Учет и аудит расчетов с подотчетными лицами

В третьих, планирование аудита в ООО «Александрит» осуществляется с целью: установить объем проверяемой информации, время проведения проверки, а также величину и состав группы аудиторов, привлекаемых для проверки; определить перечень аудиторских процедур и методику их применения; определить состав информации, которую клиент должен предоставить для установления возможности применения выборочных методов контроля. По результатам проведенного аудита расчетов подотчетными лицами в ООО «Александрит» составлены рабочие документы, аудиторское заключение.

В третьей главе дипломной работы разработаны рекомендации по совершенствованию учета и аудита расчетов с подотчетными лицами в ООО «Александрит»:

Во первых, в ходе проведенного исследования было выявлено, что учет расчетов с подотчетными лицами в ООО «Александрит» ведется в соответствии с законодательством РФ. Все операции, отражающие выдачу аванса, отчет по нему, учитываются в бухгалтерии посредством составления определенных записей на основании первичных и иных документов.

Во вторых, был выявлен ряд недостатков:

1. В ООО «Александрит» в командировку направляется любой сотрудник по усмотрению генерального директора, так как не утвержден круг должностных лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет. ООО «Александрит» рекомендовано создать приказ, в котором должен быть утвержден перечень лиц, которые имеют право на получение денежных средств в подотчет.

2. Командировочное удостоверение в ООО «Александрит» не выписывается, если сотрудник возвращается из командировки на место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован. ООО «Александрит» рекомендовано оформлять командировочное удостоверение, так как фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении.

3. К учету принимаются авансовые отчеты, к которым прилагаются чеки ККМ и товарные чеки, где указано «прокладка» или «смесь». Этого не должно быть, так как чек служит для расшифровки сведений указанных в кассовом чеке. Допущенную ошибку бухгалтера и подотчетного лица можно исправить, организовав комиссию из уполномоченных лиц. Комиссия составит акт, в котором зафиксирует, что конкретно и для каких целей приобретено. Данный акт подшивается к авансовому отчету и служит оправдательным документом.

4. По неопытности подотчетного лица и предприятия-продавца встречается такая ошибка, когда на приобретенные ТМЦ выдаются подтверждающие документы с указанием суммы, превышающей лимит расчетов с юридическими лицами. ООО «Александрит» рекомендовано замена подтверждающего документа продавцом-предприятием.

5. В ООО «Александрит» встречается такая ситуация, когда командированному работнику выдаются наличные средства организации, поступившие от покупателей. Это является нарушением правил расчетов с подотчетными лицами, так как у предприятия нет специального разрешения обслуживающего банка на использование данных денежных средств на свои нужды. ООО «Александрит» рекомендовано заранее снять с расчетного счета денежные средства на хозяйственные нужды. Данную сумму хранить в кассе предприятия и постепенно тратить на приобретение нужных товаров, выдавая денежные средства в подотчете, не превышая лимит наличности по кассе.

6. Находясь в командировке, зачастую подотчетные лица должны информировать руководителя ООО «Александрит» или фирму-партнера по телефону о ходе выполнения задания. В таких случаях ООО «Александрит» не компенсирует стоимость переговоров. Это является нарушением правил расчетов с подотчетными лицами. ООО «Александрит» рекомендовно, затраты относить на командированного работника ООО «Александрит» на телефонные переговоры за счет суточных во избежание штрафов налоговых инстанций.

7. Единственной неразрешимой проблемой остается НДС, поскольку в этом случае счет-фактура не предоставляется, а без этого документа ООО «Александрит» не вправе принять к вычету НДС. Налоговая служба настаивает на том, что основанием для вычета суммы НДС, является бланк строгой отчетности, с выделением в нем отдельной строкой суммы налога, или при отсутствии бланков строгой отчетности счета-фактуры и документация, подтверждающая факт уплаты налога, в том числе чеки кассовые, с выделением в них суммы налога. Для подтверждения законности и целесообразности расходов по подотчетным денежным средствам рекомендовано вести вспомогательную ведомость, в которой сличают товарные чеки и счета, со складскими карточками учета, с накладными на оприходование материальных ценностей, с отчетами движения приобретенных товарно-материальных ценностей.

8. Для  контроля за прибывшими из командировки подотчетными лицами необходимо вести журнал регистрации работников, прибывших из командировки. Также необходимо вести журнал регистрации работников, направленных в командировку.

