Учет и аудит расчетов с подотчетными лицами

• «Подотчет 2.1.1»- проверка полноты оправдательных документов по командировкам, приложенных к авансовым отчетам.

  Все приложения  к авансовым отчетам во избежание  их повторного использования  должны быть погашены.

   Проверка соблюдения  порядка гашения первичных документов  проводится в рамках аудита кассовых операций.

• «Подотчет 2.1.2»- проверка наличия приказов о направлении работников в командировку;
• «Подотчет 2.1.3»-проверка наличия в командировочных удостоверениях отметок в местах пребывания в командировке;
• «Подотчет 2.1.4»-проверка правильности возмещения командировочных расходов.
• «Подотчет 2.1.5»-проверка правильности ведения учета командировочных расходов в пределах и сверх норм;
• «Подотчет 2.2.1»-проверка удержания налога на доходы с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм.

  При оплате работникам  расходов на краткосрочные командировки  как внутри страны, так и за  ее пределы в облагаемый налогом  доход не включаются суточные  в пределах норм, установленных  законодательством, а также фактически  произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сбор за услуги аэропортов, страховые и комиссионные сборы, расходы на проезд на аэродром или вокзал в местах отправления, назначения или пересадок (кроме проезда на такси), на провоз багажа, расходы по  найму жилого помещения, получению заграничного паспорта, а также по обмену чека в банке на наличную иностранную валюту;

• «Подотчет 2.2.2»-проверка правильности выделения налога на добавленную стоимость (НДС) в сумме командировочных расходов. Суммы расходов по

-проезду к месту  служебной командировки и обратно, 

-затраты за пользование  в поездах постельными принадлежностями,

-расходы по найму  жилого помещения, возмещения  по нормам, установленным законодательством,  включаются в себестоимость продукции (работ, услуг) без НДС при наличии счета-фактуры и с указанием фамилии, имя, отчества командированного работника в счете-фактуре.

   Если таких  документов работник не может  предоставить, а для отчетности  предоставляет только счет на проживание, где НДС выделен отдельной строчкой – налог возмещению из бюджета не подлежит, а относится за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия .

• «Подотчет 3.1.1»-проверка правильности отражения в учете НДС по приобретенным подотчетными лицами материальным ценностям в розничной торговой сети и населения.

  Суммы НДС по  материальным ценностям (работам,  услугам), приобретенным для производственных  нужд у организаций розничной  торговли и у населения, к  зачету у предприятия- покупателя  на принимаются и расчетным путем не выделяются;

• «Подотчет 3.1.2»-проверка правильности отражения в учете сумм НДС от стоимости материальных ценностей, приобретенных через подотчетных лиц у изготовителей, а оптовой торговле.

 При приобретении  материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчет (только в пределах лимитов, установленных  Указом Центрального банка Российской Федерации от 14.11.2001г N 1050 «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами»- для организаций и предприятий потребительской  кооперации)  у организаций- изготовителя , заготовительной, снабженческо- сбытовой, оптовой и другой организации, занимающейся продажей и перепродажей товаров, в том числе по договорам комиссии и поручения ( за исключением организации розничной торговли, общественного питания и аукционной продажи товаров)при наличии приходного кассового ордера и накладной на отпуск товаров с указанием НДС отдельной строкой  НДС отражается по Дебету сч.19 и исчисляется в общеустановленном порядке.

    На многих  предприятиях независимо от того, у какой организации приобретены  материальные ценности, только на  основании того, что они приобретены  за наличный расчет, НДС не  выделяется и вместе со стоимостью  материальных ценностей списывается на издержки производства, что приводит к их завышению и соответственно занижению налогооблагаемой прибыли.

    Процедура  проверки соблюдения проверяемым  предприятием лимита расчетов  между юридическими лицами проводится  в рамках процедур проверки кассовых операций.

• «Подотчет 4.1.1»- проверка соответствия фактических размеров представительских расходов сметам.

