Кәсіпорынды басқарудағы бухгалтерлік есептің ақпараттық жүйесін тұрғызу

 

 

 

 

 

Концептуалдық схема

 

Кәсіпорынның концептуалды сызбасы жабдықтаушы және атқарушы бөлімдерден тұрады.

Жабдықтаушы бөлім өңдеу деңгейі және ақпарттық қозғалысы бойынша графикалық түрдегі ақпараттық және технологиялық байланыстарды көрсетеді.

Атқарушы бөлім мәліметттер базасынан немесе басқа көздерден алынатын өңделуін және шығысында қандай құжаттар алынатынын көрсетеді.

Берілген есептің сыныпталу жүйесі иерархиялы болып келеді. Кодтау жүйесі сериялық-тізімдік. Бұзылу мен рұқсатсыз енуден программалық және ақпараттық құралдарды қорғау міндеті қойылады.

Ақпаратты қорғау мәліметтер жүйесінде сақталынатын, орындалатын программаны басқаруға мүмкіндік беретін әдістер жиынтығы. 
Концептуалды схема

                                

 

III-ТАРАУ

3. Программалық қамтамасыз ету

 

Программалық қамтамасыз ету – ақпараттық жүйенің жұмыс істеуін қамтамасыз етіп тұратын программалық өнімдерді айтамыз. Ал біздің дайындаған жұмысымызға негізгі керекті программа Unity ERP (Enterprise Resource Manager) – программасы және өзіміз дайындаған Қазақстанның стандарттарына сай есеп берулерді дайындауға арналған HEBS REPORT – программасы болып табылады.

Unity  программасы

Unity ERP программасы Logo Business Solution компаниясының  өнімі болып табылады. Logo Business Solution Евразиядағы ең үлкен, тәуелсіз  топтарының бірі. LBS-ң 18 жыл тәжірибесі  нәтижесінде оның қазіргі кезде  клиенттерінің саны 120000-ге жетті. Ол Microsoft, Oracle, Lotus, IMB, Compaq, HP, Ernest&Young сияқты атақты компаниялармен қызметтеседі.

Әлемдегі ERP жүйелерінің белгілі ұсынушыларын озу мақсатында  LBS осы технология стратегиясын ашық платформа түрінде, тиімді ерекшеліктермен, төмен шығындармен, басқа кең тараған платформаларда жұмыс істеу қабілетімен  ұсынады. Өз кезегінде бұл жүйелер қолденуда өте оңай, ашық архитектуралы, жоғары сапалы және клиенттің барлық қажеттіліктеріне жауап береді. Unity программасының жалпы түрін суреттен көруге болады.

Unity - бұл кәсіпорын үшін  өте жақсы шешім. Бұл программа  компаниялардың нарықта жоғары  көрсеткіштерге жетуіне көмек  тесуі үшін құрылған болатын. Бұл жүйе өзіне материалдарды  басқару, сатуды басқару, сатып алуды  басқару, қаржыны басқару, бас кітап, өндірісті басқару сияқты ERP -ң стандартты модульдерін енгізеді.

Unity -  қазіргі уақыттағы нарықтық  жағдайға жауап беретін көп  тілді және көп валюталы жүйемен  қамсыздандырылған және оны клиенттың  талаптарына сәйкес бейімдеу  өте оңай болып келеді. Unity - ді  Windows, UNIX сияқты түрлі операциялық жүелер қолдайды. Unity - өзіне мынадай стандартты модульдерді енгізеді.

1. Тауарлы Материалды Запастар  модулі.

Бұл модульде складтық есептеулерді бақылап отыратын, материалдардың кірісін, шығысын бақылайтын, материалдардың, тауарлардың өзіндік құнын анықтайтын көптеген қуатты құралдар бар.

 

 

2. Қаржы модулі

Бұл модуль банктік төлем тапсырмаларды, чектерді, қарыздық міндеттемелерді, қолма-қол ақшаны басқаруға мүмкіндік береді. Бұл модульдердің қарыздардың уақыты туралы есеп берулері қаржылық шығындардың алдын алуға мүмкіндік береді. Осы ақшы құралдарының ағымы туралы есеп берулерге қарап басарушылар қаржылық жоспарлар құрады. Сонымен қатар қолданушы қалауымен жеткізушілермен есеп айырусыдың кезектілігін белгілеуге болады. Енгізілген ақпаратқа сәйкес жүйе келесі төлемді күні мен сомасы бойынша бақылап отырады.

