Организационные коммуникации

Оглавление

 

Введение………………………………………………………………………....4

1 Сущность  понятия «коммуникация», «коммуникационный  процесс»…...7

1.1 Понятия «коммуникация» и «коммуникационный процесс»…....7

1.2 Классификация коммуникаций…………………………………....14

1.3 Модели коммуникаций…………………………………………….18

2 Анализ коммуникационного процесса в организации на примере Министерства культуры и внешних связей Оренбургской области ………20

          2.1 Краткая характеристика организации……………………………....20

2.2 Анализ  существующего коммуникационного  процесса в                           организации………………………………………………………….……22

2.3 Проект  рекомендаций по совершенствованию  коммуникационного процесса в Министерстве культуры и внешних связей Оренбургской области…………………………………………………………………….26

Заключение……………………………………………………………………....28

Библиографический список…………………………………………………….31

Приложение А……………………………………………………………………33 
Введение

 

Общепризнанно, что коммуникации имеют большое значение для успеха работы предприятий и представляют одну их сложных проблем менеджмента. Это своего рода связующая нить единой системы – фирмы. Эффективно работающими руководителями считают тех, кто эффективен в коммуникациях. Менеджеры должны в совершенстве владеть искусством коммуникации, так как, образно говоря, они выполняют работу «чужими руками».

Роль коммуникаций очевидна как на малых фирмах, так и в  мощных компаниях и корпорациях. От эффективности коммуникационных связей и взаимодействий зависит  будущее не только предприятия, как  хозяйствующего субъекта на рынке, но также и людей, работающих на данном предприятии, а на глобальном уровне и благополучие всей страны в целом. Опыт как российских, так и зарубежных компаний показывает, что эффективность коммуникаций зависит, прежде всего, от психологического настроя коллектива.

Там где руководитель использует метод «кнута и пряника» наблюдается нервозность и разрозненность коллектива, а следствием этого - плохая производительность труда, высокая текучесть кадров, отсутствие инициативности, постоянные сплетни, зависть и т.п. Все эти факты не могут привести ни к чему другому кроме затухания предприятия и в конечном итоге даже банкротству.

Однако если руководитель проводит собрания в коллективе, где  обсуждаются те или иные проблемы развития, применяет методы поощрения  за инициативу, труд и т. п., создает  условия для свободного выражения  своего мнения, пусть даже не совпадающего с мнением руководства, то в этом случае персоналу легко работать на данном предприятии. Люди осознают в этом случае свою значимость и  стараются использовать весь свой потенциал  и интеллект для достижения процветания  организации. На таком предприятии сотрудники уверены в своем будущем, в том, что их проблемы можно открыто обсудить на собрании, внести какие-то идеи, за которые они будут морально и материально вознаграждены. Таким предприятиям легче вынести экономические и политические кризисы в стране, т. к. в сплоченном коллективе сотрудники будут помогать друг другу пережить трудности.

Все это уже давно осознали зарубежные и многие отечественные  менеджеры. Но как добиться эффективных  коммуникаций? Как приобрести навыки и умение управлять коммуникативными процессами? - вот главные вопросы, которые беспокоят современных  российских руководителей.

В  рамках  вышесказанного  актуальность  выбранной  темы подчеркивается опытом зарубежных и отечественных  руководителей, их заинтересованностью  в изучении коммуникационных связей и их эффективному развитию.

Целью работы является: разработать проект рекомендаций по совершенствованию коммуникационного процесса в организации на примере Министерства культуры и внешних связей Оренбургской области.

В связи с поставленной целью в курсовой работе решались следующие задачи:

• изучить теоретические основы коммуникаций и коммуникационного

процесса;

• рассмотреть анализ систем коммуникаций;
• обосновать основные направления совершенствования

коммуникационного процесса в организации.

Предметом исследования является коммуникационный процесс в организации.

Объектом работы является Министерство культуры и внешних связей Оренбургской области.

В процессе написания курсовой работы использовались общие методы научного познания, такие как наблюдение, анализ.

Теоретической базой исследования послужили труды таких авторов, как Виханский О. С., Наумов А. И., Майкл Мескон и периодические издания.

