исполнения до подписания  руководителем.      

Вся документация делится на три документопотока:     

- входящие (поступающие) документы;      

- исходящие (отправляемые) документы;      

- внутренние документы (создаваемые  в учреждении и не выходящие  за его пределы).      

Документы, функционирующие в сфере управления, подразделяются на:     

- организационные документы (Устав,  Правила внутреннего распорядка, Положения о структурных подразделениях);      

- распорядительные документы (приказы  по основной деятельности, распоряжения);      

- документы по личному составу  (приказы по личному составу);     

Трудовые  контракты, личные дела, трудовые книжки;     

Финансовые  и бухгалтерские документы (Годовые  отчеты, бухгалтерские балансы, акты ревизий и др.);     

- нормативные документы от вышестоящих  организаций.      

Документооборот включает этапы работы с документами:     

- прием;     

- обработка;     

- регистрация;     

- распределение корреспонденции;      

- передача и доставка документов;      

- учет объема документооборота;      

- контроль за исполнением документа.  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
      

2 Регистрация  документов     

Регистрация документа  - это фиксация факта создания или поступления документа в организацию. Регистрация включает проставление регистрационного номера документа и запись сведений о документе в регистрационных формах.     

Регистрация документа необходима для учета, контроля и поиска нужных документов.       

2.1 Регистрация  и учет поступающих в организацию  документов     

Все поступающие в организацию документы  независимо от способа поступления (почта, телеграф, фельдсвязь, спецсвязь, факс, спринтсвязь и т.д.) передаются конкретному должностному лицу службы делопроизводства.  

   При поступлении документа по почте до вскрытия конверта проверяют правильность их доставки по адресу, целостность конвертов, упаковки, а также документов и вложений. Неправильно адресованные или поврежденные документы возвращаются отправителям. Конверты с корреспонденцией, поступившей в адрес конкретного работника с пометкой "лично", передаются работнику без вскрытия. Если в конверте служебный документ, то адресат после прочтения возвращает его в канцелярию для регистрации. В отдельных случаях (на документе нет даты, адреса отправителя) вместе с документом необходимо сохранять конверты. Конверты с обращениями граждан сохраняются всегда.      

Прежде  чем зарегистрировать документ, необходимо его предварительно рассмотреть. Предварительное  рассмотрение документов работником службы делопроизводства существенно повышает эффективность управленческого  процесса в целом. Главная цель предварительного рассмотрения документа - установить подразделение  или должностное лицо, которому необходимо направить документ на рассмотрение. Надо всегда иметь в виду, что  нет необходимости все документы  передавать руководителю учреждения. Во многих учреждениях руководители получают 80-90 % всех поступающих документов, а затем переадресовывают их своим заместителям. При этом решение принимается по 2-3 % документов. Последующие резолюции ничего нового исполнителю не дают. На подпись также передаются 90-95 % отправляемых документов. Такой порядок снижает обоснованность решений и их оперативность (время ожидания рассмотрения в 2-3 раза превышает время работы над документом), инициативу и ответственность исполнителей.     

При предварительном рассмотрении документа  необходимо учитывать важность его  содержания, сложность и новизну  поставленных вопросов, авторство, вид  документа.     

Исходя  из оценки документа и в соответствии с функциями структурных подразделений  производится распределение поступающих  документов. Документы, адресованные конкретным должностным лицам, как правило, после регистрации передаются им. Допускается при отсутствии руководителя передавать документ для исполнения должностному лицу с последующей  информацией руководителя. Предварительное  рассмотрение документов осуществляют секретари-референты, заведующие канцелярией, секретариатами, общими отделами, помощники  руководителя и т.д. После предварительного рассмотрения документы направляются на регистрацию или регистрируются этим же должностным лицом.      

На  всех регистрируемых документах в правом нижнем углу первой его страницы проставляется  регистрационный штамп:

Наименование  организации

От ________ Вх. №_______      

Проставление  штампа, даты, регистрационного номера (по порядку номеров начиная с  календарного года) производится в  день поступления документа.     

Регистрации не  подлежат:     

- сообщения о заседаниях, совещаниях  и повестках дня;     

- графики, наряды, заявки;     

- сводки и информация, присланные  для сведения;     

- учебные планы, программы;     

- рекламные извещения, плакаты,  программы совещаний, конференций,  пребывания и т.д.      

