Формы и классификация учетных документов

Федеральное агенство по образованию

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального  образования

Нижегородский государственный университет

им. Н.И. Лобачевского

 

 

 

 

 

 

Финансовый факультет

 

Кафедра бухгалтерского учета, экономического анализа и аудита

 

 

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

 

по дисциплине «Теория  бухгалтерского учета»

 

 

Тема: «Формы и классификация учетных документов»

 

 

 

 

Выполнила:

 

 

 

Проверил:

                                                                                                                          

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Нижний Новгород,2009

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Актуальность темы моей курсовой работы состоит в том, что  первичный учет является базой бухгалтерского учета.Первичный учет представляет собой начальную стадию системного восприятия и регистрации отдельных операций, характеризующих хозяйственные процессы и явления, происходящие на предприятии.

Значение документов в бухгалтерском  учете чрезвычайно велико. Они  являются источником сведений, необходимых  для принятия управленческих решений, обеспечивают контроль за сохранностью материальных ценностей и денежных средств, имеют документальную (юридическую) силу при возникновении споров или предъявлении претензий и исков, являются источником информации о финансово-хозяйственной деятельности с целью

анализа и контроля со стороны учредителей, налоговой службы, аудита. От достоверности, реальности и своевременности составления  первичных документов зависит качество бухгалтерского учета.

Документальная регистрация хозяйственных  фактов, отражаемых бухгалтерским учетом, остается одним из основополагающих требований его ведения и в условиях применения современной вычислительной техники.

Основная цель курсовой работы состоит в изучении первичных  бухгалтерских документов.                                                                                                                  В соответствии с данной целью в исследовании были поставлены следующие задачи:                                                                                                                         -понятие документирования в бухгалтерском учете.                                          -дать определение понятию первичных учётных документов и показать их значение при организации бухгалтерского учёта на предприятии.     -рассмотреть классификацию первичных учётных документов.              -показать существующие формы первичных учётных документов.

                                                                                    

                                    4

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ В БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ

 

1.2Понятие документирования  в бухгалтерском учете

 

В теории бухгалтерского учета под документированием  понимается способ сплошного и непрерывного отражения хозяйственных операций с целью получения о них данных, требующихся для ведения текущего бухгалтерского учета и контроля за ними.

В условиях ручного ведения бухгалтерского учета единственным способом отражения  хозяйственных операций является документ.

Документ – письменное свидетельство  факта хозяйственной операции. Термин «хозяйственная операция» в законодательстве не расшифровывается, поэтому под хозяйственной операцией будем понимать любое событие хозяйственной деятельности.

Материальным носителем учетной  информации является учетный бланк  или магнитный диск в зависимости от способа ведения первичного учета. Одни из них фиксируют хозяйственные операции в момент ее совершения, другие создаются на основе данных первичных носителей и служат для удобства последующей обработки информации, а также дают возможность автоматически вводить данные в компьютер.

Документ является основанием и  подтверждением учетных записей. Все  хозяйственные факты должны оформляться  первичными учетными документами. Ни одна операция не может быть отражена в  учете, если на нее нет надлежащим образом составленного документа .

Практическое значение документов в оперативно-хозяйственной деятельности заключается в том, что в них правильно и своевременно регистрируются все распорядительные и исполнительные действия (например, отпуск материальных ценностей со склада в производство, выплата из кассы наличных денег, акцептование счетов поставщиков   и др.).

                                              

                                                                                                                                 5

Юридическое значение документов состоит в том, что они обеспечивают доказательное обоснование показателей бухгалтерского учета и отчетности, устанавливают ответственность исполнителей за произведенные хозяйственные операции. Документы или данные документов используются в качестве получения аудиторских доказательств для составления аудиторского заключения о достоверности бухгалтерской отчетности экономического субъекта, а также в качестве свидетельств при разрешении хозяйственных и судебных споров, возникающих между организациями или между организацией и органами налогового контроля по поводу налоговых правонарушений и т. д.

Контрольно-аналитическое  значение документов заключается в том, что они служат источником контрольных данных при осуществлении внутрихозяйственного контроля за движением имущества с целью установления законности и экономической целесообразности осуществленных операций. Кроме того, документы являются источником получения аудиторских доказательств для внешних аудиторов при проведении ими как обязательных, так и инициативных аудиторских проверок с целью обоснованного решения целей и задач аудита, обусловленных договором между экономическим субъектом и аудиторской организацией. Документы служат также основанием проведения и источником информации контроля и ревизии. ¹

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                                                                6

1.2. Понятие  первичных учетных документов,их  реквизиты и формы.

 

Первичный учетный документ представляет собой оформленное  письменное свидетельство о совершенной  хозяйственной операции, имеющее  как экономическое, так и правовое (доказательное, оправдательное) значение.

