Организация бухгалтерского учета на предприятии

При функциональной (комбинированной) организации структуры  бухгалтерии ее специальные структурные  подразделения (по центрам ответственности  и другим организационным структурам) выполняют замкнутый цикл работ. Права главного бухгалтера в этом случае передаются руководителям подразделений  бухгалтерий в пределах установленной  компетентности. Такая структура  аппарата бухгалтерии применяется  в крупных организациях и в  организациях, в которых созданы  центры ответственности на базе организации  внутрихозяйственной кооперации, аренды и т.д.

При использовании  любого типа организации структуры  бухгалтерии только хорошо налаженные взаимоотношения с другими службами и подразделениями организации дают возможность получать необходимую информацию для управления и обеспечения контроля за хозяйственно-финансовой деятельностью организации.

Понятие централизации и децентрализации  бухгалтерского учета.

Существенное  влияние на структуру бухгалтерского аппарата оказывает принятый порядок  распределения учетных работ  между отдельными участками хозяйственной  деятельности. В связи с этим в  современных условиях применяются  две системы организации учета  централизованная и децентрализованная.

Централизация учета предполагает сосредоточение синтетического и аналитического учета, составление баланса и отчетности в главной бухгалтерии. При этом в подразделениях организации (цехах  бригадах, отделениях, участках) осуществляется первичный учет посредством составления  первичных документов по всем хозяйственным  операциям. Данные первичных документов группируются в накопительных и  группировочных ведомостях, а также в производственных отчетах и отчетах о движении материальных ценностей. Далее документы поступают в главную бухгалтерию, где они проверяются, обрабатываются и данные заносятся в регистры синтетического и аналитического учета.

При централизации  бухгалтерского учета обобщение  учетных данных происходит в главной  бухгалтерии, что позволяет рационально  организовать труд работников бухгалтерии, использовать современные средства механизации и автоматизации  учета. Централизация учета применяется  в малых, средних и даже крупных  по размерам организациях.

Децентрализация учета состоит в том, что в  отдельных структурных подразделениях организации не только оформляются  первичные документы, но и ведется  синтетический и аналитический  учет, составляются бухгалтерские балансы  и отчеты.

Подразделения представляют балансы и отчеты в  главную бухгалтерию, где их сверяют  и сводят в целом по организации. Работники главной бухгалтерии осуществляют контроль за работой бухгалтерии подразделений организации.

Основной  недостаток децентрализации учета  состоит в разобщенности работы бухгалтерского аппарата, в затруднении  использования единой учетной политики, а также внедрения автоматизации  учетных процессов, что приводит к удорожанию учетной информации. Однако децентрализация учета в  условиях территориальной разобщенности, разнообразного характера выполняемых  работ, внедрения коллективных форм организации труда и его оплаты (внутрихозяйственной кооперации, аренды и т.д.) и при других определенных моментах является необходимой.

Децентрализации учета присуще преимущество, которое  заключается в том, что бухгалтерский  учет функцию управления выполняет  непосредственно в местах совершения операций (подразделениях). Близость работников учета к объектам управления улучшает информационные, аналитические и  контрольные функции бухгалтерского учета. Появляется возможность проведения анализа и оценки состояния системы  управления эффективностью производства, полученного маржинального дохода и прибыли в каждом подразделении  организации. Необходимость децентрализации  учета, таким образом, диктуется  использованием в бухгалтерском  учете и системе управления концептуальных положений теории «предельной полезности», а также модели управления производственными подразделениям «затраты - выпуск - результат».

В настоящее  время на практике встречается частичная  децентрализация бухгалтерского учета. Она заключается в том, что  в подразделениях организации наряду с документами и сводными производственными  отчетами (ведомостями) составляют бухгалтерские  проводки, т.е. ведется аналитический  учет, производится сводка и группировка  учетных данных, но их обобщение  ограничивается составлением производственных отчетов. Частичная децентрализация  учета, в частности, применяется  в организациях, где подразделения  работают на принципах хозяйственного (коммерческого расчета) и используют современные формы организации производства, труда и его оплаты.

