Организация учета расчетов с подотчетными лицами

Рисунок 1.Структура и взаимодействие Централизованной бухгалтерии

Учетная политика организована на основании Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»; Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н); Положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организаций» (утв. приказом Минфина России от 06.10.08 № 106н); Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению (утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н); приказа Минфина России от 02.07.10 № 66н «О формах бухгалтерской отчетности организаций» утверждено «Положение об учетной политике для целей бухгалтерского учета»  на 2013 год (приложение №2).

Бухгалтерский учет ведется с использованием специализированной бухгалтерской программы «1С:Предприятие.Версия 7.7» по журнально-ордерной форме в электронном виде. Аналитические и синтетические регистры бухгалтерского учета оформляются автоматизировано (ст. 10 Закона № 129-ФЗ).

Регистрами бухгалтерского учета являются оборотно-сальдовые ведомости по счетам учета, которые предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных учетных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности.

Рабочий план счетов составлен  на основе типового Плана счетов бухгалтерского учета РФ, с добавлением дополнительных забалансовых счетов.

Первичные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерская отчетность. книга покупок и книга продаж хранятся в течении 5 лет. Рабочий план счетов, другие документы учетной политики, программы машинной обработки данных хранятся организацией 5 лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Общество применяет префиксы для следующих документов, создаваемых в торговых точках г.Владимира и Владимирской области:

• Приходные кассовые ордера
• Расходные кассовые ордера

Финансовый год устанавливается с 1 января по 31 декабря включительно.

Для анализа деятельности ПОВО «Владзернопродукт» используем данные бухгалтерского баланса за 2013 г. (приложение № 1).

   Таблица 2.- Структура бухгалтерского баланса за 2013 г. (тыс. руб.)

Показатели	на 31.12.2012		на 31.12.2013		Отклонение, (+,-)		Темп роста,%
	Сумма	Доля, %	Сумма	Доля %	Сумма	Доля, %
АКТИВ
Внеоборотные активы:	1 109 765	53,73	1 064 242	54,06	-45 523	0,33	95,9
-основные средства	269 140	13,03	224 700	11,41	-44 440	-1,62	83,49
-финансовые вложения	832 946	4,32	832 946	42,31		1,99	100
- прочие	6 596	0,32	7 679	0,39	1 083	0,07	116,42
Оборотные активы:	955 940	46,28	904 529	45,94	-51 411	-0,34	94,6
-запасы	278 419	13,48	227 913	11,58	-50 506	-1,9	81,86
-дебиторская задолженность	671 022	32,48	668 844	33,97	-2 178		99,68
-фин.вложения	4 056	0,20	3 914	0,20	-142	1,49	96,5
-денежные средства	2 454	0,12	3 858	0,20	1 404	0,08	157,21
Баланс	2 065 705	100	1 968 771	100	-96 934		95,31
ПАССИВ
Капитал  и резервы	1 605 318	77,72	1 766 518	89,73	161 200	12,01	110,04
Долгосрочные обязательства	78 634	3,81	56 747	2,88	-21 887	-0,93	72,17
Краткосрочные обязательства:	381 753	18,48	145 506	7,39	-236 247	-11,09	38,12
-займы	312 986	15,15	93 000	4,72	-219 986	-10,43	29,71
-кредиторская задолженность	68 767	3,33	52 506	2,66	-16 261	-0,67	76,35
Баланс	2 065 705	100	1 968 771	100	-96 934		95,31

 

Наибольшую долю в активах предприятия занимают внеоборотные активы (54,06%) и оборотные активы (45,94%). Снижение внеоборотных средств произошло в основном из-за снижения основных средств на 44 440 тыс. рублей. Снижение оборотных активов произошло за счет снижения товарных и материальных запасов предприятия на 50 506 тыс.рублей. У общества снизилась дебиторская задолженность на 2 178 тыс.рублей и увеличились денежные средства на 1 404 тыс.рублей. При этом финансовых вложений было чуть меньше, чем в 2012 году.

