Автоматизація обліку грошових коштів на рахунках в банках в СВК «Вільне козацтво» Білгород-Дністровського району Одеської області

У відомості взаєморозрахунків  зі співробітниками і контрагентами  попадають також суми, проведені  в інших підсистемах обліку, таких  як облік товарно-матеріальних цінностей, облік заробітної плати й інших.

Конфігурація підтримує  роботу в локальній комп'ютерній  мережі (при наявності мережної версії 1С:Підприємства).

3.2 Підготовчі заходи впровадження  управлінських інформаційних систем  в СВК «Вільне козацтво».

 

Підготовка об'єкта до автоматизації починається з видання наказу про зміни в структурі об'єкта, документообігу, розподілі обов'язків між персоналом, переході на нову технологію обробки інформації. Такий наказ видається в довільній формі, але в ньому обов'язково наводиться термін переходу до нової технології та особи, які відповідають за впровадження й експлуатацію інформаційної системи. Для підготовки об'єкта можуть розмножуватись різноманітні посадові інструкції, бланки нових документів, готуватись класифікатори тощо.

На цьому етапі дуже важливо підготувати персонал до роботи в інформаційній системі. Підготовка персоналу може провадитися силами розробників системи (лекції, семінари, практичні заняття) або з допомогою спеціальних курсів чи факультетів підвищення кваліфікації. Під час такого навчання кожний працівник має не тільки опанувати зміни у своїх посадових обов'язках, а й навчитися роботі з обчислювальною технікою. Таке навчання може передбачати засвоєння типових, найпоширеніших пакетів програмних засобів (наприклад,  WINDOWS).

Паралельно з підготовкою  персоналу проводяться роботи з  установлення технічних та програмних засобів. Визначаються місця встановлення персональних комп‘ютерів (ПК), засоби їх охорони, особи, відповідальні за збереження та супроводження системного програмного забезпечення, інсталюються необхідні пакети програм. У разі потреби виконуються будівельно-монтажні роботи, пов'язані з прокладанням кабелів, встановленням унікального обладнання, зміною освітлення місць, де встановлюються ПК.

Попередні випробування системи виконує розробник, щоб перевірити коректність роботи технічних та програмних засобів, можливість використання прикладного програмного забезпечення.

Під час дослідної  експлуатації заповнюють інформаційну базу на машинних носіях. Це роблять  спеціалісти, які експлуатуватимуть інформаційну систему. На основі контрольного прикладу або реальних даних за конкретний період (період визначає користувач) виконуються основні розрахунки. За результатами дослідної експлуатації до програмного забезпечення можуть вноситися зміни. За домовленістю між користувачем і розробником системи може дороблятися й технічний проект.

Після завершення дослідної  експлуатації відбуваються приймальні випробування, які можуть ґрунтуватися на аналізі документів, отриманих  на ПК, і порівнянні їх із документами, сформованими вручну. Випробування можуть провадитися спеціально створеною комісією, яка перевіряє роботу системи на реальних або умовних даних у присутності членів комісії. Після приймальних випробувань, якщо робота інформаційної системи відповідає технічному завданню і реалізує всі передбачені функції, складається акт введення системи в експлуатацію.

Під час супроводження  автоматизованої системи (АС) виконуються  роботи згідно з гарантійними зобов'язаннями розробника системи. У цей період можуть усуватися недоліки, які виявляються під час експлуатації.

Стадії та етапи, які  мають бути пройдені під час створення  АС, обумовлюються в договорах  і технічному завданні. Дозволяється виключати стадію «Ескізний проект»  та окремі етапи робіт на всіх стадіях, об'єднувати стадії «Технічний проект» та «Робоча документація» в одну стадію «Техноробочий проект».

Важливим підготовчим  заходом для здійснення автоматизації, без якого неможливе подальше ведення обліку в новій автоматизованій  системі є навчання персоналу. Процес навчання можна поділити на два рівня:

1. Навчання першого  рівня. Це навчання персоналу  бухгалтерії поточній роботі  з програмою: веденню операцій, роздруку первинних документів, складанню облікових регістрів  і звітності – словом всієї  щоденної роботі. Працювати на програмі повинен уміти кожен бухгалтер, робоче місце якого автоматизоване. Ефективною є тільки та автоматизація, при якій бухгалтери працюють на комп'ютерах "в режимі реального часу".

