Расчеты с подотчетными лицами как объект учета

Примечание – Источник: собственная разработка

 

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами в ОАО «Барановичхлебопродукт»  организуется по каждому авансовому отчету с отражением сумм остатка  задолженности на начало месяца, выдачи под отчет суммы по утвержденному авансовому отчету, внесения в кассу остатка неизрасходованных подотчетных сумм, выдачи перерасхода по авансовому отчету. По этой же строчке выводится остаток по каждому подотчетному лицу на конец месяца по дебету или по кредиту.

В ОАО «Барановичхлебопродукт» по учету расчетов с подотчетными лицами получают машинограмму:

– обороты по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Кредитовый оборот по счету 71 «Расчет с подотчетными лицами»  с разбивкой по дебетуемым корреспондирующим  счетам в конце месяца переносится в Главную книгу (Приложение Д).

 

ГЛАВА 3

Пути совершенствования БУХГАЛТЕРСКОГО учета расчетов с подотчетными лицами

 

 

Основными путями совершенствования  учета расчетов с подотчетными лицами является их полная автоматизация.

Форма учета, ориентированная на использование ЭВМ, называется автоматизированной. Требования к ней в общем виде можно сформулировать так:

– преемственность основных тенденций в развитии методик  учета;

– минимизация ручного  труда в учетном процессе;

– применение рациональной технологии электронной обработки учетной 
информации;

– расширение аналитических  и контрольных функций на основе методологического единства учета и технологии обработки информации.

При автоматизации используются методы бухгалтерского учета, включающие:

– систему показателей бухгалтерского учета;

– двойную бухгалтерскую  запись в системе взаимосвязанных  заранее 
регламентированных счетов;

– балансовое обобщение  данных учета;

– непрерывное и достоверное  отражение хозяйственных операций в строго регламентированных по форме документах [25,с.15].

АРМ бухгалтера – это  рабочее место, оборудованное вычислительной техникой и инструментальными средствами (программами), обеспечивающими автоматизацию большей части операций учетного процесса.

Функциональное назначение комплекса задач по учету расчетных операций состоит в выполнении следующих системных учетно-контрольных операций:

автоматизация документирования всех операций по учету расчетных  операций;

выявление и отражение  операций, связанных с выдачей  подотчетных сумм, с расчетами с разными дебиторами и кредиторами;

отражением расходов, производимых за счет подотчетных сумм.

Комплекс задач финансово-расчетных  операций охватывает автоматизацию той части операций бухгалтерского учета, которая связана с денежными средствами, финансированием, фондами, резервами, использованием прибыли. Эти операции могут проводиться как на одном рабочем месте, так и на рабочих местах, связанных друг с другом. Отсюда следует, что организация базы данных АРМ по учету финансово-учетных операций должна иметь централизованную и распределенную обработку данных.

Предусмотрена возможность  ведения учета расчетов не только в национальной денежной единице, но и в иностранных валютах. С помощью справочника «Валюты» производится регистрация текущих курсов валют, пересчет и разнесение по счетам бухгалтерского учета курсовых разниц по валютным операциям.

Технологическая процедура  «Закрытие отчетного периода» предназначена  для завершения основного цикла  работ в учетном периоде –  месяце, квартале. Эта процедура выполняется после полного окончания работ за отчетный период.

Во многих пакетах  по учету финансово-расчетных операций предусмотрена возможность автоматизированного получения банковских выписок в виде текстовых файлов, пересылаемых модемной связью или передаваемых на дискетах, а также выполнение электронных платежей в электронных стандартах банков-корреспондентов (рисунок 3.1.).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 3.1 – Структура информационной базы АРМ по учету финансово-расчетных операций

Примечание – Источник: [25, с. 136]

 

При наличии АРМ по разделам учета информационная связь  между ними осуществляется с помощью  магнитных носителей (дискет) или итоговые данные по счетам и субсчетам передаются в АРМ сводного учета и отчетности, где формируются Главная книга, оборотно-сальдовые ведомости и формы отчетности.

Комплексная система  бухгалтерского учета – это целый  набор функционально законченных и взаимно связанных автоматизированных рабочих мест, установленных на компьютерах соответствующих структурных подразделений. Основными требованиями к автоматизации учета являются: надежная и быстрая обработка и передача информации, легкость настройки на учетную методику для всех АРМов.

С внедрения на ПЭВМ бухгалтерской  программы 1С «Бухгалтерия» решаются следующие задачи:

– введение информации и  получение итогов по счетам, субсчетам  и объектам аналитического учета;

– учет в суммовом и  количественном выражении;

– ручной и автоматический ввод проводок;

– контроль вводимой информации;

– получение основных итогов в реальном времени (сразу  после ввода информации);

– быстрый поиск информации;

– формирование отчетов  за любой период;

– возможность настройки  первичных документов и форм отчетности.