9. Для того чтобы меньше допускать ошибок при расчетах с подотчетными лицами, в штат ООО «Александрит» необходимо ввести новую штатную единицу - бухгалтер по расчетам с подотчетными лицами, поставщиками и подрядчиками, покупателями, дебиторами и кредиторами.

10. Внедрение автоматизированного учета в процесс оформления первичных документов может служить одним из эффективных путей по совершенствованию первичного учета в ООО «Александрит». Это позволит:

• снизить вероятные ошибки при переносе информации из первичной документации в регистры учета;
• сократить количество первичных учетных документов, это будет способствовать повышению оперативного и точного учета по расчетам с подотчетными лицами в ООО «Александрит».

Таким образом, правильно организованный бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами в ООО «Александрит», а также соблюдение всех «подотчетных» нюансов позволит обеспечить контроль за использованием денежных сумм и не появятся проблемы при налогообложении и аудиторской проверке.

В третьих, группой аудиторов была проведена аудиторская проверка ООО «Аудит», которая подтвердила:

• соблюдение нормативно-законодательных актов;
• обоснованность, целесообразность и законность выдачи денег в подотчет, путем формальной и арифметической сверки документов подтверждающих выдачу;
• своевременность погашения задолженности и полноту путем сверки кассовых документов.

Но в части оформления оправдательных документов, а именно авансовых отчетов, выявлены нарушения, и как следствие, они не могут быть приняты к учету. Поэтому предприятию рекомендуется оформлять авансовые отчеты, учитывая все требования, предъявляемые к первичным документам.

Аудиторы фирмы «Аудит Про» дали руководству ООО «Александрит» соответствующие советы и разъяснения по исправлению и предупреждению допущенных нарушений в будущем. Изучение типичных ошибок, которые допускаются в ООО «Александрит» при расчетах с подотчетными лицами позволяет утверждать, что ошибки происходят не из-за сложностей в учете, а из-за недостаточно точного ведения бухгалтерского учета и не достаточного и своевременного контроля расчетов с сотрудниками ООО «Александрит».

 

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

 

