Цель, задачи и источники информации аудита расчетов с подотчетными лицами

Письмо Минфина РФ от 12.05.92 № 30 "О порядке возмещения командированным работникам затрат за пользование постельными принадлежностями в поездах" - компенсация работнику данных расходов с отнесением их к затратам предусмотрена документом.

По командировкам за границу:

Письмо Минтруда РФ, Минфина РФ от 17.05.96 № 1037-ИХ "О порядке выплаты суточных работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу" - содержит информацию о том, суточные какой страны и с какого момента применять (пока командированный работник находится на территории РФ применяются нормы суточных для РФ; при пересечении границы РФ - нормы для страны-назначения (при этом документ запрещает выплачивать суточные за день пересечения границы при возвращении в РФ); если работник в период командировки находился в нескольких зарубежных странах, то со дня выбытия из одной страны в другую (определяется по отметке в паспорте) суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется.

Письмо Минфина РФ от 16.12.93 № 11-02-49 (ред. от 23.10.97) "О размерах и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории иностранных государств" - содержит список государств и соответствующих размеров суточных отдельно для работников загранучреждений и прочих работников, находящихся в краткосрочных командировках.

 

4. Планирование аудита4.1 Оценка существенности

Планируя аудиторскую проверку необходимо установить существенность - максимально допустимый размер ошибочной суммы, которая может быть показана в публикуемых финансовых отчетах и рассматриваться как несущественная, т.е. не вводящая пользователей в заблуждение.

Определим уровень существенности на основании данных 2007 года ЗАО «Оренбург-GSM».

Таблица 4.1 - Значение уровня существенности

Наименование базового показателя	Значение базового показателя, тыс. руб.	Доля, %	Значение для нахождения уровня существенности, тыс.руб.
1	2	3	4
1. Балансовая прибыль	14121	5	706
2. Валовой объем реализации  без НДС	272823	2	5456
3. Сумма собственного капитала	264831	2	5297
4. Валюта баланса	58167	5	2908

 

Уровень существенности рассчитывается следующим образом: по итогам финансового года определяют финансовые показатели, перечисленные в графе №1 таблицы. Их значения заносятся в графу №2. От этих показателей берутся процентные доли, приведенные в графе №3 и результат записывается в графу №4.

Аудитор при составлении этой таблицы должен проанализировать значения показателей, записанные в графе №4. Если эти значения сильно отклоняются в большую или меньшую сторону от остальных можно их отбросить.

Поскольку значение 706 тыс.руб. отличается значительно от остальных значений, то аудитор может принять решение отбросить при дальнейших расчетах это значение.

Уровень существенности = (5456+5297+2908)/3=4554 тыс.руб.

Полученную величину допустимо округлить до 5000 тыс. руб. и использовать как количественный показатель в качестве значения существенности.

Такой расчет производится на основании методики, рекомендуемой в российском стандарте аудиторской деятельности.

4.2 Оценка внутреннего  контроля и аудиторского риска

Для сбора информации при составлении программы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами можно использовать вопросник.

Таблица 4.2 - Вопросник для проведения контроля расчетов с подотчетными лицами.

Направления и вопросы тестирования	Нет ответа	Да	Нет
Имеется ли приказ руководителя об определении круга подотчетных лиц, сроков отчетности и подотчетных сумм?		Х
Своевременно ли сдаются авансовые отчеты в бухгалтерию организации?			Х
Производится ли выдача наличных денег под отчет лицам, не отчитавшимся по ранее полученным суммам?		Х
Используются ли унифицированные формы первичных документов?		Х
Проверяются ли авансовые отчеты по формальным признакам и по существу отраженных операций, осуществляется ли арифметическая проверка авансовых отчетов и прилагаемых к ним документов?		Х
Применяются ли компьютерные программы для расчетов с подотчетными лицами?		Х
Осуществляется ли контроль лимита расчетов наличными между юридическими лицами?	Х
Правильно ли отражаются на счетах бухгалтерского учета операции с подотчетными лицами?		Х
Сверяются ли записи аналитического и синтетического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами», а также записи в Главной книге?		Х

 

По результатам опроса у аудитора складывается определенное мнение о состоянии расчетов с подотчетными лицами на предприятии. Промежуточные выводы по вопроснику позволяют ему сделать основной вывод - о том, что порядок расчетов с подотчетными лицами удовлетворителен или неудовлетворителен.

В общем случае по результатам опроса у аудитора оказывается сформированным план проведения проверки расчетов с подотчетными лицами.

Представленный вопросник позволяет сделать вывод, что порядок расчетов с подотчетными лицами удовлетворителен.

Теперь, используя формулу факторной модели аудиторского риска, определим чему равен приемлемый аудиторский риск (ПАР).

Формула факторной модели:

ВР Ч РК Ч РН = ПАР,

Где будем считать что: внутрихозяйственный риск (ВР) - 60%

риск контроля (РК) - 50%

риск не обнаружения (РН) - 10%

ПАР = 0,6 Ч 0,5 Ч 0,1 = 0,03 или 3%.

Так как аудиторский риск не высок, то аудитор может считать план приемлемым.

 

4.3 План и программа  аудитаРазработка общего плана и программы аудита основывается на предварительных данных об экономическом субъекте, а также на результатах проведенных аналитических процедур. Проведением аналитических процедур аудиторская организация должна выявить области, значимые для аудита. Аудиторская организация должна сформировать мнение о деятельности внутреннего аудита, необходимое для планирования предстоящей проверки. Содержание общего плана аудита оформляется в виде таблицы. В общем плане аудиторская организация определяет способ проведения аудита на основании результатов предварительного анализа,

оценки надежности системы внутреннего контроля и рисков аудита.

