Аудит расчетов с подотчетными лицами

 

 

 

Введение

В соответствии с Федеральным законом Российской Федерации «Об аудиторской деятельности» от 30.12.2008г.№307ФЗ (ред.21.11.2011г. №400ФЗ), аудит-это предпринимательская деятельность по независимой проверке бухгалтерского учёта и финансовой отчетности организаций и индивидуальных предпринимателей.

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также работ и услуг не только по безналичному расчёту, но и за наличный расчёт.

Практика аудиторских проверок показывает, что у проверяемых объектов наибольшее количество ошибок и нарушений возникает при расчетах  с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учёта и отсутствие контроля над расчетами с работниками. Проблема правильного отражения в учёте расчётов с подотчетными лицами остаётся наиболее важной в организации бухгалтерского учёта на предприятии, так как в расчётах данных операций используется денежная наличность, которая является одной из главных основ производственной деятельности современного предприятия.

Аудит расчетов с подотчётными лицами проводится с целью выяснения типичных ошибок при учёте таких расчётов и даёт возможность оценить способы избежание ошибок, допускаемых при учёте расчётов с подотчётными лицами. Подотчётными суммами называются денежные авансы, выданные работникам предприятия из кассы на мелкие административно-хозяйственные и операционные расходы. Расчёты с подотчётными лицами имеют место на каждом предприятии. Они осуществляются при оплате:

- запасных частей.

- мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств.

- расходов на командировки по РФ и за границу

- представительских расходов

Основным документом, регулирующим наличные денежные расчёты на предприятиях, является «Порядок ведения кассовых операций на территории РФ», утверждённый решением советом директоров Банка России от 12.10.2011г. № 373П. Предметом изучения является политика предприятия по организации и ведению учёта расчётов с подотчётными лицами. В качестве теоретической основы изучения применялись труды и учебные пособия российских авторов по проблемам учёта и аудита расчётов с подотчётными лицами на предприятиях в условиях рыночной экономики.

Официальной базой выработки основных направлений по аудиту расчётов с подотчётными лицами явились законодательные нормативные документы  (Федеральные законы, кодексы, Положения, ПБУ, Методические указания, План счетов, и другие). Теоретической базой исследования служат труды отечественных учёных Шеремета А.Д.,Суйц В.П.,Суглова А.Е. и других авторов.

 

1.ХАРАКТЕРИСТИКА  РАСЧЁТОВ С ПОДОТЧЁТНЫМИ ЛИЦАМИ.

 

 

 

 

 

 

1.1.Бухгалтерский учёт расчётов с подотчётными лицами

 

 

В соответствии с Планом счетов финансово-хозяйственной деятельности организаций, утверждённым приказом Минфина РФ от 31 октября 2000 года №94Н (редакция от 08.11.2010г.) для отражения расчётов с подотчётными лицами по подотчётным суммам предназначен специальный счёт 71 «Расчёты с подотчётными лицами». На этом счёте собирается вся информация о расчётах с работниками организации по суммам, выданным им под отчёт на хозяйственные и командировочные расходы.

На выданные подотчёт суммы, счёт 71 дебетуется в корреспонденции со счетами учёта денежных средств. На израсходованные подотчётными лицами суммы счёт 71 кредитуется со счетами, на которых учитываются затраты и приобретённые ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведённых расходов.

Подотчётные суммы, которые не были возвращены работником в кассу в установленные сроки, отражаются по кредиту счёта 71 и дебету счёта 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Далее эти суммы списываются со счёта 94 в дебет счёта 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или счёта 73 «Расчёты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника). Аналитический учёт по счёту 71 ведётся по каждой сумме, выданной подотчёт.

При выдаче работнику наличных денег из кассы организации на хозяйственные расходы аудитору необходимо удостоверится, что в бухгалтерском учёте сделана следующая запись: Кредит счёта 50(Касса) Дебет счёта 71(Расчёты с подотчётными лицами), и субсчёт - «Фамилия Имя Отчество работника».

