Учет и аудит расчетов с подотчетными лицами

 Подотчетные  суммы, не возвращенные работниками  в установленные сроки, отражаются  по кредиту счета 71 "Расчеты  с подотчетными лицами" и дебету  счета 94 "Недостачи и потери  от порчи ценностей". В дальнейшем  эти суммы списываются со счета 94 "Недостачи и потери от  порчи ценностей" в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по  оплате труда" (если они могут  быть удержаны из оплаты труда  работника) или 73 "Расчеты с персоналом  по прочим операциям" (когда  они не могут быть удержаны  из оплаты труда работника).

Аналитический учет по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Сданный подотчетным лицом отчет принимает бухгалтер. В процессе обработки проверяется правильность его составления, наличие подтверждающих расходы оправдательных документов. Кроме того, затраты работника распределяются по источникам их покрытия.

В бухгалтерском учете организации-покупателя приобретение материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд в розничной торговле по кассовым и товарным чекам (или накладным) отражается записями [44, c.27]:

Дебет 10 "Материалы" Кредит 71 - списана сумма оприходованных материалов;

Дебет 20 "Основное производство" (23 "Вспомогательные производства", 25 "Общепроизводственные расходы", 26 Общехозяйственные расходы, 29 "Обслуживающие производства и хозяйства" и т.д.)

Кредит 71 - отражена сумма произведенных работником по распоряжению руководителя организации общепроизводственных, общехозяйственных и прочих расходов.

Все подотчетные суммы списываются на основании авансового отчета работника с приложением подтверждающих расходы документов.

Процесс приобретения за наличный расчет материальных ценностей (работ, услуг) у организаций-изготовителей, организаций оптовой торговли и иных организаций - юридических лиц (кроме розничной торговли, общественного питания и аукционной продажи товаров), как правило, включает в себя несколько этапов, каждый из которых оформляется соответствующим документом [31, c.8]:

• заключение договоров между юридическими лицами, регламентирующих их отношения, а именно договоров купли-продажи, подряда, договоров на оказание услуг и т.п., оформляемых по требованиям Гражданского кодекса РФ. Реализация товаров покупателю оформляется накладной (иногда накладная с подписями и печатями обеих сторон выступает в качестве договора купли-продажи). Реализация работ (услуг) оформляется актом сдачи-приемки, составляемым в дополнение к основному договору;
• внесение наличных денег по заключенному договору в кассу организации-продавца оформляется приходным кассовым ордером по межведомственной форме N КО-1. Покупателю выдается квитанция к приходному кассовому ордеру, заверенная печатью (штампом) организации-продавца;
• не позднее 10 дней с даты отгрузки товара (выполнения работы, оказания услуги) или предоплаты (аванса) организация-поставщик обязана представить организации-покупателю счет-фактуру, выписанный по установленной форме.

При получении накладной на отпуск материальных ценностей (или акта сдачи-приемки выполненных работ, услуг) и счета-фактуры в бухгалтерском учете организации-покупателя производится запись:

Дебет 10 (20, 25, 26 и т.д.) Кредит 71 - на сумму приобретенных товаров (работ, услуг) без НДС.

Суммы НДС, выделенные в расчетных документах, фиксируются по счету 19, субсчетам "НДС по приобретенным материальным ресурсам", НДС при осуществлении капитальных вложений", "НДС по приобретенным нематериальным активам", "НДС по приобретенным услугам":

Дебет 19 Кредит 71 - на сумму НДС, выделенного в счете-фактуре и расчетном документе.

В силу ст. 161 Гражданского кодекса РФ (далее - ГК РФ) сделки между юридическими лицами и гражданами совершаются в простой письменной форме. Согласно ст. 163 ГК РФ сделка должна быть заверена нотариально в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации или соглашением сторон.

Подотчетное лицо, взявшее в кассе организации наличные деньги на представительские цели, должно подтвердить свои расходы предъявлением в бухгалтерию товарного чека, счета, накладной на отпуск товара, а также чека кассового аппарата или корешка приходного кассового ордера с печатью (а не со штампом) предприятия. Исключением из вышеизложенного правила могут служить расходы, которые подтверждены предъявлением документов строгой отчетности по формам, утвержденным Минфином России (билеты, талоны, знаки почтовой оплаты и т.д.).

Поэтому не являются документами, подтверждающими расходование наличных средств, акты, служебные записки, приходные кассовые ордера без печати, товарные чеки без чека ККМ, счет по проведению официального приема. В случае непредставления подотчетным лицом соответствующих оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, такие суммы подлежат включению в совокупный налогооблагаемый доход работника на общих основаниях [25, c.149].

В бухгалтерском учете представительские расходы будут отражены следующим образом:

Дебет 71 Кредит 50 - выданы средства под отчет на представительские расходы;

Дебет 26 Кредит 71 - списаны представительские расходы по предъявленным документам [41, c.207].

Итак, счёт 71 - активно-пассивный, дебетовое сальдо отражает сумму задолженности подотчётных лиц предприятию, а кредитовое сальдо – сумму невозмещённого перерасхода. По дебету счёта записываются суммы возмещённого перерасхода и вновь выданные под отчёт на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту – суммы, использованные согласно авансовым отчётам и сданные по приходным кассовым ордерам неиспользованные суммы.

