Совершенствование системы управления товарными запасами

На оборачиваемость товаров  оказывает влияние и ряд других факторов: насыщенность товарных рынков, звенность товародвижения, объёмы импорта, распределение запасов товаров  между оптовыми и розничными звеньями торговли, уровень цен на конкретные товары  и товарные группы, организация  рекламы и продажи товаров, организация  труда, квалификация кадров и уровень  руководства торгово-технологическим  процессом и т.д.

Изменения перечисленных факторов могут влиять на величину товарных запасов и товарооборачиваемость, улучшая или ухудшая эти показатели.

2. Методика оценки системы управления товарными запасами в торговых предприятиях

Управление-это творческая деятельность. Она должна активно создавать  необходимые для работы предприятия  условия, а не пассивно реагировать  на изменения, происходящие на рынке. Важнейшая  функция управления  создать условия, необходимые для  решения, какие товары и в каком объёме  закупать,  сколько и когда заказать, сколько иметь на складе, сколько  отгрузить по магазинам, для этого необходимо знать:

• сети торговли;
• объём продаж.

Цель создания запасов, образование  определённого буфера между последовательными  поставщиками товаров, и исключение необходимости непрерывных поставок в торговлю. Таким образом, наблюдается  зависимость между тремя переменными:

Спрос –  Предложение – Запасы

Изменение одной из них влечёт к  изменению двух других.

Запасы, это материальные ценности, выключенные на некоторое время  из процесса непосредственного потребления. При дефиците оборотных средств  самым важным являются товары с наименее ликвидными, краткосрочными активами и это подвергает их опасностям, которым не подвержены другие статьи оборотных средств. Запасы это замороженные средства, это деньги, которыми нельзя пользоваться. Большинство предприятий, избегает больших запасов с низкой оборачиваемостью, так как это  связано с риском.

Правильное управление и состояние  товарных запасов в значительной степени зависит от правильного  их анализа и планирования. Роль анализа заключается в том, чтобы  установить причины отклонений фактических  показателей запасов от плановых, дать оценку этим отклонениям, определить факторы, под влиянием которых сложились  условия торговой деятельности. Глубокий анализ товарных запасов и времени  товарного обращения должен быть увязан с изучением различных  сторон торговой деятельности: объем  и структурой товарооборота, размером и структурой товарного обеспечения  по ассортименту, источниками поступления  и формами доставки товаров, ритмичностью поступления и частотой завоза, организацией торговли, достоверностью прогнозов  спроса, сезонностью спроса, взаимоотношений  с поставщиками, выполнением договоров  поставки, условий транспортировки  и хранения товаров.

Источниками анализа товарных запасов  служат данные анализа товарооборота, учета товаров на складах, в торговом зале, баланса по основной деятельности, данные уценки товаров и другая оперативная  информация.

Анализ товарных запасов является важнейшей предпосылкой их планирования.

Задачи анализа товарных запасов  сводятся к следующим:

• Изучение товарных запасов в сумме и днях, сопоставление фактических их размеров с установленными нормативами, выявление отклонений  фактических запасов по товарным группам, по структурным подразделениям от установленных нормативов;
• Анализ оборачивоемости товарных запасов по товарным группам, структурным подразделениям, по фирме в целом за текущей период и сопоставление фактических данных с показателями прошлых периодов;
• Установление влияния эффективности использования товарных запасов на размер затрат, связанный с их закупкой и хранением, а тем самым и на объем прибыли торговой фирмы;
• Анализ структуры товарных запасов и их размещения, определения товарных групп, имеющих наибольший удельный вес в общем объеме запасов;
• Изучение факторов, влияющих на объем, состав товарных запасов и эффективность их использования.

Основными аналитическими показателями товарных запасов являются абсолютные и относительные размеры товарных запасов и время их обращения.

Анализ товарных запасов и товарооборачивоемости  проводится методом сравнения фактических  показателей за анализируемый период с плановыми и с показателями за предшествующий период. При этом состояние товарных запасов в  целом и по отдельным товарным группам, что позволяет глубже понять причины отклонений от плана и  разработать направления ускорения  товарооборачивоемости.