Для анализа структуры основных средств, рассмотрим  раздел 2 бухгалтерского баланса «Основные средства».  Значительную часть основных средств  составляют машины и оборудование (59%), здания и сооружения (34,08%).Для такого производства данное распределение основных средств естественно, т.к. при производстве комбикормов,  яйца и мяса  птицы машины и оборудование несут основную  нагрузку в деятельности комбикормового завода и птицефабрик.

Структура основных средств представлена в таблице 3 и диаграмме (см.рисунок 2):

Таблица  3.- Структура основных средств Общества (млн. руб.)

Наименование	На начало 2013г.	Поступило	Выбыло	На конец 2013г.	Уд.вес,%
здания, сооружения, передаточные устройства	190 226	1 009	15 510	175 725	34,08
машины и оборудование	304 759	227		304 986	59
транспортные средства	33 851	203	1 236	32 818	6
производственно-хозяйственный инвентарь	547			547	0,1
другие виды ОС	249			249	0,04
земельные участки	2 345		1 116	1 229	0,26
Всего ОС	531 977	1 439	17 862	515 554	100

Рисунок 2. Структура основных средств на 01.01.2013г. и 31.12.2013г.

В организации также имеется незавершенное строительство и модернизация оборудования,  на сумму 6 596 млн.руб. Это говорит о том, что предприятие находится в стадии развития и расширения производственных мощностей, хотя основное  увеличение стоимости основных средств в результате достройки, дооборудования, реконструкции  наблюдалось в 2012 г. – 72 359 млн. руб., а в 2013 г. увеличение составило всего 1 213 млн. руб.

В 2013 году переданы в аренду основные средства на сумму  8 925 млн.руб., что на 1 239 млн. руб. больше чем в 2012 году.

В залоге у банков, в связи с кредитованием организации,  находятся основные средства на сумму 313 794 млн. руб., что на 125 805 млн. руб. меньше чем в 2012 г.

Пассивы общества представлены собственным капиталом и долгосрочной и краткосрочной задолженностями. Изменение собственного капитала происходит за счет изменения нераспределенной прибыли.

Задолженность по займам снизилась к концу года. В начале года наибольшую долю в кредиторской задолженности занимает задолженность перед поставщиками и подрядчиками, а в конце года - задолженность по налогам и сборам.

Запасы, в том числе яйцо и  сырье (ячмень, кукуруза, пшеница и др. зерновые культуры) были снижены по сравнению с 2012 г. на 50 506 млн. руб.

В 2013 г. произошло снижение дебиторской задолженности на 2 178 млн. руб.

Из этих показателей можно сделать вывод, что оборачиваемость денежных средств происходит с высокой интенсивностью, т.е. нет просроченной дебиторской задолженности, нет неликвидных запасов, лежащих на складах.

Оборачиваемость денежных средств представлена  диаграммой (см.рисунок 3).

Рисунок 3.  Оборотные средства предприятия

Структура денежных средств Общества:

• средства в кассе

Используются для расчетов с подотчетными лицами и работниками предприятия.

• средства на расчетных счетах банков

Открыты  в трех банках г.Владимира: Сбербанк РФ, Инвестторгбанк, Россельхозбанк.

Используются для получения (погашения) кредитов организации, субсидий, расчетов с организациями и работниками и пр. Безналичный расчеты.

• валютные счета в банках

Открыт в  Сбербанке РФ г. Владимира.

Используется  для  расчета с  иностранной фирмой Хай-Лайн (за поступление цыплят).

По данным баланса видно, что остаток денежных средств  предприятия по сравнению с 2012 годом увеличен на 1 404 млн. руб. Это объясняется тем, что в конце 2013 года на счета предприятия поступили денежные средства  от покупателей за ранее отгруженную продукцию (яйцо).

Из разделов IV-V бухгалтерского баланса «Долгосрочные» и «Краткосрочные» обязательства понятно, что  предприятие имеет заемные средства – кредиты.

