Учёт и аудит расчётов с поставщиками и подрядчиками в коммерческой организации

Проверка финансовых обязательств (расчётов с контрагентами). Члены рабочей комиссии, получив комплект документов и отчёты (реестры), подтверждающие состояние расчётов с контрагентами, последовательно анализируют каждый вид инвентаризируемого расчёта, среди которых самыми распространенными в практической деятельности организаций являются расчёты:

1) с поставщиками и  подрядчиками (балансовый счёт 60);

2) с покупателями и  заказчиками (балансовый счёт 62);

3) с разными дебиторами  и кредиторами (балансовый счёт 76).

В ходе проведения инвентаризации необходимо убедиться в том, что сальдо по счетам расчётов развернуто (кредиторская задолженность не засчитывается дебиторской и наоборот). Проверке подлежит также порядок ведения аналитического учёта расчётов организации с различными контрагентами (дебиторами и кредиторами).

Данные инвентаризации заносятся в приложение к форме N ИНВ-17 "Справка к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами". Справка составляется в разрезе указанных синтетических счетов бухгалтерского учёта. На основании справки заполняется акт по форме N ИНВ-17 (в двух экземплярах), который подписывается ответственными лицами инвентаризационной комиссии. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию, второй остается в комиссии. В акте указываются:

1) наименование организации, проводящей инвентаризацию;

2) подразделение, в котором  проводится инвентаризация;

3) ссылка на приказ, в  соответствии с которым производится  инвентаризация;

4) порядковый номер и  дата составления документа;

5) дата проверки состояния  дебиторской и кредиторской задолженности;

6) наименования организаций-дебиторов; номер счёта бухгалтерского учёта, на котором учитываются дебиторские задолженности; полная сумма дебиторской задолженности по каждому контрагенту; сумма задолженности, которую дебитор не подтвердил и по которой истёк срок исковой давности;

7) наименования организаций-кредиторов; номер счёта бухгалтерского учёта, на котором учитывается кредиторская задолженность;

8) полная сумма кредиторской задолженности по каждому контрагенту;

9) сумма задолженности, которую  кредитор не подтвердил и по  которой истёк срок исковой давности;

10) итоговая сумма по  каждому виду задолженности.

Получив результаты инвентаризации, руководство организации утверждает их и выносит решения о создании резервов по сомнительным долгам, списании безнадёжной задолженности, списании задолженности с истёкшим сроком исковой давности.

Списание кредиторской задолженности с истёкшим сроком исковой давности отражается записью: Д-т сч. 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками», К-т сч. 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 1 "Прочие доходы".

Если покупатели (заказчики) не оплатили стоимость реализованного товара (работы, услуги и т.д.) вовремя и задолженность не обеспечена соответствующими гарантиями, то такая задолженность является сомнительной. На сумму такой задолженности после проведения инвентаризации и оформления письменного обоснования признания задолженности сомнительным долгом в учете составляется запись:

Д-т сч. 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 2 "Прочие расходы", К-т сч. 63 "Резервы по сомнительным долгам".

Резерв по сомнительным долгам относится к оценочным резервам. Особенностью данных резервов является их единовременное начисление в соответствии с нормами Положения по бухгалтерскому учёту "Изменения оценочных значений" (ПБУ 21/2008). Если организация создает в установленном порядке в конце отчётного года резерв сомнительных долгов по расчётам с другими организациями и гражданами за продукцию (товары, работы и услуги) за счёт финансовых результатов, то дебиторская задолженность, по которой созданы резервы, в годовом бухгалтерском балансе уменьшается на сумму этих резервов. В пассиве баланса сумма образованного резерва отдельно не отражается. Порядок создания резерва сомнительных долгов должен быть отражен в приказе по учётной политике организации.

Списание задолженности дебиторов с балансового учёта может производиться при условии признания её безнадёжной в силу невозможности её взыскания по причинам юридического, экономического или социального характера.

Трудностей не возникает, если срок исполнения обязательства обозначен в договоре. В этом случае течение срока исковой давности начинается по окончании срока исполнения. Сложнее, если договор не предусматривает срока исполнения обязательства. В такой ситуации применим п. 2 ст. 314 ГК РФ, согласно которому обязательство, которое не предусматривает срока исполнения и не содержит условий, позволяющих его определить, должно быть исполнено в разумный срок после возникновения (к примеру, 30 дней с даты фактической передачи товаров (работ, услуг), указанной в накладной). Сроки исковой давности и порядок их исчисления не могут быть изменены соглашением сторон.

Основания приостановления и перерыва течения сроков исковой давности устанавливает ГК РФ. В случае прерывания течение срока исковой давности начинается заново, а время, истекшее до перерыва, не засчитывается в новый срок (ст. 203 ГК РФ). Прерывание срока исковой давности означает, что задолженность (как дебиторскую, так и кредиторскую) нельзя списать с бухгалтерского учёта. Согласно ст. 203 ГК РФ течение срока исковой давности прерывается в случае:

1) предъявления иска в  установленном порядке, когда кредитор  обращается с иском в суд (если  суд оставляет иск без рассмотрения, то срок исковой давности по иску не прерывается);

2) совершения должником  действий, свидетельствующих о признании  долга.

К действиям, свидетельствующим о признании долга в целях перерыва, в частности, могут относиться: претензии; частичная оплата задолженности;

уплата процентов за просрочку платежа; изменение договора, из которого следует, что должник признает наличие долга; обращение к кредитору с просьбой об отсрочке платежа; заявление о зачёте взаимных требований; соглашение о реструктуризации долга; подписание акта сверки задолженности, т.е. письменное подтверждение признания наличия задолженности, и т.п.

