Оптимизация деятельности бухгалтерской службы

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Российский экономический университет имени Г.В. Плеханова»

 

 

ПРЕЗЕНТАЦИЯ

по дисциплине «Бухгалтерское дело»

 

 

 

На тему:

«Оптимизация деятельности бухгалтерской службы»

 

 

 

 

 

Выполнила:

Студентка группы 34-02

очной формы обучения

Факультета бизнеса

Садекова Д.Г.

                                                            

                                                            

Москва

2014 г.

Большинство руководителей и владельцев бизнеса недолюбливают бухгалтерию, справедливо полагая, что благодаря этому подразделению происходит удорожание конечного продукта. Действительно, бухгалтерская служба выполняет вспомогательные для бизнеса функции и в этом смысле является обслуживающим звеном. Поэтому,  необходимо организовать работу бухгалтерии таким образом, чтобы обеспечить оптимальное количество сотрудников бухгалтерского персонала и эффективность работы бухгалтерской службы.

Есть несколько первостепенных моментов, на которые следует обратить внимание, чтобы повысить эффективность работы бухгалтерской службы предприятия:

• правильная организация системы документооборота компании,

• оптимизация бизнес-процессов,

• IT-оптимизация, автоматизация учетных процессов,

• мотивация персонала бухгалтерской службы.

 

Правильная организация системы документооборота компании позволяет:

• избежать дублирование функций и дублирование документов,

• сократить время, необходимое для подготовки, проверки и отражение в учете первичных учетных документов.

Для выполнения этой задачи необходимо разбить весь процесс документооборота на самостоятельные завершенные по смыслу микро-участки. После этого станет понятно, какие из документов и на каком этапе могут быть созданы, а затем переданы для дальнейшего использования другими подразделениями.

В результате, бухгалтерская служба в установленные сроки получит учетные документы, оформленные по всем правилам, содержащие обязательные реквизиты и подписи ответственных лиц.

Утвержденный график документооборота и утвержденные сроки представления первичных учетных документов должны неукоснительно соблюдаться всеми службами. Это позволит сократить время проверки и обработки первичных учетных документов.

В целях оптимизации бизнес-процессов целесообразно:

• выделить в отдельную службу специалистов так называемой “первой линейки”,

• освободить бухгалтерию от необходимости выполнять несвойственные функции.

Повысить эффективность работы бухгалтерской службы предприятия можно, выделив отдельного специалиста или нескольких специалистов, имеющих экономическое образование и навыки работы с документацией,  для выполнения функции так называемой “первой линейки”. Таким специалистам можно поручить, например:

• подготовку счетов на оплату  и закрывающих документов для клиентов,

• выписку доверенностей,

• систематизацию уставных документов, поступивших от клиентов (в рамках подтверждения благонадежности компаний),

• распечатку счетов-фактур,

• выгрузку информации из одной информационной базы в другую,

• подготовку актов сверок с клиентами,

• работу с дебиторами.

Список можно продолжить в зависимости от специфики компании. Важно, что эти специалисты будут подготавливать и проверять первичку. В то время, как основные бухгалтера на основании уже проверенных документов будут составлять бухгалтерские проводки.

Другим важным моментов служит освобождение бухгалтерии от выполнения несвойственных функций. Иногда так происходит, что именно бухгалтеру приходиться связываться к контрагентами по поводу недостающих первичных документов, или отсутствия подписей на документах.

Некоторые руководители поручают бухгалтерам заказ воды в офис, заказ рекламной продукции, поиск поставщиков товаров или услуг и другие аналогичные вещи. Иногда, менеджеры, отвечая на звонок клиента и услышав слово “первичные документы” или “оплата”, не желая разбираться, просто переводят звонок в бухгалтерию.

Между тем, бухгалтерия должна обрабатывать готовые документы. А отрабатывать клиента должны менеджеры от начала до конца, от момента первичного знакомства до заключения сделки и подготовки комплекта документов по сделке.

Для того, чтобы бухгалтера тратили меньше времени на обработку первичных учетных документов и больше бы занимались анализом бухгалтерских данных и показателей отчетности, необходима автоматизация учетного процесса.

Любая автоматизация учетных процессов повышает эффективность работы бухгалтерской службы предприятия. Использование современных программ и отраслевых решений, сканирующих и других распознающих устройств, делают возможным обработать большой массив входящей информации, избежать 
тех ошибок, которые неизбежны, если обрабатывать данные вручную.

Исключение “человеческого фактора” на этапе ввода информации — необходимое условие для последующей корректной обработки данных. Особенно это актуально при наличии большого количества номенклатурных позиций. Автоматизация учетного процесса приводит к сокращению числа бухгалтерского персонала, необходимого компании.

Эффективность работы бухгалтерской службы предприятия зависит и от того, насколько замотивированы работники бухгалтерии.

Объем работы, которую выполняет бухгалтерская служба, не всегда одинаков. 
В отчетные периоды нагрузка на специалистов бухгалтерской службы повышается. Кроме исполнения текущих каждодневных задач, необходимо подготовить большое количество налоговых деклараций и отчетов.

Мотивация:

• Оптимизировать структуру бухгалтерской службы и наилучшим образом распределить обязанности ее сотрудников

• Выработать критерии аттестации сотрудников бухгалтерской службы

• Учесть личные психологические качества и интересы сотрудников, чтобы определить наиболее работающие мотивационные методы для каждого из них

• Скомпоновать из известных мотивационных схем ту, что станет максимально эффективной для Вашей бухгалтерской службы и Вашего предприятия

• Создать те условия, при которых эта схема действительно станет работать на результат

• Предусмотреть риски антимотивации

Такая же ситуация складывается, если налоговая инспекция или Пенсионный фонд проводят проверку. Дополнительный объем работы приходится выполнять бухгалтерской службе в случаях камеральных проверок по НДС в связи с предъявленным налоговым вычетом. Так как, в установленные законодательством сроки необходимо скопировать, пронумеровать, сброшюровать большой объем документов, составить пояснительные записки и разъяснения. Для того, чтобы в таких случаях не пострадал текущий учетный процесс, бухгалтера вынуждены выходить на работу в выходные дни или задерживаться после работы.

Эти факторы и особенности бухгалтерского труда необходимо учитывать, разрабатывая Положение об оплате труда и Положение о премировании сотрудников бухгалтерской службы.

Есть еще один вариант, как можно повысить эффективность работы бухгалтерской службы предприятия. Можно передать ведение бухгалтерского учета и составление отчетности в специализированное бухгалтерское агентство на аутсорсинг.