Документирование трудовых отношений

заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет  
правильность внесенных сведений. Титульный лист подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, затем ставится печать предприятия (или печать кадровой службы).

Сведения о работе включают в себя: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение.

Раздел “Сведения  о работе” представляют собой  таблицу из 4-х граф: графа 1 - № записи, графа 2 – дата (число, месяц, год), графа 3 – сведения о приеме на работу, о переводах на другую работу и об увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона); графа 4 - на основании чего внесена запись (документ, его дата и номер).

Записи о причинах увольнения должны производиться в  трудовой книжки в точном соответствии с формулировками действующего законодательства и со ссылкой на соответствующую  статью, пункт закона.

При увольнении рабочего или служащего все записи о работе, награждениях и поощрениях, внесенные в трудовую книжку за время работы в организации, учреждении, фирме заверяются подписью руководителя организации или начальника отдела кадров и печатью.

Организация обязана  выдать работнику его трудовую книжку  
в день увольнения с внесенной в нее записью об увольнении.

Если работник выходит  на пенсию, то производится “на основании  списка работников пенсионного возраста подборка трудовых книжке. По данным личной карточки и трудовой книжки уточнение  общего стажа работы, в том числе стажа непрерывного и льготного. Регистрация заявления работника. Консультации уходящего на пенсию. Запись в заявление о предоставляемых документах. Заполнение и подпись “Представления”. Комплектование документов для представления в органы социального обеспечения. Запись в книгу учета лиц, уходящих на пенсию.”

В трудовой книжке органами социального обеспечения ставится штамп “Пенсия назначена” в разделе  “Сведения о назначении пенсии”.

В тех случаях, когда  в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, трудовая книжка дополняется вкладышем. Он вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется в том же порядке, что и трудовая книжка и без нее он недействителен.

Работник, отвечающий за кадровую документацию, ведет книгу учета трудовых книжек и вкладышей к ним, бухгалтерией ведется – приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке (форма № Т-2) и в книге учета. Книга учета должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью и печатью.

В случае выявления неправильной или неточной записи сведений о работе, переводе на другую постоянную работу, о награждениях и поощрениях и  др. исправления производятся администрацией того предприятия, где была внесена соответствующая запись. Администрация по новому месту работы обязана оказать работнику в этом необходимую помощь.

При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, впоследствии признанной недействительной; при потере трудовой книжки или если она пришла в негодность по просьбе работника выдается дубликат трудовой книжки. Выдача дубликата трудовой книжки производится администрацией по последнему месту работы.

С целью обеспечения сохранности трудовые книжки хранятся в сейфах. Невостребованные трудовые книжки хранятся до востребования не менее 50 лет.

Таким образом, правильное оформление, ведение и хранение трудовых книжек играет огромную роль в жизни  каждого человека, так как это важнейший документ, подтверждающий трудовую деятельность работника.

Заключение.

Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы  трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу).

Эти документы являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и хранении на протяжении длительного срока.

Обязательное ведение  кадровой документации на любом предприятии  предусмотрено соответствующими общегосударственными законодательными и нормативными актами: Трудовым Кодексом Российской Федерации, Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения, Типовыми нормами времени на работы по комплектованию и учету кадров и другими.

Следовательно, одной  из наиболее важных функций кадровой 
службы предприятия (или сотрудника, ответственного за работу с кадрами) является правильное документирование трудовых правоотношений.

В частности большое  внимание нужно уделять документам, возникающим в процессе приема, перевода, увольнения работников, для того, чтобы  они соответствовали правилам, формулировкам действующего законодательства.

Таким образом, процедуры, выполняемые кадровой службой при  оформлении движения кадров, документируются  посредством работы с определенными  документами, важнейшими среди которых  являются трудовой договор (контракт), приказы по личному составу, трудовая книжка.

Список источников и литературы:

1. Источники.

1. Трудовой Кодекс РФ по состоянию на 20 апреля 2010 г. .- М.: ЭКСМО, 2010

1. Литература

1. Андреева В.И. Делопроизводство: требования к документообороту фирмы (На основе Гостов РФ).- М.: Бизн.-шк. Интел Синтез, 1998.

2. Кузнецова Т.В. и др. Секретарское дело /Т.В. Кузнецова, Г.А.Серова, В.И. Андреева, Н.А. Литвинцева. – М.: журн. “Секретарское дело”, 1998. – 490 с.: им. – (Спец. вып. Журн. “Секретарское дело”).
3. Меньшикова А.Л. Кадровое обеспечение управления: Учеб. Пособие. Ч.2.- Екатеринбург: Изд-во Урал. Гос. Ун-та, 2002

¹ Трудовой Кодекс РФ по состоянию на 20 апреля 2010 г. .- М.:, 2010

² Трудовой Кодекс РФ.- М., 2010.- С.56