Інформаційне забезпечення управління в сучасній організації

 

 

 

КОНТРОЛЬНА  РОБОТА № 1

 

ТЕОРІЯ  ОРГАНІЗАЦІЇ

на тему:

«Інформаційне забезпечення управління в сучасній організації»

 

студент спеціальності менеджмент

 

 

шифр          група

 

Домашня адреса 

Викладач 

 

 

 

 

 

 

 

2013 рік

Зміст

 

 

 

 

 

 -

 

 

  

 

Вступ

Процес реалізації нововведень в управлінні завжди буде пов'язаний з використанням комп'ютерної техніки та інформаційно-комунікаційних технологій. У цьому проявляється одна з найважливіших властивостей інформатизації - її універсалізм і всепроникна здатність як інструментарію, що забезпечує процеси у вдосконаленні управління та підтримки систем управління на високому рівні ефективності.

Використання  сучасних інформаційних технологій у діяльності будь-якої сучасної організації  є необхідною умовою підвищення ефективності її роботи. Саме зараз, на сучасному етапі історичного розвитку українського суспільства, використання засобів і систем інформатизації в управлінні є хоча і не єдиним, але одним з головних важелів досягнення цілей, які стоять перед організаціями. У зв'язку з цим актуальними для вивчення видаються питання інформаційно-комунікаційних технологій, що використовуються в сучасних організаціях. Вироблення, приймання, зберігання і передача інформації дозволяє бути процесу управління організацією максимально результативним.

Мета  інформаційного забезпечення будь-якої організації полягає в тому, щоб на базі зібраних вихідних даних отримати оброблену, агреговану інформацію, яка повинна служити основою для прийняття управлінських рішень. Досягнення цієї мети складається з рішення низки приватних завдань, таких як збір первинної інформації, її зберігання, розподіл між структурними підрозділами організації та їх працівниками, підготовка до переробки, власне переробка, надання органу управління в переробленому вигляді, аналіз, забезпечення прямих і зворотних зв'язків у її циркуляції і т.д. При сучасних потоках інформації ефективне вирішення цих завдань неможливе без використання засобів обчислювальної техніки і нових інформаційних технологій.

Об'єктом  вивчення контрольнї роботи виступає діяльність сучасних організацій.

Предмет вивчення – інформаційне забезпечення управління сучасних організацій.

Мета контрольної роботи полягає у розгляді інформаційного забезпечення управління в сучасній організації.

У зв'язку з поставленою метою були визначені  наступні завдання:

• розглянути поняття «інформація», «інформатизація», «інформаційні технології» як складові суті інформаційного забезпечення управління;
• виявити роль інформаційного забезпечення в діяльності сучасних організацій;
• визначити перспективи вдосконалення інформаційного забезпечення управління.

 

1. Визначення поняття інформаційних технологій

 

Інформація  є одним з основних елементів  соціального управління. З позиції  кібернетики як науки про загальні принципи управління «процес управління завжди і в будь-якому випадку зводиться до передачі та обробки інформації».

У загальновживаному  сенсі під інформацією розуміється  будь-яке повідомлення, що містить  будь-які відомості про предмети, явища, події і т.д.

Значення  інформації у функціонуванні організації визначається як зовнішніми, так і внутрішніми чинниками.

Зовнішні  фактори пов'язані з необхідністю підвищення життєздатності суспільства, забезпечення його стійкості. Для цього необхідно всебічно враховувати інформаційні закони людської цивілізації і направляти стихійні потоки інформації на організацію і творення. У свою чергу рішення творчих завдань неможливе без наявності достовірної інформації про всі процеси, що відбуваються в суспільстві, і свободи використання інформації усіма зацікавленими суспільно-політичними силами і рядовими громадянами. Як заявляв засновник кібернетики Н. Вінер, «дієво жити – це означає жити, маючи в своєму розпорядженні правильну інформацією».

Внутрішні фактори пов'язані з ієрархічною побудовою організації, управлінським характером їх діяльності, потребою постійного зв'язку між суб'єктами та об'єктами управління, що і зумовлює значення інформації в управлінні. Відсутність достовірної інформації призводить до паралічу всієї системи управління. Вона починає працювати вхолосту і в підсумку вмирає як організм, позбавлений кисню.