    К представительским  расходам относятся затраты, связанные  с проведением официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей (участников), их транспортным обеспечением, посещением культурно- зрелищных мероприятий, буфетным обслуживанием во время переговоров и мероприятий культурной программы, оплатой услуг переводчиков, не состоящих в штате предприятия.

    Представительские  расходы в себестоимость продукции  (работ, услуг) включаются в  пределах смет, утвержденных руководителем  предприятия  определенной категории  предприятия, и только при наличии  оправдательных первичных документов, в которых должны быть указаны дата, место, программа проведения деловой встречи (приема), список приглашенных с обеих сторон;

• «Подотчет 4.1.2»- проверка правильности ведения аналитического учета представительских расходов в пределах и сверх норм;
• «Подотчет 5.1.1»- проверка правильности  выведения остатков на конец отчетного периода по расчетам с подотчетными лицами.

  Задолженность подотчетных  лиц предприятию и предприятия  подотчетным лицам  должна  быть показана в регистрах  учета развернуто;

• «Подотчет 6.1.1»- проверка соответствия записей в авансовых отчетах и журнале- ордере № 7 «Расчеты с подотчетными лицами».

II.2 Проверка расчетов с подотчетными лицами.

      Выявленные при оценке системы внутреннего контроля сильные стороны (контроль осуществляется по всем тестируемы направлениям, операции реальны, соответствующим образом санкционированы и отражены в учете) и слабые стороны контроля принимаются во внимание при детальной проверке расчетов с подотчетными лицами.

         Аудит этих операций чаще всего  проводится сплошным способом. Проверку достоверности обязательств по расчетам с подотчетными лицами начинают с установления тождества учетных и отчетных данных.

     В случаи обнаружения несоответствия  данных необходимо определить  величину отклонений и их причины.

    Проверка  обоснованности выдачи авансов  под отчет заключается в установлении  соблюдения требований Порядка  ведения кассовых операций в  РФ в части выдачи авансов  под отчет на хозяйственно- операционные  нужды. 

При этом аудитор  устанавливает, соответствуют ли приказу руководителя круг лиц, получающих под отчет авансы, а также размеры и сроки предоставляемых авансов.

      Выдача наличных денег на расходы,  связанные со  служебными командировками, должна производится в соответствии  с п. 1 инструкции      № 62 « О служебных командировках в пределах СССР». Основанием является командировочное удостоверение, а при направлении в загранкомандировку – приказ руководителя.  При проверке расходных кассовых ордеров, подтверждающих выдачу денег под отчет, обращается внимание на полноту заполнения всех реквизитов и, в частности, на отражение оснований для выдачи авансов. Выдача денег под отчет  должна производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному авансу.

       Процедуры проверки обоснованности выдачи авансов  под отчет могут быть выполнены при проверке кассовых операции с передачей информации о выявленных отклонениях аудитору, проверяющему внутренние расчетные операции.

     Проверка своевременности предоставления  авансовых отчетов осуществляется путем сопоставления фактических сроков предоставления авансовых отчетов со сроками, предусмотренными в командировочном удостоверении или в приказе руководителя. Согласно Порядку ведения кассовых операций (п.11) лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

      Если аудитор установил  несоблюдение этого порядка, то необходимо далее проверить выполнение требований плана счетов об отражении подотчетных   сумм, невозвращенных в установленные сроки, на счете 94«Недостачи и потери от порчи ценностей» ( Д 94  К 71) и последующее списание этих сумм.

     Проверка документальной обоснованности  использования подотчетных сумм  осуществляется путем установления  наличия и правильности оформления  документов, подтверждающих расходование  подотчетных сумм, и их последующего  отражения.

     Законность и целесообразность расходов на хозяйственно- операционные нужды определяются путем сопоставления данных авансовых отчетов и приложенных к ним документов на оплату услуг, погашение задолженности поставщикам, приобретение материально- производственных запасов. Необходимо установить не только наличие  оправдательных документов и их соответствие данным авансового отчета, но и правильность оформления этих документов (товарных чеков, квитанций к приходным кассовым ордерам, талонов, актов выполненых  работ, актов закупок  и т.п.).

    Прежде  всего установить наличие   обязательных реквизитов документов,  предусмотренных ст.9.2 Закона о  бухгалтерском учете. Например, отсутствие  в товарном чеке штампа магазина, даты, наименование приобретенного  товара затрудняет контроль реальности факта приобретения товара а магазине или производственного назначения этих расходов.

   Акты  закупки у физических лиц должны  содержать дату и место составления,  наименование товара, его количественное  измерение, общую стоимость покупки, лиц, участвующих в сделке ( с указанием ИНН), реквизиты свидетельства о государственной регистрации предпринимателя или паспортные данные и местожительство физического лица.

     При приобретении подотчетным  лицом товаров на предприятии  розничной торговли за наличный расчет необходимо убедиться в наличии документов, подтверждающих расход денежных средств.

ПРИМЕР 1. К  авансовому отчету приложен товарный чек со штампом «Оплачено» на бумагу 10 пачек по 40 рублей на общую сумму 4000 рублей.

Является ли товарный чек достаточным основанием для подтверждения использования подотчетных сумм?

Ответ : Расход денежных средств может быть подтвержден чеком контрольно-кассового аппарата, квитанцией приходного кассового ордера или документами строгой отчетности по формам, утвержденным Минфином России. Для подтверждения использования подотчетных сумм необходимо представить товарный чек и чек КММ . 

    При  приобретении материальных ценностей  за наличный расчет на предприятиях  оптовой торговли или у производителя  необходимо представить квитанцию приходного кассового ордера, товарный документ (счет, накладная, товарно- транспортная  накладная) и счет-фактуру, соответствующим образом оформленные. Обращается внимание на выделение во всех документах отдельной строкой суммы НДС, которые должны совпадать.

     Аудитор устанавливает, были ли  оприходованы приобретенные подотчетным  лицом предметы и нет ли  фактов списания непосредственно  на счета затрат стоимости  этих предметов без подтверждения  факта передачи в производство  или эксплуатацию. Соблюдение этого требования предусмотрено п. 51 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности в РФ.

ПРИМЕР 2. К  авансовому отчету приложен чек ККМ  и товарный чек на настольные лампы  в количестве 3 шт. на общую сумму 900 руб. В авансовом отчете указана корреспонденция счетов  Д 26  К 71-    900 руб. правомерно ли отнесение этих затрат непосредственно на общехозяйственные расходы?

Ответ: Предметы стоимостью менее 2000 руб. могут быть списаны на себестоимость при передаче в эксплуатацию или производство. В учете организации не нашли отражения факты оприходования  материалов

Д 10, 15  К 71 – 900 и передачи их в эксплуатацию Д 26   К  10, 15 –900 руб. Следовательно, списание на затраты является необоснованным.

    При  отсутствии подтверждающих документов и факта оприходования материально- производственных запасов подотчетные суммы подлежат включению в совокупный доход работника для удержания налога на доходы. Аудитор устанавливает, производилось ли в таких случаях удержание налога на доходы.

  При проверке  авансовых отчетов обращается  внимание на соблюдение установленного  предельного размера расчетов  наличными средствами, осуществляемых  от имени организации, т.е. юридического  лица. Суммы по первичным документам (накладная, счет-фактура, квитанция к ПКО, акт выполненных работ и т.п.)сравниваются с лимитом, установленным ЦБ РФ (Указ ЦБ РФ № 1050 от 14.11.2001г. предельный размер расчетов наличными между юридическими лицами по одной сделки  определен – 60000руб.) При этом следует проверить, не производились ли выплаты а адрес одного поставщика в один день по данному счету, накладной, договору. Такие выплаты суммируются и сравниваются с лимитом, определяется сумма НДС, предъявленного к зачету ( НДС с сумм превышения лимита не должен предъявляться к зачету в бюджет).