Для ОАО «Барановичхлебопродукт» следует пересмотреть при автоматизации учета в процессе ввода информации на обработку методику отнесения и классификации информации по признаку корреспондирующих счетов.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Правильная организация расчётных операций способствует обеспечению организации оборотными средствами, нормализации расчётной дисциплины, снижению дебиторской и кредиторской задолженности. Поэтому основными задачами учета расчетов с подотчетными лицами и прочими дебиторами и кредиторами являются определение законности, целесообразности и реальности их возникновения и осуществления, установление состояния соблюдения и путей дальнейшего укрепления расчетно-платежной дисциплины и повышения эффективности использования денежных средств.

Одной из базовых структур рыночной экономики является платежная  система, обеспечивающая движение денежных средств между экономическим  субъектами путем проведения расчетов между ними. Выполнение денежных требований и обязательств субъектов экономических отношений обеспечивается в основном посредством расчетов по банковским счета. Посредничество в платежах является важнейшей функцией банков.

В основе организации  банковских расчетных операций лежат  определенные принципы, то есть обязательно  соблюдаемые правила.

Осуществляя расчетные  операции, участники расчетов должны соблюдать сроки их проведения, определенные законодательством и договорами.

Организация безналичный  расчетов предполагает определенный порядок  их проведения, который не зависит  от конкретной формы и является единым для всех участников, представляет собой наиболее общие правила проведения безналичных расчетов. Безналичные расчеты как операции по движению денежных средств с одного банковского счета на другой предполагают использование документов, которые и вызывают это движение. Безналичное движение средств в обязательном порядке опосредуется расчетными документами, которые рассматриваются как платежные инструменты и включаются в платежную систему страны. Расчетный документ, который определяет дальнейшее действие банка, рассматривается как платежная инструкция клиента.

Общегосударственной задачей  является уменьшение числа убыточных  организаций, стабилизация их финансового  положения. В решении этой задачи важное место отводится учету  расчетных операций.

Целью исследования учета  расчетов с подотчетными лицами являлась выявление недостатков в организации  данного участка учета в ОАО «Барановичхлебопродукт».

По результатам исследования выявлены недостатки в организации  и ведении бухгалтерского учета:

– наличие непогашенной в срок дебиторской и кредиторской задолженности;

– в журналах учета  выдачи доверенностей отсутствует  отметка от использования некоторых выданных доверенностей.

Предлагаемые рекомендации по совершенствованию учета расчетных  операций:

– ускорение оборачиваемости  дебиторской и кредиторской задолженности, что может быть достигнуто путем усиления работы юридических служб по взысканию дебиторской задолженности через хозяйственный суд;

– ежемесячно анализировать  дебиторскую и кредиторскую задолженность по состоянию на первое число каждого месяца с привлечением ответственных служб за ее образование;

– в процессе ввода  информации по учету расчетов на компьютерную обработку внести изменения в  методику классификации и отнесения информации по признаку корреспондирующих счетов.

Выполнять требования Инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках  в пределах Республики Беларусь о  выдаче авансов работников общества на командировочные и операционно-хозяйственные расходы.

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

 

 