Все це свідчить про величезне значення інформації в системі управління організацією.

Інформатизація  являє собою організаційний соціально-економічний  і науково-технічний процес створення  оптимальних умов для задоволення  інформаційних потреб і реалізації прав громадян, органів державної влади, органів місцевого самоврядування, організацій, громадських об'єднань на основі формування і використання інформаційних ресурсів.

Інформаційна  технологія – процес, що використовує сукупність методів і засобів реалізації операцій збору, реєстрації, передачі, накопичення та обробки інформації на базі програмно-апаратного забезпечення для вирішення управлінських завдань економічного об'єкта.

Основна мета автоматизованої технології – отримувати за допомогою переробки первинних даних інформацію нової якості, на основі якої виробляються оптимальні управлінські рішення. Це досягається за рахунок інтеграції інформації, забезпечення її актуальності та несуперечності, використання сучасних технічних засобів для впровадження та функціонування якісно нових форм інформаційної підтримки діяльності апарату управління.

Інформаційна  технологія справляється з істотним збільшенням обсягів інформації, що переробляється і веде до скорочення термінів її обробки. Інформаційна технологія є найбільш важливою складовою процесу використання інформаційних ресурсів в управлінні. Автоматизовані інформаційні системи для інформаційної технології – це основне середовище, складовими елементами якої є засоби і способи для перетворення даних. Інформаційна технологія являє собою процес, що з чітко регламентованих правил виконання операцій над інформацією, що циркулює в інформаційному середовищі, і залежить від багатьох факторів, які систематизуються за такими класифікаційними ознаками:

• ступінь централізації технологічного процесу;
• тип предметної області;
• ступінь охоплення завдань управління;
• клас реалізованих технологічних операцій;
• тип інтерфейсу користувача;
• спосіб побудови мережі.

За  ступенем централізації технологічного процесу інформаційні технології в системах управління ділять на централізовані, децентралізовані і комбіновані технології.

Централізовані  технології характеризуються тим, що обробка інформації та вирішення основних функціональних завдань економічного об'єкта виробляються в центрі обробки інформаційної технології - центральному сервері, організованої на підприємстві обчислювальної мережі або в галузевому або територіальному інформаційно-обчислювальному центрі.

Децентралізовані  технології ґрунтуються на локальному застосуванні засобів обчислювальної техніки, встановлених на робочих місцях користувачів для вирішення конкретного завдання фахівця.

Комбіновані технології характеризуються інтеграцією процесів вирішення функціональних завдань на місцях з використанням спільних баз даних і концентрацією всієї інформації системи в автоматизованому банку даних.

Тип предметної області виділяє функціональні класи завдань відповідних підприємств і організацій, вирішення яких здійснюється з використанням сучасної автоматизованої інформаційної технології. До них належать завдання бухгалтерського обліку та аудиту, банківської сфери, страхової та податкової діяльності та ін.

За  ступенем охоплення автоматизованою інформаційною технологією завдань управління виділяють автоматизовану обробку інформації на базі використання засобів обчислювальної техніки, автоматизацію функцій управління, інформаційну технологію підтримки прийняття рішень, які передбачають використання економіко-математичних методів, моделей і спеціалізованих пакетів прикладних програм для аналітичної роботи і формування прогнозів, складання бізнес-планів, обґрунтованих оцінок і висновків по досліджуваним процесам. До даної класифікаційної групи належать також організація електронного офісу як програмно-апаратного комплексу для автоматизації та рішення офісних завдань, а також експертна підтримка, заснована на використанні експертних систем і баз знань конкретної предметної області.

За  класами реалізованих технологічних  операцій інформаційні технології розглядаються відповідно з рішенням завдань прикладного характеру та наявним прикладним програмним забезпеченням, таким, як текстові та графічні редактори, табличні процесори, системи управління базами даних, мультимедійні системи, гіпертекстові системи та ін.