В процессе анализа устанавливают, как товарные запасы обеспечивают развитие товарооборота и бесперебойную  реализацию товаров; выявляют причины  отклонений фактических запасов  товаров от установленных нормативов. Такими причинами могут быть: невыполнение или перевыполнение товарооборота; невыполнение или перевыполнение плана  поступления товаров; завоз товаров, не пользующихся спросом, или в размерах, превышающих спрос; неравномерное  поступление товаров; наличие неходовых, не пользующихся спросом товаров; неправильное распределение товарных ресурсов между  отдельными структурными подразделениями; отсутствие достаточной информации у покупателей об имеющихся в  торговой сети товарах, способах их потребления; недостатки в организации торговли и т.п. Товарные запасы в сумме обычно снижаются, если поступление товаров отстает от темпов увеличения товарооборота, и повышаются при опережающих темпах роста поступления товаров.

Наряду с анализом товарных запасов  на отдельные даты проводят изучение их средних размеров. При исчислении средних товарных запасов необходимо привлекать как можно больше данных, что обеспечивает репрезентативность расчетов.

Объем товарных запасов в торговом предприятии может изменяться под  воздействием множества факторов. К  числу основных факторов относятся: объем товарооборота, его товарная структура и скорость обращения  товаров.

Объем товарооборота оказывает  прямое влияние на размер товарных запасов. Однако эта зависимость  не является линейной, пропорциональной, поскольку рост товарных запасов  должен отставать по темпам от увеличения товарооборота. Это связано с  тем, что показатель товарных запасов  в днях оборота при нормальных условиях станет стремиться к понижению, если объем товарооборота будет  постоянно возрастать. Поэтому все  мероприятия, направленные на увеличение товарооборота, можно потенциально рассматривать в качестве мер, оптимизирующих товарные запасы.

Товарная структура товарооборота  – другой важный фактор, оказывающий  большой влияние на товарные запасы. Реализация продовольственных товаров  предполагает наличие меньших товарных запасов, что обусловлено прежде всего физико – химическими свойствами этих товаров, которые в основной своей массе являются скоропортящимися. Ассортимент продовольственных  товаров, как правило, является более  стабильным, чем непродовольственных, поскольку их потребление ограничивается физиологическим режимом питания.

Непродовольственные товары могут  долго храниться,  не имеют больших  ограничений в части их потребительских  свойств. Реализация этих товаров более  подвержена влиянию изменений спроса, особенно связанного с сезонностью, поэтому необходимо создавать запасы этих товаров в больших размерах, чем продовольственных.

В процессе анализа фактическую  величину товарных запасов в днях по отдельным товарам или товарным группам сравнивают с плановой величиной.

Важно при анализе учитывать, что  расширение ассортимента товаров, как  правило, сопровождается ростом товарных запасов. Однако если предприятие достаточно глубоко изучает спрос покупателей, то роста запасов можно избежать и даже добиться относительного их сокращения.

В качестве важнейшего фактора, оказывающего значительное влияние не только на величину товарных запасов, но и объем  товарооборота, следует рассматривать  ускорение времени обращения  товаров. Ускорение товарооборачивоемости  способствует уменьшению потребности  в оборотных средствах, находящихся  в товарных запасах, сокращению затрат на хранение, а следовательно, и укреплению финансового положения фирмы.

Изучение товарооборачиваемости  проводится сопоставлением объема товарооборота  и средних товарных запасов. Средний  товарный запас определяют по данным об остатках товаров на отдельные  даты.

Изменение товарооборачивоемости  в днях в целом по торговой фирме  складывается под воздействием изменения  структуры товарооборота, изменения  средних товарных запасов.

Влияние структуры товарооборота  на товарооборачивоемость рассчитывают методом цепных подстановок. Для  этого определяют условный средний  показатель товарооборачивоемости  в днях при фактической структуре  товарооборота и плановом времени  обращения отдельных товаров  и товарных групп. Если из условной товарооборачивоемости вычесть  плановую, то можно определить влияние  на товарооборачивоемость изменения  структуры товарооборота. При вычитании  из фактической товарооборачивоемости  условной рассчитывается влияние изменения  времени обращения отдельных  товаров и  товарных групп на товарооборачивоемость.

