Коммуникация в организации

Содержание:

Введение: 2

1.Определение коммуникации в организациях. 4

1.1  Информация и коммуникация. Определение и функции. 4

1.2 Виды, способы  и источники коммуникаций. 6

1.3 Понятие организации. 10

2. ВНУТРЕННИЕ КОММУНИКАЦИИ В ОРГАНИЗАЦИИ. 12

2.1 Особенности и функционирование внутренних коммуникаций в организации. 12

2.3 Структура внутренних коммуникации 16

Заключение: 22

Список используемых источников: 22 

Введение:

     Коммуникация — от лат. «communicatio» — сообщение, передача и от «communicare» — делать общим, беседовать, связывать, сообщать, передавать. Как самостоятельный объект коммуникация появилась в 20-ых годах XX века, а точнее в последствии развития технических средств передачи информации с развитием техники, интернета, соц. сетей, а так же с развитием большого бизнеса и естественными процессами глобализации. Так же известно что первая кафедра коммуникации была открыта в 50-ых, а если точнее в 52 году в Соединённых Штатах Америки.

     Почему  же такой вопрос, как коммуникация в организации, настолько важен  для современного человека и общества в целом? Мне кажется, что современный  человек не может и дня прожить  без информации, общения а вследствие и коммуникациии, являющейся основным способом управления, поскольку через общение двух или более субъектов  подразумевается обмен информацией между людьми, целью которого является обеспечение понимания передаваемого сообщения, что позволяет нам говорить о коммуникационном процессе.

     Целью моей работы – выяснить и понять - Что такое коммуникация в организации. Выяснить сложности коммуникации, на пути к пониманию и принятию сообщений, а так же научиться более эффективно обмениваться информацией как в рамках организации, так и за её пределами.

 
 
 

     Для достижения данной цели, мне необходимо решить следующие задачи.

1. Описать понятие коммуникации в организациях.
2. Выяснить функционирование коммуникаций в организациях.
3. Найти типичные модели и источники коммуникаций в организации.
4. Подразделить коммуникацию в организацию на типы.
5. Понять роль коммуникации.

 
 

Предмет исследования – управление в организации.

Объект исследования – коммуникация в управлении.

 

Актуальность  выбранной мною темы заключается в том, что наше время - век информации.  « Кто владеет информацией – тот владеет миром!» (c) Ротшильд.  А так как понятия «коммуникация» и «информация» тесно связаны единым процессом управления в организации, ( но не тождественны) , нельзя обойти стороной данный процесс. Поэтому с полным правом можно считать коммуникацию средством, с помощью которого обеспечивается единство организации в достижении общей цели. Любая заинтересованная в своем «долгожительстве» компания должна уметь организовать «коммуникативное пространство» (Ю.Д. Красовский)

1.Определение  коммуникации в  организациях.

1.1   Информация и коммуникация. Определение и функции.

     Понятие «коммуникация в организации» обильно  применяется среди специалистов, как термин обозначающий - информационные взаимодействия, в которые люди вступают при выполнении своих функциональных обязанностей или должностные инструкций.

Так,  транспортные коммуникации обеспечивают грузовые и пассажирские потоки всеми видами транспорта от одного пункта к другому. Инженерные коммуникации образуют сложную подземную инфраструктуру города и микрорайонов, подводя к домам и предприятиям воду, тепло, электроэнергию, канализацию и др.  Информационные коммуникации обеспечивают телефонную,  радиотелевизионную и космическую связь пользователей.

     Успех или неудачу абсолютно любой организации, которая существует в современных рыночных условиях, сегодня определяют не только избыток или недостаток сырьевых ресурсов, труда и капитала, но и «концепции, которые люди держат в своих головах, и качество доступной им информации».  По результатом исследования, проведённого в году : 63% английских, 73% американских, 85% японских руководителей, которые выделяют коммуникацию как главное условие на пути достижения эффективности их организации. При этом сами руководители тратят на коммуникацию от 50 до 90% своего времени.¹

     Для меня всегда понятия коммуникация и  информация казались очень схожими, близкими по значению, но при написании  этой работы, я поняла, что данные определения просто взаимодополняют друг друга, соответственно одно тяжело представить без другого. Если говорить подробнее, то именно информация является средством и целью коммуникации! Информацией называют совокупность каких – либо конкретных сведений, необходимых субъекту для выполнения цели, а коммуникация - это связующий процесс, проявление сущности человека и его отношений с другими людьми, — это явление социальное. Основу коммуникации составляют интересы людей, опыт, долг, ответственность, ценности, интуиция и.т.д Коммуникабельный человек — это человек, склонный, способный к установлению контактов и связей, легко устанавливающий их. Коммуникабельность, которая осуществляется в группе, является механизмом, с помощью которого члены группы выражают свое отношение к происходящему, к новой информации. Теперь можно свободно и легко разграничить эти два термина: информация возникает, существует и передается благодаря коммуникации. Без информации нет смысла устанавливать контакты и связи. Но информация эффективна в том случае, когда она нужна, понимаема и соответствует определенным интересам. Коммуникация - это связующий процесс, необходимый для реализации управленческих функций.

Основные  функции коммуникации:

1. информативная  - передача истинных или ложных сведений;

2. интерактивная  (побудительная) - организация взаимодействия между людьми, (распределение функций, влияние на настроения, поведение собеседника путем использования различных форм воздействия: внушение, приказ, просьба);

3. перцептивная  функция - восприятие друг друга партнерами по общению и установление на этой основе взаимопонимания;

4. экспрессивная - возбуждение или изменение характера эмоциональных переживаний.

