Бухгалтерский учет и аудит подотчетных лиц

Общий план аудита включает следующие показатели:

- цель аудита;

- объем выполняемых работ;

- график и сроки  проведения работ;

- способы и приемы  проверки;

- состав аудиторской  группы.

На основании плана  работ до начала проверки руководителем  группы аудиторов составляется программа аудита, в которой указываются:

- перечень аудиторских процедур;

- характер проверки  по однородным группам хозяйственных операций;

- методы проверки;

- закрепление обязанностей  за проверяющими аудиторами;

- состав оформляемых  рабочих документов и т.д.

Перед началом аудиторской  проверки руководитель аудиторской группы составил программу проверки расчетов с подотчетными лицами и с персоналом по прочим операциям, учитывая отраслевые особенности ОП № 766. Программа основывается на общем плане аудита и содержит перечень основных аудиторских процедур, выполняемых аудиторами в ходе проверки расчетов с подотчетными лицами и с персоналом по прочим операциям (табл. 3.3).

 

Программа аудита расчетов с подотчетными лицами и с персоналом по прочим операциям в ОП № 766 2009 года

 

Проверяемая организация …………………Обособленное подразделение № 766

Период аудита ………………………………….……..01.01.2009 г. – 31.12.2009 г.

Количество человеко-часов…………………….………………………………..300

Руководитель аудиторской группы…………………………………Иванова Е. М.

Состав аудиторской группы ………………………...Пушко Н. С., Мамонт Ю. Н.

Планируемый аудиторский риск………………………………………………...3%

Планируемый уровень существенности ……………….……….203,5 тыс. рублей

 

 

 

 

Таблица 3.3

№ п/п	Перечень проверяемых вопросов и аудиторских процедур	Период проведения	Исполнитель	Рабочие документы аудитора
1	2	3	4	5
1.	Проверка состояния  учета и контроля за расчетными операциями с подотчетными лицами	01.01-01.02	Иванова Е.М.	РД - 1.1
2.	Проверка полноты и  правильности расчетов с подотчетными лицами и с персоналом по прочим операциям	01.02-01.03	Пушко Н.С.	РД - 2
3.	Проверка полноты и  правильности учета расчетов с подотчетными лицами на счетах бухгалтерского учета	01.04-01.05	Иванова Е.М.	РД - 3
4.	Проверка полноты и  правильности учета расчетов с персоналом по прочим операциям на счетах бухгалтерского учета	01.06-01.07	Мамонт Ю.Н.	РД - 4
5.	Проверка аналитического учета расчетов с подотчетными лицами и с персоналом по прочим операциям	01.07-01.12	Иванова Е.М.	РД - 5

 

Документально оформленная  программа служит одновременно инструментом контроля выполнения заданий отдельными аудиторами в составе группы, а также средством повышения качества их работы.

Далее руководитель аудиторской группы составляет тест проверки системы внутреннего контроля расчетных операций для определения проблемных участков учета расчетов с подотчетными лицами и с персоналом по прочим операциям (табл. 3.4).

 

 

 

 

Таблица 3.4

Тест проверки системы внутреннего контроля и бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами и с персоналом по прочим операциям

 

№ п/п	Содержание вопроса		Ответы
			Да	Нет
	2		3	4
1.	Имеется ли список подотчетных  лиц, которым разрешено выдавать деньги на хозяйственные нужды?		+
2.		Установлен ли лимит  выдачи подотчет на хозяйственные нужды?	+
3.		Предусмотрено ли проведение инвентаризации расчетов с подотчетными лицами?		+
4.		Имеются ли сметы представительских  расходов?		+
5.		Выдавались ли авансы лицам, не отчитавшимся по ранее выданным под отчет суммам?	+
6.		Являются ли подотчетные  лица работниками организации?	+
7.		Не числятся ли подотчетные  суммы за уволенными работниками?	+
8.		Правильно ли оформляются  авансовые отчеты?	+
9.		Оформляются ли приказы  руководителя на командировку?	+
10.		Соответствуют ли данные синтетического и аналитического учета  данным Главной книги?	+
11.		Ведется ли аналитический учет командировочных расходов в пределах и сверх норм для целей налогообложения?	+
12.		Нет ли просроченной задолженности  по займам?		+
13.		Своевременно ли погашается задолженность по возмещению материального ущерба?	+

 

Анализируя тест проверки системы внутреннего контроля, руководитель аудиторской группы делает вывод, о том, что система внутреннего контроля расчетных операций с подотчетными лицами и персоналом по прочим операциям налажена на высоком уровне, хотя и существуют проблемные области учета, на которые необходимо обратить особое внимание при проверке.

 

3.2. Методика проверки расчетов с подотчетными лицами

и с персоналом по прочим операциям

 

Целью аудиторской  проверки расчетов с подотчетными лицами и с персоналом по прочим операциям является формирование мнения о достоверности показателей бухгалтерской отчетности, отражающих состояние расчетов с подотчетными лицами и с персоналом по прочим операциям.

Основными задачами аудита расчетов с подотчетными лицами и с персоналом по прочим операциям являются:

1. Проверка состояния системы внутреннего контроля расчетов с подотчетными лицами и с персоналом по прочим операциям.

