Ділова сфера, як одна з основних галузей діяльності людства

ВИЩИЙ НАВЧАЛЬНИЙ ЗАКЛАД УКРАЇНИ

«ПОЛТАВСЬКИЙ УНІВЕРСИТЕТ ЕКОНОМІКИ І ТОРГІВЛІ»

Кафедра митної справи

 

 

 

 

 

 

РЕФЕРАТ

 

на тему: «Ділова сфера, як одна з основних галузей діяльності людства»

 

 

 

 

 

 

 

Виконав студент

 Групи ТЕМС - 41

Щербак Євгеній Ігорович

 

 

Керівник

Рачинська Зоя Павлівна

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Полтава 2013

 Поняття «документ» широко застосовується у всіх сферах діяльності. Його розуміють по-різному, в залежності від специфіки тих об’єктів, яким надається статус документа. На міжнародному рівні найбільш загально визнаним є визначення документа як запису інформації, що може бути використаний як одиниця в документаційному процесі. У відповідності зі стандартами ІСО, інформація може бути зафіксована у будь-який спосіб, тобто не тільки за допомогою знакового письма, але й зображення, звуку тощо.

Головною складовою  документа є інформація, тобто  найрізноманітніші дані, відомості, повідомлення, знання тощо. Для документа  є характеристикою також стабільна  матеріальна форма, тобто документ являє собою єдність матеріальної форми і інформації, яка в ній зафіксована.

Ділова сфера - одна з основних життєво необхідних галузей діяльності людства. За допомогою ділових паперів, документів, листів встановлюються офіційні, службові, ділові, партнерські контакти між закладами, підприємствами, установами, державними органами, а також налагоджуються приватні стосунки між людьми.

Ділове спілкування ведеться державною  мовою; в Україні такою мовою  є українська.

Від об’єктивності, достовірності, оперативності, юридичної сили документів залежить якість рішень, що приймаються. Однією з причин неякісного прийняття управлінських рішень, особливо органами державного управління та місцевого самоврядування, є слабка теоретична і практична підготовка багатьох працівників, котрі недостатньою мірою володіють комплексом встановлених методів, способів і прийомів роботи з документами; у деяких випадках до негативних наслідків призводить незнання вимог Держстандартів, що встановлюють порядок оформлення документів. Діловодство (справочинство) - це діяльність, що охоплює питання документування і організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій.

Основними елементами справочинства  є письмові документи та документування, тобто створення документів. Документ (від лат. documentum - зразок, взірець, свідоцтво, доказ) - це матеріальний об’єкт, що містить інформацію в зафіксованому вигляді і спеціально призначений для її передачі у просторі. Документ - це діловий папір, що підтверджує будь-який факт або право на щось. Саме тому для юриста документ - це засіб доказу події, для історика - першоджерело, для управлінця - засіб фіксації та передачі управлінського рішення. Державний стандарт України так визначає документ: «Документ - це основний вид ділової мови, засіб фіксації певним чином на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності та розумової діяльності людини».

Оскільки документ є  засобом засвідчення, доведення  певних фактів, він має велике правове  значення, тобто юридичну силу. Юридична сила - це властивість документа, яка надається йому діючим законодавством, компетенцією органу, що його видав, та встановленим порядком оформлення. Виходячи з цього, документ повинен бути:

• достовірним;
• переконливим;
• належним чином відредагованим і оформленим;
• таким, що містить конкретні пропозиції та вказівки.

Більшість документів повинна  задовольняти таким вимогам, як придатність  до тривалого зберігання та максимальна  точність.

Документи використовуються відповідно до функцій, які вони покликані виконувати. Всі офіційні документи мають загальні та спеціальні функції. До загальних функцій документів слід віднести:

• інформаційну (документ створюється для зберігання інформації);
• соціальну (документ є соціально значимим об’єктом, оскільки він задовольняє певну соціальну потребу);
• комунікативну (документ є засобом зв’язку між організаціями та іншими суспільними структурами);
• культурну (документ закріплює та передає культурні традиції, зокрема рівень наукового та технічного розвитку).

До спеціальних функцій документа належать наступні:

• управлінська (документ відіграє велику роль в управлінні);
• правова (документ має юридичну силу);
• історична (документ є надбанням історії, матеріальним підтвердженням подій, явищ, що відбувалися у світі). Документи являють собою джерело історії.

Склад документів в організації  залежить від:

• порядку прийняття рішення (єдиноначальність або колегіальність);
• обсягів і характеру взаємозв’язків в організації;
• характеру взаємостосунків з іншими організаціями та державними органами.