1.2 Виды, способы  и источники коммуникаций.

     Коммуникация  в организации в зависимости  от критериального подхода может быть разделена на несколько видов.

     По  структурному или как его ещё  называют - иерархическому критерию выделяется:

     межуровневая  коммуникация, или вертикальная, — обмен информацией и знаниями осуществляется как по нисходящей (сообщение подчиненным о принятом управленческом решении), так и по восходящей (отчеты, предложения, объяснительные записки). В рамках межуровневой коммуникации отдельно можно выделить коммуникацию «руководитель—подчиненный». Она направлена на прояснение задач, приоритетов и ожидаемых результатов; обсуждение проблем; оповещение подчиненного о предстоящих изменениях; получение сведений об идеях, усовершенствованиях и предложениях подчиненных; коммуникация между различными отделами, или горизонтальная. Организация состоит из множества подразделений, поэтому обмен информацией между ними нужен для координации задач и действий.

     В управленческой деятельности отдельно выделяется межличностная коммуникация. Это такой тип коммуникационного обмена, при котором и отправителем и получателем выступают отдельные индивиды. Для этого типа обмена информацией, знаниями характерен непосредственный контакт между субъектами общения. В процессе межличностной коммуникации важно уметь преодолевать возникающие преграды. Одна из преград, связанных с восприятием в межличностной коммуникации, возникает из-за конфликта между суждениями и убеждениями отправителя и получателя. Люди могут интерпретировать одну и ту же информацию по-разному в зависимости от накопленного опыта. Расхождения в основаниях суждений могут становиться причиной избирательного восприятия информации. Или возьмем семантические барьеры — поскольку слова могут иметь разные значения для разных людей, то сообщение, сформулированное одним человеком, необязательно будет интерпретировано и понято таким же образом получателем информации. Существуют невербальные преграды (обмен взглядами, выражение лица, интонация, модуляция голоса и другие характеристики речи). Неумение слушать и плохая обратная связь в межличностной коммуникации также мешают установить, действительно ли сообщение, принятое получателем, истолковано в изначально предававшемся ему смысле.

     Способы коммуникации.

     - Разговорный  (устный, вербальный) ;

     - Письменный ( письма, распряжения статьи , объявления);

     - Невербальный (тон речи, пауза, акценты ).²

Вербальная  коммуникация использует в качестве знаковой системы человеческую речь, естественный звуковой язык, т.е. систему фонетических знаков, включающих два принципа: лексический и синтаксический. Речь является самым универсальным средством коммуникации, поскольку при передаче ин-формации при помощи речи менее всего теряется смысл сообщения. Правда, этому должна сопутствовать высокая степень общности понимания ситуации всеми участниками коммуникативного процесса.

Обмен информацией  возможен не только посредством речи, но и посредством других знаковых систем, которые в своей совокупности составляют средства невербальной коммуникации.

В современной  социальной психологии предлагается полная схема всех знаковых систем, используемых в невербальной коммуникации. Основные из них следующие:

1. оптико-кинетическая;

2. пара- и  экстралингвистическая;

3. организация  пространства и времени коммуникативного  процесса;

4. визуальный  контакт.

Совокупность  этих средств призвана выполнять следующие функции: дополнение речи, замещение речи, репрезентация эмоциональных состояний партнеров по коммуникативному процессу.

 

Источники коммуникаций.

В организациях источником коммуникации обычно являются сотрудники со своими идеями, намерениями, информацией. Когда руководитель является источником информации, он должен быть уверен, что говорит на одном языке с получателем информации и что его оценка ситуации не противоречит оценке получателя. 
Отправитель — это тот, кто непосредственно передает сигнал. Зачастую источник и отправитель выступают в одном лице. 
Сообщение — это собственно информация, закодированная с помощью символов. Кодирование превращает идею в сообщение. 
Канал — это средство, с помощью которого передается сообщение, передаточный механизм от источника к получателю (речь, печать, устное обращение, телефонные разговоры, радио, телевидение, неформальные связи, собрания и т.д.). 
Получатель. Каждый получатель декодирует, интерпретирует, расшифровывает сигнал, используя свой опыт или предлагаемые рекомендации. 
Обратная связь. На современный подход к коммуникации повлияло развитие кибернетики: обратная связь в коммуникационном процессе играет важнейшую роль. С помощью обратной связи руководитель может оценить, насколько эффективно он осуществляет коммуникацию, и повысить точность коммуникации в будущем. Руководитель устанавливает критерии для подчиненных, контролирует результаты, корректирует. Процесс обратной связи является важным этапом принятия решений. Все это еще раз подчеркивает роль коммуникации в регулировании и саморегулировании. 
Помехи, барьеры и информационный шум нарушают качество сигнала. Помехами могут служить: отвлечения, неправильная интерпретация, семантические проблемы, статусное различие отправителя и получателя (получатель не увязывает информацию с источником, т.е. с тем, от кого поступила информация), получатель слышит то, что хочет слышать. 
Барьерами в коммуникации могут стать: сложная иерархическая структура в организации — чем больше и сложнее организация, тем с большими изменениями через нее проходит информация (идея, распоряжение, инструкция и пр.); исходная информация, если она плохо организована, закодирована. При кодировании и расшифровке барьерами могут стать язык и культура (слова имеют различный смысл, используется специальная терминология), обычаи и традиции. Отправитель и получатель имеют разные индивидуальные особенности, разное восприятие.³