 

 

1.2.Формы бухгалтерского учета

 

Форма бухгалтерского учета определяется следующими признаками: количество, структура и внешний  вид учетных регистров, последовательность связи между документами и  регистрами, а также между самими регистрами и способом записи в них, т.е. использование тех или иных технических средств. Следовательно, под формой бухгалтерского учета  следует понимать совокупность различных  учетных регистров с установленным  порядком и способом записи в них.

Основные  элементы, определяющие ту или иную форму учета:

1) количество  и построение используемых учетных  регистров; 

2) способы  производства записей в учетные  регистры;

3) взаимосвязь  между регистрами при производстве  и сверке учетных записей в  них. 

В настоящее  время применяются следующие  формы бухгалтерского учета: мемориально-ордерная форма, форма «Журнал-Главная», журнально-ордерная форма, автоматизированная форма учета.

Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета применяется  при основных видах учетных регистров: журналы-ордера, ведомости (карточки) и  Главная книга.

Хозяйственные операции записываются в журналах-ордерах  и различного рода ведомостях, построенных  по шахматному принципу. Шахматное  построение регистров позволяет  записывать операции по дебету и кредиту  счетов за один рабочий прием с  одновременным отражением в них  последовательности совершения операций или же записи их в учетные регистры.

Первоисточниками  для отражения операций в учетных  регистрах являются документы. При  этом на основе разовых первичных  документов, отражающих единичные хозяйственные  операции, осуществляются записи непосредственно  в журналы-ордера. Аналитический  учет в таких случаях ведется  либо в этих же журналах-ордерах (путем  совмещения с синтетическим), либо в отдельных учетных регистрах.

Хозяйственные операции записывают в журналы-ордера по мере их совершения и оформления документами. Поэтому синтетическая  запись в журналах является одновременно и хронологической записью. Необходимость  ведения специальных хронологических  регистров при данной форме учета  отсутствует. Не составляют и мемориальные ордера, поскольку все показатели записывают в журналах в разрезе  корреспондирующих счетов. Проверенные  месячные итоги журналов-ордеров  записывают в Главную книгу.

Мемориально-ордерная форма учета. На основании ее данные первичных или накопительных  документов составляют мемориальные ордера, которые записывают в регистрационный  журнал, а затем в Главную книгу (регистр синтетического учета). Аналитический  учет ведут в карточках, записи в  которых делают на основании первичных  или сводных документов. По данным синтетических и аналитических  счетов по окончании месяца составляют оборотные ведомости, которые сверяют  между собой.

Мемориальный  ордер может составляться как  на основании одного документа, так  и на основании целой группы документов. Большое распространение получило составление мемориальных ордеров  по итогам однородных документов за месяц, обобщенных в накопительных и  группировочных ведомостях.

Мемориальный  ордер - это документ бухгалтерского оформления, содержащий указание записать хозяйственную операцию на соответствующих  счетах бухгалтерского учета. После  составления мемориальных ордеров и их регистрации регистрационном журнале на их основании осуществляются запись в синтетические счета.

Если  синтетические счета ведутся  в течение всего года на одни и  тех же листах, то они обычно объединяются в книгу, именуемую так же, как  и при журнально-ордерной форме, - Главной книгой.

Если  в синтетические счета записываются из мемориальных ордеров лишь обороты  за данный месяц, итоги которых затем  переносятся в оборотную ведомость  по синтетическим счетам, то учетный  регистр, в котором объединяются синтетические счета, называется шахматной  контрольной ведомостью.

При обоих  вариантах по данным записей в  синтетические счета составляется оборотная ведомость по синтетическим  счетам, а на основе последней - отчетный баланс.

Аналитический учет при мемориально-ордерной форме  ведется параллельно синтетическому и независимо от последнего на основе документов, прилагаемых к мемориальным ордерам. Для аналитического учета используются и карточки, и книги, и свободные листы, и раскладка первичных документов.

Мемориально-ордерная форма бухгалтерского учета отличается строгой последовательностью учетного процесса, простотой и доступностью учетной техники, широким использованием стандартных форм аналитических  регистров, счетно-клавилных машин, копировального способа регистрации. Кроме того, эта форма учета позволяет разделять учетную работу между квалифицированными и менее квалифицированным работниками.