1. Бухгалтерский и налоговый учет, финансовый анализ и контроль: учеб. пособие / С.И. Адаменкова, И.Н. Бурцева, А.О. Левкович, О.А. Левкович, В.Н. Лемеш; под общ. ред. О.А. Левковича – Минск: ООО «Элайда», 2006 – 556 с.
2. Бухгалтерский учёт в сельском хозяйстве: учебник / А.П. Михалкевич [и др.]; под ред. А.П. Михалкевича. - 4-е изд. – Минск: БГЭУ, 2006. – 688с.
3. Бухгалтерский учет: учеб.-практ. пособие / Н. И. Ладутько [и др.]; под общ. ред. Н. И. Ладутько. - 4-е изд. – Минск: ФУАинформ, 2004. – 742 с.
4. .Ванкевич, В.Е. Корреспонденция счетов бухгалтерского учета по Типовому плану счетов / В.Е. Ванкевич, – Минск: Фонд ред. журн. «Финансы, учет, аудит», 2004. – 256с.
5. Гетман, В.П. Финансовый учет: учебник / В.П. Гетьман. – М: Финансы и статистика, 2004. – 784 с.
6. Дробышевский, Н. П. Бухгалтерский учёт в строительстве: учеб-практ пособие / Н. П. Дробышевский. – Минск: ООО «ФУА Информ», 2004 – 648 с.
7. Згировская, М. Кассовые операции: опять ошибки? /М. Згировская // Главный бухгалтер. ГБ. - 2006. – №47. – С.75-76.
8. Ильющенко, Е.В. Бухгалтерский учёт 100 вопросов и ответов / Е.В. Ильющенко, В.В. Кожарский. – Минск: Современная школа, 2006 . – 236с.
9. Инструкция о банковском переводе: утверждена Правлением Нац. банка Республики Беларусь 29.03.2003г.: текст по состоянию на 28 декабря 2006г. // НЭГ (Информбанк). – 2003. – № 53. – С. 3-5.
10. Кравцова, Г.И. Деньги, кредит, банки / Г. И. Кравцова. – Минск: БГЭУ, 2003. – 222 с.
11. Красильщикова, И. Проблемные вопросы при оплате командировок / И. Красильщикова // Гл. бухгалтер. ГБ. – 2006. № 23. – С. 59.
12. Крупнова, А. Оформление авансовых отчётов / А. Крупнова // Финансы. Учёт. Аудит. – 2006. – ноябрь – С. 68.
13. Ладутько, Н.И. Бухгалтерский учет в промышленности: учеб. пособие / Н.И. Ладутько. – Минск: Книжный Дом, 2005. – 688 с.
14. Ладутько, Н. И. Теория. Документы. Корреспонденция счетов. Регистры. Отчетность: практ. пособие / Н. И. Ладутько [и др], 6-е изд., перераб. и доп. – Минск: ФУАинформ. 2007. – 808 с.
15. Левкович, О. А. Бухгалтерский учет/ О. А. Левкович. - 2-е изд. – Минск: Амалфея, 2006. – 576 с.
16. О бухгалтерском учете и отчетности: Закон Респ. Беларусь: принят Палатой представителей 16 мая 2001 г.: одобрен Советом Республики 8 июня 2001 г.: с изм. и доп. // НЭГ (Информбанк). – 2001. – 20 июля (№ 53). – С. 5-10., с изм. и доп. 29 декабря 2006 года № 188-З, с изм. и доп. от 26.12.2007 года № 302-З // Главный бухгалтер – 2008 – № 3 – С. 20-25.
17. Об установлении Положения о регулировании труда работников, направленных на работу в учреждения Респ. Беларусь за границей и гарантиях и компенсациях при служебных командировках за границу: утв. Постановлением М-ва труда Респ. Беларусь, 14 пар. 2000 г., № 55: с изм. И доп., внесённых Постановлением М-ва труда и социальной защиты 18 дек. 2006 г., № 160 // Эталон-Беларусь [Электронный ресурс] / Нац. центр правовой информ. Респ. Беларусь.-Минск, 2007
18. Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках, осуществляемых на территории Респ. Беларусь: утв. Постановлением М-ва финансов Респ. Беларусь 22 дек. 2005 г., № 155 // Эталон-Беларусь [Электронный ресурс] / Нац. центр правовой информ. Респ. Беларусь.-Минск, 2007
19. Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу: постановление М-ва финансов Респ. Беларусь 30 янв. 2001 г., № 7: с изм. и доп. внесенными постановлением М-ва финансов Респ. Беларусь 13 дек. 2006 г., № 158 // Эталон-Беларусь [Электронный ресурс] / Нац. центр правовой информ. Респ. Беларусь.-Минск, 2007
20. Соколов Я. В. Бухгалтерский учет в зарубежных странах: учебник / Я. В. Соколов, Ф.Ф. Бутынец, Л. Л. Горецкая, Д. А. Панков; отв. ред. Ф. Ф. Бутынец. – М.: Т. К. Велби, Изд-во Проспект, 2007. – 672 с.
21. Стандарты бухгалтерского учета: сб. нормат. док. - 2-е изд. – Минск: Информпресс, 2005. – 192 с.
22. Стражева, Н.С. Бухгалтерский учёт: учеб.-метод. пособие / Н. С. Стражева, А.В. Стражев. - 10-е изд. – Минск: Книжный дом, 2004 – 432с.
23. Сукристик, Т. Предупреждаем ошибки при оформлении кассовых операций / Т.Сукристик // Главный бухгалтер. ГБ. – 2006. - №31. – С. 69.
24. Терехова, В.А. Международные и национальные стандарты учета и финансовой отчетности / В.А. Терехова. – СПб: Питер, 2003. – 272с.
25. Технология автоматизированной обработки учетно-аналитической информации: учеб. пособие / Ю.Ю.Королев, Л.А. Попкова, Т.В.Прохорова [и др.] – Минск: УП «ИВЦ Минфина», 2002. –352с.
26. Фёдорова, Г. В. Информационные технологии бухгалтерского учёта, анализа и аудита / Г. В. Фёдорова – М.: Омега – Л. 2004 – 304 с.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ПРИЛОЖЕНИЯ