Следует отметить, что подписание акта сверки расчётов с контрагентом служит доказательством признания долга перед поставщиком или подрядчиком. Однако получение письменного подтверждения долга после того, как срок исковой давности истёк, никакого влияния на этот срок не оказывает, т.е. срок исковой давности не восстанавливается и не продлевается. Срок исковой давности прерывается каждый раз, как только обязанное лицо совершило перечисленные действия, и без какого-либо ограничения.

Основанием для признания правомерности действий организации (кредитора) по списанию задолженности являются документы, подтверждающие невозможность погашения задолженности в силу указанных обстоятельств:

- документы, подтверждающие  факт осуществления хозяйственной  операции (договоры, счета-фактуры, накладные, акты выполненных работ и др.);

- акты сверки взаимных  расчётов, если дебитор - юридическое лицо;

- акт инвентаризации расчётов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами;

- приказы (распоряжения) руководителя организации о списании задолженности в качестве безнадёжного долга, по которому истёк срок исковой давности;

- документы, подтверждающие  нереальность взыскания долга, если долг списывается до истечения срока давности;

- выписки из ЕГРЮЛ о  том, что организация-должник ликвидирована;

- акты судебного пристава-исполнителя  о невозможности взыскания долга  с организации-должника, постановления  об окончании исполнительного производства и возвращении взыскателю исполнительного документа;

- другие документы, подтверждающие  невозможность взыскания долга.

Отмечаем, что в случае если у кредитора имеется встречная задолженность в сумме, превышающей дебиторскую задолженность, допускается погашение дебиторской задолженности путем проведения зачета встречных требований по заявлению.

Проверка началась с изучения договоров с поставщиками. Были выявлены отдельные хозяйственные операции, по которым договоры поставки отсутствовали, они представлены в таблице 12.

Таблица 12

Хозяйственные операции, по которым выявлены случаи отсутствия договоров поставки

№ п\п	Наименование, адрес     и номер телефона      дебитора, кредитора	Числится задолженность		Сумма задолженности,   руб. коп.		Документ, подтверждающий задолженность
		за что	дата начала			наименование	номер	дата
				дебитор-    ская	кредиторская
1	2	3	4	5	6	7	8	9

 

Продолжение таблицы 12

1	2	3	4	5	6	7	8	9
1	ООО "Интерэкспо",          Москва,                    ул. Сельскохозяйственная,  7а. (495) 136-73-76	аванс за        участие в       международной   выставке        "Безопасность   и контроль"	14.09.2010г.	118 000-00		Платежное           поручение	171	14.09.2010г.
2	ООО "Макском", Москва,     ул. Щепкина, 16.           (495) 953-62-65	за оказание     охранных услуг	11.10.2010г.	85 600-00		Акт об оказании     услуг	155-у	11.10.2010г.
3	ЧП Гаврилов Д.К.,          Балашиха, Горьковское      шоссе, 157.                (916) 654-98-89	за оказание     охранных услуг	11.11.2007г.	25 000-00		Акт об оказании     услуг	100-у	11.11.2007г.
4	ЗАО "Кронберг и сыновья",  Москва, ул. Никольская,    11. (916) 855-55-00	НДС по          полученному     авансу,         уплаченный в    бюджет	24.09.2010г.	36 000-00		Счет-фактура	1556	24.09.2010г.

 

Аудиторами были указаны данные нарушения и даны рекомендации по восстановлению договоров. По мнению автора данной работы по данному вопросу не стоит пренебрегать тщательным изучением содержания таких договоров, а именно:

- наличия сроков оплаты  и поставки;

-при написании части  договора, касающейся пени за  несвоевременную оплату использовать  формулировку «вправе выставит  пени, штрафы и неустойки». Это  поможет избежать разногласий с проверяющими органами в случаях, когда отсрочка оплаты по договору была достигнута устной договоренностью и не закреплена документально и пени не выставлялись.

 Далее аудиторская  фирма проверила состояние первичной  документации по учёту расчётов с поставщиками. Были выявлены случаи, когда в накладных на поступление материалов отсутствовали подписи лиц, ответственных за прием материалов на складе. Такие недостатки оформления первичной документации можно избежать, утвердив подробные должностные инструкции и организовав контроль за выполнением требований по оформлению первичной документации.

Аудитору необходимо проверить, ведётся ли аналитический учёт по счёту 71 «Расчёты с подотчетными лицами» по каждой сумме, выданной под отчёт. Ведь в деятельности ООО «ЕвроАзия - АП», как и у любой другой организации, встречаются факты хозяйственной деятельности, когда расчёты с поставщиками производятся через подотчетных лиц. Руководство ООО «ЕвроАзия - АП» жестко ограничивает данный вид расчётов, однако на практике встречаются случаи, когда приобретение необходимых ТМЦ невозможно осуществить с помощью оплаты по безналичному расчёту. Лица, получившие наличные деньги под отчёт, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчёт об израсходованных суммах и произвести окончательный расчёт по ним. Аудитором должны быть сопоставлены суммы, указанные в авансовых отчётах, с данными первичных документов, подтверждающих указанные расходы. Дата авансового отчёта не должна быть ранее, чем дата приложенных документов, подтверждающих расходы. Ниже приведен перечень первичных документов, которые аудитор должен проанализировать для признания указанных расходов правомерными.

Отсутствие документов, подтверждающих расходы подотчётных лиц, является основанием для налоговых органов доначислить НДС и налог на прибыль.

Аудиторское заключение о бухгалтерской отчётности проверяемого экономического субъекта является значимым пластом деятельности современных аудиторов. В современных условиях существует потребность получения безошибочной оценки, однако методический инструментарий аудита не дает такой возможности.