Бухгалтерский учёт и контроль материально-производственных запасов в ФГОУ Нолинском техникуме механизации сельского хозяйства

Белье, постельные принадлежности поступают на склад и до передачи в эксплуатацию хранятся под ответственностью кладовщика. После поступления на склад производится маркировка белья и постельных принадлежностей несмываемой краской. Маркировочный штамп хранится в бухгалтерии техникума.

Учет материалов кладовщик осуществляет в разрезе отдельных групп.

На складе техникума для учебно-лабораторных и медицинских нужд хранится этиловый спирт, требующий специальных условий хранения, чего нельзя сказать о фактическом состоянии хранения спирта на складе техникума. Учет этилового спирта ведется так же, как и по другим материалам – в карточках учета материалов, а этого не достаточно. В карточке учёта материалов делается запись расхода спирта в количестве 0,8л на сумму 80 рублей. В данной карточке имеется приход спирта в количестве 2л на сумму 200 рублей от 6 ноября (Приложение 12).  Списание спирта со склада по накладным необходимо производить на основании норм расхода на учебно-лабораторные и медицинские нужды. Например, 7 ноября 2002года получен 1л спирта по накладной №33 в кабинет химии со склада ( Приложение 13 ). Кроме того, необходимо вести журнал учёта прихода и расхода спирта. В журнале прихода и расхода спирта по кабинету химии указывается материально ответственное лицо, номер накладной 33, получение спирта и его расход 0,8л ( Приложение 14 ). И ежемесячно составляется акт-отчёт о движении спирта. От 12 декабря 2002года Черных Н.А.  на лабораторные  работы израсходовала: 7 ноября - 0,2литра, 8 ноября – 0,3литра, 9 ноября – 0,3 литра. Согласно настоящему отчёту израсходовано 0,8 литра спирта. В данном документе указаны наименование документа, цена и крепость спирта ( Приложение 15 ).

При учете производственных запасов в техникуме применяется комбинированный метод аналитического учета материалов, соединяющий прогрессивность сальдового и достоверность количественно-суммового, так как в данном случае бухгалтерия ведет учет движения материалов не только в денежном, но и натуральном выражении. Например, доверенность №10 от 5 ноября 2003 года, выдана механику Медведеву С.В. для получения по счёту-фактуре ( Приложение 18 ) №1325 запасных частей в количестве 9 штук на сумму 2780 рублей       ( Приложение 16 ).

Учет материалов на складе ведется в карточке складского учета материалов ( Приложение 12 ). Учет на складе ведется только в натуральном выражении. На основании приходных ( Приложение 10,13 ) и расходных ( Приложение 14, 15, 16 ) документов кладовщик ежедневно записывает в карточку количество прибывших и выбывших материалов с выведением после каждой записи остатка. Для получения со склада производственных запасов выписывается накладная               ( Приложение 10 ) которая подписывается руководителем структурного подразделения. Заведующий складом и материально ответственное лицо расписываются в накладной за выдачу и получение материальных ценностей.

Хранение карточек в разрезе групп облегчает их поиск и ускоряет разноску данных приходно-расходных документов.

Материальные запасы поступают от поставщиков, подотчетных лиц, закупивших материалы в порядке наличного расчета, от списания пришедших в негодность основных средств.

На поставку материалов по безналичному расчету техникум заключает договоры с поставщиками (Приложение 17).

Доставку материалов до склада техникум осуществляет собственными силами.

При безналичном расчете представитель техникума по телефону или лично заказывает необходимые материалы, поставщик высылает счет-фактуру, который поступает в бухгалтерию, где проверяется правильность оформления и после подписания к оплате директором техникума счет-фактура №1325 от 20 августа, выписаны запчасти на сумму 2780 рублей ( Приложение 18 ), оплачивается через банк по платежному поручению. Платёжным поручением №431 оплачены запчасти на сумму 2780 рублей Прозорову А.В. ( Приложение 19 )    После оплаты представитель техникума берет в бухгалтерии доверенность ( Приложение 16 ) на получение заказанных материалов и производит их доставку от поставщика на склад. На складе материально-ответственное лицо проверяет соответствие материалов, указанных в документах их фактическому наличию. Материальные ценности приходуются в соответствующих единицах учета.

Подотчетные лица приобретают материалы за наличный расчет. Документами, подтверждающими факт покупки, являются товарный чек, квитанция, счет-фактура, которые прилагаются к авансовому отчету подотчетного лица. Например, по товарному чеку №04 израсходовано денег на сумму 2350 рублей и по товарному чеку 81862 рубля ( Приложение 20 ) от 4 ноября 2003 года. Израсходовано 199 рублей 39 копеек. На каждый товарный чек отбит кассовый чек. Лаборант Михеев А.А. 13 ноября 2003 года составил авансовый отчёт ( Приложение 21 ) на сумму 2549 рублей 39 копеек, где перечислены данные чеки с указанием израсходованной наличной суммы на приобретение краски, ламп, головки и указывается код по ЭКР ( Приложение 22 ).