1. Гражданский кодекс Российской Федерации. от 30.11.1994. № 51-ФЗ
2. Налоговый кодекс РФ, часть первая от 31.07.98. № 146-ФЗ (принят ГД ФС РФ 16.07.98).
3. Трудовой кодекс РФ от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ (в ред. Федеральными законами от 30.12.2008 № 309-ФЗ и от 30.12.2008 № 313-ФЗ)
4. Постановление Правительства РФ №696 от 23.09.02 «Об утверждении Федеральных правил (стандартов) аудиторской деятельности», Федеральные правила (стандарты) аудиторской деятельности (в ред. от 04.07.2003 №405, от 07.10.2004 №532, от 16.04.2005 №228, от 25.08.2006 №523, от 22.07.2008 №557, от 19.11.2008 N 863)
5. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (Приказ Минфина РФ от 29 июля 1998 г. № 34н) (в ред. Приказов Минфина РФ от 30.12.1999 N 107н, от 24.03.2000 N 31н, от 18.09.2006 N 116н, от 26.03.2007 N 26н, с изм., внесенными решением Верховного Суда РФ от 23.08.2000 N ГКПИ 00-645)
6. Положение по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» ПБУ 4/99 (утв. приказом Минфина РФ от 6 июля 1999 г. № 43н) (в редакции Приказа Минфина РФ от 18.09.2006 №115н).
7. Положение по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01 (утв. приказом Минфина РФ от 9 июня 2001 г. № 44н) (в редакции Приказ Минфина РФ от 26 марта 2007 г. N 26н).
8. Положение по бухгалтерскому учету «Доходы организации» ПБУ 9/99 (утв. приказом Минфина РФ от 6 мая 1999 г. № 32н) (с изменениями от 30 декабря 1999 г., 30 марта 2001 г.))
9. Положение по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99 (утв. приказом Минфина РФ от 6 мая 1999 г. № 33н) (с изменениями от 30 декабря 1999 г., 30 марта 2001 г.)
10. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий (Приказ Минфина РФ от 31 октября 2000г. № 94н) (в ред. Приказов Минфина РФ от 07.05.2003 N 38н, от 18.09.2006 N 115н)
11. Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный решением совета директоров ЦБ РФ № 40 от 22.09.1993 г.) (в ред. письма ЦБ РФ от 26.02.96 N 247).
12. Абрамова Н.В., Сумкин А.С. Как избежать ошибок при расчетах с подотчетными лицами// Главбух-2009-№4-С.72-78
13. Адамс Р. Основы аудита / Пер. с англ.; Под ред. Я.В. Соколова. - М.: Аудит, ЮНИТИ, 2009.
14. Алборов Р.А. Аудит в организациях промышленности, торговли и АПК: Учебно-практическое пособие. — М.: Дело и сервис, 2009.
15. Алборов Р.А., Хоружий Л.И., Концевая С.М. Основы аудита – М.: Дело и Сервис, 2011.
16. Андреев В.Д. Практический аудит: Справочное пособие. - М.: Экономика, 2011. 
17. Аудит: Учебник для вузов / В.И. Подольский, Г.Б. Поляк, А.А Савин, Л.В. Сотников Под ред. профессора  В.И. Подольского - М., Аудит, ЮНИТИ, 2009.
18. Бабаев Ю.А. Бухгалтерский учет. Учебник. -М.: ИНФРА-М, 2008.
19. Барышников Н.П. Организация и методика проведения общего аудита - М.: Филинь: Рилант, 2010 г.
20. Безруких П.С, Власенко Л.И., Горшков Н.П. и др. Бухгалтерско-аудиторский портфель (Книга предпринимателя. Книга бухгалтера. Книга аудитора). - М.: Соминтекс, 2010.
21. Безруких П.С. Бухгалтерский учет. Учебное пособие. - М.: ИНФРА-М, 2010.
22. Брызгалин А.В., Берник В.Р., Лемешева Е.В. Налогообложение и бухгалтерский учет. - М.: Аналитика-Пресс, 2010.
23. Бухгалтерский учет / Под ред. П.С. Безруких. М.: Бухгалтерский учет, 2010.
24. Бухгалтерский учет /Под ред. проф. Ю.А.Бабаева – М.:ЮНИТИ-ДАТА, 2008.
25. Бухгалтерский учет в организациях / Е.А. Козлова, Т.Н. Бабченко, Е.Н. Галанина – М.: Финансы и Статистика, 2011.
26. Бухгалтерский учет основных средств / Под ред. С.А. Николаевой - "Аналитика-Пресс", 2011.
27. Бухгалтерский учет: Учебник для вузов / Под. Ред. проф. Ю.Л. Бабаева.- М.:ЮНИТИ-ДАНА, 2010.
28. Бухгалтерский финансовый учет / В. А. Пипко. — М.: Финансы и статистика, 2010.
29. Бычкова С.М., Карзаева Н.Н. Аудит: ситуации, примеры, тесты: Учеб. Пособие для вузов. - М.: Аудит, ЮНИТИ,2009.
30. Вещунова Н. Л., Фомина Л. Ф. Бухгалтерский учет – М.: ТК Велби, Проспект, 2010 г.
31. Волков Н.Г. Учет расчетов с подотчетными лицами // Бухгалтерский учет. –2009. - №4.-с.3-9
32. Воронов В.В. и др. Общий аудит. Законодательная и нормативная база, практика, рекомендации и методика осуществлени — М.: Международная школа управления «Интенсив» РАГС, Издательство «ДИС», 2009 г. 
33. Газарян А.В. Практика организации процесса аудита - М.: Бухгалтерский учет, 2010 г.
34. Глушков И.Е. Аудит на современном предприятии. - Москва-Новосибирск: КНОРУС-ЭКОР, 2008.
35. Головизина А.Т., Архипова О.И.. Теория бухгалтерского учета. Курс лекций. - М.: ООО «ТК Велби», 2010.
36. Гуккаев В.Б. Командировка работника в пределах Российской Федерации // Консультант бухгалтера. – 2008. - № 5. – С. 15-18
37. Данилевский Ю.А., Шапигузов С.М., Ремизов Н.А. Аудит – ФБК-ПРЕСС, 2011.
38. Камышанов П.И. Практическое пособие по аудиту, 4-е изд. - М.: ИНФРА, 2010.
39. Ковалева О.В. Аудит, учебное пособие, - М.: Приор,2009 г.
40. Ковалева О.В., Константинов Ю.П. Аудит: Учебное пособие/Под ред. О.В. Ковалевой. – М.: "Приориздат",2010 с.
41. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет, - М.: Инфра-М, 2010 г.
42. Корец А.П. Аудит в РФ – М.: ИНФРА –М.: 2011.
43. Кутер М.И. Теория бухгалтерского учета - М.: Финансы и статистика, 2008.
44. Максимова Л.Н. Типичные нарушения при осуществлении расчетов с подотчетными лицами// Главбух - 2008 - № 2.
45. Мельник М.В. Аудит - М.: Экономистъ, 2010 г.
46. Мерзликина Е.М., Никольская Ю.П. Аудит - М.: Инфра-М, 2009 г.
47. Миргородская Т.В. Аудит учебное пособие, - М.: Кнорус, 2009 г.
48. Подольский В.И. Аудит: Учебник / В.И. Подольский, А.А. Савин, Л.И. Сотникова. Под ред. В.И. Подольского - 5-е изд. испр. и доп.- М: Издательский Центр "Академия", 2011.
49. Подольский В.И., Савин А.А. Аудит, учебник, -  М.: Экономистъ, 2010 г.
50. Пятенко С.В. Аудит – М.: ФБК–Пресс, 2010.
51. Справочник бухгалтера и аудитора/ под ред. Мизиковского Е.А., Макаровой Л.Г. - М.: Юристъ, 2008 г.
52. Табалина С.А. Аудит. Современная методика: Проверка разделов отчетности согласно МСА и федеральных Профессиональных стандартов аудиторской деятельности. - М.: ИНФРА, 2010.
53. Титова И.М. Служебная командировка // Налоговый учет для бухгалтера. – 2009. – № 1. – С. 13-14
54. Харченко О.Н., Катуша С.А., Федорова И. Аудит: Поактикум: Учебное пособие. – М.: Кнорус, 2011.
55. Хахонова Н.Н. Основы бухгалтерского учета и аудита. - М.: «Дашков и К», 2010 г.
56. Черемисина С. В., Тюленева Н. А., Земцов А. А. Бухгалтерский и налоговый учет. Изд. 2-е, доп. и испр. – Томск: Изд-во НТЛ, 2008.
57. Швецкая В. М. Бухгалтерский учет: учебник - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: «Дашков и К», 2009 г.
58. Шеремет А.Д. Аудит: Учеб.для студентов вузов. – М: «Финансы и статистика», 2010.
59. Широбоков В. Г. Бухгалтерский финансовый учет: учебное пособие для студ. вузов. - М. : КНОРУС, 2009 г.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение 1