Информационной базой  работы послужили вторичная информация из периодической печати, ресурсы Интернета, такие как электронная энциклопедия Wikipedia, электронная энциклопедия «Кругосвет».

Работы освещает понятие коммуникации и коммуникационного процесса, совершенствование систем коммуникаций и все понятия, тесно переплетающиеся с этим вопросом.

 

1. СУЩНОСТЬ ПОНЯТИЙ «КОММУНИКАЦИЯ» И «КОММУНИКАЦИОННЫЙ ПРОЦЕСС»

 

 

1. Понятия «коммуникация» и «коммуникационный процесс»

 

Слово коммуникация происходит от латинского communion «делаю общим, связываю, общаюсь». Наиболее близким к нему по значению является русское слово общение.

Коммуникация  выполняет жизнеобеспечивающую  роль не только каждого отдельного человека, но и в организации [2, с.420].

Каждая  организация пронизана сетью  информационных каналов, которые предназначены  для сбора, анализа и систематизации информации о внешней среде, а  также для передачи переработанных сообщений обратно во внешнюю  среду.

Специфичность взаимодействия людей в процессе их жизнедеятельности состоит в  использовании языка (животные тоже обладают звуковыми и двигательными  средствами обмена информацией, однако взаимодействие между ними учёные называют «биологически целесообразным совместным поведением, направленным на адаптацию  к среде»).

Язык  является важнейшим средством человеческого  общения. Коммуникация может иметь  место лишь в том случае, если общающиеся люди понимают друг друга, то есть они говорят на одном языке  и у них имеется общий социальный опыт [5, с.316].

Главная цель коммуникации – обмен информации различного рода. Обмен информацией  осуществляется с помощью языка. Хотя очевидно, что обмен информацией  и общение происходит не только с  помощью языка [10, с.205]. С древнейших времён в человеческом обществе использовались дополнительные средства общения и передачи информации, многие из которых существуют до сих пор.

М. Х. Мескон ссылается на исследования, согласно которым руководитель от 50 до 90% всего тратит на коммуникации – он занимается этим, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессах принятия решений. Качество коммуникаций может прямо влиять на степень реализации целей организации. Отсюда можно сделать вывод, что взаимопонимание между руководителем и человеком, который является получателем информации для дальнейшей её передачи по назначению – то есть секретарём, личным помощником, ассистентом – является ключом к эффективному обмену информацией [12, с.166].

Коммуникации  являются не только необходимым условием и следствием всякой деятельности –  они отражают одну из ценностей человека. Не случайно говорят, что самой большой  ценностью человека в жизни является общение. Циркулирующая в обществе информация, к созданию которой приложил руку человек, называется социальной. Источником социальной информации является человеческая деятельность.

По мнению американских исследователей Р. Акоффа и Ф. Эмери информацию по типу производимых ею изменений можно разделить  на:

- сообщения  информирующего характера;

- сообщения  инструктирующего характера;

- сообщения  мотивирующего характера.

Очевидно, что множество сообщений содержат  в себе признаки каждого из этих трёх типов.

Коммуникации  проявляются, главным образом, в  наличии информационных связей. Если они нарушены или их нет вообще, нет, и не может быть коммуникации.

Информация  – это необходимое условие  коммуникаций, но понятие коммуникации не сводится полностью к понятию  информации и информационных связей. В коммуникациях важную роль играет личностный фактор. При одинаковой информации коммуникации складываются различным образом [15, с.144].

Эти два  аспекта коммуникации – информационный и личностный – необходимо обязательно  учитывать в менеджменте.

Управление  не только опирается на коммуникации, но и создаёт их.

Коммуникационный  процесс – это обмен информацией  между двумя или более людьми. Основная цель этого процесса –  обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, понимание  сообщений [12, с.170].

В процессе обмена информацией можно выделить 4 базовых элемента (рис. 1.1):

1) отправитель,  лицо, генерирующее идеи или собирающее  информацию и передающее её;

2) сообщение,  собственно информация, закодированная  с помощью символов;

3) канал,  средство передачи информации;

4) получатель, лицо, которому предназначена информация  и которое интерпретирует её.