Долгосрочные кредиты (до 7 лет) предприятие использует на модернизацию и реконструкцию  производственных мощностей.

Краткосрочные  кредиты (до 1 года) – предприятие использует на текущие цели (закупка сырья, ГСМ, ветеринарные препараты и пр.)

Кредиторская задолженность перед поставщиками  по сравнению с 2012 годом снижена на 16 261 млн. руб.

Кредитный портфель в целом снижен за 2013 год на 241 873 млн. руб.

Для анализа  прибыли и убытках  рассмотрим приложение №1 к балансу «Отчет о финансовых результатах». Из него видно, что себестоимость продаж яйца увеличилась на 65 481 млн. руб., т.е. на 10,6%. Это связано с увеличением стоимости сырья (зерновых культур). Валовая прибыль, коммерческие расходы, управленческие расходы снизились. Также снизилась прибыль от продаж. Это связано с удорожанием продукции (из-за удорожания себестоимости)  и  снижением покупательского спроса.

 В  целом же  выручка предприятия  по сравнению с 2012 годом возросла  на 35 785 млн. руб., т.е. на 8,4 %. Чистая прибыль увеличилась на 894 тыс. руб., т.е. на 3%.

Динамика финансовых результатов представлена в диаграмме (см. рисунок 4):

Рисунок 4. Динамика финансовых результатов за 2012-2013г.г.

 

На данный бухгалтерский баланс выдано заключение аудиторской фирмой ООО «АНИТ-Аудиторский услуги, подтверждает достоверность бухгалтерской отчетности, результаты ее финансово-хозяйственной деятельности и движение денежных средств за 2013 год в соответствии российскими правилами составления бухгалтерской отчётности.

 

2.2.Организация  учета расчетов с подотчетными  лицами на предприятии

Для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы в ПОВО «Владзернопродукт» предназначен счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

На выданные под отчет суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

Чаще всего в организациях под отчет наличные деньги выдаются в качестве аванса на командировочные расходы и на хозяйственные нужды (на приобретение канцелярских и хозяйственных товаров, на оплату мелкого ремонта и т. п.). Реже – на представительские цели.

Рассмотрим, как организованы и производятся   эти три вида расчетов в ПОВО «Владзернопродукт».

В организации утверждено  Положение о документообороте по командировочным расходам (приложение № 2), Приказы «Об оплате суточных расходов в зарубежные командировки» (приложение № 3), «Об оплате суточных расходов на территории РФ» (приложение № 4), Приказ  о сроках и правилах составления и представления   отчетности подотчетными лицам (приложение № 5).

Положение о документообороте по командировочным расходам регламентирует выдачу наличных денег под отчет на расходы, утверждение расходов порядок и сроки, утверждение ответственных должностных лиц в процессе исполнения настоящего Положения, а также содержит памятку для сотрудника, уезжающего в командировку.

     Расходы на  командировки включают:

-проезд работника к месту  командировки и обратно к месту  постоянной работы;

-наем жилого  помещения, в том числе расходы  работника на оплату дополнительных  услуг, оказываемых в гостиницах;

-суточные в пределах  сумм, утвержденные приказом  руководителя;

-оформление и выдачу  виз, паспортов, ваучеров, приглашений  и иных аналогичных документов;

-консульские, аэродромные  сборы и сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного  и иного транспорта и иные  аналогичные платежи и сборы;

-расходы на оформление  обязательной медицинской страховки.

Для направления работника в служебную командировку,  издается приказ по организации за подписью руководителя, в котором указывается цель, сроки и место командировки, перечень лиц, направляемых в командировку ф.N Т-9 (приложение № 6). Документом, подтверждающим факт направления работника в командировку, является командировочное удостоверение ф.N Т-10  (приложение № 7). Для каждого работника должно быть сформулировано служебное задание ф.N Т-10а (приложение № 8). По возвращении из командировки работник делает записи о выполнении служебного задания, его непосредственный руководитель делает пометки о полноте и качестве проделанной работы.