Деловая беседа. Деловое совещание. Деловые переговоры

 

Подготовка к проведению совещания:

 

1. принятие решения о проведении совещания
2. определение тематики, формирование повестки дня
3. определение задач совещания и его общей продолжительности
4. определение даты и времени начала
5. определение состава участников
6. определение примерного регламента работы
7. подготовка доклада и проекта решения
8. предварительная подготовка участников и помещения.

 

 

Виды деловых  совещаний:

 

Инструктивные

 

1. предполагают передачу распоряжений сверху вниз по схеме управления для их быстрейшего исполнения
2. обсуждение путей и средств реализации решений
3. ознакомление с управленческими документами
4. может быть заменено доведением до исполнения решений в письменной форме.

 

Проблемные

 

1. посредством дискуссии нахождение оптимального решения управленческой, производственной, социальной и т.п. проблемы .

 

Оперативные (диспетчерские)

 

1. получение информации снизу вверх (на совещании работники докладывают руководителю о состоянии дел на местах)
2. руководитель в свою очередь пытается на основе полученной информации решать возникшие проблемы.

 

 

Деловые переговоры

 

 

Деловые переговоры —форма  делового общения между собеседниками, которые обладают необходимыми полномочиями от своих организаций (учреждений, фирм и т.д.) для установления деловых отношений, заключения договоров, разрешения спорных вопросов или выработки конструктивного подхода к их решению.

 

Отличительные черты:

 

1. Имеют более официальный, конкретный характер по сравнению с деловой беседой
2. Предусматривают подписание документов, определяющих взаимные обязательства сторон (договоров, контрактов и т.д.)
3. Предполагают наличие несовпадающих или даже противоположных интересов

 

 

Характеристика стадий и этапов переговоров:

 

Подготовка переговоров

 

1. Выбор средств ведения переговоров
2. Установление контакта между сторонами
3. Сбор и анализ необходимой для переговоров информации
4. Разработка плана переговоров
5. Формирование атмосферы взаимного доверия.

 

Процесс переговоров

 

1. Начало переговорного процесса
2. Выявление спорных вопросов и формулировка повестки дня
3. Раскрытие глубинных интересов сторон
4. Разработка вариантов предложений для договоренности.

 

 

Достижение согласия

 

1. Выявление вариантов для соглашения
2. Окончательное обсуждение вариантов решений
3. Достижение формального согласия.

 

 

 

 

Установление контакта между сторонами:

 

1. Устанавливается контакт по телефону, факсу, электронной почте;
2. Высказывается желание вступить в переговоры и скоординировать подходы к проблеме;
3. Устанавливаются отношения, для которых характерны взаимное согласие, доверие, уважение, развивается переговорное взаимодействие;
4. Договариваются об обязательности процедуры переговоров;
5. Договариваются о включении во взаимодействие всех заинтересованных сторон.

 

Сбор и анализ необходимой для переговоров информации:

 

1. Выявляются, собираются и анализируются соответствующие сведения о людях и существе дела, имеющие отношение к предмету переговоров;
2. Проверяется точность данных;
3. Минимизируется вероятность негативного влияния недостоверных или недоступных данных;
4. Выявляются основные интересы всех участвующих в переговорах сторон.

 

Разработка плана сторон переговоров:

 

1. Определяются стратегия и тактика, способные привести стороны к соглашению;
2. Выявляется тактика, соответствующая ситуации и специфике спорных вопросов, подлежащих обсуждению.

 

Формирование атмосферы взаимного доверия:

1. Ведется психологическая подготовка к участию в переговорах по основным спорным вопросам;
2. Подготавливаются условия для восприятия и понимания информации и минимизируется эффект влияния стереотипов;
3. Формируется атмосфера признания сторонами законности спорных вопросов;
4. Создается обстановка доверия и эффективной коммуникации.

 

 

Правила ведения переговоров:

1. Рациональность. Необходимо вести себя сдержанно. Неконтролируемые эмоции отрицательно сказываются на переговорном процессе и способности принятия разумных решений.
2. Понимание. Невнимание к точке зрения партнера ограничивает возможности выработки взаимоприемлемых решений.
3. Общение. Если ваши партнеры не проявляют большой заинтересованности, все же постарайтесь провести с ними консультации. Это позволит сохранить и улучшить отношения.
4. Достоверность. Ложная информация ослабляет силу аргументации, а также неблагоприятно влияет на репутацию.
5. Отсутствие менторского тона. Недопустимо поучать партнера. Основной метод – убеждение.
6. Принятие. Постарайтесь принять другую сторону и будьте открыты для того, чтобы узнать нечто новое от партнера.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение:

 

Если моральный климат хороший, то и у людей эффективность работы повышается, хочется разговаривать с людьми которые их понимают и создается удовлетворение от разговоров. Им хорошо, им нравится развивать деловые отношения и общаться между собой.

 Как мне кажется, данный подход к улучшению деловых переговоров      отвечает стоящим задачам, наиболее оптимален и управляем. Кроме того связано с определенным пониманием персонала, прежде всего управленческого.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Литература:

 

1. Самыгин С.И., Руденко А.М. Деловое общение. - М.: Кнорус, 2010. – 440 с.
2. Кибанов А.Я. Этика деловых отношений: учебник для студ. вузов / А.Я. Кибанов, Захаров Д.К., Коновалова В.Г. – М.: ИНФРА-М, 2009.
3. Зельдович Б.З. Деловое общение: Учебное пособие. — М: «Альфа-Пресс», 2007. — 456 с