В результате коммуникационного процесса происходит продвижение информации по следующим  этапам [3, с.321]:

• зарождение идеи;
• кодирование и выбор канала;
• передача;
• декодирование;
• обратная связь и помехи.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 1.1  Схема коммуникационного процесса

1. Зарождение  идеи. Обмен информацией начинается  с формулирования идеи или  отбора информации. Отправитель  решает, какую значимую идею или  сообщение следует сделать предметом  обмена. Его роль заключается  в проектировании и кодировании  информации с последующей передачей  другим участникам коммуникационного процесса.

Очень важно  правильно и тщательно сформулировать свою идею, сделать её конкретнее, с  тем, чтобы она стала интересной и притягательной для получателя. Важно помнить, что идея ещё не трансформирована в слова или  не приобрела другой формы, в которой  она послужит обмену информацией. Отправитель  решил только, что именно он хочет  сделать предметом обмена информацией. Чтобы осуществить обмен эффективно, он должен принять в расчёт множество  факторов.

2. Кодирование  и выбор канала. Прежде чем передать идею, отправитель должен с помощью символов закодировать её, используя для этого слова, интонации и жесты. Такое кодирование превращает идею в сообщение.

Отправитель должен также выбрать канал, совместимый с типом символов, использованных для кодирования. К некоторым общеизвестным каналам относятся передача речи и письменных материалов, а также электронные средства связи, включая компьютерные сети, электронную почту, видеоленты и видеоконференции. Если канал непригоден для физического воплощения символов, передача невозможна. Если канал не слишком соответствует идее, обмен информацией будет менее эффективен.

Выбор средства сообщения не должен ограничиваться единственным каналом. Часто желательно использовать два или более средств  коммуникации в сочетании. Процесс  усложняется, поскольку отправителю  приходится устанавливать последовательность использования этих средств и  определять временные интервалы  в последовательности передачи информации. Тем не менее, считается, что одновременное  использование средств обмена устной и письменной информацией обычно эффективнее, чем, скажем, обмен только письменной. Например, если на собрании начальников отделов, у начальника финансового отдела есть предложения  по упрощению взаиморасчётов, эффективнее будет их представить письменно в виде раздаточного материала, на экране или флип-чарте в виде графиков, или схем или видеоролика, комментируя всё это устно. При этом больше вероятность, что информация воспримется, во-первых, положительно, во-вторых, полностью или в максимальном объёме, в-третьих, будут оперативно учтены положения и предложения заинтересованных коллег.

3. Передача. На третьем этапе отправитель  использует канал для доставки  сообщения (закодированной идеи  или совокупности идей) получателю. Речь идёт о физической передаче  сообщения, которую многие люди  по ошибке и принимают за  сам процесс коммуникации. В то  же время передача является лишь одним из важнейших этапов, через которые необходимо пройти, чтобы донести идею до другого лица. Передача информации осуществляется с использованием знаковым систем.

Вербальная  коммуникация в качестве знаковой системы  использует речь – систему фонетических знаков, включающую два принципа: лексический и синтаксический. Речь является самым универсальным средством коммуникации, так как при передаче информации при помощи речи менее всего теряется смысл сообщения. При помощи речи осуществляется кодирование и декодирование информации. В структуру речевого общения входят значение и смысл слов, фраз. Важную роль играет точность употребления слова, его выразительность и доступность, правильность построения фразы и её доходчивость, правильность произношения звуков, слов, выразительность и смысл интонации. Многое зависит от принятой в компании терминологии и так называемого «корпоративного сленга». Например, в компаниях, занимающихся информационными технологиями и программным обеспечением, есть свой стиль и язык общения, зачастую непонятный непосвящённым: слово «зависнуть» будет обозначать, что программа не отвечает на посылаемые запросы, и, как правило, не будет употребляться в своём прямом значении.

В основе невербальной коммуникации лежит информация, посланная отправителем без использования  слов, взамен которых применяются  любые символы. Основные функции  невербальных средств – это дополнение и замещение речи, отражение эмоциональных состояний партнёров по коммуникативному процессу.