Показатели документа должны раскрывать суть и все особенности этой операции, служить базой для оперативного управления и контроля за хозяйственными процессами, совершаемыми в организации, содержать информацию, необходимую и достаточную для организации бухгалтерского учета, анализа, контроля и осуществления других функций управления, для составления отчетности, а также юридической доказательности в определенных ситуациях.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения хозяйственной операции, а если это  не представляется возможным — непосредственно по ее окончании.

В нашей стране проделана большая  работа по созданию и рационализации форм первичных учетных документов, их унификации и стандартизации. В  частности, установлена система  стандартов, в которых определены назначение, виды документов и требования к ним. Кроме того, изданы вышеупомянутые альбомы унифицированных форм первичной учетной документации с рекомендациями о порядке их применения. Организация первичного учета возложена на хозяйствующих субъектов. Первичные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации.

Унифицированными принято называть первичные учетные документы, предназначенные  для оформления определенных хозяйственных  операций (например, кассовых) в организациях независимо от форм собственности, отрасли экономики и организационно-правовых форм деятельности. Благодаря им достигается единообразное, т. е. однозначно понимаемое, оформление однородных хозяйственных операций. ²

                                                                                                                                7

Документ, которым оформляется  проводимая хозяйственная операция, имеет двойное предназначение:

во-первых, этот документ является оправдательным, т.е. подтверждает факт совершения организацией хозяйственных операций;

во-вторых, документ служит первичным учетным документом, на основании которого производятся записи в бухгалтерском учете.

Одним из важнейших условий  оформления документации является наличие  в документах всех сведений, необходимых для оперативной работы, учета и контроля. Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации. Под формой документа понимается состав и расположение реквизитов.

В том случае, если форма  первичных учетных документов не предусмотрена в альбомах унифицированных  форм первичной учетной документации, такие документы должны иметь  обязательные реквизиты (показатели), которые необходимы для исчерпывающей характеристики хозяйственного факта, изложенного в документе, и придания ему юридической силы. Реквизиты первичных и бухгалтерских документов, принятых к бухгалтерскому учету, предусмотрены действующими нормативными актами и зависят от характера хозяйственных операций.

К обязательным реквизитам относятся:

- наименование документа (формы), реквизит присутствует на бланках  конкретных видов документов;

- наименование организации - автора  документа указывают на бланках  в соответствии с учредительными  документами организации

- дата составления  документа позволяет определить  конкретную дату совершения операции, описанной в документе. Датой  документа является дата его  подписания или утверждения. Оформляется  дата документа арабскими  
                                                                                                                         

                                                                                                                                 8

цифрами в последовательности: день месяца, месяц,

- указание сторон, участвующих  в совершении хозяйственной операции,

- измерители хозяйственной  операции (в количественном и  стоимостном выражении),

- содержание хозяйственной  операции,

- наименование должностных  лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки.

- личные подписи указанных  лиц.

Унифицированные формы  первичных документов должны применяться  в организации без изменений. ³

В зависимости от характера  регистрируемых операций формы документов делятся на типовые и специализированные.

Типовыми называются формы документов, предназначенные для регистрации однородных, широко распространенных хозяйственных фактов, которые имеют место в большинстве предприятий одной или ряда отраслей.

К специализированным относятся формы документов, служащие для регистрации операций специализированного узкоотраслевого характера, имеющих место в отдельных группах организаций или отрасли. ⁴

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                                                                9

2. КЛАССИФИКАЦИЯ ПЕРВИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ И ИХ ПРОВЕРКА

 

2.1. Классификация  первичных документов.

 

Разнообразие хозяйственных  операций предполагает необходимость  создания различных по содержанию и форме документов. Для разграничения особенностей документа используется их классификация, т.е. все бухгалтерские документы делятся на однородные группы по следующим признакам:

· По назначению;

· По содержанию хозяйственных операций;

· По порядку составления;

· По способу отражения операций;

· По месту составления.

 По назначению:

1. Распорядительные - документы,  содержащие распоряжение на выполнение  определённой хозяйственной операции. Основное назначение - передача указаний руководителей исполнителям. Однако распорядительные документы не содержат подтверждения фактов совершения хозяйственной операции, поэтому сами по себе они не могут служить основанием для отражения операций в бухгалтерском учёте.

Пример: доверенность, чеки на получение наличных денег, распоряжение руководителя о выдаче денежных средств под отчёт.

2. Оправдательные (исполнительные) - документы,  которыми оформляют уже произведённые  операции. Исполнители - кассиры,  заведующие складами, экспедиторы,  как бы оправдывают свои действия этими документами.