 

1.3. Цель, задачи и методология аудита расчетов с подотчетными лицам

 

Основная цель аудита расчетов с подотчетными лицами заключается в проверке соблюдения действующего законодательства, правильности документального оформления и отражения в учете всех видов расчетов с подотчетными лицами.

Основные задачи аудита расчетов с подотчетными лицами:

- проверка  документального подтверждения  расчетных операций;

- контроль  документов с использованием  методов инспектирования, пересчета, экономического анализа;

- проверка  организации аналитического учета  по каждой сумме, выданной подотчет;

- проверка  синтетического учета в соответствии  с рабочим планом счетов;

- сверка  оборотов и сальдо по счетам  в регистрах синтетического учета, главной книге и бухгалтерском  балансе.

Практика аудиторских проверок показывает, что из всех проверяемых участков учета наибольшее количество ошибок и нарушений допускается именно при расчетах с подотчетными лицами. Поэтому данный участок учета обладает повышенным риском для аудитора.

В качестве аудиторских доказательств используется следующая информационная база [49, c.157]:

1. Учетные  документы, отражающие совершения  хозяйственной операции:

• авансовый отчет (форма №АО -1) - представляют подотчетные лица об израсходовании авансовых сумм с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете. В бухгалтерии авансовые отчеты проверяются арифметически, а также проверяется правильность оформления документов и расходования средств по назначению. Проверенные авансовые отчеты утверждаются руководителем учреждения;
• журнал регистрации авансовых отчетов,
• приказ о направлении работника в командировку (форма  № Т-9), применяется для оформления и учета направления работника в командировку. Заполняется работником кадровой службы на основании служебного задания, подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. В приказе о направлении в командировку указываются фамилия и инициалы, структурное подразделение, должность (специальность, профессия) командируемого, а также цель, время и место командировки.

При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.

• командировочное удостоверение (форма Т – 10) является документом, удостоверяющим время пребывания работника в служебной командировке. Выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку. В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью.
• служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма №Т10 а), применяется для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также отчета о его выполнении.

Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник. Утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом и передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку (форма № Т-9 или № Т-9а). 
Работником, прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о выполненной работе за период командировки, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и предоставляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (форма № Т-10) и авансовым отчетом (форма № АО-1).

• список лиц которым разрешено получение наличных  денег из кассы,
• приказы об утверждении смет представительских расходов,
• сметы представительских расходов,
• главная книга - книга, где собраны все синтетические счета организации, которые расположены в соответствии с планом счетов. В нее переносятся записи из журналов-ордеров и вспомогательных книг,
• журнал ордер №7 – учетный регистр, применяемый для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами. Основанием для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты - на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера - на расхождения в суммах полученных и израсходованных.

2. Бухгалтерская  отчетность, подтверждающая суммы  сальдо по счетам расчетов: ФОРМА  №1 «Бухгалтерский баланс» (строка  баланса 246 – прочая дебиторская  задолженность);

3. Прочие  документы, отражающие законность  совершения расчетов с подотчетными  лицами: письма, приказы руководителя, соглашения, трудовые договоры и др.

Приступая к проверке расчетов с подотчетными лицами, аудитор должен сначала проверить:

• Кто ведет учет расчетов с подотчетными лицами (должность, образование, стаж работы по специальности, нет ли родственньж связей с руководителем, кассиром организации);
• Имеется ли в наличии нормативная база для работы бухгалтера;
• Кому подотчетен данный бухгалтер и кто его проверяет по исполняемой работе;
• Имеется ли утвержденный руководителем организации список (круг) подотчетных лиц (круг подотчетных лиц определяется в начале года и список по ним утверждается руководителем организации) [32, с.278].

Ответы на подобные вопросы можно получить путем предварительного обзора и тестирования.

Собственно проверку состояния расчетов рекомендуется начинать (по мере необходимости) с инвентаризации расчетов или с анализа материалов инвентаризации, если они имеются к моменту проверки

Далее необходимо сверить остатки сумм по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» с данными в журнале-ордере № 7, Главной книге и балансе организации на первое число последнего месяца перед датой проведения проверки. При наличии расхождений нужно выявить их причины

Проверка своевременности расчетов сотрудников предприятия по командировочным расходам и средствам, выданным на хозяйственные нужды, осуществляется в рамках аудита кассовых операций. Если установлено, что подотчетные суммы числятся за получившими их работниками продолжительное время, в том числе по истечении трех дней после установленного срока, следует провести проверку использования подотчетных сумм, получить письменное объяснение от соответствующих должностных лиц и подотчетного лица и с учетом этой проверки рассмотреть вопрос об отнесении выданной суммы к доходу этого подотчетного лица.

При установлении фактов списания задолженности подотчетных лиц без представления соответствующих оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, подотчетные суммы, необоснованно списанные с работников без удержания из заработной платы, на основании гл. 23 и 24 НК РФ подлежат включению в облагаемый налогом доход этих работников того календарного года, в котором суммы были получены и подлежали обложению единым социальным налогом (ЕСН).

Далее аудитору необходимо проверить обоснованность выплаты суточных за каждый день нахождения командированного работника в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также за все дни нахождения в пути (включая день отъезда и приезда).