Учетная политика учреждения

В настоящее время учетная  политика приобретает существенную роль. С 1 января 2013 года обязателен к  применению новый закон от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ). Закон  № 402-ФЗ распространяет свое действие на все экономические субъекты (в  том числе в части формирования и применения учетной политики). Согласно ему учреждения государственного сектора обязаны формировать  свою учетную политику в рамках уставной деятельности. Рассмотрим основные положения  учетной политики, которые могут  быть сформированы учреждением. Учетной  политикой утверждаются:

1. Рабочий план счетов
2. Применяемая корреспонденция в учреждении при совершении хозяйственных операций согласно Уставу
3. Методы оценки отдельных видов имущества и обязательств
4. Порядок проведения инвентаризаций имущества и обязательств
5. Правила документооборота и технология обработки учетной информации
6. Порядок и сроки передачи первичных (сводных) документов в соответствии с утвержденным графиком документооборота
7. Формы первичных учетных документов, применяемых в учреждении, по которым законодательством не утверждены унифицированные формы
8. Порядок организации внутреннего финансового контроля
9. Иные решения, необходимые для организации бухгалтерского учета

В новое «Положение о порядке  ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации», утвержденное Банком России 12 октября 2011 г. № 373-П (далее  — Положение № 373-П), не вошли многие из ранее действовавших требований, направленных на обеспечение сохранности наличных денежных средств и денежных документов. Указанные нормы можно установить в рамках учетной политики учреждения.

В отношении учета денежных документов в рамках учетной политики можно дать более подробные разъяснения  по составу объектов, классифицируемых как денежные документы, по сравнению  с указаниями в Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной  власти (государственных органов), органов  местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденной приказом Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н (далее — Инструкция № 157н).

По порядку учета расчетов с подотчетными лицами в учетной  политике могут быть оговорены предельные сроки выдачи наличных денежных средств  и денежных документов под отчет, а также особенности выдачи денежных средств под отчет перечислением.

В отношении бланков строгой  отчетности следует однозначно определить методы оценки, поскольку Инструкция № 157н предлагает два возможных  варианта. Также в рамках учетной  политики будут уместны более  подробные разъяснения по составу  объектов, классифицируемых как бланки строгой отчетности, по сравнению  с указаниями в Инструкции № 157н. Нужно предусмотреть решения  для ряда вопросов, которые могут  возникнуть при безвозмездном поступлении  бланков строгой отчетности от других государственных (муниципальных) учреждений.

В отношении запчастей (к  транспортным средствам), выданных на нужды учреждения, необходимо однозначно определить состав объектов, подлежащих учету на соответствующем забалансовом счете, поскольку этого требует Инструкция № 157н. Следует определить метод оценки запчастей, выданных на автотранспорт, ввиду того что базовая Инструкция № 157н содержит основные принципы методологии бухгалтерского (бюджетного) учета. В учетной политике нужно описать все возможные источники поступления и пути выбытия запчастей, выданных на автотранспорт, кроме описанных в Инструкции № 157н, и предусмотреть решения для ряда вопросов, которые могут возникнуть при безвозмездном поступлении автотранспорта.

А для основных средств  до 3000 рублей включительно в эксплуатации однозначно определить метод оценки, поскольку Инструкция № 157н предлагает два возможных варианта.

Учет  кассовых операций

Кассовая книга может  оформляться с применением технических  средств, предназначенных для обработки  информации: персональных компьютеров  и программ для автоматизации  учета (указать наименование программы автоматизации учета).

Указать способ формирования Кассовой книги по наличным денежным средствам и денежным документам

Способ 1

Кассовая книга по наличным денежным средствам ведется отдельно от Кассовой книги по денежным документам.

Способ 2

Ведется единая Кассовая книга  по наличным денежным средствам и  по денежным документам со сквозной нумерацией листов. Операции с денежными документами  отражаются на отдельных листах Кассовой книги

Способ 2.1

Приходные и расходные  кассовые ордера по наличным денежным средствам имеют отдельную последовательную нумерацию от фондовых приходных  и расходных кассовых ордеров.

Способ 2.2

Приходные и расходные  кассовые ордера по наличным денежным средствам имеют общую последовательную нумерацию с фондовыми приходными и расходными кассовыми ордерами.

Кассовая книга сшивается (помесячно / поквартально / за год).

Кассовые отчеты (страницы кассовой книги) формируются только за рабочие дни, когда есть остаток  денежных средств в кассе или движение.

Кассира необходимо ознакомить с Положением № 373-П под роспись.

Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам.

В случае необходимости временной  замены кассира исполнение его обязанностей возлагается на другого работника  по письменному приказу руководителя учреждения (решению, постановлению). Этот работник должен быть под роспись  ознакомлен со своими должностными правами  и обязанностями, а также с  Положением № 373-П.

В случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь и др.) находящиеся  у него под отчетом ценности немедленно пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии  руководителя и главного бухгалтера учреждения или в присутствии  комиссии из лиц, назначенных руководителем  учреждения. О результатах пересчета  и передачи ценностей составляется акт за подписями указанных лиц.