При утверждении авансового отчёта по данной подотчётной сумме производится списание израсходованных подотчётных сумм, что отражается записью: Кредит счёта 71 Дебет счёта 44 («Расходы на продажу», 10 («Материалы»),08 («Вложение во необоротные активы») 07 «Оборудование к установке», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей», 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы», 25 «Общепроизводственные расходы», 28 «Брак в производстве», 29 «Обслуживание производства и хозяйства», 97 «Расходы будущих периодов». 41 «Товары», 45 «Товары отгруженные», 51 «Расчётный счёт», 52 «Валютный счёт», 55 Специальные счета в банках», 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда», 73 «Расчёты с персоналом по прочим операциям», 76 «Расчёты с прочими дебиторами и кредиторами», 79 «Внутрихозяйственные расходы», 84 «Нераспределённая прибыль»,  и другие счета в зависимости от расходов. Если организация является плательщиком НДС, то суммы налога, уплаченного поставщиками товаров (работ, услуг), собираются на счёте 19 «(НДС по приобретённым ценностям»). Если за приобретённое имущество (работы, услуги) расчёт производится подотчётным лицом, то сумма НДС по таким расходам отражается записью: Кредит счёта 71, Дебет счёта 19. Счёт 19 может иметь субсчета, например НДС по приобретённым ценностям, не принимаемым к налоговому учёту (НУ) 19.1 и принимаемым к налоговому учёту (НУ) субсчёт 19.2.

Если подотчётное лицо не использовало всю сумму выданного аванса, то оно должно вернуть неиспользованный остаток в кассу организации. Данная операция отражается записью: Кредит счёта 71, Дебет счёта 50. Если работник не вернул по истечении установленного срока денежные средства в кассу, то остаток невозвращённого аванса должен быть отнесён на счёт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»: Кредит счёта 71, Дебет счёта 94. В дальнейшем, если сумма неизрасходованного аванса будет удержана из заработной платы работника, то в бухгалтерском учёте делается запись: Кредит 94, Дебет 70 «(Расчёты с персоналом по оплате труда»). При погашении работником суммы долга по подотчёту можно также использовать счёт 73 («Расчёты с персоналом по прочим операциям»). Например, если подотчётное лицо внесло деньги в кассу после просроченного срока, в бухгалтерском учёте производятся следующие записи: Кредит счёта 73, Дебет счёта 94 и Кредит счёта 50, Дебет счёта 73.

В настоящее время широко используется расчёт с применением пластиковых карт, подотчётные лица нередко оплачивают командировочные или представительские расходы с помощью такого платёжного документа. Для того, чтобы иметь возможность рассчитаться карточкой, организация должна предварительно зачислить денежные средства на специальный счёт в банке. При этом в бухгалтерском учёте делаются записи: Кредит 51 «Расчётные счета» или 52 «(Валютные счета», Дебет счёта 55 «(Специальные счета в банках»)-переведены денежные средства на карточный счёт. Кредит счёта 55, Дебет счёта 71- перечислены денежные средства работнику для оплаты командировочных или представительских расходов. Если командировочные расходы были выданы в иностранной валюте, а за период командировки изменился курс валюты, то курсовая разница списывается на счёт 91 (« Прочие доходы и расходы»»: положительная на прибыль(дебет 50, кредит 91,2), отрицательная - на убыток (дебет 91,2 и кредит 50).

Несмотря на то, что практически все организации часто осуществляют операции по расчётам с подотчётными лицами, анализ аудиторской практики показывает, что количество проблем и ошибок, допускаемых бухгалтерами при отражении подобных операций в учёте, остаётся большим.

1.2.Нормативные  документы по расчётам с подотчётными  лицами.

 

 

Ведение бухгалтерского учёта организации должно быть строго регламентировано, то есть подчинено определённым правилам. И отступление от этих правил ведёт к серьёзным ошибкам в бухгалтерской и налоговой отчётности, в определении финансовых результатов деятельности организации, приводит к злоупотреблениям со стороны материально-ответственных лиц.

При аудите расчётов с подотчётными лицами необходимо руководствоваться следующими документами:

Закон РФ «Об аудиторской деятельности» от 30.12.2008г. № 307-ФЗ в редакции Федеральных законов от 21.11.2011г. №400-ФЗ.

Закон «О бухгалтерском учёте» от 06.12.2011г. №402ФЗ содержит перечень обязательных реквизитов первичных документов (статья 9, п.2). Разрешает составлять документы на машинных носителях (статья 9, п.7). Руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером утверждает перечень лиц, имеющих право подписи первичных учётных документов (статья 9, п.3).Обязывает директора и главного бухгалтера, либо уполномоченных ими лиц, подписывать первичные бухгалтерские документы по операциям с денежными средствами (статья 9, п.3).

Гражданский кодекс Российской Федерации от 30.11.1994 г. № 51-ФЗ (часть1), от 26.01.1996г. №14ФЗ (часть2), от 26.11.2001г. № 146 ФЗ (чать3), от 18.12.2006г. № 230ФЗ (чать4), а также этот закон даёт определение подотчётным лицам, подотчётным суммам, командировкам и т.д.

Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001г. № 197-ФЗ, (Принят ГД ФС РФ от 21.12.2008г. №313ФЗ0), по состоянию на 17 мая 2009г. Кодекс предусматривает необходимые документы для отправки в командировку работника, а также их оформление.

Налоговый кодекс Российской Федерации от 31.07.98г. № 146-ФЗ (часть1) по состоянию на 22 июня 2009г. Кодекс определяет размеры суточных в пределах норм, которые не включаются в совокупный годовой доход работника, а возмещаемые сверх норм работникам в доход включаются. Также говорит о том, что для целей налогообложения, учёт представительских расходов в пределах норм и сверх норм не ведётся.

Налоговый Кодекс РФ от 05.08.2000г.№ 117ФЗ (часть 2) (ред.03.12.2012г.). В этой части НК РФ определяется порядок исчисления и уплаты налога на добавленную стоимость по приобретённым подотчётными лицами материальных ценностей.

ПБУ 3/2006 – Положение по бухгалтерскому учёту «Учёт активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» утверждено приказом Минфина РФ от 25.12.2007г. № 147н. - Положение регулирует особенности бухгалтерского учёта имущества и обязательств организаций, стоимость которых выражена в иностранной валюте, заключающиеся в пересчёте стоимости этих имуществ и обязательств в рубли, учёт курсовой разницы

. Приложение к данному Положению содержит указание, что пересчёт расходов, произведённых подотчётным лицом при загранкомандировках, в рубли производится по курсу на дату составления авансового отчёта.

Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации. Утверждён решением совета директоров Центрального Банка России от 12.10.2011г. № 373П – содержит правила приёма, хранения, выдачи наличных денег и оформление первичных документов; ведение кассовой книги; ревизии кассы и соблюдение кассовой дисциплины. Лица, получившие наличные деньги под отчёт, обязаны не позднее 3-х рабочих дней, по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчёт об израсходованных суммах и произвести окончательный расчёт по ним

Постановление Правительства Российской Федерации от 23.09.2002г. № 696 (ред. от 22.12.2011г.) «Об утверждении федеральных правил (стандартов) аудиторской деятельности, разработка программ аудита», на основании этих правил аудитор разрабатывает программу аудита, в том числе программу аудита расчётов с подотчётными лицами.

План счетов бухгалтерского учёта, утверждённый Минфином РФ от 31.10.2000г. № 94н (с изменениями и дополнениями от 08.11.2010г.) – правила синтетического учёта операций в бухгалтерском учёте. В частности, содержит проводки по отнесению в доход работника подотчётных сумм, не возвращённых в срок.

По командировкам в пределах Российской Федерации:

Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988г. № 62 «О служебных командировках в пределах СССР» (с изменениями от 23.12.2008г.) - содержит: определение служебной командировки п.1); правила документального оформления командировки: (командировочное удостоверение и, по усмотрению руководителя, приказ о направлении работника в командировку п.2); предельные сроки командировок: (сроки устанавливает руководитель, но не более 40 дней) (п.4); необходимо ставить в командировочном удостоверении отметки о дне прибытия из места командировки (п.6); формы журнала по ведению учёта работников, отбывающих в командировки; указание на сохранение за работником среднего заработка (п.9); указание на выплату работникам суточных (п.10); перечень расходов, возмещаемых командированному работнику (п.12); предписание в течение 3-х дней после возвращения из командировки составить авансовый отчёт (п.19); другие положения относительно командировок.

Письмо Минфина РФ от 12.05.1992г. № 30 «О порядке возвращения командированным работникам затрат за пользование постельным бельём в поездах». Компенсация работнику данных расходов с отнесением их к затратам предусмотрена документом.

По командировкам за границу:

Письмо Минтруда РФ и Минфина РФ от 04.03.2002 г. №15Н (ред. От 02.08.2004г.) «О порядке выплаты суточных работникам, отправляемым в краткосрочные командировки за границу» – содержит информацию о том, суточные какой страны и с какого момента применять. Если работник в период командировки находился в нескольких зарубежных странах, то со дня выбытия из одной страны в другую суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он  направляется.

Постановление Правительства РФ от 02.08 2004г. № 64Н (ред. От 09.12.2008г.) «О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счёт средств федерального бюджета». Это постановление содержит список государств и соответствующих размеров суточных отдельно для работников загранучреждений и прочих работников, находящихся в краткосрочных командировках.