Учет и аудит расчетов с подотчетными лицами

     При проверке документов, подтверждающих  произведенные расходы, выявляется  правомерность выделения  и  предъявления бюджету НДС. 

  Прослеживая  корреспонденцию счетов, указанную  в авансовых отчетах, аудитор  обращает внимание на характер произведенных затрат:

• расходы связанные с производственной деятельностью, следует отражать на счетах учета затрат ( Д 20,23,25,26 К 71);
• расходы социального и непроизводственного назначения списываются за счет собственных средств предприятия ( Д 91  К 71);
• расходы капитального характера ( Д 08  К 71) и расходы, связанные с приобретением МПЗ, включаются в покупную стоимость (Д 10, 15, 16     К 71).

      Аудит расчетов с подотчетными  лицами по командировкам предполагает  признание факта служебной командировки и проверку обоснованности и правильности расходов, связанных с командировкой.

         Служебной командировкой признается  поездка работника предприятия  по распоряжению руководителя  в другую местность в служебных  целях.

   Не считаются  командировками:

• служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер;
• обусловленные производственной необходимостью поездки работников, отношения которых с предприятием регламентированы не трудовым, а гражданско- правовым договором ( подряда, поручения и т.п.).

   Проверяя  авансовые отчеты по командировкам,  аудитор устанавливает наличие  командировочного удостоверения  с указанием цели командировки  с соответствующими отметками  о выбытии и прибытии; первичных  документов, подтверждающих расходы. Авансовые отчеты должны быть утверждены руководителем предприятия.

      Проверка осуществляется путем  сопоставления данных авансового  отчета с данными приложенных  к отчету первичных документов  и расчетов суточных. Аудитор  подтверждает правильность определения срока командировки, размера суточных в пределах норм и сверх норм. Расходы по проезду к месту командировки и обратно определяются по данным приложенных проездных документов воздушного, железнодорожного, водного и автомобильного транспорта общего пользования (кроме такси). Расходы по проезду командированного работника в мягком вагоне, в каютах, оплачиваемых по I-IV группам тарифных ставок на суднах речного флота, а также на воздушном транспорте по билету I класса должны бать оформлены распоряжением руководителя об оплате.

  В стоимость  проезда включаются также   обязательное страхование, которое  списывается на себестоимость  (п. 2 «щ» Положения о составе  затрат). Затраты по добровольному  страхованию, возмещаемые работнику  по решению руководителя, списываются также на себестоимость (п. 2 «р» Положения о составе затрат). При этом следует проверить общий размер таких расходов, учитываемых в целях налогообложения (не более 1% от объема реализуемой продукции (работ, услуг).

      Затраты за пользование постельными принадлежностями  должны быть подтверждены соответствующей справкой или отметкой, сделанной на билете.

      Расходы на проживание возмещаются  командированному на основе подтверждающих  документов и в полном размере  относятся на себестоимость. В целях налогообложения данные расходы принимаются в пределах действующих норм (но не более 550 руб. в сутки). В размере 50% от стоимости места за сутки возмещаются расходы за бронирование мест в гостинице. При отсутствии подтверждающих документов оплата жилого помещения возмещается по норме 12 руб. Оплата суточных – 100 руб. за каждый день нахождения в командировке (письмо Минфина России от  06.07.2001г.№ 49н).

  Поскольку  превышение командировочных расходов  над установленными нормами не учитывается при исчислении налогооблагаемой прибыли, аудитору следует проверить правильность исчисления сверхнормативных расходов и правильность корректировки налогооблагаемой прибыли.

  Целесообразность  оплаты других расходов, например, телефонных счетов, устанавливаются на основе подтверждающих документов. При этом определяется производственный характер расходов и правильность отнесения их на себестоимость. С этой целью устанавливается наличие распечатки счетов за переговоры и соответствие номеру служебного телефона организации. Расходы непроизводственного характера, возмещенные подотчетному лицу, должны списываться за счет собственных средств (Д  91   К 71) и включаться в совокупный доход для удержания налога на доходы. Аудитору следует провести арифметическую проверку командировочных расходов в пределах норм и сверх норм.

   При  аудите расчетов с подотчетными  лицами по заграничным командировкам  устанавливается соблюдение требований  нормативных актов. Размер суточных, выплачиваемых работнику, зависит от срока командировки. В случае пребывания работника в краткосрочной командировке за границей более 60 дней выплата суточных начиная с 61- го дня производится в размерах, установленных для работников загранучреждений РФ.

    Следует  учитывать, что при командировках за границу перечень расходов, возмещаемых предприятием, несколько шире. Помимо расходов на проезди по найму жилого помещения работник имеет право на возмещение расходов за провоз багажа до 30 кг, на получение заграничного паспорта, комиссионных при обмене чека в банке на иностранную валюту.

    Необходимо  принимать во внимание и особенности  оплаты суточных за время пребывания  в командировке:

• со дня пересечения государственной границы  на выезде из РФ суточные выплачиваются по нормам той страны, в которую направляется работник;
• со дня пересечения государственной границы при въезде в РФ – по норме, установленной при командировках в пределах РФ;
• в случаи выезда в командировку и возвращения в РФ в тот же день суточные выплачиваются в иностранной валюте в размере 50% установленной нормы;
• в случае, когда работник обеспечивается в стране пребывания бесплатным питанием, суточные выплачиваются в размере 30% от установленных норм.

  При проверке  авансовых отчетов необходимо  установить наличие документов (приказ  о командировке, копии виз и  загранпаспорта с отметками КПП,  подтверждающие расходы документы,  расчет суточных) и соответствие  их данным авансового отчета. Расходы по найму жилого помещения возмещаются только при наличии подтверждающих документов.

  Расходы  в иностранной валюте на загранкомандировки  пересчитываются по курсу Центрального  банка РФ на день утверждения  авансового отчета.

     Аудитору целесообразно выполнить  счетную проверку расчета суточных и курсовых разниц, пересчета расходов в пределах и сверх установленных норм, а также итоговых сумм в авансовом отчете. Необходимо проверить, включены ли суммы выплат суточных сверх установленных норм в совокупный доход работников для удержания налога на доходы, а также произведены ли начисления на эти суммы  единого социального налога (ЕСН).

   При  проверке использования подотчетных  сумм на оплату представительских  расходов необходимо установить  соблюдение следующих условий:

• наличие сметы на представительские расходы, утвержденной советом директоров (правлением) предприятия на отчетный год в пределах рассчитанных нормативов;
• наличие актов, составленных по утвержденной руководителем форме, о составе и характере приемов делегаций и величине расходов;
• наличие оправдательных документов (товарных чеков, чеков ККМ, закупочных актов, квитанций приходных кассовых ордеров и т.п.)

   Если  при проверке выявляются несоблюдение  названных условий, то подотчетные  суммы могут считаться личными  доходами сотрудника и должны облагаться  налогом на доходы.

   Проверка  отражения в учете расчетов  а подотчетными лицами проводится  прослеживанием записей корреспондирующих  счетов в авансовых отчетах  и регистре по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Затраты на командировки, связанные с производственной деятельностью, включаются (в соответствии с п.п. «и» п. 2 Положения о составе затрат) в себестоимость и отражается на счетах учета расходов с выделением сверхнормативных расходов.

   Аудитору  следует проверить, отражены ли при расчете налогов суммы сверхнормативных расходов на командировки и расходы, списанные за счет собственных средств.

     Кроме того, суммы НДС, оплаченные  по командировочным расходам  (найму жилья), произведенные сверх  установленных норм, должны быть отнесены за счет собственных средств предприятия и из бюджета не возмещаются.