Наличные деньги и денежные документы в учреждении хранятся в несгораемом металлическом  шкафу, который по окончании рабочего дня закрывается ключом и опечатывается  печатью кассира. Ключи от металлического шкафа и печати хранятся у кассира, которому запрещается оставлять  их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать  неучтенные дубликаты.

Учтенные дубликаты ключей в опечатанном кассиром пакете хранятся у руководителя учреждения. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка комиссией, назначаемой  руководителем учреждения, результаты ее фиксируются в акте.

При обнаружении утраты ключа  руководитель учреждения принимает  меры к немедленной замене замка  металлического шкафа.

Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих  учреждению, запрещается.

Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться  только в день их составления. Недопустимо  нарушение последовательной нумерации  приходных и расходных кассовых ордеров, повторение номеров, пропуск  номеров.

Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или  в ведомости, в оправдание остатка  наличных денег в кассе не принимается. Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход  бюджета.

Выдача наличных денежных средств под отчет допускается  только при отсутствии задолженности  сотрудника по ранее выданным авансам.

Печатная форма «Отчета  кассира» и «Вкладного листа кассовой книги» формируется кассиром по окончании  рабочего дня или в течение  дня при проведении внезапной  ревизии.

Порядок проведения инвентаризации наличных денежных средств в кассе

При инвентаризации наличных денежных средств в кассе производится обязательный полистный пересчет банкнот по номиналам и монет по номиналам. Акт инвентаризации без акта пересчета считается недействительным.

Плановая инвентаризация наличных денежных средств перед  составлением годового отчета производится не позднее _ .

По распоряжению руководителя учреждения, а также при смене  кассиров производится внезапная ревизия  кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой  других ценностей, находящихся в  кассе.

Списание недостачи наличных денежных средств, выявленной при инвентаризации наличных денежных средств в кассе, отражается в учете на основании Справки (ф.0504833), заверенной подписью главного бухгалтера (уполномоченного лица) и руководителя (уполномоченного лица).

Учет  операций с денежными документами

В составе денежных документов учитываются документы фиксированного номинала, служащие для оплаты услуг, работ, материальных ценностей:

• почтовые марки, маркированные конверты, маркированные открытки, маркированные почтовые карточки — документы для оплаты услуг почтовой связи;
• железнодорожные билеты, авиабилеты, междугородные автобусные билеты, билеты на речные и морские суда — документы для оплаты транспортных услуг;
• проездные билеты для проезда в общественном транспорте — документы для оплаты транспортных услуг;
• магнитные, электронные карточки фиксированного номинала для оплаты проезда в общественном транспорте — документы для оплаты транспортных услуг;
• карты оплаты сотовой связи, Интернета, IP-телефонии — документы для оплаты услуг связи;
• талоны на ГСМ, номинал которых зафиксирован в рублях, — документы оплаты ГСМ;
• оплаченные путевки в санатории, дома отдыха;
• другое (указать).

В случае приобретения денежных документов подотчетным лицом и  последующего расходования им же без  сдачи в кассу денежные документы  в учете по фондовой кассе не отражаются. Когда денежные документы приобретаются  одним сотрудником, а расходуются  другим сотрудником, передача денежных документов отражается через фондовую кассу. Хранение денежных документов в  учреждении допускается:

• в кассе учреждения в порядке, аналогичном хранению наличных денежных средств;
• у подотчетных лиц хранение денежных документов, полученных под отчет, в количествах, превышающих дневную потребность, допускается только в несгораемых металлических шкафах, которые по окончании рабочего дня закрываются ключом и опечатываются печатью кассира. Ключи от металлических шкафов хранятся у сотрудника, которому запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты. Учтенные дубликаты ключей в опечатанном сотрудником пакете хранятся у руководителя учреждения.

В случае приобретения карт оплаты сотовой связи, Интернета, IP-телефонии  по цене выше номинала (например, карта  оплаты сотовой связи номиналом 150 рублей приобретена за 160 рублей):

• указанные карты оплаты отражаются в учете по номиналу;
• расходы на приобретение сверх номинала (комиссия продавца) отражаются в учете как расходы на приобретение прочих услуг.

К денежным документам не относятся  и в составе фондовой кассы  не учитываются:

• конверты и открытки без марок (учитываются в составе прочих материальных запасов);
• бланки трудовых книжек и вкладышей к трудовым книжкам (учитываются в составе бланков строгой отчетности);
• бланки квитанций на прием наличных денежных средств (учитываются в составе прочих материальных запасов);
• пополняемые топливные заправочные карты;
• талоны на ГСМ, номинал которых зафиксирован в единицах количества ГСМ;
• путевки в санатории и дома отдыха неоплаченные, полученные безвозмездно (учитываются на забалансовом счете 08).

Фондовая Кассовая книга  оформляется с применением технических  средств, предназначенных для обработки  информации: персональных компьютеров  и программы для автоматизации  учета.