Деловая переписка и совершенствование навыков делового письма

Если письмо-предложение направляется  адресату впервые, оно содержит  не только собственно предложение, но и информацию об организации-авторе, что отчасти сближает письмо-предложение с рекламным письмом.

 

9. Рекламное письмо

 

Рекламные письма пропагандируют  деятельность организаций, выпускаемую  ими продукцию или оказываемые  услуги.

Рекламные письма содержат подробное описание товаров и услуг с указанием их цены, а также телефона, адреса, в том числе электронного, и web-сайта организации.

Письмо-предложение

 

Пример:

10. Письмо-напоминание

 

Письмо-напоминание используется  в случаях, когда организация-партнер  не выполняет взятые на себя  обязательства или принятые договоренности.

Текст письма-напоминания, как правило, состоит из двух частей:

• ссылки на официальный документ, в котором зафиксированы обязательства сторон или обстоятельства, в связи с которыми организация обязана предпринять определенные действия;
• просьбы выполнить те или иные действия.

 

Ключевой фразой письма-напоминания является:

«Напоминаем Вам...»;

«Вторично напоминаем  Вам...»;

«Обращаем Ваше внимание  на то, что...»;

«Ставим Вас в известность, что...».

 

Письмо-напоминание может заканчиваться  указанием на санкции, к которым  вынуждена будет прибегнуть организация  – автор письма, если адресат  не выполнит взятые на себя  обязательства, например: «В случае невыполнения взятых на себя обязательств Вам будут предъявлены штрафные санкции» и т. п.

Письмо-напоминание

 

Пример:

11. Письмо-требование

 

Письмо-требование призвано заставить  адресата выполнить взятые на  себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения  ранее принятых договоренностей.

Письма-требования, как правило, письма сложной структуры. В них обязательно излагаются условия заключенных договоренностей со ссылкой на конкретные документы, излагается существо сложившейся ситуации, формулируется требование о необходимости выполнения обязательств и угрозы в адрес корреспондента, если обязательства не будут выполнены.

Ключевыми фразами в письмах-требованиях  могут быть: «Требуем выполнить взятые на себя обязательства...»; «Срочно требуем выполнить (выслать, предоставить, перечислить)...»; «Требуем незамедлительно выполнить...» и т. п.

Угрозы в адрес корреспондента  могут формулироваться следующим  образом: «В противном случае дело будет передано в Арбитражный суд»; «В противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции...»; «В противном случае мы не несем ответственности за последствия...» и т. п.

К письмам-требованиям относятся  также рекламационные (претензионные) письма в которых организации требуют возмещения убытков, нанесенных из-за невыполнения или нарушения условий договора другой стороной (контрагентом). Рекламация должна иметь копии документов, как правило, актов подтверждающих такие факты. Оформляются подобные копии в виде приложения к основному документу (рекламации).

Письмо-требование

 

Пример:

12. Письмо-заявка

 

Письмо-заявка составляется если  организация желает принять участие  в мероприятиях или получить  услуги, предоставляемые другой  организацией.    В коммерческой  деятельности, связанной с торговлей  товарами или услугами, заявка  может использоваться и как  первичный документ, на основании  которого проводится предварительное  рассмотрение вопроса, оформление  заказа или составление договора. Особую разновидность заявок  составляют документы, представляемые  в органы исполнительной власти  и организации их подчинения  в целях регистрации каких-либо  прав, получения разрешений и  т. п.

Заявка может составляться по  унифицированной форме или с  учетом требований, сформулированных  организацией, предлагающей услуги. Составление такой заявки –  это заполнение трафаретной или  анкетной формы, предложенной заинтересованной  стороной.

Если заявка составляется в  свободной форме, в нее включается  только та информация, которая  существенна для автора письма. Поскольку письмо-заявка – это  фактически просьба выполнить  какую-либо работу, оказать услуги, включить в состав участников  какого-либо мероприятия и т.п., то в тексте заявки, как правило, используются те же языковые  обороты, что и в письмах-просьбах: «Просим Вас включить в состав группы для участия в выездном семинаре-практикуме...», «Просим Вас предусмотреть участие двух представителей нашей фирмы в конференции...», «Просим Вас зарегистрировать в качестве участников фестиваля…» и т. п.