   Выявленные  при проверке несоответствия  и отклонения отражаются в  рабочих документах аудитора. При  обобщении результатов проверки  определяется влияние выявленных отклонений на показатель себестоимости и прибыль, на величину начисленных налогов(на доходы, НДС, на прибыль).

 

 

II.3.Типичные ошибки.

 

        Основные нарушения - злоупотребления,  хищения, ошибки, несоответствия  установленному порядку в области  расчетов с подотчетными лицами - могут быть классифицированы следующим образом:

1. Нарушения порядка выдачи  подотчетных сумм
1. Выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя предприятия могут быть выданы деньги на хозяйственно- операционные расходы.
2. Выдача денежных сумм из кассы под отчет лицам, не являющимся работником предприятия.
3. Выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам.
4. Несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы.
5. Списание подотчетных сумм за счет чистой прибыли предприятия.

2.Нарушения  при оформлении командировочных  расходов

2.1 Отсутствие  приказов (распоряжений 0 о направлении  работников в командировку.

2.2 Отсутствие  командировочных удостоверений с отметками в месте         пребывания в командировке.

2.3 Несоблюдение  установленных норм командировочных  расходов.

2.4 Отсутствие  приказов (распоряжений) об оплате  суточных сверх норм.

2.5 Отсутствие  аналитического учета командировочных  расходов в пределах норм и сверх норм.

3.Нарушение  порядка налогообложения при  оформлении командировочных расходов

3.1 Нарушение  порядка удержания налога на  доходы с сумм превышения командировочных  расходов сверх  установленных  норм .

3.2 Некорректное  выделения НДС в суммах командировочных расходов.

4.Нарешения  при приобретении материальных  ценностей, оплате работ, услуг  подотчетными лицами

4.1 Выделение  сумм НДС расчетным путем от  стоимости материальных ценностей,  приобретенных за наличный расчет в розничной торговой сети.

4.2 Списание  на затраты сумм НДС от стоимости  материальных ценностей, приобретенных  через подотчетных лиц у изготовителей,  в оптовой торговле.

5. Нарушение  порядка учета представительских  расходов

5.1 Несоответствие  фактического  размера представительских расходов утвержденной смете.

5.2 Отсутствие  аналитического учета представительских  расходов в пределах норм и  сверх норм.

      6.Нарушения  порядка ведения синтетического учета расчетов с   подотчетными лицами

      6.1 Некорректное составление бухгалтерских проводок по операциям  расчетов с подотчетными лицами.

      6.2 Неправильное выведение остатков  на конец отчетного периода.

      6.3 Несоответствие записей в авансовых  отчетах и журнале- ордере №  7 «Расчеты с подотчетными лицами»  или других регистрах.

 

 

II.4.  Вопросы для составления плана и программы проверки.

Признаки отсутствия  или недостаточности внутреннего  контроля при ведении расчетов с  подотчетными лицами для аудитора:

• отсутствие на предприятии утвержденного приказом руководителя  предприятия списка лиц, которым разрешено получать в кассе наличные деньги под отчет;
• несоблюдение приказа об ограничении числа лиц, получающих наличные деньги в кассе под отчет;
• отсутствие на предприятии системы подачи письменных заявлений на выдачу наличных денег из кассы с обоснованием необходимости приобретения определенных материальных ценностей или оплаты работ, услуг;
• несоблюдение установленных сроков отчета о полученных суммах;
• задолженность подотчетных лиц, не погашенная в установленные сроки;
• списание просроченной задолженности подотчетных лиц по истечении сроков исковой давности на финансовые результаты деятельности предприятия или за счет использования чистой прибыли;
• отсутствие утвержденных руководителем предприятия  смет представительских расходов;
• отсутствие оправдательных документов или наличие документов неудовлетворительного качества, приложенных к авансовым отчетам;
• отсутствие визы руководителя предприятия или иного уполномоченного лица, утверждающей авансовые отчеты;
• выдача денег под отчет лицам, не являющимся работником предприятия, без соответствующего основания.