3. Сатып алу модулі

Бұл модуль компанияларға сатып алу жөнінде шешім қабылдауға көмек теседі және түрлі жеткізушілердің төлем шарттары мен бағаларын бақылап отыруға мүмкіндік береді. Тапсырма бару жағдайында ақпарат тек бір-ақ рет енгізіліп ол әрі қарай ол накладнаяға, счет-фактураға, бас кітапқа колданушының бұйрығы арқылы автоматты түрде өзі толтырылады. Бұл модуль компанияларға жеткізушілермен қаым-қатынасты және сатып алу шығындарын бақылауға көмек теседі.

4. Сату модулі

Сату модулі тапсырмадан бастап есеп айырысуға дейінгі бүкіл циклді қамтиды. Ақпарат бұл жерде де бір ақ рет енгізіледі. Жүйе тауарлы-материалды запастар, жеткізулер, клиенттерлен ақша түсулерді бақылап отырады.  Бұл модуль жеңілдіктердің бағаларын, уақытын, шарттарын  белгілеуге мүмкіндік береді және жүйе документтерді толтырғанды осы операцияларды автоматты түрде орындайды.

5. Негізгі құралдар модулі

Бұл модуль негізгі құралды сатып алудан бастап оны орнатылуына дейінгі барлық қозғалысын бақылап отырады. Программада амортизацияның түрлі әдістері ескерілген.

6. Бас кітап модулі

Бас кітап модулі қаржылық операциялардың және бухгалтерлік есепті бақылаудың икемді және қуатты жүйесі. Қаржы және бухгалтерлік есеп бойынша есеп берулер көпвалюталы болуы жүйенің  компаниялардың талаптарына сай болуына алып келеді. 

7. Өндіріс модульдері. Өндіріс  процессін автоматтандыруын қамтамасыз  ететін қуатты құралдарды енгізеді.

Сонымен қатар программаны қолдану тиімділігін көтеру үшін Навигатор қолданылады. Навигатор дегеніміз есеп берулерді қалыптастыруға арналған қуатты құрал болып табылады. Басқарушылар көпбағытты талдауы үшін, жұмыстың негізгі көрсеткіштер талдауын жүргізу үшін навигаторды қолданса болады. Unity операциялық мәліметтердің сақталатын жері болып табылса, навигатор осы мәліметтерді тиімді қолдануға мүмкіндік беретін құрал болып табылады. Көп мәліметтердің арасында ақпаратты іздеп отырудың орнына басқарушылар навигатор арқылы кез-келген деңгейдегі кез-келген ақпаратты Excel – программасында отырып оңай ала алады.

LBS настройкаларының ерекшеліктері  жүйені компания талаптарына  сәйкестендіруге мүмкіндік береді. Клиенттің мүмкіндігінде:

• қолданушының тапсырысы бойынша программа көрінімін өзгерту

Unity-мен жұмыс істеу кезінде оның көрінімін өзгертуге мүмкіншілік бар. Клиенттің тапсырысы бойынша қосымша терезелер мен менюлерді қосуға болады. Сонымен қатар есеп берулерді клиенттің қалаған кез-келген түрге келтіруге болады.

• мәліметтер базасын нығайту

Мәліметтер базасы жаңа жолдар мен жаңа индекстерді қосу арқылы нығайтыла алады және олар есеп берулерді қалыптастырған кезде пайдаланыла алады.

• жаңа функцияларды қосу

MS Visual Basic арқылы программаның  функцияналдығы оңай және тез  нығайтала алады. Unity сонымен қатар  IPI’s-ны қамсыздандырады, OLE мен SQL -ді қолдайды және бұл сіздің уақытыңызді үнемдейді.

• жаңа және ағымды жұмыстарды құру

Unity серверде инструменталды  құралдар мен қызметтер ұсынады  және бұл 3-деңгейлі архитектуралы  жүйеге өту мүмкіндігін береді. Сонымен қатар ол белгілі оқиғалардын алдын алып, жоспарлап отырады.

