Документационное обеспечение в управлении организации

ДОУ основывается на принципах  экономичности и эффективности  и на широком использовании новых  информационных технологий, обеспечивающих качественный менеджмент по отношению к документации организации как полноценному ресурсу управления.

К основным проблемам  документационного обеспечения  управления относятся: необходимость  разработки единых нормативно-методических основ, принципов и правил документирования информации и работы с документированной информацией; проблемы стандартизации и унификации документов; разработка общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации; обеспечение информационной безопасности и защиты информации от несанкционированного доступа.

Структура управления – совокупность специализованных функциональных подразделений, взаимосвязанных в процессе обоснования, выработки, принятия и реализации управленческих решений.

1. Линейная структура управления – управленческое воздействие на объект могут передаваться только одним доминантным лицом – руководителем, который получает официальную информацию только от своих, непосредственно ему подчиненных лиц, принимает решения по всем вопросам, относящихся к руководимой им части объекта и несет ответственность за его работу перед вышестоящим руководителем.

Преимущества:

• простота применения;
• обязанности и полномочия четко распределены;
• дисциплина в коллективе.

Недостатки:

• жесткость, негибкость, неприспособленность к дальнейшему росту и развитию предприятия;
• ограничение инициативы у работников лучшего уровня;
• предъявление высоких требований к квалификации руководителей.

2. Функциональная структура управления –сохраняется единоначалие, но по отдельным формам управления формируется специальные подразделения (группировка персонала по тем широким задачам, к-е он выполняет).

Преимущества:

• стимулирует деловую и профессиональную специализацию;
• уменьшает дублирование усилий и потребление материальных ресурсов;
• улучшает координацию деятельности;
• чёткая система взаимосвязи;
• ответственность.

Недостатки:

• затрудняет координацию управленческих воздействий;
• возможные конфликты между функциональными отделами;
• перегрузка управленцев верхнего уровня;
• малая гибкость;
• слабые горизонтальные связи.

3. Дивизиональная структура управления – децентрализация при сохранении координации и контроля. Ключевыми фигурами в управлении организации с дивизионной структурой становится не руководителями функциональных подразделений, а управляющие, возглавляющие производственные отделения. Делится на: продуктовую специализацию, потребительскую, региональную.

Преимущества:

• более эффективная реакция на тот или иной фактор окружающей среды;
• разработка новых видов продукции, совершенствование технологий, удовлетворение потребностей покупателя;
• расширение центров прибыли;
• свобода подразделений.

Недостатки:

• рост иерархичности;
• рост затрат на содержание управленческого аппарата.

4. Адаптивные структуры управления (органические) – обеспечивают быструю реакцию предприятия на изменения внешней среды, способствует внедрение новых производственных технологий.

Выделяют:

Проектный – формируется  при разработке организации проектов, под которыми понимаются процессы целенаправленные изменения в системе.

Матричный – с целью  обеспечения задач координации в организациях создаются штабные органы управления из руководителей проектов. Представляют собой решетчатую организацию, построенную на принципе двойного подчинения исполнителей: руководитель службы и руководитель проекта.

Преимущества:

• большая возможность координации работ;
• гибкость.

Недостатки:

• сложность;
• влияние личных взаимоотношений сотрудников.

Применение на предприятии  новых систем документооборота требует  определения эффективности их внедрения. Эффект от внедрения подразделяется на: прямой эффект связанный с экономией средств на материалы, рабочее время сотрудников и т. д., и косвенный эффект, связанный с теми преимуществами для функционирования организации, которые дает автоматизированная система управления документацией (АСУД). 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

Документы являются основными носителями  управленческой, научной, технической и иной информации.

В целях оптимизации  документопотоков целесообразно установить единый порядок передачи документов для обработки, например, через лицо, ответственное за документационное обеспечение в структурном подразделении. Определяют функции, выполняемые элементами, подсистемами внутри и вовне этой системы, ее свойства, т.е. качественные отличия, обусловливающие относительную самостоятельность, устойчивость и стабильность данной системы, пригодность документа для использования в социальной коммуникации.

 Организация  документационного обеспечения  управлением влияет на качество  работы аппарата управления, организацию  и культуру труда управленческих  работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

Основой управленческой деятельности является информация, а  сам процесс управления представляет собой непрерывный процесс сбора, обработки и передачи информации. Наиболее распространённым носителем информации является бумага. Информация, зафиксированная на бумаге и снабженная необходимым реквизитом (гриф, исходящий номер и др.) становится документом. Документ - материальный объект с информацией, закреплённый с информацией, закреплённой созданным человеком способом для её передачи во времени и пространстве. Осуществление функций любого предприятия связана с составлением, получением, направлением документов. Вот почему, эффективность их управленческой (как внутриорганизационной, так и внешней) деятельности связана с вопросами документирования и организации работы с документами.

Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими  организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами.

Работа с  документами должна иметь настолько  отработанный порядок (документооборот), чтобы не отвлекать работников от главных производственных целей предприятия.