2. Установление  тождественности учетных и отчетных  данных расчетов с подотчетными лицами и с персоналом по прочим операциям.

3. Проверка обоснованности выдачи авансов подотчет.

4. Проверка своевременности  предоставления авансовых отчетов.

5. Документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения их в состав затрат.

6. Контроль за  расчетами по возмещению материального ущерба, причиненного работником организаций в результате хищений и недостач товарно-материальных ценностей, брака, а также по возмещению других видов ущерба.

7. Контроль за  экономным и рациональным использованием  денежных средств на хозяйственно-операционные цели.

Аудит этих операций аудиторы проводят сплошным порядком. Проверку достоверности состояния расчетов с подотчетными лицами начинают с  установления тождества учетных и отчетных данных (рис. 3.1).

 

Рис. 3.1. Схема проверки тождества учетных и отчетных данных

по расчетам с подотчетными лицами

 

В соответствии с представленной схемой проводится проверка счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Сальдо счета 71 всего по дебету - 20 000 рублей, в том числе по дебету - 21 000 рублей, по кредиту - 1 000 рублей (в балансе остаток отражен по строке 246 «Прочие дебиторы» в сумме 20 000 рублей).

За октябрь 2009 года произведены следующие хозяйственные операции:

1. Погашена дебиторская  задолженность по расходному  кассовому ордеру № 12 от 01.10.2009 года - 1 000 рублей.

2. Выдано по расходному кассовому ордеру № 46 от 10.10.2009 года в подотчет Ивановой И. Н. на хозяйственные расходы 4 000 рублей (отчет по состоянию на 01.10.2009 года не представлен, задолженность не погашена).

3. Выдано по расходному  кассовому ордеру № 58 от 16.10.2009 года на командировочные расходы директору магазина № 2 Петровой С.И. 1 500 рублей (в срок окончания командировки отчет не был представлен).

4. Приняты к бухгалтерскому  учету авансовые отчеты по суммам, полученным подотчетными лицами в июле 2009 года, в том числе:

4.1. Авансовый отчет № 56 от 23.10.2009 года на сумму 10 400 рублей, на хозяйственные расходы.

4.2. Авансовый отчет № 57 от 23.08.2009 года на сумму 2 100 рублей на командировочные расходы.

Для отражения фактов нарушений аудитором составлен  рабочий документ (табл. 3.5).

Таблица 3.5

Таблица сверки данных бухгалтерского учета и данных аудитора по учету  расчетов с подотчетными лицами в ОП № 766

 

№ п/п	По данным бухгалтерского учета			По данным аудитора			Источники информации для проверки
	Дт	Кт	Сумма руб.	Дт	Кт	Сумма руб.
1	2	3	4	5	6	7	8
1.	71	50	1000	50	71	1000	Расходный кассовый ордер
2.	71	50	4000	71	50	4000	Расходный кассовый ордер
				94	71	4000	Бухгалтерская справка
3.	71	50	1500	71	50	1500	Расходный кассовый ордер
4.	26	71	10400	26	71	10400	Авансовый отчет - № АО-1
5.	26	71	2100	10	71	2100	Авансовый отчет - № АО-1

 

В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета, нормативными документами по учету кассовых операций выявлены следующие нарушения:

1. Нарушение правил  учета внесенных в кассу денежных  средств на счетах бухгалтерского  учета привело к недостаче  в сумме 1000 рублей.

2. В соответствии с  Планом счетов суммы, выданные  подотчет, по которым не представлены авансовые отчеты в установленные сроки, списываются в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

3. В соответствии с  Планом счетов расходы, связанные с заготовлением материалов, списываются на фактические затраты по приобретению в дебет счета 10 «Материалы».

4. Допущены нарушения  установленного порядка отражения  дебиторской и кредиторской задолженности  по статьям бухгалтерского баланса.  Следует отразить в балансе по стр. 240 «дебиторская задолженность» сумму 21000 рублей, а по стр. 625 «Прочие кредиторы» сумму 1000 рублей.

Необходимо внести изменения:

- бухгалтерский баланс (форма № 1) - стр. 240, 625;

- отчет о движении  денежных средств (форма № 4);

- приложение к бухгалтерскому балансу (форма № 5) - раздел 2, «Дебиторская и кредиторская задолженность».

Далее осуществляется проверка своевременности предоставления авансовых отчетов, путем сопоставления фактических сроков представления авансовых отчетов со сроками, предусмотренными в командировочном удостоверении или в приказе руководителя. Согласно Порядку ведения кассовых операций лица, получившие наличные деньги подотчет, обязаны не позднее 3-х рабочих дней по истечении срока предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

В ходе работы установлено, что некоторые суммы, выданные подотчет не были подтверждены документально, то есть авансовые отчеты не были составлены в срок. Поэтому необходимо отражать такие суммы проводкой:

Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

И затем списывать их за счет заработной платы подотчетных лиц:

Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Выдача наличных денег  подотчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному авансу. В ОП № 766 это не выполняется (табл. 3.6).

Таблица 3.6

Проверка выдачи наличных денег подотчетным лицам