 

HEBS Reports – прграммасы.

 

HEBS Reports - Қазақстанда керекті есеп  берулерді дайындап шығаруға  арналған Unity-ге қосымша программа  болып табылады. Бұл программа H&EBS компаниясында Delphi тілінде SQL-Server мәліметтер базасын басқару жүйесімен әрекеттесуімен дайындалған және мен де бұған көп атсалыстым. Бұл программа қолдануда өте оңай, керек болса басқа да есеп берулермен толықтырыла алады және көрінімі өзгертіле алады. HEBS Reports-ң жалпы көрінімі мынадай:

 

HEBS Reports-та мынадай модульдер  бар

• материалдарды басқару
• сатып алу
• сату
• қаржы
• жалпы бухгалтерия
• бақылау
• сервис

 

Осы модульдердін әрқайсысында сәйкесінше есеп берулер дайындалады. Жұмыс барысында мен қаржы модуліне қосқан есеп берулерім:

• бухгалтерлік баланс
• табыстар мен шығындар туралы есеп беру
• ақша ағымы туралы есеп беру
• кәсіпорынның жалпы жағдайын бейнелейтін қаржылық коэффициенттері

 

SQL-Server.

 Қазіргі кезде клиент/сервер  архитектурасындағы компьютерлік  жүйеге деген сұраныс тез өсуде. Мұндай жүйелер серверде тұрған ресурстар мен ақпаратты желідегі басқа компьютерлерге бере алады. Мұндай әдістің кең жайылуы жүйенің сенімділігін қамтамасыз етеді, сонымен қатар мұндай жүйенің құру мен қолдау шығындарының азаюына жәрдемдеседі. Осындай әдістің кең колданылуы болып клиент/сервер архитектурасындағы мәліметтер базасынбасқару жүйесі болып табылады.

Мәліметтердің реляциялық моделін қолдайтын SQL-Server –дің негізгі міндеттері болып көп қолданушының мәліметтеріне бірмезеттегі қолжетімін ұйымдастыру мен мәліметтер базасында сақталатын ақпараттың манипуляциясы.

Клиент/сервер архитектурасында ұйымдастырылған жүйелерде мәліметтерге топтық қолжетім қолданады. Мұнда әр компьютер мәліметтерді сақтаумен, өңдеумен және қолжетіммен байланысты операцияларды жүзеге асырады. Бұл жерде атқарылатын міндеттер сервер мен жұмыс станциялардың аппараттық мүмкіндіктерінің айырмашылығын есепке ала отырып олардың арасында үлестіріледі. Осылайша сервердің қуаттылығы мәліметтердің жіберуінің жоғары жылдамдығын,  үлкен көлемді ақпаратты сақтау қабілеттігінде көрініс табады.

SQL-Server-ң негізгі ерекшеліктері: қолдйтын мәліметтер базасының  саны – 32767, мәліметтер базасының  максималды көлемі – 1048516 терабайт, бір мәліметтер базасындағы кестенің  максималды саны 2 миллиалд, бір кестедегі мақсималды тік жолдардың саны 1024, жатық жолдарының саны – шексіз болып табылад.

SQL-Server-ң жұмысын басқаруға байланысты  негізгі операциялар жүйе құрамына  кіретін утилиталар көмегімен  жүзеге асады. Олардың араларындағы  негізгілері:

1. SQL Server Books Online – SQL-сервердің ақпараттық анықтамалығына қолжетімді ұсынады;
2. SQL Server Query Analyzer – Transact-SQL –запростар тілінің командаларын жүзеге асыруға мүмкіндік береді;
3. ISQL - SQL Server Query Analyzer сияқты бірақ DOS ортамында жұмыс істейді;
4. SQL Server Service Manager – SQL-сервердің жұмысын бастау, тоқтату, уақытша тоқтатуға байланысты жұмыстарды жүзеге асырады.
5. SQL Server Enterprise Manager- қолдынушыға SQL-серверді, барлық объекттерге қолжеткізімді, сонымен қатар түрлі утелиталардың жұмысын бастауға мүмкіндік береді.