За  типом користувальницького інтерфейсу автоматизовані інформаційні технології поділяються залежно від можливостей доступу користувача до інформаційних, обчислювальним та програмних ресурсів, відповідної використовуваної на економічному об'єкті автоматизованої інформаційної технології. Пакетна інформаційна технологія не надає можливості користувачеві впливати на обробку даних, в той час як діалогова технологія дозволяє йому взаємодіяти з обчислювальними засобами в інтерактивному режимі, оперативно одержуючи інформацію для прийняття управлінських рішень.

Інтерфейс мережевої  автоматизованої інформаційної  технології надає користувачеві  телекомунікаційні засоби доступу  до територіально віддалених інформаційних  і обчислювальних ресурсів.

Спосіб  побудови мережі залежить від вимог управлінського апарату до оперативності інформаційного обміну та управління всіма структурними підрозділами організації. Підвищення запитів до оперативності інформації в управлінні економічним об'єктом призвело до створення мережевих технологій, які розвиваються відповідно до вимог сучасних умов функціонування організації. Це тягне за собою організацію не тільки локальних обчислювальних систем, але багаторівневих (ієрархічних) та розподілених інформаційних технологій в інформаційних системах організаційного управління. Всі вони орієнтовані на технологічну взаємодію, яке організовується за рахунок коштів передачі, обробки, накопичення, зберігання та захисту інформації.

Інформація  та процеси інформаційного забезпечення, з нею пов'язані, в даний час стають основною умовою функціонування політико-адміністративної системи та прийняття рішень на будь-якому рівні. Підтвердженням цьому є поява і глибоке проникнення в усі соціальні інститути, насамперед до органів державної влади, нових інформаційних технологій управління. «Нові» в даному випадку означає принципово відрізняються від використовуваних раніше.

Інформаційні  технології – це система наукових та інженерних знань, а також методів і засобів, які використовуються для створення, збору, передачі, зберігання і обробки інформації. Нові інформаційні технології дозволяють використовувати при роботі з інформацією комп'ютерну техніку та телекомунікаційні засоби зв'язку. Впровадження нових інформаційних технологій істотно змінює зміст різних видів діяльності, насамперед управлінської, підвищує ефективність управління, виводить на новий, більш високий рівень інформаційне забезпечення процесів прийняття рішень органами державної влади.

Застосування  нових інформаційних технологій дозволяє виявити приховані інформаційні структури, уявити слабо структуровані компоненти управління в семіотичної (знакової) форми, а при формуванні управлінської інформації - з потоку даних виключити дані, які не виконують вищевказані функції, а використовувані виключно внаслідок стереотипів мислення і за традицією.

Державна  політика у сфері формування інформаційних ресурсів та інформатизації спрямована на створення умов для ефективного і якісного інформаційного забезпечення вирішення стратегічних та оперативних завдань соціального та економічного розвитку України.

Основними напрямами державної політики у  сфері інформатизації є:

• забезпечення умов для розвитку і захисту всіх форм власності на інформаційні ресурси;
• формування та захист державних інформаційних ресурсів;
• створення і розвиток регіональних інформаційних систем і мереж, забезпечення їх сумісності та взаємодії в єдиному інформаційному просторі України;
• створення умов для якісного та ефективного інформаційного забезпечення громадян, органів державної влади, органів місцевого самоврядування, організацій та громадських об'єднань на основі державних інформаційних ресурсів;
• забезпечення національної безпеки у сфері інформатизації, а також забезпечення реалізації прав громадян, організацій в умовах інформатизації;
• сприяння формуванню ринку інформаційних ресурсів, послуг, інформаційних систем, технологій, засобів їх забезпечення;
• формування і здійснення єдиної науково-технічної та промислової політики у сфері інформатизації з урахуванням сучасного світового рівня розвитку інформаційних технологій;
• підтримка проектів і програм інформатизації;
• створення і вдосконалення системи залучення інвестицій та механізму стимулювання розробки та реалізації проектів інформатизації;
• розвиток законодавства у сфері інформаційних процесів, інформатизації та захисту інформації.