 

Бухгалтерский баланс на  01.01.2008г.

АКТИВ	Код	На начало отчетного года	На конец отчетного года
1	2	3	4
I.ВНЕОБОРОТНЫЕ АКТИВЫ
Нематериальные активы	110	12	12
Основные средства	120	29711	29032
Незавершенное строительство	130	204	1066
Доходные вложения в материальные ценности	135
Долгосрочные финансовые вложения	140
Отложенные налоговые активы	145
Прочие внеоборотные активы	150
ИТОГО по разделу I	190	29927	30110
II.ОБОРОТНЫЕ АКТИВЫ
Запасы	210	4397	4831
В том числе: Сырье, материалы и другие аналогичные ценности	211	955	856
Животные на выращивании и откорме	212
Затраты в незавершенном производстве	213
Готовая продукция и товары для перепродажи	214	3351	3825
Товары отгруженные	215
Расходы будущих периодов	216	91	150
Прочие запасы и затраты	217
Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям	220	3488	2361
Дебиторская задолженность (платежи по которой ожидаются более чем через 12 месяцев после отчетной даты)	230
В том числе покупатели и заказчики	231
Дебиторская задолженность (платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты)	240	15554	12679
В том числе покупатели и заказчики	241	15042	12026
Краткосрочные финансовые вложения	250
Денежные средства	260	543	474
Прочие оборотные активы	270
ИТОГО по разделу II	290	23982	20345
БАЛАНС	300	53909	50455
ПАССИВ
III. КАПИТАЛ И РЕЗЕРВЫ
Уставный капитал	410	21000	21000
Добавочный капитал	420	2983	5073
Резервный капитал	430
Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)	470	41	2228
ИТОГО по разделу III	490	24024	28301
IV. ДОЛГОСРОЧНЫЕ ОБЯЗАТЕЛЬСТВА
Займы и кредиты	510	3000	3000
Отложенные налоговые обязательства	515
Прочие долгосрочные обязательства	520
ИТОГО по разделу IV	590	3000	3000
V. КРАТКОСРОЧНЫЕ  ОБЯЗАТЕЛЬСТВА
Займы и кредиты	610	1185	1185
Кредиторская задолженность	620	25648	19132
В том числе: Поставщики и подрядчики	621	19566	12376
Задолженность перед персоналом организации	622	796	1002
Задолженность перед государственными внебюджетными фондами	623	370	233
Задолженность по налогам и сборам	624	420	926
Прочие кредиторы	625	4496	4595
Доходы будущих периодов	640	1003	1837
Резервы предстоящих расходов	650
ИТОГО по разделу V	690	26885	19154
БАЛАНС	700	53909	50455
Справка о наличии ценностей, учитываемых на забалансовых счетах Арендованные основные средства	910
В том числе по лизингу	911
Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение	920
Товары, принятые на комиссию	930
Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов	940	104	978
Обеспечения обязательств и платежей полученные	950
Обеспечения обязательств и платежей выданные	960
Износ жилищного фонда	970
Износ объектов внешнего благоустройства и других аналогичных объектов	980
Нематериальные активы, полученные в пользование	990

