Организация учета расчетов с подотчетными лицами

В течение трех рабочих дней по истечении установленного срока работник, которому были выданы денежные средства под отчет, должен отчитаться о произведенных расходах или сдать излишние денежные средства в кассу предприятия. Срок сдачи авансового отчета Орлова С.Н. истек 28 декабря 2012 года. Тем не менее, в связи с тем, что работник находился в указанное время на больничном, авансовый отчет им не был представлен. Соответственно, бухгалтером предприятия была сделана проводка:

Дт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - 3 615 рублей.

То есть на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» была отражена невозвращенная в срок подотчетная сумма, числящаяся за Орловым С.Н.

Далее на основании данных аналитического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» рассмотрим состав подотчетных лиц (см.таблицу 6).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Таблица 6.- Данные о составе подотчетных лиц в 2013 году

№ п/п	Фамилия Имя Отчество	Должность	Выданная сумма, рублей	Доля в общем объеме выданных средств, %
1	Иванов  Геннадий Вениаминович	Заместитель директора по информационным технологиям	22096,85	5,85
2	Орлов Сергей Николаевич	Менеджер материально-технического обеспечения	178664,63	47,33
3	Петрова  Татьяна Васильевна	Помощник руководителя	100,0	0,03
4	Тихомиров  Сергей Васильевич	Заместитель директора по транспорту	43236,71	11,45
5	Трофимова Наталия Алексеевна	Заместитель директора по коммерческим вопросам	133388,45	35,34
	ИТОГО		377486,64	100,0

 

Данные, приведенные в таблице, свидетельствуют о том, что наибольший объем средств, выделяемых под отчет в 2013 году приходился на двух сотрудников предприятия:

менеджера материально-технического обеспечения Орлова С.Н., что связано с необходимостью приобретения различных материалов, осуществлением общехозяйственных расходов;

заместителя директора по коммерческим вопросам Трофимову Н.А., что связано с осуществлением наличных расчетов с поставщиками.

Сопоставление списка лиц, получивших средства подотчет, со списком лиц, обозначенных в приказе директора № 87-ОД от 28 декабря 2012 г. «О подотчетных лицах» (приложение № 12), подтверждает, что все эти лица обозначены приказе и имели право на получение наличных средств в подотчет.

Рассмотрим направления использования подотчетных сумм, составив на основании данных аналитического учета счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (см.таблицу 7 ).

 

Таблица 7.- Направления использования подотчетных сумм в 2013 году

№ п/п	Дебет счета	Направления использования	Сумма, рублей	Доля в общем объеме средств, %
1	10	Приобретение материалов, расходы, связанные с доставкой материалов	59899,19	15,74
2	20	Расходы, связанные с нуждами основного производства	54370,61	14,29
3	26	Общехозяйственные расходы	242897,78	63,83
4	44	Расходы, связанные с продажей (яйца)	1320,00	0,35
5	50	Возврат в кассу денежных средств, ранее выданных подотчет	5000,0	1,31
6	76	Погашение задолженности перед кредиторами организации	17026,26	4,47
		ИТОГО	380513,84	100,0

 

Таким образом, группировка сведений о направлении расходования подотчетных сумм позволяет определить - на какие нужды в основном направлялись подотчетные суммы в 2013 году. Так, согласно данным, приведенным в таблице 7, подотчетные суммы в основном направлялись на:

общехозяйственные расходы (63,83%). Это расходы для нужд управления, не связанные непосредственно с производственным процессом: административно-управленческие расходы, затраты по приобретению канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, по оплате мелкого ремонта, расходы по оплате информационных, аудиторских, консультационных и т.п. услуг;

расходы, связанные с приобретением и доставкой материалов (15,74%). Это расходы на приобретение сырья, материалов, запасных частей, инвентаря, хозяйственных принадлежностей, тары и т.п. ценностей организации;

расходы, связанные с нуждами основного производства (14,29%). Это прямые расходы, связанные непосредственно с выпуском продукции, выполнением работ и оказанием услуг.

Практически все авансовые отчеты, представленные лицами, которым, выдавались подотчетные суммы, представлены в соответствии с предъявляемыми к отчету требованиями и приложением всех документов, подтверждающих произведенные расходы.

Между тем, заместителем директора по информационным технологиям Ивановым Г.В. представлены документы на приобретение товарно-материальных ценностей на общую сумму 13230,5 рублей без приложения товарного чека.

В то же время, отсутствие первичных документов является грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения.

При принятии документов к учету бухгалтером был выделен НДС расчетным путем из стоимости материальных ценностей, приобретенных Ивановым Г.В. в розничной торговой сети.

Анализ подотчетных сумм, выданных Тихомирову С.В., заместителю директора по транспорту, показал, что в сентябре месяце Тихомировым С.В. были нарушены сроки сдачи авансового отчета по командировке - вместо положенной сдачи авансового отчета 20 сентября (после возвращения из командировки), отчет сдан 26 сентября.

Между тем, срок отчета по командировочным расходам установлен законодательно, в отличие от сроков отчета по авансам, выдаваемым на хозяйственные нужды и составляет - три рабочих дня со дня возвращения из командировки.

Кроме того, анализ первичных документов показал, что был нарушен и порядок выдачи подотчетных сумм. Так, 17 апреля 2013 года, заместителю директора по информационным технологиям Иванову В.Г. была выдана подотчетная сумма в размере 5500 рублей, тогда как авансовый отчет о расходовании ранее полученных подотчетных сумм был представлен только 19 апреля 2013 года.

В то же время Порядком ведения кассовых операций установлено, что выдача подотчетных средств производится при условии полного отчета конкретного лица по ранее выданному ему авансу.