2. Навчання другого  рівня передбачає, що працівники при роботі з програмою готові до зміни характеру господарської діяльності підприємства, коли доведеться перенастроювати план рахунків, форми первинної документації або автоматичні проводки по типових операціях; також готові до випадків  коли змінюються форми бухгалтерської звітності і розрахунків по податках і треба буде здійснювати донастройку цих форм, створюваних програмою.

3.3 Склад та характеристика машинної інформаційної бази з обліку грошових коштів на рахунках в банках.

 

Головне вікно програми є типовим для операційної системи Windows. Доступ до всіх функцій програми можна отримати через її головне меню, яке містить десять пунктів: Файл, Дії (цей пункт меню з‘являється лише в тому разі, якщо в робочому полі відкритий хоча б один об‘єкт), Операції, Довідники, Документи, Журнали, Звіти, Сервіс, Вікна, допомога.

Команди меню Журнали  дозволяють відкривати журнали, в яких ведеться облік документів, операцій і проведень.

Відображення бази даних  програми «1С:Підприємство» є журнал операцій, що має вигляд списку господарських операцій, які відбулись на підприємстві. Кожному рядку журналу відповідає одна операція.

«Журнал проведень» є  засобом перегляду введених господарських  операцій у вигляді списку бухгалтерських проводок. якщо в журналі операцій можна переглянути основні дані по операціях в списку, а також проводки по поточній операції, то в журналі проводок відображаються проводки, що відповідають різним операціям.

«Журнал проведень» –  це таблиця, кожен рядок якої є  кореспонденцією рахунків. нагадаємо, що проводка може містити декілька кореспонденцій, у випадку чого рядок журналу проводок відображатиме лише частину проводки.

Якщо проводка є простою, рядок журналу містить безпосередньо  проводку.

Для виведення на екран  як журналу проводок, так і журналу операцій потрібно виконати дії:

«Журнали» – «Журнал  проведень» або «Журнал операцій»  або «Операції» - «Журнал проведень» або «Журнал операцій».

Автоматизована система  оброблення задачі обліку грошових коштів на рахунках в банках передбачає використання єдиної бази даних, що утворюється з нормативно-довідкової, вхідної та вихідної інформації.

Вхідна інформація формується в таких основних документах:

• платіжне доручення;
• виписка банку.

У формуванні первинних  даних банківських операцій використовується нормативно-довідкова інформація, що дає можливість автоматично формувати постійні дані банківських первинних документів.

Обліковий працівник  заповнює дані в електронну форму  первинного документа, відображену  на екрані дисплея. Помилкові дані коригуються. Одночасно інформація фіксується на машинному носії, і в разі потреби первинний документ може бути роздрукований у визначеному форматі..

Основна  перевага цього  режиму – це те, що він дозволяє змінювати  форму та зміст документу в  залежності від змісту його реквізитів. Стандартна настройка програми включає в себе ряд документів, якими користувач може скористатись в процесі роботи. Проте особливо в сучасних умовах часто виникає необхідність зміни настройки у відповідності зі змінами законодавства чи створення зовсім нового документа.

Виконання облікових  робіт починається з формування нормативно-довідкової інформації та первинних даних, після чого здійснюється рішення відповідної задачі.

План рахунків в програмі реалізований у вигляді таблиці, кожний рядок якої містить рахунок або субрахунок бухгалтерського обліку. Причому важливо, щоб План рахунків містив фіктивний рахунок “00”, необхідний для введення залишків.

При роботі з системою крім плану рахунків слід скласти  списки видів об’єктів, з яких ведеться аналітичний облік. В термінології даної програми кожен об’єкт аналітичного обліку називається “Субконто”.

Довідники – спеціальні засоби, що забезпечують ведення списків  однотипних облікових об‘єктів та зберігання параметрів, що характеризують ці об‘єкти.

Програма дозволяє поповнювати перелік довідників конфігурації, створюючи необхідні довідники самостійно.

Довідник «Банківські  рахунки підприємства» використовується в конфігурації «СПС.АгроКомплекс», де зберігається інформація про банківські рахунки, відкриті підприємством. Записи цього довідника використовують для формування платіжних доручень, а також в якості об‘єктів аналітичного обліку на рахунку 31 групи «Рахунки в банках».

