Автоматизированные системы документооборота

Как правило, система  поставляется заказчику не в виде автономного, отчужденного от разработчика «коробочного» продукта, а как набор программных средств, из которых собирается готовое решение. При адаптации системы к конкретным процессам организации на персональные компьютеры работников (ролевое рабочее место) устанавливаются необходимые функциональные компоненты, позволяющие решать определенный круг задач в соответствии с ролью каждого работника в документообороте организации. Администратором системы формируются бизнес-функции, определяющие маршруты движения документов по организации, т.е. по ее подразделениям и работникам.

К системам данного направления  относятся следующие.

Русифицированные версии популярных западных систем:

• DocsOpen (PC DOCS);
• LinkWorks (DEC);
• Staffware (Staffware PLS);
• Lotus Notes (Lotus-IBM).

Программные решения, созданные  российскими компаниями на основе западных систем:

• система Office Media компании InterTrust, Москва (Lotus Notes);
• система «Ирида» компании IBS, Москва (Lotus Notes);
• комплекс программ Делопроизводство фирмы ИнТорКон, Челябинск (Lotus Notes);
• система «Золушка-Кабинет» НТЦ ИРМ, Москва (Lotus Notes);
• решения компании АО «Весть», Москва (DocsOpen);
• решения компании «Метатехнология», Москва (Staffware и Excalibur);
• система Optima-WorkFlow компании АОЗТ «Оптима» (MS Exchange, MS SQL).

Разработки российских компаний:

• система LanDocs компании «Ланит»;
• система Effect Office компании «Гарант International»;
• система «Документ2000» компании Telcom Service;
• система «Крон» компании «Анкей»;
• система «Евфрат» компании Cognitive Technologies.

В следующем разделе  будут подробно рассмотрены различные автоматизированные системы документооборота, которые, в частности, автоматизируют регистрацию документов.

2. СПЕЦИАЛИЗИРОВАННЫЕ  СИСТЕМЫ документооборота

Система автоматизации делопроизводства и документооборота «Дело» (ЗАО «Электронные офисные системы», ООО «Компания НетКом Текнолоджи») предназначена для автоматизации делопроизводственной деятельности (основанной на традиционных отечественных технологиях и закрепленных соответствующими стандартами) и документационного обеспечения управленческой деятельности государственных организаций.

Система обеспечивает выполнение следующих операций:

• Отслеживание всех этапов делопроизводственных операций и результатов выполнения работ по основным функциональным процессам организаций и учреждений.
• Единая регистрация всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан, путем создания регистрационной карточки, в которую заносятся сведения о документе, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству и в структурные подразделения. Регистрируются как поступившие извне документы, так и созданные внутри подразделений. К их числу относятся входящие, исходящие документы, письма и обращения граждан.
• Ввод текстов резолюций, включая повторные, и назначение исполнителей по ним.
• Направление резолюций и документов на рабочие места пользователей-исполнителей.
• Пересылка отчетов исполнителей по документу ответственным исполнителям и/или авторам резолюций.
• Регистрация движения документов (документооборота) внутри организации, включая перемещения бумажных оригиналов и бумажных копий документов и соответствующих резолюций, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов.
• Осуществление контроля за своевременным исполнением поручений, обращений учреждений, организаций, резолюций и указаний руководства; проверка правильности и своевременности исполнения документов.
• Объединение и группирование документов, зарегистрированных в системе делопроизводства, по различным признакам.
• Выполнение поиска по совокупности реквизитов регистрационных карточек и резолюций с целью осуществления функций контроля исполнения документов и резолюций и ведения справочно-аналитической работы.
• Ввод сведений об отправке исходящих документов адресатам с созданием реестров рассылки документов.
• Получение согласно действующим правилам и инструкциям информационных материалов, сводок, отчетов для предоставления руководству.
• Получение и вывод на печать статистических справок и отчетов, а также регистрационных карточек для обеспечения совместимости с традиционной («бумажной») технологией делопроизводства.
• Хранение электронных образов документов.
• Списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел и при необходимости извлечение их из дела.
• Протоколирование работы пользователя с системой, включая работу с регистрационными карточками и резолюциями.

В последней версии системы  поддерживается доступ к документам посредством Internet-технологии.

Система LanDocs (фирма АО «Ланит») предназначена для автоматизации процессов управления документами, документооборотом и делопроизводством на предприятиях и в организациях различного профиля и масштаба. Система LanDocs реализована как адаптивная CASE-модель электронного офисного документооборота и делопроизводства. Настройка системы на конкретные условия эксплуатации осуществляется модификацией параметров CASE-моделей без изменения программного кода. Поставляется в двух вариантах: как законченная система (программное обеспечение, документация, обучение пользователей) или как открытый к развитию вариант (базовый набор CASE-моделей, специализированная библиотека диалоговых элементов, CASE-технология адаптации и поддержки, обучение пользователей, разработчиков и специалистов группы поддержки).

Основные достоинства  системы:

• высокая функциональность (ввод, регистрация, рассылка, отправка заданий, контроль);
• адаптивность (настройка на конкретные условия с помощью CASE-моделей);
• соответствие стандартам;
• открытость (легко интегрируется с офисными приложениями и корпоративными БД);
• доступность и легкость освоения конечными пользователями.

Программный комплекс LanDocs позволяет реализовать в автоматизированном режиме следующие операции по работе с документами:

• Регистрация входящих, внутренних и исходящих документов с использованием механизма регистрационных карточек. Система сохраняет документы, созданные разнообразными приложениями в виде файлов текстов, таблиц, изображений, звука и т.д. При открытии пользователем документа осуществляется интегрированный вызов соответствующего приложения.
• Рассылка документов, заданий, поручений как одному пользователю, так и по списку.
• Хранение содержания документов (файлов, созданных внешними приложениями в виде текстов, таблиц, изображений, звука и т.д.).
• Контроль за прохождением и исполнением документов и поручений. Система LanDocs обеспечивает контроль за исполнением документов и заданий исполнителями, предоставляет возможность отслеживать движение каждого документа по исполнителям. Контроль версий документа осуществляется с помощью механизма контрольных карточек. Все данные о зарегистрированных документах и ходе их исполнения могут быть отпечатаны в виде отчетов.
• Поиск документов с возможностью сохра<span