Например по счёту 070 субсчёт 2 отпущено со склада в июне месяце материальных ценностей на сумму 12710,39 рублей (Приложение 23).

По окончании месяца кладовщик составляет в количественном выражении отчет о движении и остатках материалов, где содержится информация на начало и конец месяца, о приходе и расходе материалов за месяц. Вместе с первичными документами отчет передается в бухгалтерию, где проверяется, количественные показатели переводятся в денежные.

В дальнейшем для учета материалов техникуму можно предложить внедрение персональных компьютеров и соответствующего программного обеспечения непосредственно на складе, что значительно облегчит труд кладовщика, так как в этом случае отпадает необходимость ведения складских  карточек, их успешно может заменить дискета с их данными и, кроме того, уменьшится вероятность арифметических ошибок.

3. 2. Учет материалов в бухгалтерии

Поступившие со склада первичные документы проверяются с точки зрения правильности их оформления, а затем натуральные показатели переводятся в суммовые.

Каждая группа учитывается на соответствующем счете или субсчете.

В бухгалтерии техникума согласно рабочему плану счетов предусмотрены следующие субсчета для учета материально-производственных запасов:

                                                                     Таблица 5

Применяемые субсчета для учета материалов

Учет материальных запасов и малоценных предметов ведется в количественном и суммовом выражении по наименованиям. Материальные запасы отражаются в бухгалтерском учете и отчетности по фактической себестоимости их приобретения. Например в форме №4 Нолинский техникум по коду ЭКР 110350 израсходовал за 2002 год 720462 рубля на приобретение материальных ценностей по счетам 063,069, по коду 110330 - по счёту 061,064 на сумму 2840079 рублей, по коду 110340 расхода нет, а расход ГСМ отражён по коду 111040 в сумме 351000 рублей. Т.к. ГСМ израсходовано на учебную езду, согласно учебного плана НТМСХ в форме 2 по бюджету расходы  по кодам 110300 не финансируютя. Запасные части на ремонт 4 котельных перечисляет платёжные поручения по коду 110770 ( Приложение  2,3 ). Материальных запасов, не принадлежащих техникуму, но находящихся в его пользовании, не имеется. Списание материалов, продуктов питания и малоценных предметов производится по средним ценам.

Аналитический учет материалов ведется в разрезе групп запасов по каждому виду в оборотно-сальдовой ведомости в разрезе каждого субсчета. В оборотно - сальдовой ведомости указываются остатки на  конец и начало месяца, а также обороты прихода и расхода в денежном и натуральном выражении. Один экземпляр данной ведомости передается непосредственно на склад, где происходит сверка остатков материалов в натуральном выражении по данным бухгалтерского и складского учета. Таким образом, происходит постоянный контроль за складским учетом, наличие данных о начальных остатках и оборотах по каждому наименованию

облегчает поиск ошибок и расхождений. Например, в августе 2003 года по счёту 0631 остаток на начало выражается в сумме 352369,48 рублей, прихода не было. Израсходовано 98642,84 рубля и остаток составил 253726,61 рублей и 5965,18 единиц ( Приложение 24 ).

Учет операций по расходу материалов ведется в накопительной ведомости по расходу материалов ф. № 396 (мемориальный ордер № 13), где указывается корреспонденция счетов по кредиту каждого субсчета ( Приложение 50 ). К примеру, за август месяц по коду ЭКР 110350 сделаны следующие расходы в НТМСХ ( Приложение 8, 9, 10 ).

Рис.2.  Схема корреспонденции счетов со счётом 0641 и 0642

Для сверки бухгалтерского и складского учета служит инвентаризация материальных ценностей на складе, которая проводится утвержденной комиссией в соответствии с учетной политикой один раз в год. По результатам инвентаризации составляется инвентаризационная опись (сличительная ведомость) ф. № 401.

     28 ноября 2002 года комиссия  в составе зам.директора Кочкина  Н.С. и бухгалтеров Платуновой  В.Н., Блиновой Т.Б., Огородниковой  И.А. произвели сверку фактического наличия материальных ценностей с данными бух.учёта. По заключению руководителя фактическое наличие соответствует данным бух.учёта. Недостачи и излишки комиссия не обнаружила ( Приложение 27 ).

                                                                                             Таблица 7

Бухгалтерские проводки прихода и расхода материалов по счёту 1782  и  счёту 1602