Довідник контрагентів широко використовується в системі  при проведенні банківських і торгових операцій. В цьому довіднику зберігається вся інформація необхідна для ведення обліку, формування платіжних і товарних документів, а також довідкова інформація, котра носить службовий характер і призначена для допомоги користувачу швидко отримати необхідні відомості про контрагента.

 

3.4 Технологічний процес  обробки інформації з обліку  грошових коштів на рахунках в банках

 

Технологічний процес обробки  даних при комп'ютерній формі  обліку грошових коштів на рахунках в банках можна поділити на три етапи.

Першим етапом облікового процесу є збір та реєстрація первинних даних для обробки на комп'ютері.

На другому етапі проводиться формування масивів облікових даних на електронних носіях: Журналу господарських операцій, структури синтетичних та аналітичних рахунків, довідників аналітичних об'єктів, постійної інформації. Одночасно здійснюється контроль за процесом обробки інформації, записаної в масивах облікових даних.

Заключним етапом процесу є отримання результатів за звітний період на запит користувача або у вигляді регістрів синтетичного обліку, аналітичних таблиць, довідок з бухгалтерських рахунків, або відображенням на екрані дисплею потрібної інформації.

Основні принципи комп'ютерної  форми бухгалтерського обліку наступні:

• одному журналу хронологічного запису відповідає багато регістрів систематичного запису;
• накопичення і багаторазове використання облікових даних;
• один синтетичний рахунок - багато аналітичних рахунків. Кількість рахунків аналітичного обліку залежить від цілей, поставлених керівництвом перед обліком, і нічим не обмежується;
• автоматичне отримання інформації про відхилення від встановлених норм, нормативів, завдань тощо;
• отримання звітних показників в інтерактивному режимі;
• автоматичне формування всіх облікових регістрів і форм звітності на основі даних, відображених в системі рахунків.

Перед початком реєстрації бухгалтерських операцій необхідно  ввести початкові залишки по рахунках. Для зручності роботи дата введення залишків повинна передувати даті початку  обліку.

Залишки вводяться у  “Журнал операцій ” у вигляді проводок, в яких відповідний рахунок (субрахунок) кореспондує з деяким фіктивним рахунком (допоміжним) “00”. Щоб ввести дебетовий залишок по рахунку, в графі “Дебет” вказується код відповідного рахунку, а в графі “Кредит” код “00”. Для введення кредитового залишку код “00” заноситься в графу “Дебет”, а в графу “Кредит” – код рахунка (субрахунка), по якому вводиться залишок. По рахунках, до яких прикріплені субконто залишки вводяться по кожному субконто окремо.

Після введення залишків по рахунках передусім  потрібно звернути увагу на залишок по використаному для введення залишків фіктивному рахунку “00”, який повинен бути нульовим. Такий залишок по фіктивному рахунку означає, що сума дебетових залишків збігається з сумою кредитових, а це свідчить, що, в основному, залишки введені правильно. Якщо період складання звіту не включає дату введення залишків, то при нульовому залишку по рахунку в звіті може взагалі не бути рядка з цим рахунком, тому, що оборотів по цьому рахунку у вибраному періоді також немає.

В журналі операцій можна  переглянути проводки, що відповідають поточній операції, можна відмовитися  від відображення проводок у вікні  журналу операцій. Також існує  можливість одночасного відображення проводок в окремому вікні.

Операції в журналі зберігаються та виводяться на екран в хронологічній послідовності. Всередині дати операції упорядковані за часом їх введення.

Розрахунки між підприємствами здійснюються переважно в безготівковій  формі. Безготівкові розрахунки здійснюються шляхом перерахування грошових коштів з поточного рахунку платника на рахунок одержувача.

Приймання та видачу грошей і безготівкові перерахування банк здійснює на підставі розрахунково-грошових документів встановленої форми, одним  з яких є платіжне доручення.

Для виписки платіжних доручень у конфігурації «СПС.АгроКомплекс» передбачено документ «Платіжне доручення».

Документ «Платіжне  доручення» служить для формування друку платіжного доручення на перерахування  сум з банківського рахунка підприємства (додаток А1). Уведення нового платіжного доручення здійснюється натисканням на кнопку на панелі інструментів «Документи» головного меню («Документи» - «Банківські» - «Платіжне доручення». Відкрити новий документ можна і з журналу «Реєстр платіжних доручень».