Учет денежных средств

 

 

 

 

 

 

 

1.2.Учет кассовых операций

Кассовые  операции - операции по приему, хранению и расходу наличных денег и  денежных документов. Порядок осуществления  кассовых операций регламентируется нормативными актами Центробанка РФ.

 Работу  с кассой осуществляет кассир (в небольших организациях - бухгалтер-кассир), на которого посредством подписания  договора о полной материальной  ответственности возлагается ответственность  за сохранение денег и денежных  документов.

 Наличные  деньги и денежные документы  хранятся в кассе - специально  оборудованном помещении организации  или сейфе.

 Работая  с наличными деньгами необходимо  соблюдать следующие правила: 

• Соблюдение лимита остатка кассы

 Ежегодно  организация обязана предоставлять  на утверждение в банк, осуществляющий  ее кассовое обслуживание, Расчет  сумм лимита (предельно допустимой  суммы наличности в кассе на  конец дня). Когда лимит не установлен, он признается равным нулю. Ежедневно  в случае превышения лимита  на конец дня излишек должен  быть сдан в банк (кроме 3х  рабочих дней для выплаты зарплаты, когда допускается хранение неограниченного  количества денег).

• Использование наличной выручки

 Расходование  наличной выручки согласовывается  с банком и ограничено конкретным  перечнем расходов на выплату  зарплаты, пособий, премий, закупку  с/х продукции, скупку тары  и вещей у населения, командировочные  расходы, хозяйственные нужды.  Внесение наличных денег из  кассы организации на банковские  счета других организаций и  физических лиц не допускается. 

• Соблюдение предельного размера расчетов наличными между юридическими лицами.

 Согласно  указанию ЦБ РФ "Об установлении  предельного размера расчетов  между юридическими лицами" данный  предел составляет 100 000 рублей по  одной сделке. Т.е. по договорам,  стоимость которых больше указанной  суммы, расчеты наличными деньгами  запрещены. Ограничение распространяется  на расчеты между: юридическими  лицами, юридическими лицами и  индивидуальными предпринимателями,  индивидуальными предпринимателями  в рамках одного договора 

• Применение контрольно-кассовой техники

При продаже  товаров, работ, услуг за наличный расчет (или при оплате пластиковыми картами) в установленных случаях должна применяться контрольно-кассовая техника, включенная в Гос. Реестр.

 Нарушение  правил работы с наличными  деньгами влечет административную  ответственность должностных лиц  организации в размере от 4000 до 5000 рублей и организации как  юридического лица - 40000 - 50000 рублей (ст.15.1 КоАП РФ).

Наличные  деньги поступают в кассу организации:

• с банковских счетов организации
• от покупателей (выручка от продаж)
• от продажи имущества
• от подотчетных лиц (возврат неиспользованных сумм)
• в оплату за денежные документы
• от сотрудников организации (возврат займов, возмещение ущерба)
• от учредителей (внесение уставного капитала) и т.д.

 Операции  по поступлению денежных средств  в кассу оформляются унифицированным  первичным документом - Приходным  кассовым ордером (форма КО-1). Бухгалтер выписывает (оформляет  на компьютере) 1 экземпляр приходного  кассового ордера. Отрывную часть  (квитанцию) необходимо заверить  печатью и выдать лицу, внесшему  деньги в кассу. 

 Деньги, которые поступают в кассу  как выручка за товары, работы, услуги нужно оформлять с применением  кассового аппарата, т.е. помимо  квитанции к приходному ордеру  покупателю должен быть выдан  кассовый чек. Если в течение  дня таких операций совершается  несколько (например, работа магазина), то покупатель получает только  чек, а в конце дня на сумму  общей выручки оформляется один  приходный ордер. 

Таблица 3

Заполнение расходного кассового ордера

Строка	Содержание
Номер документа	Номер по порядку
Дата составления	Дата выдачи денег
Дебет	Счет 50
Код структурного подразделения	Заполняют обособленные подразделения  организации согласно присвоенным  им кодам
Корреспондирующий счет	Счет в дебет которого относится  поступившая сумма
Код аналитического учета	Код по системе аналитического учета
Сумма	Сумма поступивших денежных средств (цифрами)
Код целевого назначения	Заполняется, если в кассу поступили деньги в порядке целевого финансирования (в основном для некоммерческих организаций)
Принято от	ФИО физического или наименование юридического лица, вносящего деньги
Основание	Содержание операции по поступлению денег (например: "поступила выручка от продаж", "поступили деньги из банка" и т.д.)
Сумма	Сумма поступивших денег - прописью с большой буквы, пустое место прочеркивается
В том числе	Ставка и сумма (цифрами) налога НДС (если операция не облагается НДС - "без  налога НДС")
Приложение	Реквизиты документа (название, номер и дата) по которому поступили деньги (договор, корешок банка, счет-фактура и т.д.)