- прейскуранты, прайс-листы;      

Технические условия;     

-нормы  и нормативы расходов материалов;      

- поздравительные письма;     

- пригласительные билеты;     

Печатные  издания (книги, журналы, бюллетени, каталоги);     

-формы  статистической отчетности;      

- корреспонденция, адресованная работникам  предприятия с пометкой «лично»;     

- объяснительные записки.     

Все документы (поступающие, отправляемые, внутренние) в организации регистрируются централизованно. Децентрализованная регистрация документов допускается  в учреждениях, которые имеют  территориально обособленные структурные  подразделения и особые условия  работы.     

В учреждениях с годовым документооборотом 100 тыс. документов и более, где нельзя осуществлять централизованную регистрацию, важнейшие документы необходимо регистрировать в канцелярии, остальные - в структурных подразделениях.     

Документы регистрируются на карточках (рисунок 1).

Краткое содержание документа ___________________________________

______________________________________________________________ 

Кто направил документ. Резолюция ________________________________

______________________________________________________________  
  
  
 

Оборотная сторона      

Отметка о контроле и исполнении ________________________________

_____________________________________________________________ 

Когда и  кем документ снят с контроля _____________________________

_____________________________________________________________  
      

Рисунок 1- Регистрационная  карточка поступающей корреспонденции       

На  первом этапе регистрации заполняют  разделы карточки (машинописным или  рукописным способом):

- входящий  номер и дата регистрации. Например: № 150 от 15.01.2000 (№ 150                        -порядковый номер поступающего документа, начиная с 1 января текущего

года, 15.01.2000 - дата поступления регистрируемого  документа). Этот номер и дата должны быть указаны и в регистрационном  штампе на документе;      

- от кого поступил документ (Кемеровское  объединение "Оксид");     

- количество листов и экземпляров  (2 л. в 1 экз.);     

- дата полученного документа и  исходящий номер (20.12.2000 № 259/10);     

- краткое содержание документа.  Например: просьба заключить договор  на поставку строительных материалов.      

Для регистрации входящих документов применяется  специальный журнал, в котором  регистрационный номер(индекс) состоит  из порядкового номера по данному  журналу и номера дела, в которое  подшивается документ. Журнал необходим  для обеспечения сохранности  и оперативного поиска входящих документов. Для контроля исполнения документов в журнале введена графа «Отметка об исполнении». Данные об исполнители  и сроке исполнения берутся из резолюции руководителя на входящем документе. Исполнителю документ передается под расписку в графе «Исполнитель». Журнал ведется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства.(рисунок 2) 

Рисунок  2 - Журнал регистрации входящей документации      

В зависимости от объема документооборота в организации для регистрации  используются различные формы: журналы, картотека или учетные файлы  на ПК.     

Рекомендуется учетные файлы создавать в  виде журнала и записывать данные с помощью электронных таблиц Excel, содержащих в первой строке заголовок информационного поля, а каждая последующая строка рассматривается как учетная запись.      

Для регистрации документа в электронном  виде создается таблица в книге  Excel, заголовки которой находятся в первой строке, а каждая последующая строка рассматривается как учетная запись. При вводе записи в виде формы (команда Форам в меню Данные) появляется заголовок информационного поля, соответствующий названию столбца таблицы.     

После первого этапа регистрации документы  передаются на рассмотрение руководителю учреждения или руководителям структурных  подразделений.     

Количество  экземпляров регистрационной карточки определяется числом карточек: контрольных, справочных, по вопросам, по географии и т.д. Для визуального различия карточки могут изготавливаться из бумаги разного цвета либо с цветными полосами по верхнему полю. Использовать их можно следующим образом: входящие - один цвет, отправляемые - другой, внутренние - третий цвет; или: поступающие на имя первого руководителя - один цвет, в структурные подразделения - другой, контрольные - третий, неконтрольные - четвертый, отправляемые - пятый, внутренние - шестой цвет.     

При передаче документов руководителю карточки после первого этапа регистрации  помещаются временно в справочную картотеку  в раздел "Документы на докладе".     