В зависимости от ситуации  в текст письма-заявки включаются  дополнительные сведения, касающиеся  участников мероприятия, предмета  заявки, условий выполнения работ  или участия в проводимых мероприятиях  и т. д. Например, если составляется  заявка на участие в каком-либо  мероприятии (семинаре, конференции, фестивале, ярмарке и т. п.), указываются  следующие сведения:

• название мероприятия;
• дата его проведения;
• форма участия (докладчик, слушатель, участник и т. п.);
• фамилия, имя и отчество участника (участников);
• место работы, должность;
• почтовый адрес с индексом, телефон для связи, адрес электронной почты;
• потребность в гостинице на время проведения мероприятия.

Если составляется заявка на  оказание какого-либо вида услуг, указываются все существенные  стороны предмета заявки и  все необходимые данные об  авторе заявке, помимо тех, что  содержатся в бланке письма.

 

Заявка может содержать и  гарантию оплаты услуг или  участия в мероприятии, о котором  идет речь. В этом случае авторы, как правило, так и пишут на  самом письме – гарантийная заявка.

Письмо-заявка

 

Пример:

Гарантийные письма содержат  просьбу (заявку) выполнить что-либо, обязательства или подтверждение  оплаты работ, услуг, аренды, сроков  поставки, качества и сроков выполнения  работ и др.

В тексте гарантийного письма содержится просьба в адрес корреспондента и юридически значимая формула: «Оплату (предоставление услуг и т. д.) гарантируем». Эта фраза является юридически значимым компонентом текста. Если в письме гарантируется произвести оплату, автор сообщает свои банковские реквизиты.

Гарантийные письма всегда подписываются  двумя лицами: руководителем организации  и главным бухгалтером, а также  удостоверяются печатью организации.

 

Гарантийные письма

Гарантийное письмо

 

Пример:

Сопроводительные письма используются  для отправки документов, не имеющих  адресной части. В некоторых случаях  сопроводительные письма составляются, когда направляемый адресату  основной документ требует дополнительного  пояснения. В сопроводительном письме  указывается, с какой целью направляется  основной документ, что с ним  необходимо сделать и в какие  сроки.

Текст сопроводительного письма начинается словами:

«Представляем Вам...» (в  вышестоящую организацию);

«Направляем Вам...» (в подведомственную  организацию);

«Высылаем Вам...» (в стороннюю  организацию).

Одновременно с этим может  содержаться дополнительная информация, отражающая характер управленческой  ситуации, в которой осуществляется  деловое общение:

«В соответствии с предварительной договоренностью высылаем Вам...»;

«В соответствии с дополнительным  протоколом высылаем Вам...»;

«В подтверждение нашей  договоренности высылаем Вам...» и др.

Текст сопроводительного письма  может содержать просьбы, пояснения, связанные с теми материалами, которые составляют приложение  к сопроводительному письму. В  этом случае сначала говорится  о направлении документов, затем  излагаются просьбы и пояснения.

Обязательным реквизитом сопроводительного  письма является отметка о  наличии приложения.

 

Сопроводительные письма

Сопроводительное письмо

 

Пример:

Письма-благодарности направляются  в организации, должностному лицу  или гражданину с выражением  благодарности за совершенные  действия.

Эта разновидность писем, как  правило, составляется в более  свободной форме, чем другие разновидности  писем.

Ключевыми фразами письма могут  быть следующие выражения:

«Благодарим за оказанную  помощь в...»;

«Выражаем Вам свою  благодарность за...»;

«Позвольте Вас поблагодарить  за...»;

«Позвольте выразить Вам  искреннюю благодарность за...»

 и т. п.

 

Письма-благодарности

Письмо-благодарность

 

Пример:

Письма-поздравления составляются  в торжественных случаях, связанных  со значительными событиями в  положении должностного лица, организации, учреждения, предприятия.

Письма-поздравления, как правило, составляются в свободной форме, могут быть как небольшими  по объему – одно-два предложения, так и достаточно развернутыми. В последнем случае в письме-поздравлении  излагаются основные этапы жизни, деятельности лица, к которому  обращено поздравление, наиболее  важные его достижения. Если письмо  обращено к организации или  ее структурному подразделению, в нем излагаются наиболее  важные и значимые достижения  организации или подразделения.

В письмах-поздравлениях используются  следующие ключевые фразы:

«Поздравляем Вас в  связи с…»;

«Искренне поздравляем  Вас с...»;

«Примите наши искренние  поздравления в связи с…»;

«Сердечно поздравляем  Вас с...» и т. п.

Письма-поздравления могут оформляться  не только на бланках организации, но и на специальной бумаге  различной цветовой гаммы, украшенной  орнаментом, водяными знаками, имеющей  большую плотность и т. д.

 

Письма-поздравления

Письмо-поздравление

 

Пример: