Формы и классификация учетных документов

Пример: приёмные акты, акты на приём-передачу основных средств, квитанции о приёмке  ценностей, отчёты материально-ответственных  лиц.

3. Бухгалтерского оформления - документы,  которые служат для бухгалтерского оформления записей с целью дальнейшего использования их в

                                                                                                                               

                                                                                                                                                      10

учётном процессе.

Пример: группировочные ведомости, бухгалтерские справки  о допущенных ошибках.

4. Комбинированные - документы,  которые сочетают признаки всех  выше перечисленных групп. Они служат одновременно и распоряжением о выполнении операций, оправданием её выполнения, фиксируют совершённую операцию и в то же время содержат указание о порядке отражения на счетах.

Пример: Авансовый отчёт, расчётно-платёжная ведомость на оплату труда. ⁵

 По содержанию хозяйственных  операций:

1. Материальные - документы, служащие  для оформления операций по  движению товарно-материальных ценностей 

Пример: приходный ордер ⁶

2. Денежные - документы, предназначенные  для оформления операций с наличными и безналичными денежными средствами предприятия

Пример: платёжное поручение 

3. Расчётные - используются для  оформления расчётных взаимоотношений  предприятия со своими контрагентами  по возникшим обязательствам.

 Пример: счёт-фактура ⁷

 По порядку составления:

1. Первичные - хозяйственная операция  отражается впервые. Пример: накладная,  приходный ордер. 

2. Сводные - документы, которые  составляются на основе первичных  документов. В них отражают данные  нескольких первичных документов. Пример: авансовый отчёт, ведомость распределения общехозяйственных расходов.

 По способу отражения операций:

1. Разовые - документы, которые  отражают одну или несколько  однородных

                                                                                                                                11 

операций. После составления сразу  передаются в бухгалтерию и используются

для бухгалтерских записей.

Пример: приходные (расходные) кассовые ордера, наряды.

2. Накопительные - документы, используемые  в определённый период времени и постепенно в них отражают однородные повторяющиеся операции

Пример: табель рабочего времени 

 По месту составления: 

1. Внешние - документы, составляющиеся  в других организациях и поступающие  со стороны. 

Пример: счёт-фактура

2. Внутренние - документы  составляются самой организацией  для оформления внутренних, хозяйственных  операций.

Пример: акт приёма-передачи, расходно-приходный кассовый ордер.

Документы, которыми оформляются  хозяйственные операции с денежными  средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного  им на то лица денежные и расчетные  документы, финансовые и кредитные  обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению (за исключением документов, подписываемых руководителем федерального органа исполнительной власти, особенности, оформления которых определяются отдельными указаниями Министерства финансов Российской Федерации). Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту. ⁸

 

 

 

 

                                                                                                                                12

 

2.2. Проверка  первичных  документов

 

2.2.1.Правила проверки  первичных документов

 

Первичные документы, поступающие  в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке, которая осуществляется по форме (полнота и правильность оформления документов, заполнения реквизитов) и по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей).

Запрещается принимать к исполнению и оформлению первичные документы по операциям, которые противоречат законодательству и установленному порядку приемки, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей - такие документы должны быть переданы главному бухгалтеру предприятия для принятия решения по ним.

В первичных документах в обязательном порядке должны присутствовать наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, их личные подписи и  расшифровка подписей.

 Проверка проводится по трём направлениям:

•    по форме (полнота  и правильность оформления документа, заполнение реквизитов);

•    арифметически (подсчет  сумм);

•    по содержанию (законность документальных операций). ⁹

При проверке по форме  необходимо проконтролировать заполнение обязательных реквизитов документа - оформленный ненадлежащим образом документ налоговая инспекция может признать недействительным. Все предусмотренные формой документа реквизиты должны быть заполнены с учетом требований по их заполнению, содержать необходимые подписи лиц, ответственных за составление документа, и их расшифровки, а также печать   

                                                                                                                              

                                                                                                                               13

организации, если это  предусмотрено бланком формы  и действующим законодательством. При этом необходимо учитывать, что  в целях налогообложения первичными документами являются не только накладные, счета-фактуры, платежные поручения, но и договоры, акты сдачи-приемки,

гарантийные письма и  пр.

Приемка и проверка отдельных  первичных документов, используемых в бухгалтерском учете, могут  быть поручены вычислительной установке. Для этого в составе вычислительной установки приказом руководителя предприятия, учреждения выделяются работники, которые осуществляют приемку и проверку первичных документов, используемых в бухгалтерском учете, под контролем главного бухгалтера.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                                         

                                                                                                                         14

2.2.2. Исправление  ошибок в первичных документах

Ошибки, выявленные в  результате проверки, можно разделить  на несколько групп:

• по причинам возникновения  — небрежность, бухгалтерская неграмотность, переутомление, неисправность вычислительной техники и т.п.;

•    по месту  возникновения — в тексте или  цифрах первичных документов, при  разноске в регистры;

•   по значению — локальные ошибки (например, в дате) и транзитные (вызывающие автоматические ошибки в нескольких местах).

Внесение исправлений  в кассовые (приходные и расходные кассовые ордера) и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

Ошибки в первичных  документах, созданных вручную (за исключением  кассовых и банковских), исправляются следующим образом:

•   зачеркивается  одной тонкой чертой неправильный текст  или сумма так, чтобы можно было прочитать исправленное;

•    надписывается  над зачеркнутым исправленный текст  или сумма;

•  на полях соответствующей  строки делается оговорка "Исправлено" за подписью лиц, подписавших ранее  документ, либо подтверждается подписью лица, производившего исправление, а также проставляется дата исправления.

В тексте и цифровых данных первичных документов и учетных  регистров подчистки и неоговоренные  исправления не допускаются.

•  если документ составлен  в нескольких экземплярах, то исправление делается на каждом экземпляре в отдельности.

Типичные ошибки при  работе с первичными документами:

•   использование  форм первичных документов, созданных  на предприятии,

                                                                                                                        15

 но не утвержденных  в приказе по учетной политике;

• отсутствие в документах не являющихся унифицированными или  специализированными обязательных реквизитов;

•    не заполнение обязательных реквизитов первичных  документов;

•     наличие  подчисток и помарок в документах;

•    нарушение  правила исправления ошибок в  документах;

•    исправления  в кассовых документах;

•    записи простым  карандашом;

•    отсутствие прочерков в свободных строках;

•    отсутствие штампа или записи "Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года) в документах, прилагаемых к приходным и расходным кассовым ордерам;

•    арифметические ошибки при таксировке документов.¹⁰

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                                                        16

2.3. Обработка  документов

Способ регистрации  учетной информации, т.е. сведений из первичных документов, понимается под  термином техника бухгалтерского учета.

Для систематизации и  накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных учетных документах, составляются сводные учетные документы - учетные регистры, которые, в зависимости от степени автоматизации, могут составляться на бумажных и машинных носителях информации (в электронном виде). Учетные регистры применяются для отражения информации на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.

По внешнему виду учетные  регистры подразделяются на:11

•    книги;

•    карточки;

•    свободные  листы;

• машинограммы (полученные при использовании вычислительной техники);

•    машинные носители.

Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим  счетам бухгалтерского учета.

По видам производимых в них записей учетные регистры бывают:

•    хронологические (регистрационный журнал);

•    систематические (главная книга счетов);

•    комбинированные (журналы-ордера).

По степени детализации  информации, содержащейся в учетных  регистрах, они могут быть:

•    синтетическими (главная книга счетов);

                                                                                                                        17

•    аналитическими (карточки);

•    комбинированными (журналы-ордера).

Книги представляют собой сброшюрованные свободные листы определенного формата и графления. Применение их ограничено, так как работу по их ведению разделить между счетными работниками нельзя, ее должен вести один человек (кассовая книга). Такие книги пронумерованы и прошнурованы, а на последней странице указано количество страниц за подписью руководителя предприятия и главного бухгалтера. В таких книгах исключена возможность замены отдельных листов новыми при злоупотреблениях и хищениях. На предприятиях применяется "Главная книга" - как регистр синтетического учета и "Книга остатков материалов на складах" - как регистр аналитического учета, необходимый для взаимосвязи данных бухгалтерского учета с данными оперативно-складского учета и для контроля за сохранностью различных видов собственности.