Недостатками  мемориально-ордерной формы учета  являются:

* трудоемкость  учета, вызываемая прежде всею  многократным дублированием одних  и тех же записей; 

* отрыв  аналитического учета от синтетического, громоздкость аналитического учета,  нередкое отставание его от  синтетического учета; 

* формы  регистров аналитического учета  зачастую не содержат показателей,  необходимых для контроля, анализа  хозяйственной деятельности и  составления отчетности.

В связи  с этим для составления отчетности приходится производить выборку  и группировку данных текущего учета. В настоящее время мемориально-ордерную форму учета применяют сравнительно небольшие предприятия и организации.

Форма учета  Журнал-Главная применяется наряду с мемориально-ордерной формой бухгалтерского учета. Сама форма этой книги показывает, что, несмотря на простоту и наглядность, Журнал-Главная неприменима в  предприятиях, где используется более 20-25 синтетических счетов, так как  на развороте листа Журнала-Главная технически трудно разместить большое количество колонок для дебета и кредита синтетических счетов. Отличает также при этой форме необходимость составления оборотной ведомости по синтетическим счетам по окончании месяца, так как месячный подсчет Журнала-Главной и является такой оборотной ведомостью.  
В остальном форма Журнал-Главная ничем не отличается от мемориально-ордерной формы. Поэтому было бы правильнее считать ее не самостоятельной формой бухгалтерского учета, а вариантом мемориально-ордерной формы.

В настоящее  время предприятия интенсивно оснащаются компьютерами. Они позволяют накапливать  данные непосредственно в традиционных учетных регистрах (карточках, свободных  листах и др.) и на машинных носителях  информации. Компьютеры относительно просты в эксплуатации, что позволяет  создавать автоматизированные рабочие  места (АРМ) бухгалтера.

Автоматизированная  форма учета обеспечивает; механизацию  автоматизацию учетного процесса; высокую  точность учетных данных; оперативность  данных учета; освобождение работников бухгалтерии от выполнения простых технических функций и предоставление большей возможности заниматься контролем и анализом хозяйственной деятельности.

 

 

1 .3. Правовое и методическое  обеспечение бухгалтерского учета  на предприятии

 

Ответственность за организацию бухгалтерского учета, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несет руководитель организации, который обязан создать  необходимые условия для правильного  ведения бухгалтерского учета, обеспечить выполнение всеми подразделениями  и службами, работниками организации  требований главного бухгалтера в части  порядка оформления и представления  для учета документов и сведений.

Общее правовое и методологическое руководство  бухгалтерским учетом в России осуществляется Правительством РФ и Министерством  финансов Российской Федерации. Во исполнение Программы реформирования бухгалтерского учета в соответствии с международными стандартами финансовой отчетности, утвержденной постановлением Правительства РФ от 6 марта 1998 г. № 283, и распоряжения Правительства РФ от 21 марта 1998 г.. №382-Р, в России ведется постоянная работа по совершенствованию системы правового и методического регулирования бухгалтерского учета, базирующаяся на ведении четырехуровневой системы нормативных документов.

Первый  уровень - законы, указы Президента Российской Федерации, постановления  Правительства Российской Федерации, устанавливающие единые правовые и  методологические нормы организации  и ведения бухгалтерского учета  в России. Нормы, содержащиеся в других федеральных законах и затрагивающие  вопросы бухгалтерского учета и  бухгалтерской отчетности, должны соответствовать Федеральному закону «0 бухгалтерском учете».

Второй  уровень - Положения по бухгалтерскому учету, утверждаемые федеральными органами исполнительной власти, определяемые Правительством России. В настоящее  время издано 14 Положений (стандартов) по бухгалтерскому учету.

Третий  уровень - методические указания, инструкции, рекомендации и иные аналогичные  им документы; подготавливаются и утверждаются федеральными органами, министерствами и иными органами исполнительной власти, профессиональным объединением бухгалтеров на основе и в развитие документов первого и второго  уровней. Сюда относятся Планы счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной  деятельности организаций и инструкции по их применению.