Қарастырылып өткен Unity және HEBS Reports программалары SQL-Server негізінде жұмыс істейді, яғни Unity-де енгізілген және өңделген мәліметтер Unity-ң ішінде емес SQL-Server-ң ішінде сақталып отырады, ал SQL-Server өз кезегінде мәліметтердің сақталуын, қауіпсіздігін, мәліметтерге қолжеткізілімдерін жоғары дәрежеде қамтамасыз етеді.

 

 

3.1. Құқыұтық қамтамасыз ету

 

H&EBS компаниясы 01.04.2002ж Алматы  қаласының Әділет басқармасында  заңды тұлға ретінде тіркелді  және ол компанияға қызметті  құрылтай құжаттарға сәйкес Қазақстан Республикасы заңдары шеңберінде жүзеге асыру құқығын береді.

H&EBS компаниясы кәсіпкерлік қызмет  жүргізу арқылы табыс келтіру  мақсатында шағын кәсіпкерліктің  субъектісі ретінде Жауапкершілігі  Шектеулі Серіктестік формасында құрылған.

H&EBS компаниясы 1994ж 27-желтоқсанның  Қазақстан Республикасы Азаматтық  кодексімен, 1995 ж. 17-сәуірінде Қазақстан  Республикасы Президентінің Жарлығымен  күшіне енген ”Заңды тұлғаларды  тіркеу жөніндегі”, 1997 ж. 19-мауысымның “Шағын кәсіпкерлікке мемлекеттік қолдау көрсету жөніндегі”, Қазақстан Республикасының 1998 ж. 22-сәуіріндегі “Жауапкершілігі шектеулі, қосымша жауапкершілікті серіктестіктер жөніндегі” Қазақстан Республикасының заңдарымен бекітілген шаруашылық іс-әрекеттің шарттарын сақтай отырып қызмет етеді.

Сонмен қатар H&EBS компаниясының Unity және SQL-Server программаларын пайдалану лицензиялары бар.

 

 

 

3.2. Ақпараттық қамтамасыз ету

Кәсіпорынды басқарудың тиімділігі көбіне қолданылатын ақпараттық база арқылы анықталып соған тәуелді болып табылады. Өз кезегінде кәсіпорынды басқарудың ақпараттық базасының құрылуы стратегиялық шешімдерді қабылдауға сонымен қатар кәсіпорынды ағымды басқаруға арналған сәйкесінше ақпарат көрсеткіштерін таңдап алу болып табылады. /31, 49-бет/

Белгілі бір кәсіпорынды басқарудың ақпараттық база жүйесін құру кәсіпорынның салалық ерекшеліктерімен, құқытық-ұйымдастырушылық формасымен, шаруашылық қызметтің диверсификациясының көлемі мен дәрежесіне және тағы басқа жағдайлармен байланысты. Сондықтан кәсіпорынды басқаруда қолданылатын ақпараттық базаға енгізілетін көрсеткіштерді ақпарат көздері бойнша жіктеуге болады. Олар:

5. Мемлекеттің жалпы экономикалық дамуын ерекшелейтін көрсеткіштер.

Бұл топтың ақпараттық көрсеткіштері стратегиялық шешімдерді қабылдау кезінде кәсіпорынның сыртқы орта жағдайын болжамдау үшін қолданылады. Бұл топқа келесі көрсеткіштер енеді:

1. мемлекеттік бюджет кірісі
2. мемлекеттік бюджет шығысы
3. бюджеттік дефицит көлемі
4. ақша эмиссиясының көлемі
5. халықтың ақша табысы
6. халықтың банкке салымдары
7. инфляция деңгейі
8. Ұлттық Банктің пайыздық қойылымы

6. Кәсіпорынның саласына байланысты көрсеткіштер

Бұл топтың көрсеткіштер жүйесі кәсіпорыннның оперативті шешімдер қабылдауына жәрдемдеседі. Бұл топқа келесі көрсеткіштер енеді:

1. өнімнің баға индексі
2. негізгі қызметтен түскен пайда бойынша салық ставкасы
3. активтердың жалпы құны, соның ішінде айналым активтері
4. қолданылып жатқан капиталдың жалпы құны, соның ішінде өзіндік капитал
5. өндірілген және сатылған өнімнің көлемі