 

 

Приложение 2

 

Бухгалтерский баланс на  01.01.2009г.

АКТИВ	Код	На начало отчетного года	На конец отчетного года
1	2	3	4
I.ВНЕОБОРОТНЫЕ АКТИВЫ
Нематериальные активы	110	12	12
Основные средства	120	29032	31433
Незавершенное строительство	130	1066	260
Доходные вложения в материальные ценности	135
Долгосрочные финансовые вложения	140
Отложенные налоговые активы	145
Прочие внеоборотные активы	150
ИТОГО по разделу I	190	30110	31705
II.ОБОРОТНЫЕ АКТИВЫ
Запасы	210	4831	6330
В том числе: Сырье, материалы и другие аналогичные ценности	211	856	1010
Животные на выращивании и откорме	212
Затраты в незавершенном производстве	213
Готовая продукция и товары для перепродажи	214	3825	5169
Товары отгруженные	215
Расходы будущих периодов	216	150	151
Прочие запасы и затраты	217
Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям	220	2361	2112
Дебиторская задолженность (платежи по которой ожидаются более чем через 12 месяцев после отчетной даты)	230
В том числе покупатели и заказчики	231
Дебиторская задолженность (платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты)	240	12679	12984
В том числе покупатели и заказчики	241	12026	12681
Краткосрочные финансовые вложения	250
Денежные средства	260	474	789
Прочие оборотные активы	270
ИТОГО по разделу II	290	20345	22215
БАЛАНС	300	50455	53920
ПАССИВ
III. КАПИТАЛ И РЕЗЕРВЫ
Уставный капитал	410	21000	21000
Добавочный капитал	20	5073	7301
Резервный капитал	430
Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)	470	2228	530
ИТОГО по разделу III	490	28301	28831
IV. ДОЛГОСРОЧНЫЕ ОБЯЗАТЕЛЬСТВА
Займы и кредиты	510	3000	2000
Отложенные налоговые обязательства	515
Прочие долгосрочные обязательства	520
ИТОГО по разделу IV	590	3000	2000
V. КРАТКОСРОЧНЫЕ  ОБЯЗАТЕЛЬСТВА
Займы и кредиты	610	1185	2185
Кредиторская задолженность	620	19132	18302
В том числе: Поставщики и подрядчики	621	12376	10393
Задолженность перед персоналом организации	622	1002	854
Задолженность перед государственными внебюджетными фондами	623	233	260
Задолженность по налогам и сборам	624	926	1056
Прочие кредиторы	625	4595	5739
Задолженность перед участниками (учредителями) по уплате доходов	630
Доходы будущих периодов	640	1837	3560
Резервы предстоящих расходов	650	-	972
Прочие краткосрочные обязательства	660
ИТОГО по разделу V	690	22154	23089
БАЛАНС	700	50455	53920
Справка о наличии ценностей, учитываемых на забалансовых счетах Арендованные основные средства	910
В том числе по лизингу	911
Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение	920
Товары, принятые на комиссию	930
Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов	940	978	2824
Обеспечения обязательств и платежей полученные	950
Обеспечения обязательств и платежей выданные	960
Износ жилищного фонда	970
Износ объектов внешнего благоустройства и других аналогичных объектов	980
Нематериальные активы, полученные в пользование	990