Для оценки влияния изменения средних  товарных запасов и объема товарооборота  на товарооборачивоемость также  используют метод цепных подстановок  с выражением товарооборачивоемости  через соотношение средних товарных запасов и товарооборота. Чтобы рассчитывать влияне изменения объема товарооборота, необходимо вычесть из фактической товарооборачивоемости условную (при фактических средних остатках и плановом товарообороте). Влияние средних товарных запасов определяется путем вычитания из условной оборачивоемости плановой.

Экономия или перерасход средств, обусловленные замедлением или  ускорением оборачивоемости, определяются как произведение суммы однодневной  реализации в текущем периоде  и разница в днях товарооборачивоемости  текущего и планового периода:

Э(П)= (Вф-Вп)      (6)

где  Э(П) – экономия (перерасход) средств;

  - однодневный товарооборот за текущий период;

Вф – товарооборачивоемость  в текущем периоде, дн;

Вп – товарооборачивоемости  в плановом периоде, дн.

Анализ средних товарных запасов  и товарооборачивоемости проводят не только по торговому предприятию  в целом, но и в разрезе отдельных  товарных групп и товаров, в сравнении  с аналогичными периодами прошлых  лет, аналогичными показателями фирм –  конкурентов и средними показателями по региону (при наличии соответствующей  информации).

Анализ товарных запасов и товарооборачивоемости  проводят также в разрезе каждого  структурного подразделения. Прежде всего  выясняют, как товарные запасы обеспечивают развитие торговли, каково наиболее полное удовлетворение спроса покупателей  при ускорении времени обращения  товаров.

В оптовой торговле анализ текущих  товарных запасов проводится в основном так же, как и в розничной  торговле. Товарные запасы в днях в  оптовой торговле рассчитываются только по отношению к складской реализации товаров. Если отдельно изучают товары, находящиеся в пути, то их соотносят  с общим объемом товарооборота  с  участием в расчетах. По товарам, находящимся в пути, выясняют, не превышены ли установленные сроки  документооборота.

Оптовые предприятия создают сезонные запасы товаров. Проводя их анализ, проверяют выполнение плана по накоплению этих товаров, изучают вовлечение сезонных запасов в товарооборот. Важной задачей  является установление нереализованных  товаров к окончанию сезона и  причин этого положения.

При анализе товарных запасов необходимо учитывать условия, в которых  осуществляются поступления и реализация товаров, так как именно взаимодействие этих двух процессов оказывает максимальное влияние на состояние товарных запасов, в частности, на их абсолютную величину и уровень в течение анализируемого периода. С этой целью сопоставляют внутригодовые темпы реализации, поступления товарных запасов по кварталам, месяцам, декадам, что позволяет  вскрыть причины отклонений запасов  от норм, правильно оценить изменения  конъюнктуры.

Необходимо также принимать  во внимание изменения цен на товары, поскольку это приводит при том  же фактическом объеме товарных запасов  к изменению их стоимости.

Результаты анализа используют в процессе планирования товарных запасов  и товарооборота. Планирование товарных запасов на предприятиях торговли имеет  важное значение для повышения эффективности  торговой деятельности. Целью планирования товарных запасов является определение  такой их величины, которая в плановом периоде при данном товарообороте  обеспечивала бы бесперебойное удовлетворение спроса с наименьшими совокупными  расходами на завоз и хранение.

Планирование товарных запасов  начинается с разработки нормативов по отдельным товарам и товарным группам в днях товарооборота, затем  рассчитывается их абсолютная величина в сумме. Планирование является сложным  процессом, поскольку нормативы  товарных запасов необходимо увязывать  не только с их состоянием и тенденциями  изменения, но и с финансовыми  показателями, в частности с величиной  собственных оборотных средств, потребностью в кредитах банков.

При планировании товарных запасов  следует учитывать объем заказов  на поставку товаров, стоимость закупаемой партии товаров, издержки на хранение  запасов, затраты, связанные с закупками. Если предприятие не имеет издержек, связанных с размещением заказа на поставку товаров и их доставкой, то экономически эффективным становится закупать товары мелкими партиями, чтобы минимизировать издержки хранения.