Неважно, на каком  уровне будет вестись делопроизводство: традиционным способом или современным  безбумажным обменом электронными документами – в любом случае документирование и работа с документами осуществляется по установленным правилам.

Информационно-документационное обслуживание является основной обеспечивающей функцией управления, выполнение которой требует профессиональных знаний. Уровень, качество этого обеспечения определяет оперативность, четкость и слаженность работы организации, влияет на деловую репутацию и, в конечном счете, на выживаемость фирмы. Организацию делопроизводства осуществляют специалисты, а при больших объемах работы - целые подразделения (управления делами, общие отделы, канцелярии, секретариат, экспедиция). Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами – важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

 

Список использованных источников

 

 

1. Российская Федерация. Конституция (1993). Конституция Российской Федерации : офиц. текст. – М. : Маркетинг, 2001. – 39 с. – ISBN 5-94462-025-0
2. Российская Федерация. Законы. Трудовой кодекс Российской Федерации : федер. закон от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ : [принят Гос. Думой 21 декабря 2001 г. : одобрен Советом Федерации 26 декабря 2001 г. : по состоянию на 1 апреля 2012 г.]. М. : Юрайт-Издат, 2007. – 206 с. – (Правовая библиотека). -  ISBN 978-5-94879-880-6
3. Российская Федерация. Законы. Об информации, информационных технологиях и о защите информации [Электронный ресурс] : федер. закон от 27 июля 2006 г. №149-ФЗ [Принят Гос. Думой 8 июля 2006 г. : одобрен Советом Федерации 14 июля 2006 г.]. – Электрон. дан.  - Режим доступа: http://www.DICTIONARY.FIO.ru
4. Российская Федерация. Министерство культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации. Об утверждении типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти [Текст] : Приказ Минкультуры России от 8 ноября 2005 года № 536. – М. : «Ось», 2006. -96 с.
5. ГОСТ Р 6.30 – 2003. Унифицированные системы документации. Унифицирована система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. – 2003-07-01. – М. : Изд-во стандартов, 2003. – 11 с.
6. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения : утв. Приказом Главархива СССР от 23 мая 1988 г. № 33. – М. : Главархив, 1991. – 70 с.
7. Ватолина, М. В. Организация работы с документами  /

М. В. Ватолина. - Ростов н/Д. : Феникс, 2004. – 320 с. - ISBN 5-222-05262-1.

8. Кирсанова, М. В. Современное делопроизводство : учеб. пособие / М. В. Кирсанова. - 4-е изд. – М. : ИНФРА-М Новосибирск : Сибирское соглашение, 2005. – 312 с. - ISBN 5-16-001873-5.
9. Кирсанова, М. В. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления  : учеб. Пособие / М. В. Кирсанова, 

Ю. М. Аксенов. – 4-е изд. – М. : ИНФРА-М Новосибирск : Сибирское соглашение, 2001. – 296 с. ISBN 5-16-000356-8.

10 Охотников, А. В. Документоведение и делопроизводство : учебное пособие / А. В. Охотников. – Ростов н/Д. : Издательский центр «Март», 2004. – 2 с. – ISBN 5-241-00332-0.

11 Пшенко, А. В  Документационное  обеспечение управления (Делопроизводство) [Текст] : учебное пособие / А. В. Пшенко. – М. : ФОРУМ: ИНФРА-М, 2004. – 256  с. – ISBN  5-8199-0031-6.

12 Рогожин, М. Ю. Делопроизводство в кадровой службе : учебно-практ. Пособие / М. Ю. Рогожин. – М. : ТК Велби, Изд-во Проспект, 2007. – 776 с. – ISBN 5-482-01223-9.

13 Кравченя, Э. М Делопроизводство в учреждениях образования (с использованием информационных технологий) : учеб. пособие. Для Тетра Системс,  2006. – 112 с. – ISBN 985-470-413-0.

14  Басаков, М. И. Делопроизводство : учеб. Пособие /

М. И. Басаков. – 3-е из. перераб. и доп. – Ростов н/Д. : Феникс, 2005. – 384 с. – ISBN 5-222-06393-3.

15 Быкова, Т. А., Вялова, Л. М., Санкина, Л. В., Делопроизводство: Учебник  / Под общ, ред. Проф. Т. В. Кузнецовой. – 2-е изд., 560 с. Перераб. И доп. – М. : МГУ ФЭР, 2006 – 560 С. – ISBN 5-7709-0370-6.

 

Приложение А

(справочное)

Таблица «Перечень унифицированных форм документов используемых в деятельности учреждений»

 

 

 

Приложение Б

(справочное)

Организационная структура  ДОУ

 

 

 

 

Приложение В

(справочное)

Таблица «Условные справочные данные для расчета примерной численности работников службы ДОУ»

№ п/п	Вид работ по документационному  обеспечению	Категория работника	Значение нормы, ч	Количество операций за год	Объем, ч
1	Обработка входящих документов	Спец. II кат.	0,65	10 000	6500
2	Обработка входящих факсов	Спец. II кат.	0,15	1000	<t