Таблица 4.3 - Общий план аудита

Аудиторская организация	ЗАО «Маркетинг, Консалтинг, Дизайн»
Проверяемая организация	ЗАО «Оренбург-GSM»
Период аудита	С 01.03.08 по 20.03.08
Руководитель аудиторской группы	Воропаев Ю.Н.
Состав аудиторской группы	Воропаев Ю.Н., Газарян А.В.
Аудиторский риск	3%
Уровень существенности, тыс.руб.	5000

 

Перед началом основной проверки расчетов с подотчетными лицами аудитор должен составить примерную программу изучения документов в зависимости от состояния данного раздела учета на предприятии. При составлении программы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами можно использовать за основу план.

Аудиторскую программу составляют в виде программы аудиторских процедур по существу.

 

Таблица 4.4 - Программа аудита

Перечень аудиторских процедур	Период проведения	Исполнитель	Источники информации
Наличие приказа руководителя об определении круга подотчетных лиц, сроков отчетности и подотчетных сумм.	01.03-02.03	Воропаев Ю.Н., Газарян А.В.	Приказы руководителя, учетная политика организации для целей бухгалтерского учета
Своевременность сдачи авансовых отчетов в бухгалтерию организации.	03.02-05.03	Газарян А.В.	Авансовые отчеты
Проверка авансовых отчетов по формальным признакам и по существу отраженных операций, осуществляется ли арифметическая проверка авансовых отчетов и прилагаемых к ним документов.	06.03-08.03	Воропаев Ю.Н., Газарян А.В.	Учетная политика организации для целей бухгалтерского учета, положение о документах и документообороте организации, должностные инструкции работников бухгалтерии
Проверка использования унифицированных форм первичных документов.	09.03	Газарян А.В.	Авансовые отчеты
Применяются ли компьютерные программы для расчетов с подотчетными лицами.	10.03	Газарян А.В.	Учетная политика организации, авансовые отчеты, ведомости аналитического учета расчетов с подотчетными лицами
Выдаются ли деньги сотрудникам, которые еще не отчитались по предыдущему авансу	11.03-14.03	Воропаев Ю.Н., Газарян А.В.	Авансовые отчеты, отчеты кассира
Правильность отражения на счетах бухгалтерского учета операции с подотчетными лицами.	15.03-17.03	Воропаев Ю.Н., Газарян А.В.	Ведомости, карточки аналитического учета расчетов с подотчетными лицами, журналы-ордера, анализы счетов, оборотно-сальдовые ведомости
Сверяются ли записи аналитического и синтетического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами», а также записи в Главной книге.	17.03-20.03	Воропаев Ю.Н., Газарян А.В.	Ведомости, карточки аналитического учета расчетов с подотчетными лицами, журналы-ордера, анализы счетов, оборотно-сальдовые ведомости, Главная книга организации

 

Разработка программы проведения аудита включает этапы, аналогичные тем, что и разработка общего плана аудита. Программа является развитием общего плана аудита и представляет собой детальный перечень аудиторских процедур.

 

5. Аудит расчетов с подотчетными  лицамиПри аудите расчетов с подотчетными лицами аудитору следует запросить приказ об учетной политике организации, приказы (распоряжения) руководителя организации о назначении лиц, уполномоченных получать наличные деньги под отчет, о сроках отчетности, о командировочных расходах.

В ходе проверки было установлено, что выдача наличных денег под отчет в ЗАО «Оренбург-GSM» осуществляется на основании приказа руководителя организации, в котором зафиксирован круг лиц, имеющих право на получение подотчетных сумм, указаны размеры подотчетных сумм и сроки, на которые они выданы.

Все работники предприятия, получающие деньги под отчет, должны соблюдать правила работы с наличностью. Эти правила предусмотрены Порядком ведения кассовых операций в РФ. Так в этом документе сказано, что сотрудник, который получил деньги под отчет, обязан отчитаться об их использовании. Сделать это он должен не позднее чем через три рабочих дня после того, как истечет срок, на который были выданы деньги. Этот срок утверждается приказом руководителя предприятия. В ЗАО «Оренбург-GSM» не всегда выполняются данные правила.

Таким образом, в приказе нужно не только перечислить подотчетных сотрудников, но и указать, какую сумму каждый из них может получить за один раз, на какой срок и когда они должны сдавать авансовые отчеты в бухгалтерию.

Аудитор должен проверить, чтобы каждый сотрудник, чья фамилия включена в перечень подотчетных лиц, был ознакомлен под расписку с приказом, а при необходимости были разъяснены правила, которые он должен соблюдать, получая наличные и отчитываясь за них. При аудиторской проверке необходимо помнить, что сотрудник предприятия может получить из кассы деньги под отчет только на определенные цели.

Во-первых, предприятие выдает своим сотрудникам наличные, когда направляет их в командировку, - суточные, деньги на проезд до места назначения и обратно, на проживание в гостинице. Но прежде чем сотрудник получит деньги, руководитель предприятия должен издать приказ о командировке. В нем указывают фамилию сотрудника, его должность, куда он отправляется и с какой целью, а также какая сумма командировочных ему положена. Только тогда кассир вправе составить расходный ордер и выдать командированному сотруднику деньги.

Во-вторых, средства под отчет получают те сотрудники, которые расплачиваются наличными от имени своего предприятия с другими организациями (водитель покупает у АЗС горюче-смазочные материалы для служебного автомобиля, секретарь - марки для конвертов на почте, а бухгалтер - бланки налоговых деклараций в магазине). Чтобы получить деньги, сотрудник пишет заявление на имя руководителя организации, в котором просит выдать необходимую сумму. Если руководитель согласен, он подписывает приказ, в котором указывает, кому, на какие цели выдаются деньги. Затем кассир составит расходный ордер и выдаст необходимую сумму.