Автор работы: Пользователь скрыл имя, 17 Марта 2014 в 13:37, курсовая работа
Целью написания курсовой работы является проведение исследования на основе анализа, который будет сфокусирован на развитии регистрации в России и современной технологии регистрации документов, а также разработка внесения рациональных предложений по ее совершенствованию.
Исходя из этого, выстраивается ряд задач, а именно:
- изучить теоретический и методический материал по заявленной теме
- рассмотреть понятия «регистрация», «автоматизация регистрации документов»;
- рассмотреть задачи регистрации, анализ общих правил регистрации и требований к регистрации;
- раскрыть новые тенденции в области автоматизации регистрации документов, форм автоматизации регистрации документов и анализ автоматизированных программ по регистрации документов.
ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………….3
1 АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ СИСТЕМА РЕГИСТРАЦИИ
ДОКУМЕНТОВ………………………………………………………………..5
1.1 Значение автоматизированной регистрации документов………………..5
1.2 Регистрация документов как один из видов документационного
обеспечения деятельности организации……………………………………...9
1.3 Формы автоматизации регистрации документов…………….………….13
2 ВОПРОСЫ ПРАКТИЧЕСКОГО ПРИМЕНЕНИЯ СИСТЕМ
АВТОМАТИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И
ДОКУМЕНТООБОРОТА НА СОВРЕМЕННОМ ЭТАПЕ………………17
2.1. Современные системы автоматизации делопроизводства………………17
2.2. Регистрация документов на основе системы «Дело»…………………….20
ЗАКЛЮЧЕНИЕ...………………………………………………………………26
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ…28
Ни один требующий ответа документ не должен остаться без исполнения, ни одно поручение руководителя не должно быть забыто. Это может быть достигнуто только учетом всех документов путем регистрации и организацией контроля за их исполнением.
Регистрация – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
Как видно из вышеизложенного, автоматизация процесса регистрации документов идет по пути включения данной функции в единые интегрированные программные комплексы автоматизации делопроизводства и документооборота. Помимо собственно регистрационно – учетных функций, они обслуживают весь процесс прохождения документа в организации, плюс обеспечивают архивное хранение документов, аналитическую обработку содержащихся в документах сведений, информационно – справочное обеспечение деятельности организации, предоставляют возможность поиска любого документа по элементу содержания или по любым реквизитам в максимально короткие сроки.
И между тем основы информационного обеспечения закладываются именно на стадии регистрации документов средствами автоматической системы. Поскольку любой программный комплекс способен производить лишь обработку веденной в него вручную информации, при неполном или недостоверном введении в АС ДОУ реквизитов документов, при использовании в тексте документа вычурных, малоупотребляемых слов и выражений, наконец, в случае банальных опечаток или грамматических ошибок, система не может самостоятельно исправить недоработку оператора. В ответ на невнимательность при вводе информации даже самая совершенная система автоматизации делопроизводства начнет выдавать неверные сведения, и очень быстро вместо организующего эффекта даст абсолютно противоположный – разрушающий, и, корме того, дискредитирует себя и своих создателей в глазах сотрудников организации.
Автоматизация процессов делопроизводства еще острее, чем раньше, ставит задачу совершенствования процесса управления в целом. Сюда входит уточнение задач и функций каждого структурного подразделения, определение функций, выполняемых каждым работником, делегирование полномочий на решение вопроса и подписание документа.
Внедрение автоматизации
Внедрение автоматизации регистрации документов обеспечивает сбор и хранение исчерпывающих данных обо всех документах организации, позволяет осуществлять эффективный контроль и вести информационно-справочную работу, а также автоматически составлять при необходимости внутреннюю опись в делах и описи дел постоянного хранения.
Внедрение автоматизированных системы регистрации документов требует совместных усилий системных интеграторов и профессионалов-документоведов, специалистов служб делопроизводства, владеющих технологическими процессами управления.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
1. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Издательство стандартов, 1998
2. Положение о письмоводстве и делопроизводстве в Военном ведомстве. Спб., 1911.
3. Алексенцев А.И. Автоматизация делопроизводства. М.: Бизнес-школа «Интел-синтез», 2004.
4. Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие / Издание 6-е, переработанное и дополненное. М.: ЗАО Бизнес-школа «Интел-синтез», 2005.
5. Барановский В.П. Автоматизация ДОУ. Учебное пособие. М.: Экмос, 2004.
6. Вялова Л.М. Регистрация документов// Секретарь- референт. 2003. №11. С. 25 - 30
7. Гайфулина М.В. Автоматизированные системы регистрации документов компании// Секретарское дело. 2006. № 1. С. 16-18
8. Григорьев С.В. Автоматизация документооборота. / Под ред. В.А. Федовой и др. М.: Технология, 2004.
9. Делопроизводство (Организация
и технология
10. Делопроизводство: учебник. Под общ. ред. Кузнецовой Т.В. М.:МЦФЭР, 2006.
11. Илюшенко М.П. Регистрация документов в России (XVI- начало XX века)//Делопроизводство. 2008. № 2. С. 86-92
12. Кирсанова М.В. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: учебное пособие. М.: ИНФРА-М, 2005.
13. Кочеткова п. Автоматизированные
системы документооборота и
14. Кузнецова Т.В. Регистрация – ключевой момент организации работы секретаря с документами // Секретарское дело. 1999. № 4. С. 3-6
15. Кузнецов С. Л. Компьютеризация делопроизводства. М. 1997. 197 с
16. Кузнецов С.Л. Современные технологии регистрации документов // Секретарское дело. 2007. № 11. С. 30-33
18. http://revolution.allbest.ru
19. http://www.intertrust.ru