Таким образом, анализ кредиторской задолженности с подотчетными лицами, отражаемы по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», показал, что на предприятии имеются нарушения при проведении расчетом с подотчетными лицами.

В целях устранения выявленных в ходе анализа нарушений, необходимо разработать рекомендации по совершенствованию учета и анализа расчетов с подотчетными лицами.

 

2.4. Направления совершенствования учета расчетов

 с подотчетными лицами

В бухгалтерском учете расчеты с подотчетными лицами отражаются достаточно просто. Между тем действующая законодательная база предъявляет достаточно жесткие требования, касающиеся порядка оформления и методов ведения первичных учетных регистров, способов группировки и отражения в бухгалтерском и налоговом учете операций с подотчетными суммами, правильности начисления всех налогов по этим операциям.

Даже незначительные, на первый взгляд, нарушения, допущенные при проведении операций по расчетам с подотчетными лицами, могут привезти к занижению налоговой базы практически по всем основным видам налогов: налог на прибыль, налог на добавленную стоимость, налог на доходы физических лиц, единый социальный налог. Поэтому на предприятии необходимо наладить строгий контроль за порядком выдачи подотчетных средств, правильностью списания, а также своевременностью возвратов в кассу неизрасходованных денежных авансов.

Проведенный нами в пункте 2.3. анализ расчетов с подотчетными лицами выявил следующие недостатки в учете расчетов с подотчетными лицами:

1) Неправильное оформление авансовых отчетов - неполный комплект документов. В качестве документов, подтверждающих расходы, к авансовому отчету, должны прилагаться кассовые или товарные чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, командировочные удостоверения, транспортные документы, накладные, другие первичные документы.

Товарный чек служит для расшифровки сведений, указанных в кассовом чеке. Так, кассовый чек содержит сведения о продавце (его наименование и ИНН), иногда сумму НДС и общую сумму покупки, а в товарном чеке указывается фактический перечень приобретенных товаров. Таким образом, товарный чек, по сути, представляет собой товарную накладную, а, следовательно, является обязательным первичным документом.

В случае отсутствия или оформления с нарушениями первичных документов, подтверждающих произведенные подотчетным лицом расходы, у предприятия нет оснований списывать потраченные суммы с работника. Кроме того, стоимость материальных ценностей, приобретенных по таким документам, и фактически не принятым организацией к учету, включается в доходы физического лица, с которых необходимо удержать налог на доходы физического лица (НДФЛ).

Поэтому в случае неполного комплекта документов к авансовому отчету, отсутствующий товарный чек возможно заменить актом, составленным представителями организации, и оприходовать приобретенное имущество. В акте необходимо отразить - что именно и для каких целей было приобретено.

2) Самостоятельное выделение НДС расчетным путем из стоимости материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет в розничной торговой сети. Между тем Налоговым кодексом Российской Федерации четко определено - в каких случаях НДС начисляется (принимается к вычету) по расчетным ставкам. В розничной сети товарно-материальные ценности приобретаются по кассовому и товарному чеку без оформления счета-фактуры, что не позволяет возмещать НДС.

3) Несвоевременное предоставление в бухгалтерию отчета об израсходованных подотчетных суммах и окончательный расчет по ним. Тем самым был нарушен пункт 4.4. Порядка ведения кассовых операций . В таком случае - если работник в установленный срок не отчитался по подотчетным суммам и не возвратил в кассу неизрасходованный остаток, то согласно статье 137 Трудового кодекса Российской Федерации, для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на работу в другую местность, работодатель вправе произвести удержания из зарплаты работника.

Следует отметить, что статьей 15.1 Кодекса об административных правонарушениях Российской Федерации нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций влечет наложение административного штрафа на должностных лиц - от 4000 до 5000 рублей, на юридических лиц - от 40000 рублей до 50000 рублей1.

4) Выдача денежных средств под отчет лицам, не отчитавшимся за ранее выданные суммы. За данное правонарушение законодательно меры ответственности не предусмотрены. В то же время это нарушает кассовую дисциплину - пункт 4.4. Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации. Перед выдачей денежных средств работнику бухгалтер должен был проверить - имеет ли работник право на получение подотчетных средств, а также нет ли у него задолженности по подотчетным суммам.

Если задолженности не имеется, то в соответствии с приказом на командировку, поручением на покупку товарно-материальных ценностей или оплату представительских и других расходов работник пишет заявление на получение денежных средств.

В случае выявления задолженности по предыдущему авансу, сотруднику необходимо принять меры к ее погашению: вернуть в кассу неизрасходованную сумму аванса или представить авансовый отчет.

В целях предотвращения в дальнейшем причин возникновения нарушений учета расчетов с подотчетными лицами, предприятию необходимо:

ознакомить под роспись работников, которым в соответствии с приказом директора возможна выдача сумм под отчет, с порядком предъявления в бухгалтерию предприятия отчетов об израсходованных суммах;

укрепить кассовую дисциплину;

строго контролировать сдачу авансовых отчетов подотчетными лицами в целях недопущения выдачи авансов работникам, не отчитавшимся по ранее полученным суммам.

Заключение

 

В динамично меняющихся условиях организация бухгалтерского учета должна соответствовать современным требованиям, бухгалтерский учет должен быть максимально результативным, оперативным и достоверным. Главной целью современного этапа экономических преобразований, является создание благоприятных условий для эффективной деятельности предприятий.

Достижение этой цели, с одной стороны, предполагает совершенствование законодательной, финансовой и налоговой среды, в которой работают все предприятия, а с другой - требует кардинального улучшения работы самих предприятий в условиях рыночных отношений.

Сложность поставленных задач вызывает необходимость всестороннего изучения сущности и содержания процессов происходящих в учете организации.