Что такое документационное обеспечение управления и для чего оно необходимо

Что такое документационное обеспечение управление?

1. Функции документационного обеспечения управления.

27.11.2013

*

Салимгараева Лолита ЭПиО

Документоведение – научная дисциплина, изучающая закономерности формирования и функционирования систем документационного обеспечения управления. Основу термин системы документоведения составляет терминология ДОУ. Традиционно сфера деятельности, связанная с обработкой документов называется делопроизводство.

Управленческая деятельность в любой организации основана на обработке поступающих официальных  документов независимо от способов их пересылки (получения) и видов носителей, а также - производстве документной  информации и официальных документов, предназначенных как для внутреннего  использования в самой организации, так и для внешнего.

Это предполагает наличие  технологии обработки. Для преобразования информации поступающих документов в информацию, направленную на достижение результата, служат специальные технологии. Само понятие «технология» используется в промышленном производстве и определяется как система взаимосвязанных  способов обработки материалов и  приемов изготовления продукции  в производственном процессе.

Распространяя содержание этого  понятия на документационное обеспечение  управления, и учитывая специфику  информационных процессов, на которых  оно основывается, определим технологию документационного обеспечения  управления как систему методов  и способов сбора, передачи, обработки, накопления, хранения документов и  документной информации на основе применения единых методических приемов и правил.

Документооборот в организациях состоит из потоков документов, циркулирующих  между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации  и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки  документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др.

Другая характеристика документооборота - видовой состав документов, например:

распорядительные документы  органов власти и вышестоящих  организаций;

акты и справки проведения вневедомственных проверок;

статистическая отчетность;

письма-запросы о деятельности организации;

письма-ответы на инициативные запросы своих сотрудников;

материалы (приглашения, тезисы выступлений, решения, протоколы и  др.) по участию в деятельности коллегиальных  органов и научных, общественных мероприятий и т.д.

Поэтому не только быстрое  доведение документов до конечных пользователей (исполнителей), но и четкая организация, фиксация самого факта получения  и отправки документов приобретает  важнейшее значение для всей организации  документооборота.

Функции документационного обеспечения  управления

1 Организационно-методические. Разработка нормативных и методических  документов по делопроизводству (инструкции по документационному  обеспечению, номенклатуры дел  и др.); разработка нормативных  документов, регламентирующих деятельность  службы документационного обеспечения  управления (положения о службе, должностных инструкций работников); организация повышения квалификации работников службы документационного обеспечения управления и др.

2 Технологические. Прием  и первичная обработка документов; Предварительное рассмотрение документов; Регистрация документов (поступающих,  отправляемых, внутренних)организация рассмотрения документов и передача их исполнителям; отправка документов; Изготовление документов; копирование и тиражирование документов; Формирование дел; подготовка дел к передачи в архив и др.

3 Конструкторские. Разработка  бланков документов; разработка  унифицированных форм документов; совершенствование форм и методов  работы с документами и др.

4 Информационно-аналитические.  Подготовка проектов резолюций  по документам, требующим рассмотрения  руководства; подготовка проектов  служебных писем, распорядительных  и др. документов; участие в согласовании  документов; анализ и обобщение  данных о результатах контроля  исполнения документов; подготовка  сводок (отчетов) об объемах документооборота; поиск документов в архиве  организации по заданию руководства  и др.

5 Контрольные. Контроль за организацией работы с документами в структурных подразделениях и подведомственных организациях, в т. ч. в филиалах, отделениях, представительствах; контроль за соблюдением норм и правил в работе с документами; контроль за обеспечением сохранности документов и дел и др.