 

 

Таблица 4

Корреспонденция счетов по приходу денежных средств

№	Содержание операции	Дебет	Кредит
1.	Поступила выручка от реализации за наличный расчет	50	90-1
2.	Поступили деньги с расчетного счета	50	51
3.	Поступили деньги от покупателей	50	62
4.	Возвращен остаток подотчетных сумм	50	71
5.	Поступления от сотрудников организации	50	73
6.	Поступления от учредителей	50	75

 

Согласно  Порядку ведения кассовых операций в РФ обеспечение сохранности  наличных денежных средств возложено  на руководителя организации.

 К  рекомендованным правилам по  обеспечению сохранности наличных  денег относятся следующие: 

1. Помещение кассы должно быть изолированно, во время совершения операции двери кассы должны быть закрыты
2. В помещение кассы доступ посторонних лиц запрещен
3. Наличные деньги должны храниться в специальных сейфах и хранилищах, ключи от которых имеются у ограниченного количества лиц (оригиналы у кассира, дубликаты - у директора).
4. Помещения кассы ежедневно опечатываются кассирами
5. Не допускается хранение в кассе наличных денег, не принадлежащих организации.
6. При транспортировке денег кассир должен быть обеспечен транспортом и охраной.
7. В случае недееспособности кассира приказом руководителя назначается лицо его замещающее, на которое также возлагается полная материальная ответственность.
8. Разрешается заключать договора инкассации с банками и договора страхования со страховыми компаниями.

 Все  документы, связанные с приходом  и расходом денежных средств  хранятся в архиве организации  5 лет.

Операции  по выдаче денежных средств из кассы  оформляются унифицированным первичным  документом - Расходным кассовым ордером (форма КО-2). Расходный кассовый ордер  может быть составлен на одну операцию или на группу однотипных операций (например: на выплату зарплаты оформляется  Платежная ведомость и на общую  сумму по ведомости выписывается один расходный кассовый ордер).

Таблица 5

Заполнение расходного кассового ордера

Строка	Содержание
Номер документа	Номер по порядку
Дата составления	Дата выдачи денег
Код структурного подразделения	Заполняют обособленные подразделения  организации согласно присвоенным  им кодам
Корреспондирующий счет	Счет в дебет которого относится  выдаваемая сумма
Код аналитического учета	Код по системе аналитического учета
Кредит	Счет 50
Сумма	Сумма выдаваемых денежных средств (цифрами)
Код целевого назначения	Заполняется, если выдаются деньги в  порядке целевого финансирования (в  основном для некоммерческих организаций)
Выдать	ФИО физического или наименование юридического лица, получающего деньги
Основание	Содержание операции по выдаче денег (например: "выдано в подотчет", "сдана выручка в банк" и  т.д.)
Сумма	Сумма выданных денег - прописью с большой  буквы, пустое место прочеркивается
Приложение	Реквизиты документа (название, номер  и дата) по которому выдаются деньги (заявление сотрудника, квитанция  банка, платежная ведомость и  т.д.)
Получил	Получатель денег прописью пишет  полученную сумму, пустое место прочеркивается
По	Реквизиты документа, удостоверяющего  личность получателя денег

Выписанный  расходный ордер регистрируется в Журнале регистрации приходных  и расходных кассовых документов (форма КО-3), и подшивается к  отчету кассира (отрывной лист Кассовой книги).

Выдача  наличных денег из кассы происходит в следующих случаях:

• выплата заработной платы и приравненных к ней платежей (премии, отпускные, пособия)
• выдача денег под отчет сотрудникам организации
• сдача наличных денег в банк
• выплаты поставщикам
• выплаты учредителям

Таблица 6

Корреспонденция счетов по выдаче денежных средств  из кассы.

№	Содержание операции	Дебет	Кредит
1.	Выплачена зарплата из кассы	70	50
2.	Выдано под отчет на хозяйственный  расходы	71	50
3.	Выданы дивиденды учредителям	75	50
4.	Переданы деньги инкассатору	57	50
5.	Оплачена задолженность поставщикам	60	50

 

Инвентаризация  кассы проводится в соответствии с приказом №49 Минфина РФ от 13.06.1995 "Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств" и Порядком ведения  кассовых операций.

 Цель  инвентаризации - проверка правил  хранения наличных денег, оформления  первичной и вторичной учетной  документации, соответствие остатка  в кассовой книге фактическому  остатку в кассе. 

 Проведение  инвентаризации обязательно в  случаях: 

• при смене кассира
• при выявлении недостач и хищений
• перед составлением годовой отчетности.

 В  остальных случаях сроки проведения  инвентаризации устанавливает руководитель  организации в Приказе о проведении  инвентаризации, также в Приказе  назначается комиссия для проведения  инвентаризации (представители руководства,  бухгалтерии, службы аудита).

 Инвентаризация  начинается с проверки учетного  остатка, отраженного в отчете  кассира, фактическому наличию  денег в кассе. Если фактический  остаток больше учетного, то в  кассе имеется излишек, который  должен быть признан в составе  внереализационных доходов организации.  В обратном случае в кассе  недостача, которая должна быть  взыскана за счет кассира. 

По результатам  инвентаризации составляется Акт по форме Инв-15, на основании которого в бухгалтерии делают проводки:

Дебет 50 Кредит 91-1 - на сумму излишка