Руководитель  должен рассматривать документы  в день их поступления (как нежелательное  исключение - на следующий день) и  возвращать секретарю-референту или  помощнику с резолюцией. Поступать  к руководителю и возвращаться к  секретарю-референту документы должны в строго определенное время, резолюция  должна быть конкретной. Например:    

Руководитель  не должен задерживать документы, а  тем более оставлять их у себя в кабинете на определенное время. При  необходимости использования документа  в будущем для руководителя делается ксерокопия документа. Кроме того, руководитель не должен сам принимать документы  от посетителей, подчиненных, это, как  правило, делает референт (или канцелярия, общий отдел, секретариат и т.д.)     

Согласно  резолюции документ передается исполнителю, если их в резолюции несколько, то подлинник передается главному исполнителю (его фамилия в резолюции первая), а ксерокопии - другим исполнителям. Текст резолюции сразу же при  возвращении документа от руководителя переносится в регистрационную  карточку в раздел "Кто направил документ. Резолюция". Например:    
  
  
  
 

Затем на оборотной стороне заполняются  следующие разделы карточки: "Дата передачи на исполнение" - 15.01.2000; "Кому направлен документ" - Г.В.Иванову; "Расписка в получении" - роспись  Иванова Г.В., дата.     

В соответствии с Положением Регистрационной  государственной системы документов (РГСД) документ после рассмотрения руководителями направляется в канцелярию, которая переносит резолюцию, а  затем передает документ вместе с  одной карточкой в приемную структурного подразделения, остальные экземпляры карточек остаются в канцелярии в  картотеках: 1-я - справочная (по порядку  номеров); 2-я - контрольная (по срокам исполнения); 3-я - основные вопросы деятельности организации; 4-я - переписка с организациями  по территориям или по конкретным учреждениям. Использование таких  картотек позволяет быстро дать точную информацию по любому документу, поступившему в организацию. Эту поисковую  систему также можно использовать при составлении компьютерных программ.      

От  момента поступления к исполнителю  до завершения работы документ должен находиться в рабочей папке. В  дело документ и все относящиеся  к нему материалы направляются тогда, когда работа над ними полностью  завершена и исполнитель считает  его исполненным. При передаче документа  на подпись к нему следует прилагать  материалы, на основании которых  он готовился. Это облегчает работу руководителя, позволяет избежать вызова исполнителей и т.д.     

При поступлении документа могут  быть несколько вариантов их исполнения:      

- на основании поступившего  инициативного документа составляется  ответ. Например: письмо Министерства  образования РФ в Комитет по  начальному профессиональному образованию  Администрации Новосибирской области  о предоставлении информации  об организации горячего питания  учащихся профессиональных училищ  области. Ответ Комитета является  основанием для снятия документа  с контроля.     

- на основании поступившего  постановления главы Администрации  Новосибирской области от 20.01.2000 № 205 составляется программа Комитета  по начальному профессиональному  образованию, которая утверждается  приказом Комитета. Данный приказ  является основанием для исполнения  документа.     

- на основании письма  Министерства образования РФ  о порядке финансирования профучилищ в 1998 г. организовано совещание директоров профучилищ, на котором дано разъяснение, указанное в данном письме. Поступивший документ снимается с контроля справкой.      

- документы, которые поступают  для использования в работе, не  являются контрольными и хранятся  у исполнителя, а затем в  деле структурного подразделения  или в канцелярии.     

Таким образом, после исполнения документа  необходимо занести в регистрационные  карточки последние данные, которые  включают в себя:     

- отметку о контроле и исполнении (фиксируют краткое содержание, дату  и номер ответного документа,  должность и фамилию лица, подписавшего  его. При отсутствии письменного  ответа указывают, кем, когда  и как решен вопрос, изложенный  в инициативном документе).  

- указание  когда и кем документ снят  с контроля (указывают должность,  фамилию руководителя и дату  снятия с контроля). 

Например:      

Председатель  комитета Я.Я.Боргено 20.01.2000;  

- дату  возврата, расписку принявшего документ;   

Например:      

20.01.2000 _____________________                    

Подпись 

- номер  дела, в котором хранится документ, или отметка об уничтожении. 

Например:      

Д № 02-36.